PAGE報(bào)銷(xiāo)附件規(guī)范管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)管理，規(guī)范報(bào)銷(xiāo)行為，確保報(bào)銷(xiāo)憑證真實(shí)、完整、合規(guī)，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及公司財(cái)務(wù)制度，特制定本報(bào)銷(xiāo)附件規(guī)范管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工在日常工作中發(fā)生的各類(lèi)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)事項(xiàng)。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：報(bào)銷(xiāo)附件必須真實(shí)反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的實(shí)際發(fā)生情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：報(bào)銷(xiāo)附件應(yīng)齊全，能夠充分證明報(bào)銷(xiāo)事項(xiàng)的合理性、合法性，滿足財(cái)務(wù)審核及后續(xù)審計(jì)等要求。3.合規(guī)性原則：報(bào)銷(xiāo)附件必須符合國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司內(nèi)部規(guī)定。二、報(bào)銷(xiāo)附件的種類(lèi)及要求（一）發(fā)票1.基本要求發(fā)票必須是由稅務(wù)機(jī)關(guān)統(tǒng)一監(jiān)制的正規(guī)發(fā)票，發(fā)票上應(yīng)加蓋發(fā)票專(zhuān)用章。發(fā)票內(nèi)容應(yīng)填寫(xiě)完整，包括發(fā)票抬頭（公司全稱(chēng)）、發(fā)票號(hào)碼、開(kāi)票日期、購(gòu)買(mǎi)方信息、銷(xiāo)售方信息、服務(wù)或商品名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、金額、稅率、稅額等。發(fā)票字跡應(yīng)清晰，不得有涂改、刮擦等痕跡。2.特殊情況對(duì)于增值稅專(zhuān)用發(fā)票，除滿足上述基本要求外，還應(yīng)確保發(fā)票的抵扣聯(lián)與發(fā)票聯(lián)內(nèi)容一致，且發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)應(yīng)妥善保管，不得折疊、污損。若取得的發(fā)票為電子發(fā)票，應(yīng)確保電子發(fā)票的真實(shí)性和完整性，可通過(guò)國(guó)家稅務(wù)總局全國(guó)增值稅發(fā)票查驗(yàn)平臺(tái)進(jìn)行查驗(yàn)，并將電子發(fā)票打印出來(lái)作為報(bào)銷(xiāo)附件。同時(shí)，應(yīng)在報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)中上傳電子發(fā)票的原件，以備后續(xù)核查。（二）收據(jù)1.行政事業(yè)性收費(fèi)收據(jù)：由財(cái)政部門(mén)監(jiān)制的行政事業(yè)性收費(fèi)收據(jù)，適用于公司向行政事業(yè)單位繳納的各類(lèi)費(fèi)用，如訴訟費(fèi)、登記費(fèi)等。此類(lèi)收據(jù)應(yīng)加蓋收款單位的財(cái)務(wù)專(zhuān)用章或收費(fèi)專(zhuān)用章。2.內(nèi)部收據(jù)：公司內(nèi)部使用的收據(jù)，如員工借款收據(jù)、押金收據(jù)等。內(nèi)部收據(jù)應(yīng)加蓋公司財(cái)務(wù)專(zhuān)用章，并注明收款事由、收款金額、收款日期、收款人等信息。（三）合同協(xié)議1.涉及采購(gòu)、銷(xiāo)售、服務(wù)等經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的報(bào)銷(xiāo)，應(yīng)提供相關(guān)的合同協(xié)議作為報(bào)銷(xiāo)附件。合同協(xié)議應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、交易內(nèi)容、價(jià)格、付款方式、服務(wù)期限等條款。2.合同協(xié)議應(yīng)加蓋雙方單位的公章或合同專(zhuān)用章，并確保合同協(xié)議的簽訂日期在報(bào)銷(xiāo)事項(xiàng)發(fā)生之前。若合同協(xié)議有補(bǔ)充條款或變更協(xié)議，應(yīng)一并提供。（四）審批文件1.費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)需經(jīng)過(guò)相關(guān)部門(mén)或領(lǐng)導(dǎo)審批的，應(yīng)提供審批文件作為報(bào)銷(xiāo)附件。審批文件應(yīng)包括審批意見(jiàn)、審批日期、審批人簽字等信息。2.對(duì)于重大項(xiàng)目或特殊事項(xiàng)的費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)，可能需要多個(gè)層級(jí)的審批，應(yīng)確保各級(jí)審批文件齊全，并按照審批流程的先后順序排列。（五）其他證明材料1.差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)：應(yīng)提供出差審批單、機(jī)票、車(chē)票、住宿發(fā)票、餐飲發(fā)票等作為報(bào)銷(xiāo)附件。出差審批單應(yīng)注明出差人員姓名、出差時(shí)間、出差地點(diǎn)、出差事由等信息。2.辦公用品采購(gòu)報(bào)銷(xiāo)：應(yīng)提供辦公用品清單，清單上應(yīng)注明辦公用品名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、金額等信息，并加蓋供應(yīng)商公章或銷(xiāo)售章。同時(shí)，可附上辦公用品采購(gòu)申請(qǐng)單，以證明采購(gòu)的必要性。3.業(yè)務(wù)招待費(fèi)報(bào)銷(xiāo)：應(yīng)提供業(yè)務(wù)招待費(fèi)審批單、消費(fèi)清單（如餐飲發(fā)票所附的消費(fèi)明細(xì)、酒店住宿發(fā)票所附的消費(fèi)清單等），消費(fèi)清單應(yīng)詳細(xì)列出招待對(duì)象、招待時(shí)間、招待地點(diǎn)、招待事由等信息。4.培訓(xùn)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)：應(yīng)提供培訓(xùn)通知、培訓(xùn)發(fā)票、培訓(xùn)簽到表、培訓(xùn)課程資料等作為報(bào)銷(xiāo)附件。培訓(xùn)簽到表應(yīng)注明培訓(xùn)人員姓名、部門(mén)、培訓(xùn)課程名稱(chēng)、培訓(xùn)時(shí)間等信息。三、報(bào)銷(xiāo)附件的粘貼與整理1.報(bào)銷(xiāo)附件應(yīng)使用膠水或膠棒粘貼在報(bào)銷(xiāo)單背面，不得使用訂書(shū)針、回形針等固定。粘貼時(shí)應(yīng)確保附件平整、牢固，便于審核和查閱。2.對(duì)于紙張較大的附件，如合同協(xié)議、發(fā)票等，應(yīng)按照A4紙大小進(jìn)行折疊，折疊后的附件應(yīng)與報(bào)銷(xiāo)單大小一致，且便于翻閱。3.報(bào)銷(xiāo)附件應(yīng)按照費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)的類(lèi)別和時(shí)間順序進(jìn)行整理，同類(lèi)費(fèi)用的附件應(yīng)集中粘貼在一起，并在報(bào)銷(xiāo)單上注明附件張數(shù)。對(duì)于多張發(fā)票或收據(jù)，應(yīng)在每張發(fā)票或收據(jù)的右上角注明序號(hào)。4.若報(bào)銷(xiāo)附件較多，可先將附件按照類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)，分別粘貼在不同的紙張上，然后再將這些紙張粘貼在報(bào)銷(xiāo)單背面，并在每張分類(lèi)紙張上注明附件的類(lèi)別和張數(shù)。四、報(bào)銷(xiāo)附件的審核1.部門(mén)初審報(bào)銷(xiāo)人所在部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)報(bào)銷(xiāo)事項(xiàng)的真實(shí)性、合理性進(jìn)行初審。審核內(nèi)容包括報(bào)銷(xiāo)事項(xiàng)是否符合部門(mén)業(yè)務(wù)需求、費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)是否超標(biāo)、附件是否齊全等。部門(mén)負(fù)責(zé)人初審?fù)ㄟ^(guò)后，應(yīng)在報(bào)銷(xiāo)單上簽字確認(rèn)，并注明初審意見(jiàn)。2.財(cái)務(wù)審核財(cái)務(wù)部門(mén)收到報(bào)銷(xiāo)單后，應(yīng)按照本制度的要求對(duì)報(bào)銷(xiāo)附件進(jìn)行詳細(xì)審核。審核內(nèi)容包括發(fā)票的真實(shí)性、合法性、完整性，收據(jù)的合規(guī)性，合同協(xié)議的有效性，審批文件的齊全性等。財(cái)務(wù)審核人員應(yīng)仔細(xì)核對(duì)報(bào)銷(xiāo)附件的各項(xiàng)信息，如發(fā)票抬頭與公司名稱(chēng)是否一致、發(fā)票金額與報(bào)銷(xiāo)金額是否相符、合同協(xié)議條款是否符合公司利益等。對(duì)于不符合要求的報(bào)銷(xiāo)附件，應(yīng)及時(shí)與報(bào)銷(xiāo)人溝通，要求其補(bǔ)充或更正。財(cái)務(wù)審核通過(guò)后，應(yīng)在報(bào)銷(xiāo)單上簽字確認(rèn)，并注明審核意見(jiàn)。3.領(lǐng)導(dǎo)審批根據(jù)公司財(cái)務(wù)審批權(quán)限規(guī)定，報(bào)銷(xiāo)單經(jīng)部門(mén)初審和財(cái)務(wù)審核后，需提交給相應(yīng)級(jí)別的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認(rèn)真審核報(bào)銷(xiāo)事項(xiàng)的真實(shí)性、合理性、必要性以及報(bào)銷(xiāo)金額的準(zhǔn)確性，對(duì)報(bào)銷(xiāo)附件進(jìn)行全面審查。審批通過(guò)后，應(yīng)在報(bào)銷(xiāo)單上簽字確認(rèn)。五、報(bào)銷(xiāo)附件的保存與歸檔1.保存期限報(bào)銷(xiāo)附件作為公司財(cái)務(wù)檔案的重要組成部分，應(yīng)按照國(guó)家檔案管理規(guī)定進(jìn)行保存。一般情況下，報(bào)銷(xiāo)附件的保存期限為[X]年，以滿足財(cái)務(wù)審計(jì)、稅務(wù)檢查等要求。對(duì)于涉及重要經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)或重大事項(xiàng)的報(bào)銷(xiāo)附件，保存期限應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)，具體期限根據(jù)實(shí)際情況確定。2.保存方式報(bào)銷(xiāo)附件應(yīng)按照年度、月份、報(bào)銷(xiāo)類(lèi)別等進(jìn)行分類(lèi)整理，采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保存。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的檔案柜中，確保檔案的安全、完整，便于查閱。電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在公司指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.歸檔流程每月末，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)將當(dāng)月已完成報(bào)銷(xiāo)流程的報(bào)銷(xiāo)附件進(jìn)行整理歸檔。整理時(shí)，應(yīng)確保報(bào)銷(xiāo)附件的順序與報(bào)銷(xiāo)單的編號(hào)一致，并編制檔案目錄，注明檔案名稱(chēng)、保管期限、存放位置等信息。歸檔后的報(bào)銷(xiāo)附件應(yīng)移交至公司檔案管理部門(mén)進(jìn)行統(tǒng)一保管。檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案借閱登記制度，嚴(yán)格控制檔案的借閱范圍和借閱期限，確保檔案的安全和保密。六、違規(guī)處理1.若發(fā)現(xiàn)報(bào)銷(xiāo)人提供虛假報(bào)銷(xiāo)附件或故意隱瞞重要信息，騙取公司報(bào)銷(xiāo)款項(xiàng)的，公司將追回已報(bào)銷(xiāo)的款項(xiàng)，并按照公司相關(guān)規(guī)定給予報(bào)銷(xiāo)人相應(yīng)的紀(jì)律處分。情節(jié)嚴(yán)重的，將依法追究其法律責(zé)任。2.對(duì)于因?qū)徍瞬粐?yán)導(dǎo)致不符合規(guī)定的報(bào)銷(xiāo)附件通過(guò)審核的，審核人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。公司將視情節(jié)輕重，對(duì)審核人員進(jìn)行批評(píng)教育、扣減績(jī)效獎(jiǎng)金等處理。3.各部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)員工的培訓(xùn)和教育，提高員