PAGE政府文件格式規(guī)范制度一、總則（一）目的為了確保政府文件格式的統(tǒng)一、規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)化，提高文件的質(zhì)量和處理效率，增強(qiáng)文件的嚴(yán)肅性和權(quán)威性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于各級政府部門、直屬機(jī)構(gòu)、派出機(jī)構(gòu)以及法律法規(guī)授權(quán)的具有管理公共事務(wù)職能的組織所制發(fā)的各類文件，包括但不限于命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、紀(jì)要等。（三）基本原則1.合法性原則：文件格式應(yīng)符合國家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定，確保文件的法律效力和規(guī)范性。2.準(zhǔn)確性原則：文件內(nèi)容表達(dá)準(zhǔn)確、清晰，格式規(guī)范應(yīng)準(zhǔn)確反映文件的性質(zhì)、用途和結(jié)構(gòu)，避免產(chǎn)生歧義。3.一致性原則：同一政府部門或同一類型文件的格式應(yīng)保持一致，不同層級政府部門之間的文件格式應(yīng)相互銜接、協(xié)調(diào)統(tǒng)一。4.實用性原則：文件格式應(yīng)便于文件的起草、審核、印發(fā)、存檔和查閱，提高工作效率，降低行政成本。二、文件格式規(guī)范（一）頁面設(shè)置1.紙張規(guī)格：一般采用A4紙（210mm×297mm），特殊情況可根據(jù)文件內(nèi)容和用途選用其他規(guī)格紙張，但應(yīng)在文件首頁明確標(biāo)注。2.頁邊距：上、下頁邊距為2.54cm，左、右頁邊距為3.17cm。3.頁眉頁腳：頁眉一般為文件制發(fā)機(jī)關(guān)名稱，采用宋體小五號字，居中排列；頁腳一般為頁碼，采用宋體小五號字，居右排列。（二）字體字號1.標(biāo)題：一般采用宋體二號字，加粗，居中排列。標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確概括文件的主要內(nèi)容，簡潔明了，避免冗長復(fù)雜。2.主送機(jī)關(guān)：一般采用宋體三號字，頂格書寫，回行時仍頂格，最后一個主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。3.正文：一般采用宋體小四號字，行距一般為固定值28磅。正文應(yīng)層次分明，段落清晰，每自然段首行縮進(jìn)2個漢字。4.附件說明：一般采用宋體小四號字，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號（如“附件：1.[附件名稱1]”）。5.發(fā)文機(jī)關(guān)署名：一般采用宋體三號字，署發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱，以機(jī)關(guān)名義制發(fā)的文件，應(yīng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章。6.成文日期：一般采用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），在發(fā)文機(jī)關(guān)署名下一行，右空四字編排。7.附注：一般采用宋體小四號字，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。附注主要用于對文件的發(fā)放范圍、使用注意事項等進(jìn)行說明。（三）段落格式1.標(biāo)題與正文：標(biāo)題與正文之間應(yīng)空一行，以區(qū)分層次。2.不同層次標(biāo)題：一級標(biāo)題一般用“一、”“二、”“三、”……標(biāo)注；二級標(biāo)題一般用“（一）”“（二）”“（三）”……標(biāo)注；三級標(biāo)題一般用“1.”“2.”“3.”……標(biāo)注；四級標(biāo)題一般用“（1）”“（2）”“（3）”……標(biāo)注。各級標(biāo)題應(yīng)按照順序依次使用，不得越級使用。3.段落間距：除標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文等之間有明確規(guī)定的間距外，其他段落之間一般應(yīng)保持適當(dāng)?shù)拈g距，避免過于緊密或松散。（四）編號與頁碼1.文號：文號一般由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號組成，如“國發(fā)〔2023〕1號”。發(fā)文機(jī)關(guān)代字應(yīng)簡潔明了，能夠準(zhǔn)確反映發(fā)文機(jī)關(guān)的性質(zhì)和職能；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號“〔〕”括入；發(fā)文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯?dāng)?shù)字后加“號”字。文號應(yīng)編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行位置，居中排布。2.簽發(fā)人：上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名。簽發(fā)人姓名一般用楷體三號字，編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行位置，居右空一字，與發(fā)文字號同行。3.頁碼：頁碼應(yīng)編排在頁面底部居中位置，數(shù)字左右各放一條一字線；空白頁和空白頁以后的頁不編排頁碼。（五）印章1.印章的種類：政府文件印章分為行政印章和專用印章。行政印章是代表政府行使職權(quán)的法定憑證，專用印章是在特定業(yè)務(wù)范圍內(nèi)使用的印章。2.印章的使用：文件蓋章應(yīng)確保印章清晰、端正、完整，不得模糊、歪斜或重疊。印章應(yīng)加蓋在發(fā)文機(jī)關(guān)署名處，上不壓正文，下壓成文日期，騎年蓋月。聯(lián)合行文時，印章之間互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。3.印章的管理：印章的刻制、啟用、停用、銷毀等應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定辦理，建立印章使用登記制度，記錄印章的使用時間、用途、批準(zhǔn)人等信息，確保印章使用安全、規(guī)范。（六）附件1.附件的定義：附件是指附屬于文件正文的其他文件、圖表、數(shù)據(jù)等材料，與正文具有同等效力。2.附件的格式：附件應(yīng)與正文一起裝訂，并在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號并在其后標(biāo)注“附件”二字及附件順序號。附件的標(biāo)題應(yīng)與正文標(biāo)題保持一致的格式要求，字體字號等應(yīng)與正文協(xié)調(diào)統(tǒng)一。3.附件的標(biāo)注：在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號（如“附件：1.[附件名稱1]”）。附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號。三、文件起草與審核（一）起草要求1.內(nèi)容準(zhǔn)確：文件起草應(yīng)深入調(diào)查研究，廣泛收集資料，確保文件內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整，符合法律法規(guī)和政策要求。2.邏輯清晰：文件結(jié)構(gòu)應(yīng)合理，層次分明，邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，表述簡潔明了，避免出現(xiàn)前后矛盾、條理不清的情況。3.格式規(guī)范：起草過程中應(yīng)嚴(yán)格按照本制度規(guī)定的文件格式要求進(jìn)行排版，確保文件格式的一致性和規(guī)范性。（二）審核流程1.初審：文件起草完成后，應(yīng)由起草部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性、邏輯性以及格式的規(guī)范性等，提出修改意見并簽字確認(rèn)。2.復(fù)審：初審?fù)ㄟ^后的文件，應(yīng)提交本部門的綜合辦公機(jī)構(gòu)或?qū)ｉT的審核機(jī)構(gòu)進(jìn)行復(fù)審。復(fù)審人員應(yīng)從文件的政策依據(jù)、文字表述、格式規(guī)范等方面進(jìn)行全面審核，提出復(fù)審意見并簽字確認(rèn)。3.終審：復(fù)審?fù)ㄟ^后的文件，應(yīng)提交本部門的主要領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行終審。終審領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對文件的內(nèi)容、格式、印發(fā)范圍等進(jìn)行最終審定，簽署審批意見并簽字確認(rèn)。（三）審核要點(diǎn)1.合法性審核：審核文件內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)、政策規(guī)定以及上級文件精神，是否存在違法違規(guī)或與政策相悖的條款。2.準(zhǔn)確性審核：審核文件表述是否準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)是否真實可靠，概念是否清晰明確，避免出現(xiàn)歧義或模糊不清的表述。3.規(guī)范性審核：審核文件格式是否符合本制度規(guī)定的要求，字體字號、段落格式、編號頁碼、印章使用等是否規(guī)范統(tǒng)一。4.協(xié)調(diào)性審核：審核文件與其他相關(guān)文件之間是否協(xié)調(diào)一致，避免出現(xiàn)政策沖突或重復(fù)規(guī)定的情況。四、文件印發(fā)與存檔（一）印發(fā)流程1.排版校對：文件審核通過后，由專門的排版人員按照審核確定的格式進(jìn)行排版，并進(jìn)行嚴(yán)格的校對，確保文件內(nèi)容與格式準(zhǔn)確無誤。2.印制分發(fā)：排版校對后的文件應(yīng)及時交付印制，印制過程中應(yīng)嚴(yán)格控制質(zhì)量，確保文件印刷清晰、裝訂整齊。文件印制完成后，應(yīng)按照規(guī)定的印發(fā)范圍進(jìn)行分發(fā)，并做好分發(fā)記錄。（二）存檔要求1.紙質(zhì)存檔：文件印發(fā)后，應(yīng)及時將紙質(zhì)文件整理歸檔，按照文件的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查閱和管理。2.電子存檔：同時，應(yīng)將文件的電子版本進(jìn)行備份存檔，建立電子文件檔案庫，確保電子文件的安全存儲和有效利用。電子文件應(yīng)按照規(guī)范的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并與紙質(zhì)文件相對應(yīng)，便于查找和核對。3.存檔期限：文件的存檔期限應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)、重要程度和保管價值等確定，一般分為永久保存、長期保存和短期保存。具體存檔期限應(yīng)按照國家有關(guān)檔案管理規(guī)定執(zhí)行。五、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制建立健全政府文件格式規(guī)范監(jiān)督機(jī)制，明確監(jiān)督職責(zé)和分工，確保文件格式規(guī)范制度的有效執(zhí)行。各級政府部門應(yīng)加強(qiáng)對本部門及所屬單位文件格式規(guī)范工作的監(jiān)督檢查，定期對文件格式進(jìn)行抽查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（二）檢查內(nèi)容1.文件格式合規(guī)性：檢查文件是否符合本制度規(guī)定的頁面設(shè)置、字體字號、段落格式、編號頁碼、印章使用等格式要求。2.文件起草與審核程序執(zhí)行情況：檢查文件起草、審核流程是否嚴(yán)格按照規(guī)定執(zhí)行，各級審核意見是否得到落實。（三）問題處理對檢