法律事務部合同風險管控指引一、引言在企業(yè)經(jīng)營活動中，合同作為權(quán)利義務的載體，其風險直接關乎企業(yè)的經(jīng)濟利益與合規(guī)底線。法律事務部肩負著構(gòu)建合同風險防控體系的核心職責，需以全流程管控為抓手，從源頭篩查、過程防控到事后處置形成閉環(huán)，最大限度降低合同糾紛發(fā)生概率，保障企業(yè)合法權(quán)益的穩(wěn)定實現(xiàn)。二、合同訂立前：風險篩查的“雙維度”把控合同風險的第一道防線，在于訂立前對交易主體與交易行為的合規(guī)性研判，需從主體適格性與交易合規(guī)性兩個維度同步發(fā)力。（一）主體適格性審查：穿透“表層信息”的實質(zhì)判斷1.主體資格核驗針對企業(yè)類主體，需核查營業(yè)執(zhí)照（經(jīng)營范圍是否覆蓋交易內(nèi)容）、企業(yè)信用信息公示報告（是否存在經(jīng)營異常、注銷風險）；針對自然人，需結(jié)合交易性質(zhì)判斷其民事行為能力（如重大資產(chǎn)交易需確認是否具備完全民事行為能力）。對于特殊行業(yè)（如金融、建筑），還需核驗行業(yè)資質(zhì)證書（如金融許可證、建筑業(yè)企業(yè)資質(zhì)證書）。2.信用狀況研判通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”“中國裁判文書網(wǎng)”“失信被執(zhí)行人名單”等平臺，查詢交易方涉訴、失信、行政處罰記錄，重點關注是否存在拒不履行判決、合同欺詐等負面信息。對于信用存疑的主體，可要求提供履約擔保（如保證金、保證人）。3.履約能力評估結(jié)合交易規(guī)模，分析對方資產(chǎn)負債表、近期經(jīng)營數(shù)據(jù)（如營收、現(xiàn)金流），或通過行業(yè)調(diào)研了解其市場口碑，判斷其是否具備與交易標的匹配的履約能力。若交易金額較大，可要求對方提供審計報告或銀行資信證明。（二）交易合規(guī)性研判：錨定“法律+商業(yè)”的雙重底線1.法律法規(guī)合規(guī)性對照《民法典》《反壟斷法》《反不正當競爭法》等法律法規(guī)，判斷交易是否存在禁止性規(guī)定（如特許經(jīng)營需符合“兩店一年”要求、關聯(lián)交易需避免利益輸送）。對于涉外合同，還需關注國際公約、目標國法律的特殊要求（如數(shù)據(jù)跨境傳輸合規(guī)）。2.行業(yè)監(jiān)管適配性若交易涉及金融、醫(yī)療、環(huán)保等強監(jiān)管領域，需確認是否滿足行業(yè)準入條件（如醫(yī)療機構(gòu)采購設備需符合《醫(yī)療器械監(jiān)督管理條例》）?？商崆芭c行業(yè)主管部門溝通，或咨詢外部專業(yè)機構(gòu)獲取合規(guī)意見。3.企業(yè)內(nèi)部合規(guī)性結(jié)合公司章程、內(nèi)部授權(quán)制度，判斷交易是否符合決策權(quán)限（如重大合同需經(jīng)股東會/董事會決議）、預算管理（是否在年度預算范圍內(nèi)）。對于超出常規(guī)的交易（如高風險擔保、關聯(lián)交易），需啟動專項合規(guī)審查。三、合同訂立中：條款與形式的“雙軌防控”合同文本是風險防控的核心載體，需從條款精準化設計與形式要件合規(guī)兩方面筑牢防線，避免“條款模糊”“形式瑕疵”引發(fā)的履約爭議。（一）條款精準化設計：用“確定性”規(guī)避履約模糊地帶1.基礎信息條款明確當事人全稱、住所地、統(tǒng)一社會信用代碼（或身份證號），避免簡稱或曾用名導致的主體混淆。若存在委托代理關系，需在合同中注明代理人姓名、權(quán)限及授權(quán)期限。2.標的條款對交易標的的名稱、規(guī)格、質(zhì)量標準進行具象化描述（如設備型號、技術參數(shù)、服務內(nèi)容清單），可通過“附件”補充技術規(guī)范、驗收標準等細節(jié)。若標的為知識產(chǎn)權(quán)，需明確權(quán)利歸屬、許可范圍及期限。3.價款與支付條款清晰約定價款金額（含稅/不含稅需注明）、支付方式（銀行轉(zhuǎn)賬、票據(jù)等）、支付節(jié)點（如“貨到驗收合格后10個工作日內(nèi)支付尾款”）。對于長期合同，可約定價款調(diào)整機制（如原材料價格波動超過±10%時重新議價）。4.履行條款明確履行期限（起止時間或周期）、履行地點（交貨地、服務提供地）、履行方式（送貨上門、自提、線上服務等），避免“合理期限”“適當?shù)攸c”等模糊表述。若涉及分批履行，需約定每批的履行要求及違約責任。5.違約責任條款列舉典型違約情形（如遲延履行、質(zhì)量瑕疵、擅自解約），對應約定責任形式（繼續(xù)履行、賠償損失、違約金）。違約金比例需結(jié)合損失可預見性合理設置（一般不超過損失的30%），避免因“過高/過低”被法院調(diào)整。6.爭議解決條款根據(jù)交易性質(zhì)選擇管轄方式：若希望降低維權(quán)成本，可約定“向甲方住所地人民法院提起訴訟”；若涉及商業(yè)秘密，可選擇仲裁（需明確仲裁機構(gòu)名稱，如“提交XX仲裁委員會仲裁”）。（二）形式要件合規(guī)：用“規(guī)范性”夯實合同效力基礎1.簽署主體授權(quán)合規(guī)自然人簽署需本人簽字并附身份證復印件；法人/其他組織簽署需由法定代表人（或授權(quán)代表）簽字，并加蓋公章/合同專用章。授權(quán)代表簽署的，需提供加蓋公章的《授權(quán)委托書》，明確授權(quán)范圍（如“代為簽署合同及履行相關手續(xù)”）。2.簽署形式合法有效原則上采用書面形式（包括紙質(zhì)合同、電子合同）。電子合同需通過可靠的電子簽名平臺簽署（如符合《電子簽名法》的CA認證），并留存簽署過程的電子數(shù)據(jù)。涉外合同需確認是否需公證、認證（如境外主體簽署的合同需經(jīng)當?shù)毓C機關公證并經(jīng)我國駐當?shù)厥诡I館認證）。3.印章與簽署規(guī)范合同騎縫章需覆蓋所有頁碼，避免“漏蓋”導致頁碼篡改風險；簽字與蓋章需同步完成，禁止“先蓋章后簽字”或“代簽后補章”的不規(guī)范操作。對于多頁合同，可在每頁底部標注“本頁無正文”并簽字確認。四、合同履行中：動態(tài)管控的“全流程跟蹤”合同生效后，風險防控需從“靜態(tài)文本”轉(zhuǎn)向“動態(tài)履約”，通過履約跟蹤與變更管理實現(xiàn)風險的實時預警與處置。（一）履約跟蹤機制：用“臺賬+留痕”掌握主動權(quán)1.履約臺賬管理建立合同履約臺賬，記錄關鍵節(jié)點（如付款時間、交貨日期、驗收節(jié)點），設置“預警提醒”（如付款前3日提醒財務部門、驗收前5日提醒業(yè)務部門）。臺賬需關聯(lián)合同文本、附件、溝通記錄等電子檔案，實現(xiàn)“一鍵查詢”。2.履約過程留痕所有與合同履行相關的溝通（郵件、微信、會議紀要）、函件（催款函、驗收通知、異議函）需以書面形式留存，并注明發(fā)送時間、收件人及內(nèi)容要點。對于口頭協(xié)商，需及時通過書面函件“確認”，避免“口說無憑”。3.風險預警與處置若發(fā)現(xiàn)對方存在遲延履行、質(zhì)量瑕疵等違約跡象，需立即啟動預警：輕微違約：發(fā)送《履約催告函》，要求限期整改并明確后續(xù)措施（如“逾期未整改，我方將暫停支付尾款”）；重大違約：評估是否行使不安抗辯權(quán)（需有確切證據(jù)證明對方喪失履約能力），或依據(jù)合同約定解除合同（需按法定程序發(fā)送《解除通知書》）。（二）變更與解除管理：用“程序+證據(jù)”控制法律后果1.變更程序合規(guī)合同變更需經(jīng)雙方協(xié)商一致，簽訂書面《變更協(xié)議》，明確變更內(nèi)容（如標的數(shù)量調(diào)整、履行期限延長）及效力范圍（“本變更協(xié)議與原合同不一致的，以本協(xié)議為準”）。禁止單方變更或“口頭變更”后無書面確認。2.解除權(quán)的行使若符合法定解除（如對方根本違約）或約定解除條件，需向?qū)Ψ桨l(fā)送《解除通知書》，注明解除事由（如“因你方遲延交貨超過30日，根據(jù)合同第X條，我方解除合同”）。解除后需及時清理未履行義務（如返還預付款、停止供貨），并保留相關憑證。3.法律后果評估變更或解除合同前，需評估對己方的影響（如是否需賠償損失、是否喪失抗辯權(quán)）。必要時可咨詢法律事務部，避免因“錯誤行使權(quán)利”導致己方違約。五、爭議解決：策略性應對的“雙路徑選擇”若合同糾紛不可避免，需結(jié)合糾紛性質(zhì)、證據(jù)情況選擇非訴處置或訴訟/仲裁路徑，實現(xiàn)維權(quán)成本與效果的平衡。（一）非訴處置優(yōu)先：用“協(xié)商+調(diào)解”降低糾紛烈度1.及時溝通協(xié)商糾紛發(fā)生后，第一時間與對方就爭議焦點（如貨款金額、質(zhì)量責任）進行溝通，通過“讓步+保留權(quán)利”的策略（如“我方同意暫緩付款，但需你方出具質(zhì)量整改方案”）推動和解，避免矛盾激化。2.函件威懾與催告若協(xié)商無果，可發(fā)送《律師函》（或公司函），明確爭議事實、己方訴求及法律后果（如“若7日內(nèi)未解決，我方將啟動訴訟”），利用對方“避免涉訴”的心理促成妥協(xié)。3.第三方調(diào)解介入對于專業(yè)性較強的糾紛（如技術合同、建設工程合同），可申請行業(yè)協(xié)會、商事調(diào)解機構(gòu)介入調(diào)解，或通過人民法院調(diào)解平臺在線調(diào)解，縮短糾紛解決周期。（二）訴訟/仲裁籌劃：用“證據(jù)+策略”提升維權(quán)效果1.證據(jù)保全與整理全面收集合同文本、履行憑證（發(fā)票、物流單、驗收單）、溝通記錄等證據(jù)，按“時間線+爭議焦點”分類整理，形成證據(jù)鏈。對于電子證據(jù)（如微信聊天記錄），需進行公證或區(qū)塊鏈存證，確保證據(jù)效力。2.管轄與時效管理嚴格按照合同約定的管轄條款啟動程序（如向約定法院起訴、向仲裁機構(gòu)申請仲裁）。同時，關注訴訟時效（一般為3年）、仲裁時效（按仲裁規(guī)則），及時通過“催告函”“對賬函”等方式中斷時效。3.訴訟策略優(yōu)化根據(jù)糾紛類型選擇訴訟請求（如“繼續(xù)履行+賠償損失”或“解除合同+返還貨款”），必要時申請財產(chǎn)保全（凍結(jié)對方賬戶、查封資產(chǎn)），防止對方轉(zhuǎn)移財產(chǎn)。對于復雜案件，可聘請外部律師團隊協(xié)作。六、事后管理：閉環(huán)機制的“雙軌優(yōu)化”合同糾紛解決后，需通過檔案管理與復盤機制實現(xiàn)“個案經(jīng)驗”向“制度優(yōu)化”的轉(zhuǎn)化，提升整體風控能力。（一）檔案標準化管理：用“分類+保管”沉淀風控數(shù)據(jù)1.檔案分類歸檔合同檔案按“訂立前（審查材料）、訂立中（文本、簽署文件）、履行中（履約憑證、溝通記錄）、爭議解決（訴訟/仲裁材料）”分類歸檔，電子檔案與紙質(zhì)檔案同步留存。涉及商業(yè)秘密的檔案，需單獨標注并限制查閱權(quán)限。2.保管期限與銷毀一般合同檔案保管期限為合同履行完畢后5年；涉及重大權(quán)益的合同（如長期合作協(xié)議、涉外合同）保管期限為10年以上。銷毀檔案需經(jīng)法律事務部與檔案管理部門共同審核，確保無未結(jié)糾紛或潛在風險。（二）復盤優(yōu)化機制：用“案例+培訓”迭代風控體系1.案例深度分析針對每起合同糾紛，從“風險點識別（如條款漏洞、履約管控缺失）、處置得失（如證據(jù)不足、策略失誤）”等維度進行復盤，形成《案例分析報告》，作為后續(xù)風控的參考依據(jù)。2.制度與流程完善根據(jù)復盤結(jié)果，優(yōu)化合同審查清單（如增加“違約金條款合理性審查”）、履約跟蹤流程（如設置“重大合同周報制度”），填補制度漏洞。3.培訓與宣貫定期組織業(yè)務