質(zhì)保金返還申請(qǐng)辦理流程樣本一、流程背景與適用范圍在工程建設(shè)、設(shè)備采購(gòu)、服務(wù)外包等項(xiàng)目中，質(zhì)保金作為保障項(xiàng)目質(zhì)量的履約擔(dān)保，通常在質(zhì)保期滿且無(wú)質(zhì)量爭(zhēng)議后予以返還。本流程適用于項(xiàng)目質(zhì)保期屆滿、質(zhì)量符合約定標(biāo)準(zhǔn)的履約方（承包人、供應(yīng)商、服務(wù)方等），向發(fā)包方（建設(shè)單位、采購(gòu)人、甲方等）申請(qǐng)返還質(zhì)保金的場(chǎng)景。二、辦理流程步驟（一）質(zhì)保期屆滿確認(rèn)1.合同條款核對(duì)：查閱項(xiàng)目合同（或協(xié)議）中關(guān)于“質(zhì)保期”“缺陷責(zé)任期”的約定，明確質(zhì)保期起止時(shí)間（如“自工程竣工驗(yàn)收合格之日起12個(gè)月”“服務(wù)結(jié)束后6個(gè)月”等）。2.質(zhì)量履約核查：梳理質(zhì)保期內(nèi)的質(zhì)量維護(hù)記錄（如維修工單、巡檢報(bào)告、客戶反饋臺(tái)賬等），確認(rèn)是否存在未整改的質(zhì)量問(wèn)題、未完成的服務(wù)義務(wù)。若有遺留問(wèn)題，需提前完成整改并取得甲方或第三方的確認(rèn)文件。（二）申請(qǐng)材料準(zhǔn)備需根據(jù)項(xiàng)目類(lèi)型（工程、設(shè)備、服務(wù)等）及合同約定，準(zhǔn)備以下核心材料（具體以甲方要求為準(zhǔn)）：質(zhì)保金返還申請(qǐng)表（需注明項(xiàng)目名稱、合同編號(hào)、質(zhì)保期起止、申請(qǐng)金額、履約情況說(shuō)明等，模板見(jiàn)附件）；質(zhì)保期履約證明：包括但不限于：工程類(lèi)：竣工驗(yàn)收備案表、質(zhì)保期內(nèi)維修/整改驗(yàn)收單、監(jiān)理或甲方出具的“無(wú)質(zhì)量問(wèn)題確認(rèn)函”；設(shè)備類(lèi)：設(shè)備運(yùn)行報(bào)告、維保記錄、甲方簽署的“設(shè)備正常使用證明”；服務(wù)類(lèi)：服務(wù)驗(yàn)收單、客戶滿意度調(diào)查、服務(wù)日志等；其他材料：合同復(fù)印件（含質(zhì)保金條款）、付款憑證（證明質(zhì)保金已繳納/扣留）、授權(quán)委托書(shū)（如需委托辦理）。*注意*：所有材料需加蓋公章（或合同約定的有效簽章），關(guān)鍵頁(yè)需簽字確認(rèn)，確保內(nèi)容真實(shí)、邏輯自洽。（三）申請(qǐng)?zhí)峤慌c對(duì)接1.提交對(duì)象：根據(jù)合同約定，向發(fā)包方指定的部門(mén)/聯(lián)系人提交申請(qǐng)（如“工程部”“采購(gòu)部”或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）。2.提交方式：書(shū)面提交：將材料裝訂成冊(cè)（標(biāo)注頁(yè)碼、目錄），當(dāng)面遞交并要求簽收（留存“材料接收單”或快遞回執(zhí)）；線上提交：通過(guò)甲方指定的系統(tǒng)（如項(xiàng)目管理平臺(tái)、OA系統(tǒng)）上傳掃描件，同步郵件發(fā)送電子版并電話確認(rèn)收件。（四）審核與現(xiàn)場(chǎng)核查（如有）1.材料初審：甲方收到申請(qǐng)后，將核查材料的完整性、合規(guī)性（如質(zhì)保期是否屆滿、整改記錄是否閉環(huán)、簽章是否齊全等）。若材料缺失，會(huì)要求補(bǔ)充（需在5-10個(gè)工作日內(nèi)反饋，具體以合同約定為準(zhǔn)）。2.現(xiàn)場(chǎng)核查（工程/設(shè)備類(lèi)常見(jiàn)）：甲方或第三方可能赴項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)，抽查質(zhì)量狀況（如工程實(shí)體、設(shè)備運(yùn)行參數(shù)、服務(wù)痕跡等）。履約方需提前準(zhǔn)備現(xiàn)場(chǎng)，配合核查并提供佐證材料。（五）爭(zhēng)議協(xié)商與整改（如審核不通過(guò)）若審核發(fā)現(xiàn)質(zhì)量爭(zhēng)議或材料瑕疵，雙方需：1.爭(zhēng)議溝通：甲方以書(shū)面形式反饋問(wèn)題（如“存在墻面滲漏未整改”“設(shè)備維保記錄不全”），履約方需在3-7個(gè)工作日內(nèi)書(shū)面回復(fù)整改方案或異議說(shuō)明；2.整改閉環(huán)：對(duì)屬實(shí)的問(wèn)題，履約方需限期整改（如“15日內(nèi)完成滲漏修復(fù)”），整改完成后重新提交驗(yàn)收/確認(rèn)文件，啟動(dòng)二次審核。（六）審批與質(zhì)保金返還1.內(nèi)部審批：甲方完成材料審核、現(xiàn)場(chǎng)核查（或整改驗(yàn)收）后，啟動(dòng)內(nèi)部審批流程（如“部門(mén)審核→財(cái)務(wù)復(fù)核→分管領(lǐng)導(dǎo)審批”），審批周期通常為10-20個(gè)工作日（依企業(yè)流程而定）。2.返還執(zhí)行：審批通過(guò)后，甲方將以合同約定的方式返還質(zhì)保金（如公對(duì)公轉(zhuǎn)賬、開(kāi)具支票等）。履約方需在到賬后3個(gè)工作日內(nèi)，向甲方反饋收款確認(rèn)函。三、關(guān)鍵注意事項(xiàng)1.合同條款優(yōu)先：所有流程以合同約定為核心依據(jù)（如質(zhì)保期計(jì)算方式、返還條件、異議處理期限等），需提前研讀合同，避免“想當(dāng)然”操作。2.質(zhì)保期履約留痕：質(zhì)保期內(nèi)的每一次服務(wù)、維修、巡檢均需書(shū)面記錄（含時(shí)間、內(nèi)容、甲方簽字/蓋章），形成完整的“質(zhì)量履約證據(jù)鏈”，降低返還爭(zhēng)議風(fēng)險(xiǎn)。3.材料規(guī)范性：申請(qǐng)表、證明文件的格式需與甲方要求一致（如字體、簽章位置），關(guān)鍵數(shù)據(jù)（如質(zhì)保期時(shí)長(zhǎng)、申請(qǐng)金額）需與合同、驗(yàn)收文件嚴(yán)格對(duì)應(yīng)。4.溝通及時(shí)性：審核階段若需補(bǔ)充材料或整改，需第一時(shí)間響應(yīng)，避免因拖延導(dǎo)致流程停滯；可定期（如每周）向甲方詢問(wèn)審核進(jìn)度，保持主動(dòng)溝通。5.法律風(fēng)險(xiǎn)防范：若甲方無(wú)正當(dāng)理由拖延返還，可依據(jù)合同約定發(fā)“催款函”，或通過(guò)協(xié)商、調(diào)解、訴訟/仲裁（依合同爭(zhēng)議解決條款）維護(hù)權(quán)益。四、附件：質(zhì)保金返還申請(qǐng)表（樣本）質(zhì)保金返還申請(qǐng)表項(xiàng)目名稱：____________________合同編號(hào)：____________________質(zhì)保期約定：自____年____月____日至____年____月____日（共____個(gè)月/年）質(zhì)保金金額：人民幣_(tái)_______（大寫(xiě)：________________）履約情況說(shuō)明1.質(zhì)保期內(nèi)質(zhì)量問(wèn)題整改情況：____________________（如“無(wú)質(zhì)量問(wèn)題”“共整改2項(xiàng)，均于____年____月完成驗(yàn)收，見(jiàn)附件《整改驗(yàn)收單》”）2.服務(wù)/維保履約情況：____________________（如“按合同約定完成3次季度巡檢，巡檢記錄見(jiàn)附件”）申請(qǐng)承諾本單位承諾：質(zhì)保期內(nèi)已全面履行質(zhì)量/服務(wù)義務(wù)，申請(qǐng)材料真實(shí)有效。若存在虛假陳述，愿承擔(dān)法律責(zé)任。申請(qǐng)單位（蓋章）：____________________申請(qǐng)日期：____年____月____日聯(lián)系人/電話：____________________填寫(xiě)說(shuō)明：需填寫(xiě)與合同一致的項(xiàng)目名稱、編號(hào)，質(zhì)保期時(shí)長(zhǎng)需