檔案管理工作指引指引概述指引目的為加強(qiáng)公司檔案的管理，進(jìn)一步提高檔案的管理水平，更好地為公司的發(fā)展和經(jīng)營(yíng)管理服務(wù)。適用范圍本指引適用于金暉公司的檔案管理工作。定義檔案：指公司在房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)、經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)中直接形成的，具有利用保存價(jià)值的文字、圖、表、聲像、電子數(shù)據(jù)等各種形式的文件資料的總和，是各項(xiàng)工作、活動(dòng)的真實(shí)記錄和原始憑證。職責(zé)辦公室檔案管理主責(zé)部門，負(fù)責(zé)公司檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)，開(kāi)展文件、檔案、圖書、資料、情報(bào)信息的整體化、數(shù)字化建設(shè)，以達(dá)到信息資源共享。負(fù)責(zé)對(duì)各部門合同管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督、考評(píng)。人力資源部負(fù)責(zé)公司人事檔案的管理。財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案的管理。其他部門指定兼職檔案人員，積累、整理本部門應(yīng)歸檔的資料，按要求及時(shí)交公司辦公室統(tǒng)一歸檔。

工作程序檔案收集和歸檔公司檔案管理工作以誰(shuí)經(jīng)辦誰(shuí)歸檔為原則，在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的檔案，必須由經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)其業(yè)務(wù)過(guò)程中產(chǎn)生的文件檔案的收集整理。各部門指定檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案的歸檔和暫時(shí)保管，填寫《部門暫存檔案登記表》，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)把檔案移交辦公室集中管理，資料移交時(shí)填寫《檔案移交收進(jìn)登記表》。任何個(gè)人不得據(jù)為己有或者拒絕文件材料歸檔，工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將形成的檔案向本部門檔案管理人員移交清楚，部門經(jīng)理簽字確認(rèn)，不得擅自帶走或銷毀任何檔案。多個(gè)部門共同參與事項(xiàng)所形成的檔案材料，由組織、主辦部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔。歸檔的文件材料，必須滿足以下要求：業(yè)務(wù)活動(dòng)已經(jīng)辦理完畢；文件材料應(yīng)能長(zhǎng)久保存；文件材料應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，具有保存、利用價(jià)值；經(jīng)過(guò)系統(tǒng)整理，符合檔案規(guī)范的電子文件，應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。檔案的分類外部行政檔案：政府機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件材料；公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位往來(lái)的文書；公司的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)。由董事會(huì)辦公室負(fù)責(zé)收發(fā)的文件由董事會(huì)進(jìn)行整理、保存，其他部門的收發(fā)文件由辦公室進(jìn)行收集工作，并由經(jīng)辦人員預(yù)整理后交檔案管理人員保管。內(nèi)部行政檔案：公司各職能部門的行政、事務(wù)管理活動(dòng)中產(chǎn)生的檔案材料，包括收發(fā)文、資質(zhì)、法律事務(wù)等檔案，收集與歸檔規(guī)定如下：辦公室負(fù)責(zé)收集公司的大事記、工商登記、資質(zhì)證照、商標(biāo)、專利和公司的會(huì)議材料，工作計(jì)劃、總結(jié)，各類收發(fā)文，法律事務(wù)、機(jī)構(gòu)設(shè)置文件等，由經(jīng)辦人員在辦理完成后進(jìn)行預(yù)整理交檔案管理人員統(tǒng)一管理。經(jīng)營(yíng)決策檔案：公司戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)計(jì)劃與指標(biāo)文件，各種重大會(huì)議決議等檔案。董事會(huì)辦公室負(fù)責(zé)公司戰(zhàn)略規(guī)劃文件的收集、辦公室負(fù)責(zé)日常經(jīng)營(yíng)決策文件的收集工作，并由經(jīng)辦人員預(yù)整理后交檔案管理人員保管。設(shè)計(jì)類檔案：前期規(guī)劃部負(fù)責(zé)收集所有設(shè)計(jì)任務(wù)書、設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)計(jì)平時(shí)記錄、設(shè)計(jì)變更、設(shè)計(jì)單位合格供應(yīng)商等文件，并由經(jīng)辦人員預(yù)整理后交檔案管理人員保管。營(yíng)銷檔案：包括市場(chǎng)調(diào)查、產(chǎn)品策劃、營(yíng)銷策劃、廣告宣傳、銷售文件、客戶調(diào)查資料，以及其他有保存和利用價(jià)值的營(yíng)銷策劃資料等，收集與歸檔規(guī)定如下：銷售客服部負(fù)責(zé)市場(chǎng)調(diào)查、產(chǎn)品策劃、營(yíng)銷策劃、客戶調(diào)查資料、銷售計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬以及其他有保存和利用價(jià)值的營(yíng)銷策劃資料的收集與歸檔，并在銷售期內(nèi)保存相關(guān)檔案。營(yíng)銷策劃文件形成后，由營(yíng)銷人員預(yù)整理后交部門檔案管理人員，系統(tǒng)整理后統(tǒng)一移交辦公室歸檔保管。銷售文件（包括銷售計(jì)劃、定價(jià)等）形成后將正本交由辦公室保管，所有銷售檔案在項(xiàng)目結(jié)束后3個(gè)月內(nèi)統(tǒng)一移交辦公室歸檔保管。銷售合同類檔案由銷售客服部負(fù)責(zé)收集與歸檔，合同經(jīng)辦人在銷售合同簽署生效后移交部門檔案管理人員，由其負(fù)責(zé)在統(tǒng)一移交辦公室歸檔保管。財(cái)務(wù)管理檔案：指財(cái)務(wù)制度、國(guó)家、省、市財(cái)務(wù)稅收等方面的政策、規(guī)定和辦法，融資合同、審計(jì)報(bào)告、固定資產(chǎn)管理臺(tái)賬、會(huì)計(jì)憑證類、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等，由財(cái)務(wù)部檔案管理人員負(fù)責(zé)收集、整理和保管。人事檔案：包括人事工作各種規(guī)程、計(jì)劃、總結(jié)，以及關(guān)于人事、組織架構(gòu)等方面的各種文件，以及員工入職后形成的勞動(dòng)合同、福利保險(xiǎn)、職務(wù)晉升、獎(jiǎng)懲等材料，由人力資源部負(fù)責(zé)收集、歸檔和保管。工程檔案：包括前期立項(xiàng)審批、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、竣工等檔案材料，收集與歸檔規(guī)定如下：項(xiàng)目管理部負(fù)責(zé)收集工程項(xiàng)目立項(xiàng)文件、建設(shè)用地、拆遷文件、開(kāi)工審批文件，在文件辦理完成后預(yù)整理后將復(fù)印件歸檔。預(yù)算合約部負(fù)責(zé)合同收集、整理，生效后即移交辦公室歸檔保管。招標(biāo)文件歸檔范圍：①招標(biāo)文件原件（包括：招標(biāo)計(jì)劃、供方選擇意見(jiàn)書、招標(biāo)文件、評(píng)分表、中標(biāo)通知書等）整理、裝訂成冊(cè)，與投標(biāo)文件一同交辦公室歸檔，投標(biāo)文件正本（中標(biāo)、未中標(biāo)）應(yīng)在招標(biāo)會(huì)議結(jié)束后及時(shí)交辦公室存檔。預(yù)算合約部負(fù)責(zé)收集項(xiàng)目工程投資估算、工程設(shè)計(jì)概算、施工、施工圖預(yù)算，工程決算等工程文件，并在項(xiàng)目竣工后整理移交辦公室保管。項(xiàng)目部負(fù)責(zé)監(jiān)督、指導(dǎo)勘察、監(jiān)理、施工單位完成各自管理范圍內(nèi)檔案文件的收集整理，編制建設(shè)、施工、監(jiān)理等單位、負(fù)責(zé)人名單，在工程建設(shè)過(guò)程中的聯(lián)系單、記錄和相關(guān)文件，整理后移交項(xiàng)目部檔案管理人員暫時(shí)保管，項(xiàng)目管理部進(jìn)行監(jiān)督。在項(xiàng)目竣工時(shí)項(xiàng)目部組織相關(guān)部門向項(xiàng)目管理部移交歸檔所有檔案資料。項(xiàng)目竣工驗(yàn)收資料由項(xiàng)目管理部檔案管理人員整理并保管。項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后3個(gè)月內(nèi)，項(xiàng)目管理部將完整成套的工程檔案移交辦公室歸檔保管，周期過(guò)長(zhǎng)的，可分階段歸檔。設(shè)備管理檔案：辦公室負(fù)責(zé)辦公設(shè)備、生產(chǎn)設(shè)備的技術(shù)文件的收集與保管。公司內(nèi)部的安全檔案：項(xiàng)目安全會(huì)議記錄、安全檢查記錄、安全教育培訓(xùn)記錄；監(jiān)理安全月報(bào)、監(jiān)理方案、監(jiān)理單位資質(zhì)證明、監(jiān)理從業(yè)人員崗位證書；各項(xiàng)施工方案及專家論證審查報(bào)告的復(fù)印件；項(xiàng)目安全(月)分析記錄復(fù)印件；施工單位負(fù)責(zé)人的安全責(zé)任書復(fù)印件；事故隱患整改記錄及事故隱患反饋記錄復(fù)印件；項(xiàng)目安全檢查記錄及安全周報(bào)；項(xiàng)目安全事故記錄復(fù)印件；施工前向承包人提供現(xiàn)場(chǎng)及相鄰區(qū)域地下管線、地下建筑物、構(gòu)筑物、地下工程的有關(guān)資料，以及施工現(xiàn)場(chǎng)的地質(zhì)勘察報(bào)告的移交證明；項(xiàng)目安全措施專項(xiàng)資金使用計(jì)劃；交地和竣工備案(責(zé)任單位合同或協(xié)議)復(fù)印件；項(xiàng)目安全協(xié)議，與總包、直接分包的安全委托協(xié)議和承諾書；施工許可證復(fù)印件；施工單位管理人員、特殊工種的崗位證書復(fù)印件；施工現(xiàn)場(chǎng)各類安全措施平面布置圖；拆除施工單位資質(zhì)等級(jí)證明；擬拆除建筑物、構(gòu)筑物及可能危及毗鄰建筑的說(shuō)明；拆除施工組織方案；堆放、清除廢棄物的措施；拆除項(xiàng)目合同、安全協(xié)議；拆除場(chǎng)地、拆除現(xiàn)場(chǎng)安全檢查記錄；拆除單位管理人員、特殊工種的崗位證書復(fù)印件項(xiàng)目合同、協(xié)議；安全措施費(fèi)的相關(guān)手續(xù)。招標(biāo)圖、施工圖、竣工圖(公司檔案管理)；地下建筑物、構(gòu)筑物、地下工程的有關(guān)資料，以及施工現(xiàn)場(chǎng)的地質(zhì)勘察報(bào)告的資料(公司檔案管理)。與上級(jí)公司華融信息溝通的文件：華融需備案文件及其安全信息公司安全生產(chǎn)制度；公司安全生產(chǎn)管理人員構(gòu)成；安全事故報(bào)告(按規(guī)定時(shí)間要求)；重大安全隱患排查情況(每月底報(bào))；安全情況(每月15日、30日前報(bào))；拆除工程；項(xiàng)目開(kāi)工手續(xù)；重大方案審核；項(xiàng)目竣工移交；建設(shè)工程安全生產(chǎn)重大監(jiān)控環(huán)節(jié)。華融下發(fā)文件：傳達(dá)政府相關(guān)文件；傳達(dá)華融系統(tǒng)安全會(huì)議通知；傳達(dá)華融安全生產(chǎn)檢查通知。其他檔案：包括照片、錄音錄像、磁光介質(zhì)、電子文件、實(shí)物、證書等由各部門負(fù)責(zé)與文字材料對(duì)應(yīng)收集并歸檔。列為公司保密文件材料或價(jià)值重大的材料，包括各種證照的正本以及合同原件，應(yīng)由經(jīng)辦部門隨時(shí)將原件歸檔，公司檔案管理人員有責(zé)任隨時(shí)監(jiān)督、收集重要檔案材料原件。歸檔時(shí)間文件歸檔按自然月進(jìn)行。各部門應(yīng)于當(dāng)月最后一個(gè)工作日將應(yīng)歸檔的當(dāng)月文件、資料，經(jīng)辦公室驗(yàn)收后統(tǒng)一整理歸檔。辦公室應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定，次月最后一個(gè)工作日前完成上月接收檔案的系統(tǒng)錄入工作?；üこ添?xiàng)目檔案或市政檔案在其項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后或財(cái)務(wù)決算后三個(gè)月內(nèi)歸檔，周期長(zhǎng)的可分階段、單項(xiàng)歸檔。外購(gòu)設(shè)備材料在開(kāi)箱驗(yàn)收或接收后即時(shí)登記，安裝調(diào)試后歸檔。任何部室及個(gè)人必須將收到的外來(lái)文件或外出參加公務(wù)活動(dòng)帶回的文件交到辦公室進(jìn)行統(tǒng)一登記、上報(bào)、轉(zhuǎn)發(fā)或歸檔。會(huì)計(jì)檔案應(yīng)由財(cái)務(wù)部門按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的要求在會(huì)計(jì)年度終了后由財(cái)務(wù)部整理歸檔，保管一年后向檔案室移交。下列文件資料應(yīng)隨時(shí)歸檔：政府職能部門的各種批準(zhǔn)、批復(fù)文件；各種許可證及其他重要證照；變更、修改、補(bǔ)充的文件材料；企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的文件材料。蓋章存檔文件須一周內(nèi)交檔案室歸檔。黨群類文件應(yīng)于次年三月底前向檔案室移交歸檔。檔案管理整理：歸檔的文件材料必須確保歸檔的每份文件、每個(gè)事由的文件其內(nèi)容完整無(wú)缺，各項(xiàng)簽字手續(xù)完備。歸檔的文件材料須為原件，各職能部室應(yīng)自行留存復(fù)印件備用。如因特殊情況歸檔文件為復(fù)印件的，必須注明原因及原件的去向，歸檔具有憑證作用的文件材料，并有經(jīng)辦人簽字。各類文件材料歸檔份數(shù)一般為一式一份，具有重大意義的文件應(yīng)同時(shí)保存歷次修改稿，重要的或利用頻繁的或有專門需要的可復(fù)制若干份歸檔；照片、錄音、錄像帶等檔案可在工作或活動(dòng)結(jié)束后隨時(shí)歸檔，但必須附文字說(shuō)明，其內(nèi)容包括：事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等六要素。電子文件的歸檔實(shí)行“雙套制”，即紙質(zhì)檔案與電子文件同時(shí)歸檔。電子文件還應(yīng)做好網(wǎng)絡(luò)歸檔和脫機(jī)載體同時(shí)歸檔，即電子文件進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)歸檔的同時(shí)，必須將電子文件拷貝（刻錄）至耐久性好的載體（如只讀光盤或移動(dòng)硬盤）上進(jìn)行脫機(jī)載體歸檔。歸檔的光盤至少一式兩份，一套封存保管，一套異地保存。裝訂：檔案文件應(yīng)該按卷裝訂，裝訂時(shí)，每份文件正本在前，定稿在后；批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；文件在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí)，復(fù)文在前，來(lái)文在后。分類：檔案文件采用年度——保管期限進(jìn)行分類。同一全宗應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定。項(xiàng)目項(xiàng)下如果文件較多，可以再分項(xiàng)進(jìn)行編目整理?；üこ虣n案或市政檔案，具體歸檔范圍及要求見(jiàn)《建筑工程資料管理規(guī)程》和《市政基礎(chǔ)設(shè)施工程資料管理規(guī)程》。排列：歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一類內(nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度排列。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。編號(hào)：歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號(hào)，在文件首頁(yè)上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)等必備項(xiàng)，并可設(shè)置項(xiàng)目選擇項(xiàng)。編目：歸檔文件應(yīng)逐件編目，來(lái)文與復(fù)文（包括請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與批示、來(lái)函與復(fù)函等）作為一件時(shí)，只對(duì)復(fù)文進(jìn)行編目。歸檔文件目錄設(shè)置件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目。件號(hào)：文件的排列順序號(hào)責(zé)任者：制發(fā)文的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者文號(hào)：文件的發(fā)文字號(hào)題名：文件標(biāo)題。沒(méi)有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，可自擬標(biāo)題，外加“[]”號(hào)。日期：文件的形成時(shí)間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日頁(yè)數(shù)：每一件歸檔文件的頁(yè)數(shù)。備注：注釋文件需說(shuō)明的情況。歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊(cè)并編制封面，歸檔文件目標(biāo)封面可以視需要設(shè)置全宗名稱、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)等項(xiàng)目。裝盒：將歸檔文件按件號(hào)順序裝入文檔盒，并填寫文檔合封面、盒脊及備考表項(xiàng)目。備考表：備考表置于盒內(nèi)文件之后，項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說(shuō)明、整理人、檢查人和日期。盒內(nèi)文件說(shuō)明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名日期：歸檔文件整理完畢的日期檔案保管辦公室對(duì)歸檔文件進(jìn)行集中管理，對(duì)各類檔案，應(yīng)按照檔案管理制度，業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范進(jìn)行審核、鑒定、分類、整理、編目。檔案管理人員應(yīng)研究和改進(jìn)檔案保護(hù)技術(shù)，做好檔案保護(hù)工作，定期對(duì)歷史檔案進(jìn)行監(jiān)控，要及時(shí)修補(bǔ)、修復(fù)破損檔案，建立健全檔案室管理制度，加強(qiáng)溫度濕度控制，落實(shí)防火、防水、防盜、防蟲(chóng)、防霉、防光、防塵、防有害氣體和安全措施，確保檔案的安全，延長(zhǎng)檔案的壽命。辦公室檔案管理人員要建立檔案統(tǒng)計(jì)、檔案室安全檢查體系，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、庫(kù)存和檔案利用情況與利用效果等各種數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，并按規(guī)定每年向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)保送檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表，每半年抽查一次各部門檔案工作情況，每?jī)赡陮?duì)檔案室的檔案全面檢查一次。檔案的移交各部門的專（兼）職檔案人員應(yīng)檢查本部門歸檔文件材料的齊全、完整與準(zhǔn)確情況，整理完畢并編制移交清冊(cè)，一式二份，由部門或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽字核準(zhǔn)后向公司辦公室移交。重要項(xiàng)目的文件材料移交時(shí)應(yīng)編寫歸檔說(shuō)明，填寫《檔案移交收進(jìn)登記表》。公司辦公室接收時(shí)應(yīng)全面檢查歸檔文件材料的質(zhì)量。專兼職檔案管理人員易職或調(diào)出時(shí)，其部門領(lǐng)導(dǎo)必須親自組織檔案材料的交接工作，做到手續(xù)齊全。撤消、合并部門時(shí)，必須將本部門的全部檔案認(rèn)真保管，妥善處理，不得隨意分散和銷毀。沒(méi)有處理完畢的文件材料，可以移交給接收單位繼續(xù)處理，并列為該單位的檔案保存。檔案的保密保密范圍公司重大決策中的秘密事項(xiàng)。公司為付諸實(shí)施的經(jīng)驗(yàn)戰(zhàn)略、經(jīng)營(yíng)方向、經(jīng)營(yíng)規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目、經(jīng)營(yíng)決策和核心技術(shù)、新技術(shù)、新工藝、新產(chǎn)品等。公司內(nèi)部的合同、協(xié)議、意見(jiàn)書、可行性研究報(bào)告及重要的會(huì)議記錄等。公司財(cái)務(wù)決算報(bào)告、各類財(cái)務(wù)報(bào)表及統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。公司所掌握的尚未進(jìn)入市場(chǎng)或尚未公開(kāi)的各類信息。公司員工人事檔案、工資、勞務(wù)收入及其相關(guān)資料。其它經(jīng)公司確定應(yīng)保密的事項(xiàng)。密級(jí)絕密：是最重要的公司秘密，泄露會(huì)使公司的權(quán)益和利益遭受特別嚴(yán)重的損害，在經(jīng)營(yíng)發(fā)展中，直接影響到公司的權(quán)益、利益的重要決策的相關(guān)文件資料，如公司重大決策、經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略等資料、核心技術(shù)資料。機(jī)密：是重要的公司秘密，泄露會(huì)使公司權(quán)益和利益遭受到嚴(yán)重的損害，包括公司的財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料、協(xié)議、合同、可行性研究報(bào)告、重要會(huì)議記錄、公司經(jīng)營(yíng)情況。秘密：是一般的公司秘密，泄露會(huì)使公司的權(quán)益和利益遭受損害，主要包括公司員工檔案資料、工資收入及其它未正式公開(kāi)的各類信息。保密要求：歸檔文件是公司重要文件，非檔案工作人員未經(jīng)同意不得進(jìn)入檔案庫(kù)房和擅自抽取檔案、資料。借閱者不得在檔案室翻閱與自己查閱內(nèi)容無(wú)關(guān)的文件材料。借閱者不得擅自復(fù)印摘抄屬于保密的文件，如因工作需要，經(jīng)允許摘抄的檔案材料必須登記。查閱涉及有關(guān)他人內(nèi)容的檔案材料，嚴(yán)禁傳播擴(kuò)散。保密措施：凡屬于絕密級(jí)的任何文件資料需要由總經(jīng)理指定專人保管及執(zhí)行；屬于機(jī)密和秘密的任何文件資料，由辦公室指定專人保管執(zhí)行；在電腦中存取、處理、傳遞的秘密文件及信息，由相關(guān)人員負(fù)責(zé)保密。對(duì)于密級(jí)文書資料，必須采取保密措施。非經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，不得復(fù)制和摘抄；在收發(fā)、傳遞和外出攜帶的過(guò)程中，由指定人員負(fù)責(zé)保密工作，并采取必要的安全措施，重要的資料必須在設(shè)備完善的保險(xiǎn)裝置中保存。在對(duì)外交往中需要提供本公司保密資料的，須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。公司秘密內(nèi)容的會(huì)議及其它活動(dòng)，應(yīng)采取下列保密措施：選擇具備保密條件的會(huì)議場(chǎng)所限定參會(huì)人員依照保密規(guī)定使用會(huì)議設(shè)備和管理會(huì)議文件確定會(huì)議內(nèi)容的傳達(dá)及傳遞范圍屬于公司秘密的文件、資料，應(yīng)標(biāo)明密級(jí)，并確定保密期限。保密期限屆滿，自行解密。泄密懲罰出現(xiàn)下列情況之一者，按公司相關(guān)制度予以處罰：泄露公司秘密，尚未造成嚴(yán)重后果或經(jīng)濟(jì)損失的；已泄露公司秘密但采取補(bǔ)救措施的。出現(xiàn)下列情況之一的，予以辭退并賠償相應(yīng)經(jīng)濟(jì)損失：故意或過(guò)失泄露公司秘密，造成嚴(yán)重后果或重大經(jīng)濟(jì)損失的；違反公司規(guī)定，為他人竊取、刺探、收買或違章提供公司秘密的；利用職權(quán)強(qiáng)制他人違反保密規(guī)定的。檔案的利用、借閱建立健全檔案借閱制度，檔案管理員應(yīng)根據(jù)不同載體的特點(diǎn)和機(jī)密程度，制定不同的利用范圍和借閱審批手續(xù)。對(duì)檔案進(jìn)行加工整理，匯編專題資料或編輯檔案文件匯集、基建工程簡(jiǎn)介、運(yùn)營(yíng)工程簡(jiǎn)介、文摘和數(shù)據(jù)手冊(cè)、圖表手冊(cè)等。文件正式下發(fā)或蓋章之日起一個(gè)月內(nèi)，可到公司檔案管理員處借閱文件原件。超過(guò)一個(gè)月時(shí)，文件將完成電子檔案錄入，文件原件原則上不外借，只可通過(guò)檔案系統(tǒng)查閱電子檔案。各部室的人員可直接借閱本部門業(yè)務(wù)工作范圍的檔案資料。借閱非本部門文件時(shí)，需填寫《檔案借閱審批單》，經(jīng)借閱人所在部門經(jīng)理同意后，再按不同的檔案類別分別進(jìn)行審批：調(diào)閱公司一般檔案時(shí)，須辦公室負(fù)責(zé)人同意后調(diào)閱；調(diào)閱重要檔案，如公司《營(yíng)業(yè)執(zhí)照》、《產(chǎn)權(quán)證》、董事會(huì)文件時(shí)，須經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人、主管經(jīng)理同意后調(diào)閱。調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，須經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理同意并在相關(guān)財(cái)務(wù)人員帶領(lǐng)下調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案。黨群類文件需黨辦負(fù)責(zé)人審批。借閱時(shí)間，一般檔案最長(zhǎng)不超過(guò)一個(gè)月，密級(jí)檔案最長(zhǎng)不超過(guò)一周，因工作需要延期使用的，在《檔案借閱申請(qǐng)單》的備注欄加以注明，并經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人同意后到檔案管理員處辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損、所借的檔案，不得在文件上圈點(diǎn)、劃線和涂改，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印檔案。各部室對(duì)利用率高、查閱頻繁的文件需留存復(fù)印件，以備查閱，并嚴(yán)格執(zhí)行公司保密制度，確保文件資料的安全。檔案資料原則上不外借，因特殊情況外單位確需調(diào)閱檔案時(shí)，必須持單位介紹信，在本公司相關(guān)部門的配合下，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，在公司經(jīng)辦人的帶領(lǐng)下方可調(diào)閱。借閱人確因工作需要復(fù)印、拍照、摘抄一般檔案材料，須經(jīng)檔案管理人員審核同意后進(jìn)行。復(fù)印、拍照、摘抄重要檔案，須經(jīng)辦主室負(fù)責(zé)人審核同意后方可進(jìn)行。文件資料和檔案的鑒定與銷毀根據(jù)國(guó)家和有關(guān)部門的規(guī)定，根據(jù)檔案價(jià)值、作用，檔案保管期限分為永久、定期（30年）、定期（10年）三種。鑒定檔案的基本原則凡是反映公司主要工作活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案應(yīng)永久保存。凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本公司有查考利用價(jià)值的檔案，列為定期（30年）保管。對(duì)于定期30年保管的基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料實(shí)際保管期限不得短于建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)際壽命。凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)于本公司有參考價(jià)值的檔案，列為定期（10年）保管。凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長(zhǎng)。在鑒定保存與銷毀檔案時(shí)，保管從寬、銷毀從嚴(yán)，副本從寬、孤本從嚴(yán)。檔案通過(guò)鑒定，要求達(dá)到劃定保管期限準(zhǔn)確，質(zhì)量達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的要求，鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整，檔案管理員應(yīng)及時(shí)通知有關(guān)部門和人員負(fù)責(zé)修改補(bǔ)充。對(duì)保管期滿但沒(méi)有了結(jié)債權(quán)債務(wù)的財(cái)務(wù)檔案，要適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限，待了結(jié)后再銷毀。銷毀會(huì)計(jì)檔案須經(jīng)財(cái)政局批準(zhǔn)并備案。銷毀檔案必須嚴(yán)格掌握，慎重從事。對(duì)已經(jīng)超過(guò)保管期限和失去保存價(jià)值的檔案資料必須鑒定，銷毀前要登記造冊(cè)，提出銷毀報(bào)告，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，有2人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽名。經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后報(bào)區(qū)檔案局備案，得到區(qū)檔案局批準(zhǔn)后方可到指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀。銷毀檔案資料嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，防止失密、泄密。銷毀清冊(cè)一式兩份，并永久保存。支持性文件無(wú)相關(guān)記錄《檔案借閱審批單》(2.8.1)檔案借閱審批單編號(hào)借用日期[部門經(jīng)辦人]借用部門[部門經(jīng)辦人]印件名稱[部門經(jīng)辦人]借用事由[部門經(jīng)辦人]使用地點(diǎn)[部門經(jīng)辦人]擬使用時(shí)間[部門經(jīng)辦人]擬歸還時(shí)間[部門經(jīng)辦人]經(jīng)辦人[部門經(jīng)辦人]部門負(fù)責(zé)人審批意見(jiàn)[部門負(fù)責(zé)人]辦公室主任總經(jīng)理（絕密、機(jī)密）實(shí)際借出時(shí)間[管理員]實(shí)際