業(yè)務(wù)接待管理制度總則對(duì)外接待工作是指接受來自公司外部人員到公司辦公和工程建設(shè)區(qū)域的視察、參觀、考察、訪問、交流活動(dòng)，是公司整體工作的一部份。對(duì)外接待工作分為市級(jí)、區(qū)級(jí)（集團(tuán)）、媒體（群眾）、一般性接待。對(duì)外接待工作是對(duì)外樹立公司形象、展示公司員工面貌和工作成果、體現(xiàn)公司工作效率的窗口。為提升公司形象，提高工作效率，規(guī)范接待管理，特制定本制度。部門職責(zé)公司辦公室為對(duì)外接待的主責(zé)部門，全面負(fù)責(zé)公司對(duì)外接待活動(dòng)，各部門應(yīng)配合辦公室做好各項(xiàng)接待工作。接待程序根據(jù)不同的來訪部門，由辦公室制定出相應(yīng)的接待程序。并組織來訪人員填寫《訪客登記單》。需要招待來訪人員的，接待部門需要提前填寫《訪客招待申請(qǐng)單》，不能提前提出申請(qǐng)的，必須及時(shí)補(bǔ)簽。市級(jí)接待工作市級(jí)接待工作程序（一）市級(jí)接待工作是指市委、市政府領(lǐng)導(dǎo)到公司辦公和建設(shè)工程區(qū)域的視察活動(dòng)。（二）公司接到市級(jí)領(lǐng)導(dǎo)來公司視察的通知后，辦公室應(yīng)立即與相關(guān)部門聯(lián)絡(luò)，確認(rèn)視察者的姓名、職務(wù)、時(shí)間、目的、以及隨行人員等事項(xiàng)。（三）辦公室在確認(rèn)視察者姓名、職務(wù)、時(shí)間、目的等相關(guān)信息后，應(yīng)立即報(bào)公司總經(jīng)理，并著手接待工作的準(zhǔn)備工作。（四）接待準(zhǔn)備工作包括：成立接待小組、明確公司工作匯報(bào)人員、準(zhǔn)備匯報(bào)材料、確定接待地點(diǎn)、接待人員等。具體見附件“市級(jí)接待工作預(yù)案”。（五）視察結(jié)束后，由辦公室負(fù)責(zé)撰寫紀(jì)要和簡訊。市級(jí)接待工作預(yù)案市級(jí)接待工作是指市委市政府領(lǐng)導(dǎo)來公司辦公和建設(shè)工程區(qū)域的視察接待工作。為做好市級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察活動(dòng)的接待工作，公司工作將分組分步驟地做好接待準(zhǔn)備工作。具體如下：分組及主要職責(zé)公司將組成接待工作領(lǐng)導(dǎo)小組、秘書組、外聯(lián)組、接待組、媒體組、現(xiàn)場保障組、道路安保組等七個(gè)小組。1、領(lǐng)導(dǎo)小組組長：ddd副組長：ddd成員：dd、dd、dd、ddd主要負(fù)責(zé)公司資源的統(tǒng)一調(diào)配、文字稿件的審核、確定主要匯報(bào)人員、陪同人員、監(jiān)督準(zhǔn)備工作落實(shí)情況、調(diào)度工作任務(wù)。2、秘書組組長：ddd成員：ddd、ddd主要負(fù)責(zé)公司匯報(bào)材料的撰寫、新聞通稿、公司項(xiàng)目簡介、標(biāo)語口號(hào)的起草等文字性工作。3、外聯(lián)組組長：ddd成員：ddd、ddd主要負(fù)責(zé)與政府相關(guān)部門的聯(lián)系、協(xié)調(diào)，確定視察人員名單、來訪路線、活動(dòng)安排（程序）、視察路線。4、接待組組長：ddd成員：ddd、dddddd主要負(fù)責(zé)會(huì)議室、貴賓休息室布置、領(lǐng)導(dǎo)迎送、胸牌制作、酒店預(yù)訂、禮品的采購及發(fā)放。5、媒體組組長：ddd成員：ddd、ddd、ddd主要負(fù)責(zé)新聞稿發(fā)放、媒體人員路線引導(dǎo)、拍攝活動(dòng)的影像資料。6、現(xiàn)場保障組組長：ddd成員：ddd、ddd、ddd主要負(fù)責(zé)現(xiàn)場和道路的平整、清掃、水電供應(yīng)保障、現(xiàn)場布置（彩旗、門頭等）、方便場所設(shè)置。7、道路安保組組長：dddd成員：ddd、ddd、ddd、總包、監(jiān)理主要負(fù)責(zé)道路標(biāo)識(shí)的制作和設(shè)置、高速路口至現(xiàn)場及現(xiàn)場周圍保安人員的布置、防止民訪。市級(jí)領(lǐng)導(dǎo)接待準(zhǔn)備工作安排組別項(xiàng)目具體內(nèi)容責(zé)任人備注領(lǐng)導(dǎo)小組統(tǒng)一調(diào)配公司資源調(diào)配公司人力、物力、財(cái)力等資源匯報(bào)材料、文字稿件的審核匯報(bào)用PPT、word等文件的審核工作確定主要匯報(bào)人員及陪同人員確定主要匯報(bào)人及陪同人員名單調(diào)度工作任務(wù)調(diào)度各項(xiàng)具體工作的實(shí)施監(jiān)督準(zhǔn)備工作的落實(shí)情況監(jiān)督各項(xiàng)準(zhǔn)備工作的具體執(zhí)行及落實(shí)情況秘書組匯報(bào)材料的準(zhǔn)備匯報(bào)用PPT、word等文件的起草和準(zhǔn)備工作新聞通稿新聞通稿的起草公司項(xiàng)目簡介公司項(xiàng)目簡介的起草和制作口號(hào)標(biāo)語歡迎用口號(hào)標(biāo)語的起草和制作工作外聯(lián)組確定視察人員名單、來訪路線、活動(dòng)安排（程序）及視察路線與政府相關(guān)部門聯(lián)系，確定視察人員名單、來訪路線、活動(dòng)安排（程序）及視察路線等事宜接待組會(huì)議室及貴賓休息室的布置準(zhǔn)備好會(huì)議桌、臺(tái)布、桌花、桌簽、椅子、煙、打火機(jī)、煙灰缸、飲水機(jī)、暖瓶、水杯、瓶裝水、消毒柜（內(nèi)放毛巾）、濕紙巾、面巾紙、水果、茶葉、激光筆、錄音筆、投影儀、筆記本電腦、紙筆等必需品領(lǐng)導(dǎo)的迎送做好領(lǐng)導(dǎo)的迎接與歡送工作胸牌的制作完成視察領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)人員胸牌的制作餐廳預(yù)訂（如果需要）根據(jù)視察人員的人數(shù)，預(yù)訂符合視察人員身份的飯店包房禮品采購（如果需要）做好視察人員禮品的采購工作，并完成現(xiàn)場發(fā)放工作媒體組發(fā)放新聞稿做好新聞稿的發(fā)放工作媒體人員路線引導(dǎo)為媒體人員做好行進(jìn)路線的引導(dǎo)拍攝影像準(zhǔn)備好攝像機(jī)、照相機(jī)等器材，完成活動(dòng)過程的影像拍攝工作現(xiàn)場保障組現(xiàn)場道路的平整及清掃做好現(xiàn)場道路的平整、場地的平整及清掃工作，配備灑水車控制灰塵水電供應(yīng)保障做好現(xiàn)場水電的保障工作，及應(yīng)急設(shè)備現(xiàn)場布置準(zhǔn)備好工程條幅（安全、質(zhì)量、工期、消費(fèi)）、門頭裝飾、花籃、場地指示標(biāo)識(shí)、方便場所的設(shè)置準(zhǔn)備好現(xiàn)場的方便場所道路安保組道路標(biāo)識(shí)的制作和設(shè)置完成從西三旗、西二旗、回龍觀等地進(jìn)入項(xiàng)目現(xiàn)場的道路標(biāo)識(shí)的制作及設(shè)置工作高速路口至現(xiàn)場及現(xiàn)場周圍保安人員的布置做好高速路口至現(xiàn)場及現(xiàn)場周圍的安保工作，沿途安排保安維持秩序，指引車輛防止民訪做好現(xiàn)場的安保工作，防止民防等不愉快事件發(fā)生區(qū)級(jí)（集團(tuán)）接待工作區(qū)級(jí)（集團(tuán)）接待工作程序（一）區(qū)級(jí)（集團(tuán)）接待工作是指本市區(qū)縣級(jí)黨委、政府領(lǐng)導(dǎo)和集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)到公司辦公和建設(shè)工程區(qū)域的視察、考察活動(dòng)。（二）公司接到區(qū)級(jí)領(lǐng)導(dǎo)來公司視察的通知后，辦公室應(yīng)立即與相關(guān)部門聯(lián)絡(luò)，確認(rèn)視察者的姓名、職務(wù)、時(shí)間、目的、以及隨行人員等事項(xiàng)。（三）辦公室在確認(rèn)視察者姓名、職務(wù)、時(shí)間、目的等相關(guān)信息后，應(yīng)立即報(bào)公司總經(jīng)理，并著手接待工作的準(zhǔn)備工作。（四）接待準(zhǔn)備工作包括：成立接待小組、明確公司工作匯報(bào)人員、準(zhǔn)備匯報(bào)材料、確定接待地點(diǎn)、接待人員等。具體見附件“區(qū)級(jí)接待工作預(yù)案”。（五）視察結(jié)束后，由辦公室負(fù)責(zé)撰寫紀(jì)要和簡訊。區(qū)級(jí)（集團(tuán)）接待預(yù)案區(qū)級(jí)或集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)接待工作是指市區(qū)委區(qū)政府或集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)來公司辦公和建設(shè)工程區(qū)域的視察接待工作。為做好區(qū)級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)視察活動(dòng)的接待工作，公司工作將分組分步驟地做好接待準(zhǔn)備工作。具體如下：分組及主要職責(zé)公司將組成接待工作領(lǐng)導(dǎo)小組、秘書組、外聯(lián)組、接待組、媒體組、現(xiàn)場保障組、道路安保組等七個(gè)小組。1、領(lǐng)導(dǎo)小組組長：DDD副組長：DD、DD成員：DD、DDD主要負(fù)責(zé)公司資源的統(tǒng)一調(diào)配、文字稿件的審核、確定主要匯報(bào)人員、陪同人員、監(jiān)督準(zhǔn)備工作落實(shí)情況、調(diào)度工作任務(wù)。2、秘書組組長：DD成員：DD主要負(fù)責(zé)公司匯報(bào)材料的撰寫、新聞通稿、公司項(xiàng)目簡介、標(biāo)語口號(hào)的起草等文字性工作。3、外聯(lián)組組長：DD成員：DDD主要負(fù)責(zé)與政府相關(guān)部門的聯(lián)系、協(xié)調(diào)，確定視察人員名單、來訪路線、活動(dòng)安排（程序）、視察路線。4、接待組組長：DD成員：DD主要負(fù)責(zé)會(huì)議室、貴賓休息室布置、領(lǐng)導(dǎo)迎送、胸牌制作、酒店預(yù)訂、禮品的采購及發(fā)放。5、媒體組組長：DDD成員：DDDD主要負(fù)責(zé)新聞稿發(fā)放、媒體人員路線引導(dǎo)、拍攝活動(dòng)的影像資料。6、現(xiàn)場保障組組長：DDD成員：DDDD主要負(fù)責(zé)現(xiàn)場和道路的平整、清掃、水電供應(yīng)保障、現(xiàn)場布置（彩旗、門頭等）、方便場所設(shè)置。7、道路安保組組長：DD成員：DDD主要負(fù)責(zé)道路標(biāo)識(shí)的制作和設(shè)置、高速路口至現(xiàn)場及現(xiàn)場周圍保安人員的布置、防止民訪。區(qū)級(jí)領(lǐng)導(dǎo)接待準(zhǔn)備工作安排組別項(xiàng)目具體內(nèi)容責(zé)任人備注領(lǐng)導(dǎo)小組統(tǒng)一調(diào)配公司資源調(diào)配公司人力、物力、財(cái)力等資源匯報(bào)材料、文字稿件的審核匯報(bào)用PPT、word等文件的審核工作確定主要匯報(bào)人員及陪同人員確定主要匯報(bào)人及陪同人員名單調(diào)度工作任務(wù)調(diào)度各項(xiàng)具體工作的實(shí)施監(jiān)督準(zhǔn)備工作的落實(shí)情況監(jiān)督各項(xiàng)準(zhǔn)備工作的具體執(zhí)行及落實(shí)情況秘書組匯報(bào)材料的準(zhǔn)備匯報(bào)用PPT、word等文件的起草和準(zhǔn)備工作新聞通稿新聞通稿的起草公司項(xiàng)目簡介公司項(xiàng)目簡介的起草和制作口號(hào)標(biāo)語歡迎用口號(hào)標(biāo)語的起草和制作工作外聯(lián)組確定視察人員名單、來訪路線、活動(dòng)安排（程序）及視察路線與政府相關(guān)部門聯(lián)系，確定視察人員名單、來訪路線、活動(dòng)安排（程序）及視察路線等事宜接待組會(huì)議室及貴賓休息室的布置準(zhǔn)備好會(huì)議桌、臺(tái)布、桌花、桌簽、椅子、煙、打火機(jī)、煙灰缸、飲水機(jī)、暖瓶、水杯、瓶裝水、消毒柜（內(nèi)放毛巾）、濕紙巾、面巾紙、水果、茶葉、激光筆、錄音筆、投影儀、筆記本電腦、紙筆等必需品領(lǐng)導(dǎo)的迎送做好領(lǐng)導(dǎo)的迎接與歡送工作胸牌的制作完成視察領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)人員胸牌的制作餐廳預(yù)訂（如果需要）根據(jù)視察人員的人數(shù)，預(yù)訂符合視察人員身份的飯店包房禮品采購（如果需要）做好視察人員禮品的采購工作，并完成現(xiàn)場發(fā)放工作媒體組發(fā)放新聞稿做好新聞稿的發(fā)放工作媒體人員路線引導(dǎo)為媒體人員做好行進(jìn)路線的引導(dǎo)拍攝影像準(zhǔn)備好攝像機(jī)、照相機(jī)等器材，完成活動(dòng)過程的影像拍攝工作現(xiàn)場保障組現(xiàn)場道路的平整及清掃做好現(xiàn)場道路的平整、場地的平整及清掃工作，配備灑水車控制灰塵水電供應(yīng)保障做好現(xiàn)場水電的保障工作，及應(yīng)急設(shè)備現(xiàn)場布置準(zhǔn)備好工程條幅（安全、質(zhì)量、工期、消費(fèi)）、門頭裝飾、花籃、場地指示標(biāo)識(shí)、方便場所的設(shè)置準(zhǔn)備好現(xiàn)場的方便場所道路安保組道路標(biāo)識(shí)的制作和設(shè)置完成從西三旗、西二旗、回龍觀等地進(jìn)入項(xiàng)目現(xiàn)場的道路標(biāo)識(shí)的制作及設(shè)置工作高速路口至現(xiàn)場及現(xiàn)場周圍保安人員的布置做好高速路口至現(xiàn)場及現(xiàn)場周圍的安保工作，沿途安排保安維持秩序，指引車輛防止民訪做好現(xiàn)場的安保工作，防止民防等不愉快事件發(fā)生媒體（群眾）接待工作媒體（群眾）接待工作程序（一）媒體（群眾）接待工作是指媒體和群眾到公司辦公和建設(shè)工程區(qū)域的采訪和參觀活動(dòng)。（二）公司接到媒體和群眾要求來公司辦公和建設(shè)工程區(qū)域進(jìn)行采訪和參觀的要求后，辦公室應(yīng)立即與相關(guān)部門聯(lián)絡(luò)，確認(rèn)采訪人員和參觀人員的姓名、職務(wù)、時(shí)間、采訪題目、參觀目的等事項(xiàng)。（三）辦公室在確認(rèn)采訪和參觀人員姓名、職務(wù)、時(shí)間、采訪提綱、參觀目的等相關(guān)信息后，應(yīng)立即報(bào)公司總經(jīng)理審批，并著手接待工作的準(zhǔn)備工作。（四）媒體（群眾）采訪和參觀活動(dòng)主要由公司新聞發(fā)言人出面接待，相關(guān)部門配合。具體見附件“媒體（群眾）接待工作預(yù)案”。（五）采訪和參觀活動(dòng)結(jié)束后，由辦公室負(fù)責(zé)撰寫接待紀(jì)要。一般性接待工作（一）一般性接待工作是指政府業(yè)務(wù)職能部門和其他單位到公司辦公和建設(shè)工程區(qū)域的參觀、考察和交流活動(dòng)。（二）公司接到政府業(yè)務(wù)部門和其他單位要求來公司辦公和建設(shè)工程區(qū)域進(jìn)行參觀、考察和交流活動(dòng)的要求后，公司相關(guān)部門應(yīng)立即與來訪單位聯(lián)絡(luò)，確認(rèn)來訪人員的姓名、職務(wù)、時(shí)間、來訪目的等事項(xiàng)。（三）相關(guān)部門在確認(rèn)來訪人員姓名、職務(wù)、時(shí)間、來訪目的等相關(guān)信息后，應(yīng)報(bào)公司總經(jīng)理審批，并著手接待工作的準(zhǔn)備工作。（四）一般性接待活動(dòng)主要由公司相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或由其指定的相關(guān)人員出面接待。（五）來訪活動(dòng)結(jié)束后，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)做好接待紀(jì)要。會(huì)務(wù)接待（一）公司召開的大型涉外會(huì)議，由辦公室制定詳細(xì)的會(huì)議方案，各部室積極配合做好相關(guān)接待工作。（二）公司各部室組織召開的各類專業(yè)性較強(qiáng)、涉及面不大、參加會(huì)議人員不足30人的一般性會(huì)議、培訓(xùn)等，由各部室自行安排接待，辦公室根據(jù)需要予以配合。各部室在會(huì)議舉辦前應(yīng)報(bào)總經(jīng)理審批。媒體（群眾）接待工作職責(zé)媒體采訪及群眾參觀接待工作是指市各家媒體或一般群眾來公司辦公或建設(shè)工程區(qū)域的采訪及參觀的接待工作。為做好媒體采訪及群眾參觀活動(dòng)的接待工作，公司工作將分組分步驟地做好接待準(zhǔn)備工作。具體如下：主要責(zé)任人及職責(zé)公司新聞發(fā)言人為接待媒體采訪和群眾參觀的主要責(zé)任人。其主要職責(zé)為接待來訪的媒體和群眾，并回答他們提出的問題。主要責(zé)任部門及職責(zé)主要責(zé)任部門為公司辦公室。其主要職責(zé)為聯(lián)系來訪單位，確定來訪時(shí)間和來訪人員名單、獲得采訪提綱、根據(jù)采訪提綱，為公司新聞發(fā)言人起草發(fā)言稿（終稿由公司領(lǐng)導(dǎo)確定）、安排接待流程、通知公司相關(guān)部門做好接待準(zhǔn)備、布置接待室（桌椅、投影設(shè)備、錄音設(shè)備、飲用水）、協(xié)助新聞發(fā)言人做好接待工作。配合部門根據(jù)來訪內(nèi)容和接待流程，相關(guān)部門做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作，如建設(shè)現(xiàn)場布置、接待、提供項(xiàng)目具體情況等。媒體采訪及群眾參觀接待詳細(xì)安排組別項(xiàng)目具體內(nèi)容責(zé)任人備注新聞發(fā)言人接待媒體采訪和群眾來訪回答媒體和群眾提問辦公室外聯(lián)工作確定來訪目的、時(shí)間、地點(diǎn)、來訪內(nèi)容、文書工作起草發(fā)言稿、項(xiàng)目介紹、口號(hào)、標(biāo)語安排接待流程確定接待規(guī)格、接待時(shí)間、地點(diǎn)、參觀路線接待通知通知相關(guān)部門做好接待工作準(zhǔn)備接待室布置桌椅、橫幅、投影設(shè)備、錄音設(shè)備、紙巾、飲用水、紙筆、接待室清潔、來訪迎送迎送來訪人員相關(guān)部門協(xié)助接待來訪建設(shè)現(xiàn)場接待整理、新聞稿和項(xiàng)目介紹原材料的提供就餐管理安排就餐應(yīng)明確接待目的及對(duì)象，本著從簡節(jié)約的原則，有效控制經(jīng)費(fèi)開支，非業(yè)務(wù)工作關(guān)系的一律不予安排就餐。（一）各部門因業(yè)務(wù)往來、工作聯(lián)系需對(duì)外來人員進(jìn)行正常招待的，原則上一律實(shí)行“工作餐”制度，即各部門在辦公室領(lǐng)取工作餐。（二）凡因工作需要，確需在外進(jìn)行業(yè)務(wù)招待的，由招待部門填報(bào)“來客招待申請(qǐng)單”（附件二），經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可用餐。填寫“來客招待申請(qǐng)單”時(shí)應(yīng)注明招待事由，來客姓名、職務(wù)及陪客人員等。公司領(lǐng)導(dǎo)招待時(shí)由辦公室申請(qǐng)招待手續(xù)。（三）實(shí)行先填“來客招待申請(qǐng)單”后就餐的原則，特殊情況下可在就餐后3日內(nèi)補(bǔ)辦手續(xù)，無“來客招待申請(qǐng)單”的，辦公室不予結(jié)算，費(fèi)用由簽單人自理。（四）接待標(biāo)準(zhǔn)1、來客確需宴請(qǐng)并有公司領(lǐng)導(dǎo)參加，原則上按以下標(biāo)準(zhǔn)：公司外就餐80元/人。特殊情況超過標(biāo)準(zhǔn)須有公司主要領(lǐng)導(dǎo)簽字審批。2、對(duì)來公司聯(lián)系工作的一般人員實(shí)行工作餐制，標(biāo)準(zhǔn)15元/人