PAGE規(guī)范建立文件管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文件管理，確保文件的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高文件處理效率，促進(jìn)公司各項(xiàng)工作的規(guī)范化、科學(xué)化運(yùn)行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中形成、使用、傳遞、保管的各類文件。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保文件管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.統(tǒng)一管理原則：對(duì)公司所有文件實(shí)行集中統(tǒng)一管理，避免分散、混亂。3.高效準(zhǔn)確原則：提高文件處理效率，保證文件內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，滿足工作需要。4.安全保密原則：確保文件的安全，防止文件泄露、丟失或損壞，對(duì)涉及公司機(jī)密的文件嚴(yán)格保密。二、文件分類與編號(hào)（一）文件分類1.行政文件：包括公司決議（決定、通知、通報(bào)等）、規(guī)章制度、工作計(jì)劃與總結(jié)、行政事務(wù)性文件等。2.業(yè)務(wù)文件：涉及公司各類業(yè)務(wù)活動(dòng)的文件，如合同協(xié)議、業(yè)務(wù)報(bào)告、項(xiàng)目文檔等。3.財(cái)務(wù)文件：財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等文件。4.人事文件：?jiǎn)T工檔案、招聘錄用文件、績(jī)效考核文件、培訓(xùn)記錄等。5.技術(shù)文件：產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工藝流程文件、科研報(bào)告等。（二）文件編號(hào)1.編號(hào)規(guī)則行政文件：以“XZ”開頭，后面依次為年份、月份、流水號(hào)，如“XZ202308001”。業(yè)務(wù)文件：根據(jù)業(yè)務(wù)類別分別編號(hào)，如合同協(xié)議以“HT”開頭，項(xiàng)目文檔以“XM”開頭，再加上年份、流水號(hào)，如“HT2023005”“XM2023010”。財(cái)務(wù)文件：以“CW”開頭，結(jié)合年份、流水號(hào)，如“CW2023015”。人事文件：以“RS”開頭，年份、流水號(hào)組合，如“RS2023020”。技術(shù)文件：以“JS”開頭，按年份、流水號(hào)編排，如“JS2023030”。2.編號(hào)管理編號(hào)由公司辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)分配和管理。新文件產(chǎn)生時(shí)，應(yīng)及時(shí)按照編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)，并記錄在文件登記臺(tái)賬中。編號(hào)應(yīng)保持連續(xù)性和唯一性，不得重復(fù)或跳號(hào)。三、文件起草與審核（一）起草1.文件起草由相關(guān)部門或人員負(fù)責(zé)，應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際需要，確保文件內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.起草文件應(yīng)使用規(guī)范的語言文字，表述清晰，邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，避免歧義。3.涉及多個(gè)部門的文件，由主辦部門牽頭起草，會(huì)同相關(guān)部門共同研究討論，形成初稿。（二）審核1.初稿完成后，由起草部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核文件內(nèi)容是否符合工作要求、格式是否規(guī)范等。2.初審?fù)ㄟ^后，將文件提交至相關(guān)審核部門或領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核。審核部門應(yīng)從合法性、合規(guī)性、準(zhǔn)確性、完整性等方面進(jìn)行全面審查，并提出審核意見。3.對(duì)于重要文件或涉及重大事項(xiàng)的文件，需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)。4.文件起草部門應(yīng)根據(jù)審核意見對(duì)文件進(jìn)行修改完善，直至審核通過。四、文件發(fā)布與傳達(dá)（一）發(fā)布1.審核通過的文件，由公司辦公室負(fù)責(zé)發(fā)布。發(fā)布形式包括印發(fā)紙質(zhì)文件、在公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)發(fā)布電子文件等。2.印發(fā)紙質(zhì)文件時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的格式和份數(shù)進(jìn)行印刷，并加蓋公司公章或相關(guān)部門印章。3.在公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)發(fā)布電子文件時(shí)，應(yīng)確保文件內(nèi)容清晰、格式正確，同時(shí)設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，保證文件的安全訪問。（二）傳達(dá)1.公司辦公室負(fù)責(zé)將發(fā)布的文件及時(shí)傳達(dá)給相關(guān)部門和人員。傳達(dá)方式可根據(jù)文件性質(zhì)和緊急程度選擇郵件、內(nèi)部通知、會(huì)議宣讀等。2.對(duì)于重要文件或涉及全體員工的文件，應(yīng)通過公司內(nèi)部會(huì)議、公告欄等形式進(jìn)行廣泛傳達(dá)，確保員工知曉。3.文件接收部門和人員應(yīng)及時(shí)查收文件，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)反饋文件接收情況。五、文件使用與借閱（一）使用1.各部門和員工應(yīng)按照文件規(guī)定的要求和范圍使用文件，不得擅自擴(kuò)大使用范圍或改變文件內(nèi)容。2.在使用文件過程中，應(yīng)注意保護(hù)文件的完整性和保密性，不得隨意涂改、損壞文件。3.如需對(duì)文件進(jìn)行復(fù)印、掃描等操作，應(yīng)經(jīng)文件管理部門批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行。（二）借閱1.因工作需要借閱文件的，應(yīng)填寫《文件借閱申請(qǐng)表》，注明借閱文件的名稱、編號(hào)、借閱目的、借閱期限等信息。2.《文件借閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至公司辦公室審批。3.公司辦公室根據(jù)審批意見，辦理文件借閱手續(xù)，并將文件交予借閱人。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得轉(zhuǎn)借他人或帶出公司。如遇特殊情況需要延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人歸還文件時(shí)，公司辦公室應(yīng)認(rèn)真檢查文件的完整性和保密性，如發(fā)現(xiàn)文件有損壞、丟失或泄露等情況，應(yīng)及時(shí)追究借閱人的責(zé)任。六、文件歸檔與保管（一）歸檔1.文件辦理完畢后，承辦部門應(yīng)及時(shí)將文件整理歸檔。歸檔文件應(yīng)齊全完整、分類準(zhǔn)確、編目清晰。2.歸檔文件應(yīng)按照文件分類和編號(hào)順序進(jìn)行排列，并編制文件目錄。文件目錄應(yīng)包括文件編號(hào)、名稱、日期、來源、保管期限等信息。3.每年年底，各部門應(yīng)將本年度歸檔的文件移交至公司檔案室統(tǒng)一保管。（二）保管1.公司檔案室應(yīng)具備完善的檔案保管設(shè)施，確保文件存放安全、環(huán)境適宜。2.檔案室應(yīng)建立健全檔案管理制度，對(duì)檔案的接收、整理、保管、查閱、銷毀等環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格管理。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。對(duì)破損、褪色的文件應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.根據(jù)文件的重要性和保管期限，對(duì)檔案進(jìn)行分類存放，并設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)。七、文件查閱與復(fù)制（一）查閱1.因工作需要查閱文件的，應(yīng)填寫《文件查閱申請(qǐng)表》，注明查閱文件的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息。2.《文件查閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至公司辦公室審批。3.公司辦公室根據(jù)審批意見，安排專人協(xié)助查閱文件，并在指定地點(diǎn)進(jìn)行查閱。查閱人不得擅自將文件帶出指定地點(diǎn)。4.查閱涉及公司機(jī)密的文件，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密規(guī)定，查閱人不得向無關(guān)人員透露文件內(nèi)容。（二）復(fù)制1.如需復(fù)制文件，應(yīng)填寫《文件復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制文件的名稱、編號(hào)、復(fù)制份數(shù)及用途等信息。2.《文件復(fù)制申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至公司辦公室審批。3.公司辦公室根據(jù)審批意見，安排專人進(jìn)行文件復(fù)制，并對(duì)復(fù)制情況進(jìn)行登記。4.復(fù)制的文件應(yīng)加蓋“復(fù)制件”印章，并注明復(fù)制日期和出處。八、文件保密與銷毀（一）保密1.公司員工應(yīng)嚴(yán)格遵守文件保密制度，對(duì)涉及公司機(jī)密和敏感信息的文件予以保密。2.接觸機(jī)密文件人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.在文件處理過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，如加密存儲(chǔ)、限制訪問權(quán)限等。4.嚴(yán)禁在私人通訊工具（如微信、QQ）上傳輸公司機(jī)密文件，不得在公共場(chǎng)所談?wù)摴緳C(jī)密文件內(nèi)容。（二）銷毀1.文件保管期限屆滿或因其他原因需要銷毀的，由相關(guān)部門提出銷毀申請(qǐng)，并填寫《文件銷毀申請(qǐng)表》。2.《文件銷毀申請(qǐng)表》應(yīng)注明擬銷毀文件的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、公司辦公室負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，由公司辦公室安排專人負(fù)責(zé)文件銷毀工作。銷毀文件應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，確保文件信息無法