PAGE科技檔案保管制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司科技檔案的科學(xué)管理，確保科技檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮科技檔案在公司生產(chǎn)、科研、經(jīng)營和管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在科技活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，包括但不限于科研項(xiàng)目檔案、產(chǎn)品研發(fā)檔案、技術(shù)合同檔案、設(shè)備儀器檔案、基建工程檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設(shè)立專門的科技檔案管理部門，對全公司的科技檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則科技檔案應(yīng)如實(shí)反映科技活動(dòng)的全過程，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則歸檔的科技文件材料應(yīng)齊全完整，包括項(xiàng)目前期文件、研究開發(fā)過程文件、成果鑒定文件、推廣應(yīng)用文件等各個(gè)階段的材料。4.準(zhǔn)確性原則科技檔案的內(nèi)容和數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確無誤，書寫規(guī)范，簽字蓋章齊全。5.安全性原則采取有效措施確?？萍紮n案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、科技檔案的形成與收集（一）科技文件材料的形成1.各部門在科技活動(dòng)中應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)科技文件材料的形成、積累和整理工作，確保文件材料的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。2.科技文件材料應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書寫材料和載體，字跡清晰，圖表準(zhǔn)確，簽字蓋章齊全。（二）科技文件材料的收集1.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)按照項(xiàng)目進(jìn)度及時(shí)收集本項(xiàng)目產(chǎn)生的科技文件材料，包括科研報(bào)告、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、圖紙、合同協(xié)議等，并定期整理交至科技檔案管理部門。2.科技檔案管理部門應(yīng)定期對各部門的科技文件材料收集情況進(jìn)行檢查和督促，確保文件材料按時(shí)歸檔。3.對于外單位提供的科技文件材料，接收部門應(yīng)及時(shí)登記，并按照要求進(jìn)行整理和歸檔。三、科技檔案的整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.科技檔案按照項(xiàng)目類別、時(shí)間順序、保管期限等進(jìn)行分類。2.具體分類如下：科研項(xiàng)目檔案：按照項(xiàng)目名稱進(jìn)行分類，包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、研究報(bào)告、實(shí)驗(yàn)記錄、成果鑒定文件等。產(chǎn)品研發(fā)檔案：按照產(chǎn)品型號進(jìn)行分類，包括產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)文件、工藝文件、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。技術(shù)合同檔案：按照合同類別進(jìn)行分類，包括技術(shù)開發(fā)合同、技術(shù)轉(zhuǎn)讓合同、技術(shù)咨詢合同、技術(shù)服務(wù)合同等。設(shè)備儀器檔案：按照設(shè)備儀器名稱進(jìn)行分類，包括設(shè)備購置合同、安裝調(diào)試記錄、操作規(guī)程、維修保養(yǎng)記錄等。基建工程檔案：按照工程項(xiàng)目名稱進(jìn)行分類，包括工程前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、竣工驗(yàn)收文件等。（二）編號規(guī)則1.科技檔案編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查詢。2.編號格式為：[檔案類別代碼][年份][流水號]。檔案類別代碼：按照上述分類標(biāo)準(zhǔn)，分別用不同的字母或數(shù)字表示，如科研項(xiàng)目檔案用“KY”表示，產(chǎn)品研發(fā)檔案用“CP”表示等。年份：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份，如“2023”。流水號：按照檔案形成的順序依次編號，如“001”“002”等。（三）裝訂要求1.科技檔案應(yīng)按照一定的順序進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。2.裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝方式，不得使用金屬釘裝訂。3.對于幅面較大的圖紙，應(yīng)折疊成A4紙大小，并在折疊處加蓋歸檔章。（四）編目1.科技檔案應(yīng)編制卷內(nèi)目錄和案卷目錄，卷內(nèi)目錄應(yīng)包括序號、文件編號、責(zé)任者、文件題名、日期、頁號等內(nèi)容，案卷目錄應(yīng)包括案卷號、題名、年度、保管期限、密級、頁數(shù)、備注等內(nèi)容。2.編目應(yīng)準(zhǔn)確、清晰，便于查閱和利用。四、科技檔案的保管（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的科技檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。2.庫房應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并按照檔案類別和編號順序進(jìn)行排列，便于查找和管理。（二）保管期限1.科技檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對公司有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為長期保管，保管期限為16年至50年。短期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對公司有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為短期保管，保管期限為15年以下。2.保管期限的劃分應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況進(jìn)行確定，并在檔案整理時(shí)予以標(biāo)注。（三）密級劃分1.科技檔案的密級分為絕密、機(jī)密、秘密三級。絕密級檔案：涉及公司核心技術(shù)、商業(yè)機(jī)密等重要信息，一旦泄露會(huì)給公司造成重大損失的檔案。機(jī)密級檔案：涉及公司重要技術(shù)、業(yè)務(wù)信息等，泄露后會(huì)給公司造成較大損失的檔案。秘密級檔案：涉及公司一般技術(shù)、業(yè)務(wù)信息等，泄露后會(huì)給公司造成一定損失的檔案。2.密級的劃分應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)保密規(guī)定和公司實(shí)際情況進(jìn)行確定，并在檔案整理時(shí)予以標(biāo)注。（四）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。2.對于破損、褪色的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制；對于電子檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，確保檔案的安全。未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱、借閱、復(fù)印、銷毀檔案。五、科技檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要，可查閱、借閱本部門形成的科技檔案。2.公司內(nèi)部其他部門因工作需要，需查閱、借閱其他部門形成的科技檔案時(shí)，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，并經(jīng)檔案形成部門負(fù)責(zé)人同意。3.外單位因工作需要查閱、借閱公司科技檔案時(shí)，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，辦理相關(guān)手續(xù)后方可查閱、借閱。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案的安全。2.借閱：借閱者應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、期限等內(nèi)容，并經(jīng)檔案形成部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫復(fù)制申請表，注明復(fù)制檔案的名稱、數(shù)量、用途等內(nèi)容，并經(jīng)檔案形成部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)使用檔案管理部門統(tǒng)一提供的設(shè)備和材料，確保復(fù)制件與原件一致。（三）利用登記1.檔案管理人員應(yīng)對科技檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用方式、檔案名稱、數(shù)量等內(nèi)容。2.利用登記應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確，便于統(tǒng)計(jì)和查詢。六、科技檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.科技檔案的鑒定工作應(yīng)遵循全面的歷史觀點(diǎn)和辯證唯物主義的方法，從公司的實(shí)際需要出發(fā)，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。2.鑒定工作應(yīng)在檔案形成部門和檔案管理部門的共同參與下進(jìn)行，確保鑒定結(jié)果的客觀、公正。（二）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性：檢查檔案是否齊全完整，是否包括項(xiàng)目前期文件、研究開發(fā)過程文件、成果鑒定文件、推廣應(yīng)用文件等各個(gè)階段的材料。2.檔案的準(zhǔn)確性：檢查檔案的內(nèi)容和數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確無誤，書寫規(guī)范，簽字蓋章齊全。3.檔案的價(jià)值：根據(jù)檔案的保管期限和密級劃分標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司的實(shí)際情況，判斷檔案是否具有保存價(jià)值。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期組織檔案鑒定工作，成立鑒定小組，成員包括檔案管理人員、檔案形成部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)技術(shù)專家等。2.鑒定小組對需要鑒定的檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)鑒定原則和內(nèi)容，提出鑒定意見。3.對于確定無保存價(jià)值的檔案，鑒定小組應(yīng)填寫檔案銷毀審批表，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容，并經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可銷毀。（四）銷毀要求1.檔案銷毀