公務(wù)員禮儀修養(yǎng)之語言禮儀規(guī)范談話禮儀

語言文字，是人類用以表達(dá)思想、交流情感、溝通信息的特有工具。在日常

工作與生活里，基層公務(wù)員不僅需要具備一定的語言文字的使用能力，而且還必

須以此作為自身最為重要的交際工具。

俗話說：“言為心聲”，“字如其人”。在平日運(yùn)用語言文字時(shí)，基層公務(wù)員必須對(duì)

其多加要求，恪守成規(guī)。所謂語言禮儀規(guī)范，指的就是基層公務(wù)員運(yùn)用語言文字

不能不遵守的一些成規(guī)。

具體而言，語言禮儀規(guī)范實(shí)際上體現(xiàn)于兩個(gè)相互關(guān)聯(lián)的不同方面。一方面，它對(duì)

基層公務(wù)員“說什么”、“寫什么”有所規(guī)范，此即所謂“內(nèi)容美”。另一方面，它對(duì)

基層公務(wù)員“怎樣說"、'、怎樣寫”也有所要求，此即所謂“形式美”。

運(yùn)用語言文字時(shí)，基層公務(wù)員不能忽略其“內(nèi)容美”，因?yàn)殡x開了內(nèi)容，其具體內(nèi)

容便無本可依。與此同時(shí)，對(duì)其“形式美”也應(yīng)高度關(guān)注，因?yàn)閮?nèi)容體現(xiàn)于形式,

形式表現(xiàn)內(nèi)容。完全忽略了形式，語言文字的“內(nèi)容美”便無從談起。總而言之,

基層公務(wù)員對(duì)語言文字的“內(nèi)容美”與“形式美”應(yīng)給予同等重視。

公文禮儀

公文，即相對(duì)私人文書而言的公務(wù)文書的簡稱。各級(jí)行政機(jī)關(guān)的公文，就是各級(jí)

公務(wù)員在公務(wù)活動(dòng)中所使用的書面文字材料。廣義的公文還包括圖表、錄像、錄

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音、物證等各種適應(yīng)實(shí)際需求的內(nèi)容。

公文是傳達(dá)、貫徹黨和國家的方針政策，發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，施行行政措施,

請(qǐng)示和答復(fù)問題，指示和商議工作，以及報(bào)告情況，交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具。公文

具有嚴(yán)肅的政治性、規(guī)范的程式性、絕對(duì)的權(quán)威性、直接的實(shí)用性和明確的工具

性等鮮明的特點(diǎn)。

根據(jù)1993年11月21日由國務(wù)院辦公廳重新頒布的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦

法》，我國將現(xiàn)行行政公文分為如下12類13種，并對(duì)每一類每一種公文的具體

內(nèi)容、適用范圍、適用對(duì)象都作了具體的規(guī)定。

命令適用于依照有關(guān)法規(guī)發(fā)布重要行政法規(guī)和規(guī)章，采取重大強(qiáng)制性行政措施,

獎(jiǎng)懲有關(guān)人員，撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適應(yīng)的決定等。

議案適用于各級(jí)人民政府按法定程序向同級(jí)人民代表大會(huì)或人民代表大會(huì)常務(wù)

委員會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)。

決定適用于對(duì)重大活動(dòng)或事項(xiàng)作出安排。

指示適用于對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)布置工作，闡明工作活動(dòng)的指導(dǎo)原則。

公告和通告向國內(nèi)外宣告法定事項(xiàng)或其他重要事項(xiàng)用“公告”；在一定范圍內(nèi)公

布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)則用“通告”。

通知適用于發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)或不相

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隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)耍求下級(jí)機(jī)關(guān)和有關(guān)單位需要周知或共同執(zhí)行的事項(xiàng)，任

免和聘用干部。

通報(bào)適用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要情況。

報(bào)告適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出意見或建議，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)

的詢問。

請(qǐng)示適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。

批復(fù)適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)。

函適用于互不隸屬的機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向有關(guān)主管部門請(qǐng)

求批準(zhǔn)等。

會(huì)議紀(jì)要適用于傳達(dá)會(huì)議情況和會(huì)議精神。

各級(jí)行政機(jī)關(guān)的公文在公務(wù)活動(dòng)中發(fā)揮著極其重要的作用。

第一，公文具有法規(guī)和準(zhǔn)繩的作用。有的公文本身就屬于法規(guī)文件，有的公文則

是法規(guī)的具體化。它們對(duì)所涉及的對(duì)象都具有強(qiáng)制的約束力和規(guī)范作用，是個(gè)人

和單位行動(dòng)的準(zhǔn)繩。

第二，公文具有領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)的作用。通過互行公文，上級(jí)機(jī)關(guān)可傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)意圖,

下級(jí)機(jī)關(guān)則可遵照?qǐng)?zhí)行、貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖。

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應(yīng)及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)提出，并予以糾正。如果要提出新的政策規(guī)定，則應(yīng)加以具體說明，

切勿使之前后矛盾。

2.真實(shí)準(zhǔn)確。公文所反映的情況必須真實(shí)、準(zhǔn)確.不僅基本的事實(shí)材料要真實(shí),

而且具體的細(xì)節(jié)、背景、數(shù)據(jù)也要準(zhǔn)確無誤。這就要求基層公務(wù)員深入實(shí)際、密

切聯(lián)系群眾、實(shí)事求是，要克服官僚主義、形式主義和文牘主義，更不可弄虛作

假、敷衍了事。

（二）格式要求

公文是一種規(guī)范性極強(qiáng)的應(yīng)用文體，因此基層公務(wù)員在撰制公文時(shí)務(wù)必要遵守具

體的格式要求。

1.選擇恰當(dāng)文種。國務(wù)院規(guī)定的12類13種公文形式，每一種都有近似但卻有所

區(qū)別的格式要求。因此，選擇恰當(dāng)文種是遵守公文格式的基礎(chǔ)。

正如南朝劉勰在《文心雕龍?章表》中所說：“章以謝恩，奏以按劾，表以陳情，

議以執(zhí)異各種公文體現(xiàn)的是不同的發(fā)文機(jī)關(guān)權(quán)限范圍和行文機(jī)關(guān)之間的不同

關(guān)系，反映了不同的發(fā)文目的。因此基層公務(wù)員在撰制公文時(shí)務(wù)必要根據(jù)本機(jī)關(guān)

的職權(quán)地位和發(fā)文目的選擇恰當(dāng)文種，采取相應(yīng)格式。

2.遵守具體格式。公文講究格式，是公文管理標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化的必然要求，也是

公文合法性的保障。概括地說，公文格式可分為文頭、正文、文尾和標(biāo)記這四部

分內(nèi)容。

其一，文頭。文頭包括文件名稱與發(fā)文字號(hào)。文件名稱，由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱加“文

件”兩字組成，如“中共中央文件文件名稱往往用套紅大字印刷，被稱為“紅頭

文件發(fā)文字號(hào)，由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年號(hào)、文件順序號(hào)三者組成。若是幾個(gè)機(jī)

關(guān)聯(lián)合發(fā)文，一般只注明主發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。年號(hào)應(yīng)由“”括注，而不能使

用“（）

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其二，正文。正文包括以下七部分內(nèi)容。

一是公文標(biāo)題。由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種三部分組成，應(yīng)簡要準(zhǔn)確地概括公

文的主要內(nèi)容，體現(xiàn)發(fā)文主旨。例如“公安部關(guān)于在全國公安機(jī)關(guān)開展向濟(jì)南交

警支隊(duì)學(xué)習(xí)活動(dòng)的決定如果公文版頭已注有發(fā)文機(jī)關(guān)，或已在文尾注明了發(fā)

文機(jī)關(guān)，公文標(biāo)題即可省略發(fā)文機(jī)關(guān)；如果難以用少量文字概括所發(fā)公文的內(nèi)容,

或公文內(nèi)容較為簡單，可省略發(fā)文事由。公文標(biāo)題除法規(guī)、規(guī)章名稱需加書名號(hào)

外，一般不加其他標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，而以空格代之；標(biāo)題字?jǐn)?shù)太多，分行書寫時(shí)，注意

不得將固定詞語拆開分寫。

二是主送機(jī)關(guān)。即負(fù)責(zé)受理或答復(fù)該公文的機(jī)關(guān)。上行文只有一個(gè)主送機(jī)關(guān)，即

文件責(zé)任的直接承擔(dān)者；下行文可有多個(gè)主送機(jī)關(guān)，書寫于左首頂格處，按級(jí)別

高低順序排列。

三是正文。是公文的主體，表述公文具體內(nèi)容的部分，寫在主送機(jī)關(guān)名稱之后。

四是附件。即附屬于正文的材料，用于對(duì)公文的補(bǔ)充或參考。附件名稱要在正文

之后注明，附件本身既可單獨(dú)成件，也可與文件主體裝訂一起投送。

五是發(fā)文機(jī)關(guān)。即公文的法定作者名稱，應(yīng)采用機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱，寫于正

文或附件名稱之后一定距離的右下方。如需以機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人名義行文，則應(yīng)在領(lǐng)導(dǎo)

人姓名前冠以職務(wù)。聯(lián)合行文時(shí)，應(yīng)將主發(fā)機(jī)關(guān)排列在前。

六是發(fā)文日期。用以表明公文的生效時(shí)間，寫于發(fā)文機(jī)關(guān)下方，使用年月日全稱。

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七是印章。即發(fā)文機(jī)關(guān)對(duì)公文的效力負(fù)責(zé)的憑證，蓋于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱和發(fā)文日期

的字面上。

其三，文尾。文尾包括如下三個(gè)部分。

一是主題詞。用以標(biāo)示公文的核心內(nèi)容，便于公文的計(jì)算機(jī)檢索與管理。主題詞

不同于公文標(biāo)題，其確定應(yīng)從公文內(nèi)容范疇、主題內(nèi)容、特征和文種這四個(gè)方面

入手，而不能簡單地從公文標(biāo)題中提取。國務(wù)院辦公廳秘書局于1994年4月修

訂出版的《國務(wù)院公文主題詞表》和中共中央辦公廳秘書局于1998年8月修訂

發(fā)布的《公文主題詞表》是目前標(biāo)引主題詞的重要依據(jù)。主題詞一般不超過七個(gè)，

每個(gè)主題詞之間要空一格，寫于發(fā)文日期之后，用黑體字卬刷。

二是抄送抄報(bào)機(jī)關(guān)。即除主送機(jī)關(guān)外還應(yīng)了解公文內(nèi)容的有關(guān)機(jī)關(guān)。上行文為抄

報(bào)，平行文或下行文為抄送。

三是制發(fā)機(jī)構(gòu)和制發(fā)時(shí)間。即公文的印制單位和時(shí)間，書寫于同一行。單位居左，

頂格；時(shí)間居右，頂格。

其四，標(biāo)記。

標(biāo)記包括四個(gè)部分的內(nèi)容。

一是秘密等級(jí)。按公文的機(jī)密性質(zhì)，公文可分為內(nèi)部文件、公開文件和保密文件

三類，其中保密文件又可分為秘密文件、機(jī)密文件和絕密文件三等。秘密等級(jí)標(biāo)

在左上角，以醒目的黑體字印刷。

二是緊急程度。公文有緊急公文和非緊急公文兩類，緊急公文又可分為急公文和

特急公文兩等。緊急程度應(yīng)以黑體字標(biāo)在密級(jí)上方。

三是閱讀范圍。即以工作需要和保密范圍為依據(jù)所確定的公文的行文范圍和閱讀

對(duì)象，寫于發(fā)文日期之后，主題詞之前。

四是印刷份數(shù)。指該公文的實(shí)際印制數(shù)量，用括號(hào)標(biāo)注在文件左下方。

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另外，公文紙一般采用16開型（260mmxl85mm）于公文左側(cè)裝訂。按慣例，

開頭應(yīng)為35mm,地腳應(yīng)為25mm,訂口應(yīng)為22mm,翻口應(yīng)為25mm,版心內(nèi)

正文應(yīng)有25行20列。特殊公文，如“布告”、“通告”等用紙大小可視實(shí)際需求而

定。公文書寫應(yīng)自上而下、自左至右（見例一）。

例一格式規(guī)范的公文樣式

（三）語言要求

公文的語言雖然只是一個(gè)形式的問題，但卻能影響公文的內(nèi)容，對(duì)公文整體起到

舉足輕重的作用。哪怕是一個(gè)小小的文字或標(biāo)點(diǎn)錯(cuò)誤，都有可能影響對(duì)公文的理

解和執(zhí)行。因此基層公務(wù)員務(wù)必要注意公文撰制過程中的語言問題。一般而言，

要做到準(zhǔn)確、樸實(shí)、簡明。

1.準(zhǔn)確。公文的語言要求準(zhǔn)確，是指公文的用字用詞要恰當(dāng)，語句段落要通順，

數(shù)字標(biāo)點(diǎn)要規(guī)范。例如，根據(jù)新頒布的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，公文中

的數(shù)字寫法就應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守我國1987年2月1E頒布的《關(guān)于出版物上數(shù)字用

法的試行規(guī)定》的要求。只有準(zhǔn)確用語，才能如實(shí)反映客觀事物，如實(shí)傳達(dá)發(fā)文

意圖，使公文得以更好地理解和執(zhí)行。

2.樸實(shí)。公文具有政治性和嚴(yán)肅性的特點(diǎn)，因此公文的語言應(yīng)當(dāng)力求質(zhì)樸無華,

少用描寫和抒情的手法。要直話直說，不可拐彎抹角或以含蓄的筆法委婉地表達(dá)

意思。

3.簡要。公文語言的簡要，是快速高效地傳遞信息的需要。冗長的公文不僅會(huì)讓

人望而生厭，而且不利于主旨的突出和重點(diǎn)的把握。簡明扼要是公文寫作的一項(xiàng)

基本要求。要使公文語言簡要，就須開門見山，盡快道出主題，緊扣主題，摒棄

套話，并學(xué)會(huì)熟練使用一套常用的事務(wù)性詞匯，簡要對(duì)事物進(jìn)行表達(dá)。

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二、公文的行文

行文即公文的運(yùn)轉(zhuǎn)，行文關(guān)系則是指公文運(yùn)轉(zhuǎn)過程中發(fā)文機(jī)關(guān)與收文機(jī)關(guān)之間的

關(guān)系，也即各級(jí)機(jī)關(guān)之間公文的授受關(guān)系。

（一）行文分類

按照公文在各級(jí)機(jī)關(guān)之間的運(yùn)行方向，可將行文分為三類：上行文、平行文和下

行文。相應(yīng)地，行文關(guān)系也可分為上行文關(guān)系、平行文關(guān)系和下行文關(guān)系三種。

1.上行文。上行文即下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)呈遞的公文，一般可分為逐級(jí)行文、多

級(jí)行文和越級(jí)行文三種。由于下級(jí)機(jī)關(guān)要對(duì)自己的直接上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)，因此逐級(jí)

行文最為普遍。只有在特殊情況下才可采用多級(jí)行文和越級(jí)行文的方式。上行文

包括報(bào)告、請(qǐng)示和議案三種公文類型。

2.平行文。平行文即互相沒有隸屬關(guān)系和業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系，同級(jí)或不屬同一系統(tǒng)的

機(jī)關(guān)部門之間的行文。平行文多采用公函文件。

3.下行文。下行文即上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)所屬下級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的文件，一般可分為逐級(jí)行文、

多級(jí)行文、直到基層行文這三種。下行文的文種較多，有命令、決定、指示、公

告、通告、通知、通報(bào)、批復(fù)、會(huì)議記要等9種。

（二）行文規(guī)則

各級(jí)機(jī)關(guān)之間互相行文時(shí).，務(wù)必要遵守如下一些規(guī)則。

1.行文機(jī)關(guān)應(yīng)明確發(fā)文權(quán)限，在自己的職權(quán)范圍內(nèi)制發(fā)公文。對(duì)超出自己權(quán)限的

待處理事項(xiàng)，應(yīng)行文商請(qǐng)職權(quán)部門發(fā)文或雙方聯(lián)名行文，不可越俎代庖。越權(quán)而

行之公文沒有任何權(quán)威和約束力。

2.下級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)向自己的直接上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)，不可隨意越級(jí)向上行文。如有特殊情

況必須越級(jí)請(qǐng)示，則應(yīng)抄報(bào)所越機(jī)關(guān)。上級(jí)機(jī)關(guān)如有必要越級(jí)向下行文時(shí).，亦應(yīng)

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同時(shí)抄送受文機(jī)關(guān)的直接上級(jí)機(jī)關(guān)。

3.受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)上報(bào)公文，應(yīng)根據(jù)內(nèi)容寫明主報(bào)機(jī)關(guān)和抄報(bào)機(jī)關(guān)，由主報(bào)機(jī)

關(guān)答復(fù)請(qǐng)示的問題。上級(jí)機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級(jí)機(jī)關(guān)行文時(shí)，應(yīng)同時(shí)抄送另一

上級(jí)機(jī)關(guān)。

4.貫徹黨政分開原則，實(shí)行黨政分別行文。凡屬政府的工作，應(yīng)以政府名義行文；

凡屬黨委的工作，則應(yīng)以黨委名義行文。

5.若待辦事項(xiàng)涉及多個(gè)機(jī)關(guān)的職權(quán)范圍，或多個(gè)機(jī)關(guān)遇有相同問題需請(qǐng)示和報(bào)告

時(shí)，各機(jī)關(guān)可聯(lián)合行文。聯(lián)合行文的各方應(yīng)是同一級(jí)別。各部門若對(duì)某一問題未

形成一致意見，均不得擅自向下行文。

6.經(jīng)批準(zhǔn)在報(bào)刊上發(fā)表的行政公文，應(yīng)被視為正式公文而依照?qǐng)?zhí)行。如不另外行

文，發(fā)文機(jī)關(guān)應(yīng)在報(bào)刊上發(fā)表該文時(shí)加以注明。

7.本著精簡高效的原則，嚴(yán)格控制發(fā)文的數(shù)量、投送范圍。盡量減少行文的中間

環(huán)節(jié)，不重復(fù)行文。

三、公文的辦理

依照國家有關(guān)規(guī)定：“公文辦理一般包括登記、分辦、批辦、承辦、催辦、擬稿、

審核、簽發(fā)、繕印、用印、傳遞、歸檔、銷毀等程序。“一般而言，公文辦理是

指各級(jí)行政機(jī)關(guān)和公務(wù)人員在收到公文后對(duì)它進(jìn)行的辦復(fù)。

（一）基本要求

基層公務(wù)員辦理公文務(wù)必須遵循準(zhǔn)確、及時(shí)、安全三項(xiàng)基本要求。

1.準(zhǔn)確。所謂辦理公文要準(zhǔn)確，是指辦理公文的每個(gè)環(huán)節(jié)都要井然有序，辦理公

文的順序要合理，銜接要緊湊，辦理的形式和方法要力求規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。

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2.及時(shí)。為提高辦事效率，基層公務(wù)員辦理公文時(shí)務(wù)必要及時(shí)，要避免因公文誤

期而影響工作。一是要強(qiáng)化時(shí)間觀念。公文能辦就辦，說辦就辦，養(yǎng)成限定時(shí)間

內(nèi)辦好公文的良好習(xí)慣，不可拖拖拉拉、辦辦停停。對(duì)于緊急公文，更須及時(shí)處

理。二是要縮短運(yùn)轉(zhuǎn)周期。公務(wù)人員要盡量縮短公文的傳遞、留辦時(shí)間，促進(jìn)公

文高效運(yùn)轉(zhuǎn)，避免在公文傳遞過程中浪費(fèi)不必要的時(shí)間。三是要簡化辦文程序。

要盡量減少公文辦理所需的手續(xù)和環(huán)節(jié)，防止因環(huán)節(jié)復(fù)雜、程序繁多而導(dǎo)致的效

率低下。

3.安全?；鶎庸珓?wù)員在辦理公文時(shí)要恪盡職守，確保經(jīng)辦公文的安全。這里的安

全有兩層含義。一是指要確保公文物質(zhì)上的安全，防止公文受損或遺失。這就要

求不可亂堆、亂放、亂疊公文，以免受到過多的磨損；要做到防潮防火防蛀，延

長公文“壽命”。二是指要確保公文政治上的安全，嚴(yán)守國家機(jī)密。要積極做好保

密工作，開展保密教育，做到有備無患，防止國家利益受損。

為了確保公文的安全，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)務(wù)必要端正態(tài)度，充分認(rèn)識(shí)公文安全的重要性;

要經(jīng)常性開展公務(wù)員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高基層公務(wù)員的素質(zhì)和能力。

（二）收文程序

收到公文后，基層公務(wù)員一定要按程序?qū)ζ溥M(jìn)行處理。

1.登記。各級(jí)行政機(jī)關(guān)在收到公文后，務(wù)必要對(duì)所收公文進(jìn)行登記。各種公文一

般可按“上級(jí)文件”、“下級(jí)文件”、“需承辦文件”、“一般性文件”4個(gè)類型分類登

記。登記內(nèi)容包括收文序號(hào)、收文日期、來文單位、來文標(biāo)題、密級(jí)、領(lǐng)導(dǎo)批示

與承辦情況、歸卷號(hào)及備注等。收文登記時(shí)字跡要清晰工整，平件、密件要明確

區(qū)分，急緩程度要嚴(yán)格分清。登記的基本要求是準(zhǔn)確、詳實(shí)。

2.擬辦、批辦。擬辦即基層公務(wù)員在收到來文后提出初步的辦理方案或建議，供

領(lǐng)導(dǎo)參考。擬辦意見應(yīng)簡明扼要，并可隨同附上與來文有關(guān)的材料,交領(lǐng)導(dǎo)參看。

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批辦即機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)需要辦理的公文進(jìn)行批示，提出執(zhí)行、辦理的原則與方法，并

簽署姓名與日期。批辦要及時(shí)、迅速，批示的意見要明確、具體。

3.承辦。承辦即基層公務(wù)員根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示意見，對(duì)公文的具體執(zhí)行辦理。承辦時(shí)

應(yīng)當(dāng)統(tǒng)籌規(guī)劃、妥善安排。要分清來文的主次緩急，有步驟有計(jì)劃地辦理，優(yōu)先

辦理重要的公文。一般而言，特急件應(yīng)隨收隨辦，當(dāng)時(shí)或當(dāng)天辦結(jié)；急件也應(yīng)隨

收隨辦；限時(shí)處理的公文當(dāng)以規(guī)定時(shí)間為限，不得拖延；其他一般公文也應(yīng)盡快

辦理。

4.催辦。催辦即對(duì)公文辦理的督促與檢查，主要是指在收到公文后，對(duì)本機(jī)關(guān)各

承辦部門的公文處理工作進(jìn)行監(jiān)督與檢查。各級(jí)行政機(jī)關(guān)應(yīng)建立健全機(jī)關(guān)公文催

辦系統(tǒng)和催辦的登記、分層逐級(jí)匯報(bào)制度，以落實(shí)催辦工作。

信函禮儀

信函，是書信的正式稱呼。在人際交往中，信函是一種應(yīng)用極為廣泛的書面交流

形式。對(duì)于廣大基層公務(wù)員而言，信函在實(shí)際工作中扮演著舉足輕重的角色。因

此，每一位基層公務(wù)員都必須熟練掌握信函的書寫和使用規(guī)范。

盡管公務(wù)信函和私人信函都屬于信函的一種，但由于適用范圍和使用目的大相徑

庭，兩者在書寫和辦理上存在很多不同之處。本節(jié)擬就公務(wù)信函的格式和內(nèi)容、

回復(fù)和保存等方面需要嚴(yán)格遵守的規(guī)范要求作出具體闡述，并舉例說明特殊公務(wù)

信函的書寫方法。

一、內(nèi)容與格式

信函的最大功效和目的在于傳遞信息，因此其內(nèi)容必須完整無缺，其表述必須準(zhǔn)

確清楚，如果信函的內(nèi)容不夠完整，表述不夠規(guī)范，甚至詞不達(dá)意，就難以準(zhǔn)確

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有效地傳遞信息，進(jìn)而延誤公務(wù)的開展，而且耗費(fèi)讀信者不必要的時(shí)間和精力。

而要使信函的內(nèi)容完整無缺，表述準(zhǔn)確清楚，關(guān)鍵一點(diǎn)就在于要嚴(yán)格遵守信函的

書寫格式。信函的格式如同信函的骨架，貫穿信函始末，支撐起所有的內(nèi)容。沒

有完整而準(zhǔn)確的信函格式，信函就像是散了架的機(jī)器，沒有任何功效和意義。

公務(wù)信函的格式與私人信函大致相同。具體而言，可分為箋文格式和封文格式兩

方面。

（一）箋文格式

箋文，即寫于信箋上的書信內(nèi)容。箋文一般由抬頭、啟詞、正文、祝詞、落款以

及附言等幾部分組成。

1.抬頭。它是對(duì)收件人的稱呼，于信箋首行頂格書寫，并且單獨(dú)成行?；鶎庸珓?wù)

員在書寫公務(wù)信函的抬頭時(shí)，通常適用的稱呼有切下幾類：一是以姓氏加上稱謂

詞作稱呼，例如“黃先生”、"耿同志''等，這類稱呼顯得較為自然；二是以姓氏加

上職銜作為稱呼，例如“趙科長”、"林主任''等，這類稱呼多用于關(guān)系一般的交往

雙方之間；三是以字號(hào)相稱，文人雅士多有字號(hào)，平輩之間采用字號(hào)稱呼是較為

正規(guī)、講究的做法。

稱呼之前，可加一些適當(dāng)?shù)男稳菰~，如“尊敬的”、"敬愛的''等；稱呼之后亦可加

一些適當(dāng)?shù)奶岱Q詞。提稱詞多用于以書面語言寫成的信函中。使用提稱詞應(yīng)注意

使之與稱謂配合使用。例如對(duì)尊長應(yīng)用“尊鑒”，對(duì)平輩應(yīng)用“惠鑒”，對(duì)晚輩應(yīng)用

“青鑒”，對(duì)女性應(yīng)用“涉鑒”，等等。

2.啟詞。啟詞是正文之前的開場白。既可表示客氣寒暄，也可提示寫信原因。啟

詞應(yīng)于抬頭之下另行空兩格書寫，一般應(yīng)單獨(dú)成段。

公務(wù)信函的啟詞應(yīng)力求篇幅簡短，不可過于啰嗦。采用“您好”一類的簡略啟詞可

使之成為正文首句，而不必單獨(dú)成段。

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3.正文。正文是書信的主體部分，是寫信者敘述的正事所在。為方便閱讀，正文

可酌情分段，每段句首空兩格，轉(zhuǎn)行后頂格書寫。

正文雖是公務(wù)信函的“主心骨”，但亦應(yīng)力求簡明扼要，以簡單的語言說全、說清

書信的主旨。切忌啰啰嗦嗦、拖沓冗長，甚至詞不達(dá)意、文不對(duì)題。

正文的語言要求平實(shí)樸素但不失禮貌優(yōu)雅。語言的樸實(shí)是基層公務(wù)員“人民公仆”

形象的內(nèi)在要求；語言的優(yōu)雅則不僅體現(xiàn)著一個(gè)人的修養(yǎng)，而且也體現(xiàn)著對(duì)交往

對(duì)象的尊重。如果語言過于粗俗、枯燥，不僅會(huì)使自己在交往對(duì)象眼中的形象受

損，而且還會(huì)被懷疑不尊重對(duì)方。

4.祝詞。祝詞即寫信者在箋文結(jié)尾向收信者所表達(dá)的祝愿、欽敬、勉慰之語。祝

詞一般包括兩部分內(nèi)容。一是應(yīng)酬語，即箋文結(jié)尾特以一兩句話結(jié)束正文的語句。

應(yīng)酬語應(yīng)當(dāng)簡潔而自然。有時(shí)亦可同時(shí)再用一些敬語，以示謙恭，如“草此”、“肅

此“、“敬此”等。二是問候祝福語，即出于禮貌而對(duì)收信人所作的不可缺少的祝

頌或問候。如“敬頌春安”、"即頌大安”、"祝您成功''等。書寫時(shí)應(yīng)字斟句酌，具

體對(duì)象具體對(duì)待。

祝詞的書寫格式要求較嚴(yán)。如果祝詞較多，可單獨(dú)成行，空兩格后書寫。也可將

祝詞分成兩部分書寫，其法有二：一是將“敬頌”、"敬請(qǐng)”一類詞單獨(dú)成行，前空

四格，而將"春祺”、"大安”一類詞另行頂格書寫；二是將“敬請(qǐng)”、"敬頌"一類詞

置于正文末句之后，不另行書寫，則將“大安”、"春祺"一類詞另起一行頂格書寫。

5.落款。落款包括署名和日期兩部分。署名應(yīng)位于祝詞之后另起一行的右方。若

有寫信者領(lǐng)導(dǎo)或同事的附問或?qū)懶耪邔?duì)收信者領(lǐng)導(dǎo)或同事的致意，則應(yīng)另起一行

書寫，或直接寫于署名之后。

一般而言，日期應(yīng)具體到年月日，有時(shí)可只寫月日。日期可寫于署名之后，只空

一格；亦可另起一行，寫于署名的正下方。

6.附言。附言是寫信者對(duì)正文的補(bǔ)充。附言往往以“又”、“另”一類詞引出，或不

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寫引出詞，而以“又及”、“再及”一類詞結(jié)束。

附言應(yīng)在署名與日期之后另起一行空兩格書寫，且不必分段。附言力求簡潔，無

需另用信箋。切勿在信箋的上下左右亂寫附言，令人眼花繚亂而不知所云。

（二）封文格式

封文，即寫在信封上的書信內(nèi)容。國內(nèi)郵寄信函、國際郵寄信函與托人代轉(zhuǎn)的信

函，其封文有著不同的具體格式內(nèi)容。

1.國內(nèi)郵寄信函。在交付郵寄的國內(nèi)信函信封上，應(yīng)先在左上角寫清收信者所在

地的郵編。然后另起一行書寫收信者的詳細(xì)地址。收信者姓名應(yīng)以稍大字體書寫

于信封的正中央。信封的右下方，應(yīng)寫清寄信者的地址、姓名（有時(shí)可只寫姓氏）

以及郵編。

2.國際郵寄信函。在交付郵寄的國際信函的信封上，收信者的姓名、地址和郵編

應(yīng)寫在信封正面的中央偏右下方；寄信者的姓名、地址和郵編則應(yīng)寫在信封正面

的左上方或信封背面的上半部。書寫的具體順序應(yīng)是姓名、地址、郵編、國名。

書寫地址時(shí)應(yīng)自小而大，與國內(nèi)寫法相反。書寫時(shí)應(yīng)盡量使各行文字左右對(duì)齊。

3.托帶信函。在托人帶交的信封上，內(nèi)容一般較為簡潔。信封左上角可視具體情

況寫上“專送”、“面交”等字樣。收信者地址、姓名寫法不變。如托帶人知道收信

者地址，可以不寫地址而只寫姓名。信封右下角一般只注明寫信者姓名，不必寫

其地址。收信者和寫信者的郵編均不必寫。

不同的信函封文除了上述不同的格式要求外，還有許多普遍的規(guī)范和要求，基層

公務(wù)員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守。

一是信封款式。信封有直式和橫式兩種。直式信封以中間印有紅色長方框的最為

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適宜；橫式信封則以純白色為佳。吊唁用的信函，當(dāng)使用素色信封。

二是封文字體。封文字體的書寫，可用鋼筆、圓珠筆、毛筆等，但切勿使用鉛筆。

顏色則以深藍(lán)色或黑色為佳，忌用紅色、綠色等彩色筆書寫。寫給長輩的信，應(yīng)

以端正的字體書寫，以表尊敬。

三是封文稱呼。封文上的稱呼是供郵遞員或捎信人對(duì)收信者稱呼之用，因此必須

采用郵遞員或捎信人所能接受的稱呼?！跋壬?、"同志”或其他以職銜所作的稱呼

是普遍適用的，但切勿采用表示親友、輩分關(guān)系的稱呼，如“姥爺”、呷q叔”等。

四是郵編郵票。為便于郵局作業(yè)，寄信人務(wù)必要使用帶有郵政編碼的標(biāo)準(zhǔn)信封。

書寫要清晰工整，一字一格。

直式信封的郵票應(yīng)粘于信封的左上角，橫式信封的郵票則應(yīng)貼在右上角。郵票應(yīng)

貼得端端正正，給人以尊重、踏實(shí)之感。寄航空、掛號(hào)等信函時(shí)，需加貼標(biāo)簽。

標(biāo)簽應(yīng)粘貼端正。

二、回復(fù)與管理

對(duì)于公務(wù)信函的發(fā)送者而言，重要的是信函的撰寫；而對(duì)于公務(wù)信函的接收者而

言，重要的則在于信函的回復(fù)和管理。

（一）回復(fù)信函

使用公務(wù)信函必然是有事要談，有事要辦。公務(wù)信函在發(fā)出后能否及時(shí)無誤地送

到預(yù)定對(duì)象手中，是發(fā)信者最牽掛的事。因此，基層公務(wù)員在收到公務(wù)信函后,

務(wù)必要以適當(dāng)?shù)姆绞接枰约皶r(shí)回復(fù)，以示對(duì)對(duì)方的尊重。

1.回復(fù)及時(shí)。基層公務(wù)員在收到公務(wù)信函后應(yīng)盡快回復(fù)，切不可拖拖拉拉、懶散

對(duì)待，甚至不予理睬和回復(fù)。否則便會(huì)被視為官僚主義和不尊重他人的表現(xiàn)，導(dǎo)

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致發(fā)信者憂心忡忡，公務(wù)也不能及時(shí)辦理。

2.回復(fù)方式。公務(wù)信函的回復(fù)應(yīng)遵循“照舊”原則，即以函復(fù)函。如果因故改變回

復(fù)方式，應(yīng)向?qū)Ψ降烂髟?。為盡早消除對(duì)方的擔(dān)憂之情，可在收到重要信函后

先掛電話告訴對(duì)方信函已收到，然后再及時(shí)復(fù)函。

復(fù)函時(shí)除對(duì)對(duì)方的提議、要求作詳實(shí)答復(fù)外，還應(yīng)告之所收到的是何時(shí)所發(fā)的信

函，我方又是何時(shí)收到的。這是為了防止有的信函“半路走失''卻未能及時(shí)發(fā)現(xiàn)。

如果雙方信函往來頻繁，更有必要這么做。如告訴對(duì)方：“您于3月6日發(fā)出的

信函，我在11日收到了。

3.解釋延誤?；鶎庸珓?wù)員在收到公函后，如果當(dāng)時(shí)確實(shí)無法及時(shí)回復(fù)，則必須先

電告對(duì)方，并致以歉意，向?qū)Ψ浇忉屧颍缓笤俪闀r(shí)間予以回復(fù)。

如果在回函時(shí)遇到困難，例如對(duì)方所提要求超出了本人力所能及的范圍，切不可

不予理睬、束之高閣，甚至在日后與對(duì)方見面時(shí)表示“并未收到''。即使幫不了忙，

也應(yīng)盡早答復(fù)，并致以歉意。要表現(xiàn)出坦誠的態(tài)度，以便早讓對(duì)方另做安排。

（二）妥善管理

每一封公務(wù)信函都可算是各級(jí)行政機(jī)關(guān)開展公務(wù)的重要文件或資料，即使在回函

之后也有一定的參考和保留價(jià)值。因此，基層公務(wù)員必須加強(qiáng)對(duì)公函的管理。

1.嚴(yán)格保管?；鶎庸珓?wù)員應(yīng)當(dāng)對(duì)收到的公函進(jìn)行分類整理，妥善保存于安全之處。

按照常規(guī)，未經(jīng)允許或批準(zhǔn)，基層公務(wù)員不得將公函進(jìn)行公開傳閱或發(fā)表。涉及

黨和國家機(jī)密的信函，更應(yīng)嚴(yán)格管理，不得隨意進(jìn)行口頭擴(kuò)散或書面引用。

2.定期銷毀。對(duì)于那些沒有保存價(jià)值的信函，基層公務(wù)員可予以定期銷毀。根據(jù)

有關(guān)規(guī)定，銷毀信函應(yīng)經(jīng)過鑒別和主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并應(yīng)登記在冊(cè)。銷毀時(shí)應(yīng)有專

人在場監(jiān)督，保證不丟失、不漏銷。銷毀應(yīng)當(dāng)完全、徹底，不遺漏。

切勿將信函隨便當(dāng)作垃圾扔掉，或當(dāng)廢紙賣掉。乜不可隨便挪作他用，如作物品

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的包裝、孩子的玩耍之物等。

三、特殊的公函

除了上述一般的公務(wù)信函之外，基層公務(wù)員還會(huì)在工作中經(jīng)常遇到一些有特定目

的和使用場合的公函，例如祝賀信、感謝信、慰問信、邀請(qǐng)信等。每一種特定公

函都有相應(yīng)的寫作規(guī)范和使用要求，基層公務(wù)員應(yīng)當(dāng)予以嚴(yán)格遵守。

（一）祝賀函

祝賀函簡稱賀信，即在對(duì)方取得重大成績、有了喜慶之事時(shí)向?qū)Ψ奖硎咀ＹR的信

函。

1.格式要求。祝賀信函一般由標(biāo)題、稱謂、正文、落款四部分構(gòu)成。標(biāo)題即在首

行正中位置書寫的“賀信”兩字。稱謂即被祝賀單位或個(gè)人的名稱。落款即發(fā)函者

的署名及發(fā)函日期。

祝賀信函的正文由三部分構(gòu)成：一是以簡要的篇幅向?qū)Ψ奖硎緹崃易ＹR，寫清向

誰祝賀、為什么祝賀等。二是祝賀的內(nèi)容，即所賀之事的重大意義。三是發(fā)函者

的希望和祝愿。上級(jí)寫給下級(jí)的可寫希望、要求；寫給會(huì)議的，則可用“祝大會(huì)

圓滿成功''等話語。

2.注意事項(xiàng)。祝賀信函的語言要充滿熱情、喜悅之意和溫暖、愉快之感，并給人

以鼓勵(lì)和希望。頌揚(yáng)與贊美之詞要恰如其分，不能過分夸大或拔高。祝賀信函的

發(fā)送要及時(shí)，要趕在有關(guān)活動(dòng)的前邊。

（二）慰問函

慰問函是機(jī)關(guān)單位或個(gè)人對(duì)某人、某集體表示慰問而寫的信件。在對(duì)方取得突出

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成績時(shí)，或在對(duì)方遇到困難、遭到不幸時(shí)，均可以寫慰問信表示慰勉、鼓勵(lì)、安

慰和同情。

1.格式要求。慰問函的構(gòu)成同祝賀信基本相同，在格式上也很相似，只是正文內(nèi)

容有所區(qū)別。

慰問函的正文由兩部分構(gòu)成：一是慰問的背景和原因，并致以誠懇親切、充滿關(guān)

懷之情的慰問之語。二是對(duì)對(duì)方辛勞的工作或所受的遭遇表示深切的同情和慰勉,

或?qū)?duì)方所取得的重大貢獻(xiàn)和所具有的某種精神表示褒揚(yáng)和嘉獎(jiǎng)。

2.注意事項(xiàng)。要根據(jù)不同對(duì)象用不同的寫作素材及慰勉用語飛感情要真摯熱情，

充滿親切之情。文字簡練，篇幅須短小。

（三）邀請(qǐng)函

邀請(qǐng)函又叫請(qǐng)柬，也稱清帖，是單位、團(tuán)體或個(gè)人邀請(qǐng)有關(guān)人員出席隆重的會(huì)議、

典禮，參加某些重大活動(dòng)時(shí)發(fā)出的禮儀性書信。它不僅表示禮貌莊重，也有憑證

作用。

1.格式要求。請(qǐng)柬一般由標(biāo)題、稱謂、正文、落款四部分組成

標(biāo)題即用大字書寫的“請(qǐng)柬''兩字，在第一行中間，或者占用一頁，當(dāng)作封面。

稱謂即被請(qǐng)者的單位名稱或姓名，另起一行或一頁頂格書寫，姓名之后寫上職務(wù)、

職稱等，如“同志”、“先生”、“教授”、“經(jīng)理”、“主任”等。

正文應(yīng)寫清活動(dòng)時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、要求，并用“敬請(qǐng)參加”、"敬候光臨”、"敬

請(qǐng)屆時(shí)光臨”等語結(jié)束C

落款即發(fā)函者的署名與發(fā)函日期。

樣式要美觀大方，不可用書信紙或單位的信函紙草草了事，而應(yīng)用紅紙或特制的

請(qǐng)柬填寫。所用語言應(yīng)懇切、熱誠，文字須準(zhǔn)確、簡練、文雅。

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條據(jù)禮儀

條據(jù)，即人們?cè)诠ぷ髋c生活中為證明或說明某種事由而留給他人的便條。條據(jù)即

是便條的正式稱謂。

基層公務(wù)員出于工作需要，經(jīng)常會(huì)給別人留下，或者要求別人給自己留下某種條

據(jù)。條據(jù)是基層公務(wù)員接觸較多的一種應(yīng)用文體。

條據(jù)雖然短小，但卻有著很多具體的規(guī)范和要求。這些規(guī)范和要求即本節(jié)所述的

條據(jù)禮儀。條據(jù)禮儀的總體要求，就是要根據(jù)不同的類別遵守相應(yīng)的寫作和使用

規(guī)范，在說明事實(shí)、維護(hù)己

方利益的同時(shí)對(duì)收據(jù)者表示謙恭友好、不卑不亢的態(tài)度。

基層公務(wù)員日常接觸的條據(jù)可按用途和目的的不同劃分為憑據(jù)性條據(jù)和說明性

條據(jù)兩大類。各類條據(jù)既有著各不相同的具體規(guī)則，也有許多大致相同，需要共

同遵守的基本要求。

一、基本的要求

基層公務(wù)員在立據(jù)時(shí)，所立之據(jù)不論是憑據(jù)性的，還是說明性的，都必須嚴(yán)格遵

守一些共同的規(guī)范性要求。

（一）立據(jù)態(tài)度

基層公務(wù)員所立之據(jù)多使用于平輩之間，而且更多地使用于熟人之間。但本著“認(rèn)

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真負(fù)責(zé)，嚴(yán)肅規(guī)范”的工作態(tài)度要求和“空口無憑，立此為證”的憑據(jù)性特征，基

層公務(wù)員在立據(jù)時(shí)必須端正自己的態(tài)度，其總體要求就是要做到認(rèn)真負(fù)責(zé)。

具體而言，基層公務(wù)員不能礙于熟人的面子，該立據(jù)時(shí)不立據(jù)，所立之據(jù)模糊難

辨，甚至令人有空子可鉆，或立據(jù)之后不妥善保管，等等。

執(zhí)照公事公辦的原則，基層公務(wù)員務(wù)必要認(rèn)真立據(jù)。各類各據(jù)的組成部分須齊全，

不可有所疏漏。在署名時(shí)應(yīng)由立據(jù)者親筆簽上自己的真實(shí)姓名，必要時(shí)應(yīng)在簽名

之后加蓋私章或握手印，以示負(fù)責(zé)。條據(jù)最后還要寫明立據(jù)的詳細(xì)日期。

(-)立據(jù)語言

條據(jù)的語言應(yīng)符合簡單、準(zhǔn)確兩大要求。

1.簡單。條據(jù)實(shí)質(zhì)是對(duì)書信的簡化。能以條據(jù)形式表達(dá)的內(nèi)容通常都是簡單的內(nèi)

容，復(fù)雜的內(nèi)容不宜用條據(jù)表述。一般情況下，一張條據(jù)只能說明一件事，切勿

一據(jù)多事。相應(yīng)地，條據(jù)的語言也應(yīng)簡潔明了。能清楚表述條據(jù)內(nèi)容的最簡語言

是最適宜的語言。切勿拖沓冗長，也不可過分簡單而致使表述不清。

2.準(zhǔn)確。條據(jù)的語言應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確無誤，不可在條據(jù)上涂涂改改、亂增亂刪。尤其是

涉及到關(guān)鍵內(nèi)容的文字和數(shù)字，務(wù)必要保持整潔，不能有任何涂改。若發(fā)現(xiàn)遺漏

或錯(cuò)誤，應(yīng)另立一據(jù)。在書寫金額數(shù)量時(shí)，應(yīng)采用大寫漢字，如“壹”、”叁，“仟”

等，而不能采用小寫漢字，如“一”、"三"、"千'’等，更不能使用阿拉伯?dāng)?shù)字。

(三)立據(jù)用具

基層公務(wù)員在立據(jù)時(shí)為確保條據(jù)的有效性，應(yīng)選擇整潔耐用的工具。

對(duì)于條據(jù)寫作時(shí)所用的紙筆，雖不必過于挑剔，但也須有所選擇。條據(jù)的用紙應(yīng)

當(dāng)整潔、干凈、耐折、耐存，污損、折皺、不易書寫、不易保存的紙張不宜用作

立據(jù)。立據(jù)時(shí)最好選用鋼筆或毛筆，配以黑色、藍(lán)黑色墨水或墨汁書寫。不宜選

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用不易保存筆跡的鉛筆、圓珠筆以及有失莊重感的彩色墨水或墨汁。

（四）條據(jù)保管

任何條據(jù)都是用來證明或說明某項(xiàng)事由的憑據(jù)，都有其存在的意義和價(jià)值。因此,

基層公務(wù)員務(wù)必要對(duì)收到的條據(jù)進(jìn)行妥善保管，rr時(shí)還應(yīng)在給他人立據(jù)后留有樣

據(jù)，以便日后核實(shí)之用。

基層公務(wù)員應(yīng)當(dāng)對(duì)自己經(jīng)辦的所有條據(jù)統(tǒng)一處理、妥善保管。要將各類條據(jù)分門

別類保管，存放條據(jù)之處要固定而安全，以便日后查閱。事情辦完之后需要銷毀

條據(jù)的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)地當(dāng)著收據(jù)者的面予以銷毀。

二、具體的規(guī)范

條據(jù)可分為憑據(jù)性條據(jù)和說明性條據(jù)，而這兩大類條據(jù)又可根據(jù)功能的不同再細(xì)

分為各類條據(jù)。每一類條據(jù)的撰寫和使用都應(yīng)當(dāng)遵守一定之規(guī)。

（一）憑據(jù)性條據(jù)

憑據(jù)性條據(jù)，指的是為證明某一事實(shí)或契約而出具的條據(jù)。憑據(jù)性條據(jù)一般要求

出據(jù)者在某一事實(shí)或契約發(fā)生前寫作完畢，并交由接收者作為一種信譽(yù)的保證和

憑據(jù)加以保存。憑據(jù)性條據(jù)通常由標(biāo)題、正文和落款三部分組成，其種類大致有

借條、欠條、收條、領(lǐng)條和發(fā)條等幾類。

1.借條。借條又叫借據(jù)，是指在借到個(gè)人或公家的錢物時(shí)所寫的條據(jù)。借條是一

種非正式契約，通常在歸還了錢物后，由立據(jù)者收回或當(dāng)場銷毀。

若是向個(gè)人借錢借物時(shí)所寫的條據(jù)，借方可只寫一張借條；若是向公家借錢借物,

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借方須寫兩張借條，借方和公家各保留一份。

借條上應(yīng)標(biāo)明“借條”二字。正文中應(yīng)明確寫清借了什么、借了多少、歸還期限等

內(nèi)容。向公家借錢借物亦應(yīng)寫明其用途。最后須在借條后面簽名蓋章、標(biāo)上日期。

2.欠條。欠條實(shí)質(zhì)是借條的一種特殊形式。如果借方在歸還所借錢物時(shí)，只能歸

還其中一部分而不能全部歸還，則應(yīng)立下欠條。有時(shí)，在借用了錢物之后補(bǔ)寫的

用作憑證的條據(jù)亦可稱為欠條。欠條的格式、份數(shù)、處理方法與借條大致相仿。

3.收條。收條有時(shí)或稱收據(jù)，指在收到其他個(gè)人或單位的錢物后，專門立下的憑

據(jù)，交給對(duì)方。收條可寫一份，也可采用兩聯(lián)單或三聯(lián)單的形式以便日后核實(shí)之

用。其中第一聯(lián)是存根，第二聯(lián)或第三聯(lián)在加蓋公章后交由付方，作為其同單位

的報(bào)銷憑證。

歸還錢物時(shí)，如果被借方不在場，而由他人出面代為收下時(shí)，代收者應(yīng)出據(jù)收條。

此類收條亦被稱為“代收條若被借方在場，則只需交還給借方借條，而不必出

據(jù)收條。

4.領(lǐng)條。領(lǐng)條即個(gè)人或某一機(jī)關(guān)單位向另一機(jī)關(guān)單位領(lǐng)取錢物時(shí)，領(lǐng)取時(shí)給發(fā)放

錢物者留下來保存的條據(jù)。如果是代替他人領(lǐng)取錢物，則應(yīng)注明"代領(lǐng)”二字，并

寫上代領(lǐng)者與被代領(lǐng)者的姓名。

5.發(fā)條。發(fā)條即機(jī)關(guān)單位在發(fā)放錢物時(shí)寫給領(lǐng)取者的條據(jù)。發(fā)條不同于發(fā)票。發(fā)

條往往限于零擔(dān)小賣的小額貨款或單位內(nèi)部發(fā)放錢物，僅是一種收付錢物的簡單

憑證。而發(fā)票則是由國家稅務(wù)部門統(tǒng)一印制的，有嚴(yán)格的規(guī)范樣式。

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（一）說明性條據(jù)

說明性條據(jù)，又稱函件式條據(jù)，通常指用來傳遞信息、道明原委的條據(jù)。其作用

主要是向他人解釋、說明某一事情，或向他人發(fā)已請(qǐng)求。因此說明性條據(jù)具有更

強(qiáng)的禮儀規(guī)范，要求在措詞用語甚至使用上都要表現(xiàn)得謙恭、禮貌。

說明性條據(jù)一般不寫標(biāo)題，但請(qǐng)假條除外。條據(jù)開頭都有稱謂，隨后的正文、致

敬語和落款一應(yīng)俱全，與一般書信相同。

說明性條據(jù)主要有請(qǐng)假條、留言條、托事條、便函等四類。

1.請(qǐng)假條。請(qǐng)假條是指因病、因事而不能上班或不能按時(shí)上班，或者不能參加某

項(xiàng)預(yù)定活動(dòng)時(shí)撰寫的用以說明原因的條據(jù)。請(qǐng)假條應(yīng)由本人親自撰寫，若因故由

他人代寫的，應(yīng)加以說明。機(jī)關(guān)單位應(yīng)將基層公務(wù)員的請(qǐng)假條妥善保存，作為考

勤依據(jù)，以便日后核查。

請(qǐng)假條除應(yīng)寫上標(biāo)題外，其余格式與書信相似。正文中應(yīng)詳細(xì)說清請(qǐng)假原因和請(qǐng)

假的起止時(shí)間。正文結(jié)束時(shí)應(yīng)禮貌地寫上“望予以批準(zhǔn)”、“懇請(qǐng)準(zhǔn)假”之類的話語。

2.留言條。留言條是指在專程拜訪他人時(shí)因故未能與其見面，或是不能久候他人

而先行離去時(shí)撰寫的，向?qū)Ψ秸f明并道清事由的條據(jù)。留言條可托他人代交，也

可置于交往對(duì)象易見之處。

書寫留言條時(shí)不必加標(biāo)題，正文中應(yīng)當(dāng)多用禮貌用語，不可因未見到對(duì)方而有所

抱怨。留言中應(yīng)說清事由，或留下再次聯(lián)絡(luò)的方式。尤其是當(dāng)雙方從未打過交道

時(shí)，更應(yīng)詳實(shí)告訴對(duì)方自己的姓名、身份及聯(lián)絡(luò)方式。

3.托事條。即委托他人幫忙辦理某事時(shí)寫的條據(jù)。由于托事條的目的往往是有求

于人，因此在撰寫時(shí)務(wù)必要委婉用語、禮貌用語。托事條雖無需標(biāo)題，但仍應(yīng)詳

實(shí)說明所托之人、所托之事、具體要求及本人身份等。托事條往往由他人代為轉(zhuǎn)

變。

4.便函。便函是指為向他人傳遞某一信息而書寫的，內(nèi)容和形式都較為簡單的條

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據(jù)。便函與書信相比，不同之處在于便函一般僅言一事，字?jǐn)?shù)較少，且可不用封

文。便函格式較為正規(guī)，與書信大致相同。便函的感情色彩不宜過分強(qiáng)烈，便要

措詞得體，用語禮貌。

名片禮儀

名片是我國古代文明的產(chǎn)物。據(jù)清代學(xué)者趙翼在其著作《該余叢考》中記載：“古

人通名，本用削本書字，漢時(shí)謂之謁，漢末謂之刺，漢以后則雖用紙，而仍相沿

曰刺可見，名片的前身即我國古代所用的“謁'I"刺

名片發(fā)展至今，已是現(xiàn)代人交往中一種必不可少的聯(lián)絡(luò)工具，成為具有一定社會(huì)

性、廣泛性，便于攜帶、使用、保存和查閱的信息載體之一。基層公務(wù)員在各種

場合與他人進(jìn)行交際應(yīng)酬時(shí)，都離不開名片的使用。而名片的使用是否正確，已

成為影響人際交往成功與否的一個(gè)因素。

要正確使用名片，就要對(duì)名片的類別、制作、用途和交換等方式予以充分的了解，

遵守相應(yīng)的規(guī)范和慣例。

一、名片的類別

根據(jù)名片用途、內(nèi)容及使用場合的不同，基層公務(wù)員在日常生活中使用的名片可

以分為社交名片和公務(wù)名片兩類；而根據(jù)名片主人數(shù)量和身份的不同，名片又可

分為個(gè)人名片，夫婦聯(lián)名名片以及集體名片三類。基層公務(wù)員在不同的場合，根

據(jù)不同的需要，面對(duì)不同的交往對(duì)象時(shí)，應(yīng)當(dāng)使用不同的名片。

（-）社交名片

社交名片，亦稱私用名片，指的是基層公務(wù)員在二作之余，以私人身份在社交場

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合進(jìn)行交際應(yīng)酬時(shí)所使用的名片。一般而言，社交名片為個(gè)人名片。

社交名片的基本內(nèi)容包括兩個(gè)部分：一是本人姓名，以大號(hào)字體印在名片正中央。

姓名之后無需添加任何公務(wù)性關(guān)銜。二是聯(lián)絡(luò)方式，以較小字體印在名片右下方。

具體內(nèi)容包括家庭住址、郵政編碼、住宅電話、互聯(lián)網(wǎng)址等。一般不宜將自己的

手機(jī)號(hào)留在名片上。

社交名片只用于社交場合，通常與公務(wù)無關(guān)，因此一般不印有工作單位以及行政

職務(wù)，以示“公私有別”。

如果本人不喜歡被外界打擾，則可根據(jù)具體情況對(duì)自己的聯(lián)絡(luò)方式的內(nèi)容有所刪

減，例如可刪去住宅電話一項(xiàng)。必要時(shí)，可以不卬任何聯(lián)絡(luò)方式，而僅留姓名一

項(xiàng)內(nèi)容。

（二）夫婦名片

在社交場合，基層公務(wù)員往往會(huì)攜同其配偶一起參與交際應(yīng)酬。此時(shí)與人交換名

片，如果夫婦倆各自為政，先后與人交換顯然較為麻煩；而如果夫婦中只選一個(gè)

“代表''與人交換名片，則會(huì)失禮于人。在這種情況下，使用夫婦聯(lián)名名片，即夫

婦名片是最合適的。

夫婦名片實(shí)質(zhì)是社交名片的一種特例。名片上的基本內(nèi)容同樣只包括姓名和聯(lián)系

方式兩項(xiàng)，或只有姓名一項(xiàng)。所不同的是，夫婦名片同時(shí)印有夫婦兩人的姓名。

一般而言，兩人姓名印刷成一行，而不宜印成上下兩行。

夫婦名片較多地運(yùn)用于兩人聯(lián)名贈(zèng)送禮品或投寄問候信函的場合。但若以某一方

名義使用名片時(shí)，不要因此而涂去另一方姓名，涂抹名片是一種很不得體的做法。

此時(shí)最好還是使用個(gè)人名片為好。

（三）公務(wù)名片

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公務(wù)名片，即是指基層公務(wù)員正式使用于公務(wù)活動(dòng)之中的名片。值得注意的是,

身邊如果沒有公務(wù)名片，可用社交名片代替。但如果沒有社交名片，則不能用公

務(wù)名片代替。可見公務(wù)名片有著很強(qiáng)的公務(wù)性