一、目的為規(guī)范企業(yè)設(shè)備資料檔案管理工作，確保設(shè)備全生命周期資料的完整性、準(zhǔn)確性與可追溯性，為設(shè)備選型采購(gòu)、安裝調(diào)試、運(yùn)維保養(yǎng)、改造升級(jí)及報(bào)廢處置等環(huán)節(jié)提供可靠依據(jù)，提升設(shè)備管理效能與資產(chǎn)利用水平，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于企業(yè)范圍內(nèi)所有生產(chǎn)、辦公、輔助類設(shè)備（含各類機(jī)械、電氣、儀器儀表等）的資料檔案管理，涵蓋設(shè)備從規(guī)劃采購(gòu)至報(bào)廢處置全生命周期過程產(chǎn)生的各類資料。三、職責(zé)分工（一）設(shè)備管理部門牽頭統(tǒng)籌設(shè)備資料檔案管理工作，制定資料收集、整理的標(biāo)準(zhǔn)及流程；負(fù)責(zé)新購(gòu)設(shè)備原始資料（如說明書、合格證、技術(shù)圖紙等）的收集、初步審核與移交；組織設(shè)備運(yùn)行、維護(hù)、改造等過程資料的匯總與歸檔；配合檔案管理部門開展檔案借閱、更新及銷毀等相關(guān)工作。（二）設(shè)備使用部門負(fù)責(zé)設(shè)備日常運(yùn)行記錄（如運(yùn)行時(shí)長(zhǎng)、工況參數(shù)、異常情況等）、日常維護(hù)記錄的如實(shí)填寫與定期提交；參與設(shè)備改造、維修后相關(guān)資料的整理與反饋，確保使用環(huán)節(jié)資料的完整性；遵守檔案借閱與使用規(guī)定，規(guī)范使用設(shè)備檔案資料。（三）檔案管理部門負(fù)責(zé)設(shè)備資料檔案的集中保管，建立檔案管理臺(tái)賬，維護(hù)檔案存放環(huán)境（防潮、防火、防蟲、防盜）；辦理檔案借閱、歸還登記，監(jiān)督檔案使用過程的合規(guī)性；定期檢查檔案的完整性與有效性，提出檔案更新、補(bǔ)充或銷毀的建議；配合設(shè)備管理部門開展檔案分類、編目及數(shù)字化管理工作（如需）。四、管理內(nèi)容與要求（一）檔案分類設(shè)備資料檔案按全生命周期階段分為以下類別：1.基礎(chǔ)資料類：含設(shè)備選型論證報(bào)告、采購(gòu)合同、出廠合格證、說明書、技術(shù)圖紙（總裝圖、原理圖、零件圖等）、設(shè)備銘牌拓印件、安裝調(diào)試報(bào)告等，為設(shè)備固有屬性及初始狀態(tài)的證明資料。2.運(yùn)行管理類：含設(shè)備日常運(yùn)行記錄（如每日/周/月運(yùn)行臺(tái)賬）、故障記錄（故障現(xiàn)象、排查過程、處理措施）、能效數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等，反映設(shè)備使用過程的狀態(tài)變化。3.維護(hù)維修類：含保養(yǎng)計(jì)劃、保養(yǎng)記錄（保養(yǎng)項(xiàng)目、耗材更換、保養(yǎng)效果）、維修工單（維修原因、維修內(nèi)容、更換配件、維修費(fèi)用）、維修驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等，體現(xiàn)設(shè)備維護(hù)保障的過程與結(jié)果。4.改造報(bào)廢類：含設(shè)備改造方案、改造審批文件、改造前后技術(shù)參數(shù)對(duì)比、報(bào)廢申請(qǐng)、報(bào)廢鑒定報(bào)告、處置記錄等，記錄設(shè)備性能升級(jí)或退出使用的過程。（二）資料收集1.基礎(chǔ)資料收集：新設(shè)備到貨后，設(shè)備管理部門應(yīng)在到貨驗(yàn)收完成后5個(gè)工作日內(nèi)，收集廠家提供的全套原始資料，并與采購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等資料核對(duì)，確保內(nèi)容完整、參數(shù)一致。2.運(yùn)行資料收集：設(shè)備使用部門需指定專人負(fù)責(zé)填寫運(yùn)行記錄，每日下班前完成當(dāng)日運(yùn)行記錄的填報(bào)，每月末將當(dāng)月記錄匯總后提交設(shè)備管理部門；故障發(fā)生后，24小時(shí)內(nèi)完成故障記錄的填報(bào)與提交。3.維護(hù)維修資料收集：設(shè)備維護(hù)人員應(yīng)在保養(yǎng)或維修工作完成后3個(gè)工作日內(nèi)，填寫保養(yǎng)/維修記錄并提交設(shè)備管理部門；重大維修（費(fèi)用超[X]元或影響設(shè)備性能）需同步提交維修方案、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等資料。4.改造報(bào)廢資料收集：設(shè)備改造方案經(jīng)審批后，設(shè)備管理部門應(yīng)留存方案及審批文件；改造完成后10個(gè)工作日內(nèi)，收集改造驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、參數(shù)變更說明等資料；報(bào)廢申請(qǐng)獲批后，5個(gè)工作日內(nèi)收集報(bào)廢鑒定報(bào)告、處置憑證等資料。（三）資料整理與歸檔1.設(shè)備管理部門收到資料后，應(yīng)按“一臺(tái)一檔”原則建立檔案盒，對(duì)資料進(jìn)行分類、編號(hào)（編號(hào)規(guī)則：設(shè)備編號(hào)+資料類別代碼+年份+序號(hào)），并編制《設(shè)備資料檔案目錄》，確保資料與目錄一一對(duì)應(yīng)。2.紙質(zhì)資料需進(jìn)行防潮、防折處理，重要圖紙可采用塑封或掃描存檔；電子資料應(yīng)按類別建立文件夾，命名規(guī)范與紙質(zhì)檔案編號(hào)一致，存儲(chǔ)于企業(yè)指定的云盤或服務(wù)器，確?？蓹z索、可備份。3.資料整理完成后，設(shè)備管理部門應(yīng)在每月末將當(dāng)月新增的完整檔案移交檔案管理部門，雙方辦理移交登記，簽字確認(rèn)。（四）檔案保管1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專用檔案柜，存放環(huán)境溫度控制在15-25℃，相對(duì)濕度控制在45%-65%，并配備防火、防潮、防蟲、防盜設(shè)施（如滅火器、除濕機(jī)、防蟲藥、門禁系統(tǒng)等）。2.檔案保管期限：基礎(chǔ)資料類長(zhǎng)期保存（至設(shè)備報(bào)廢后5年）；運(yùn)行管理類保存3-5年；維護(hù)維修類保存5-10年；改造報(bào)廢類保存至設(shè)備報(bào)廢后10年（特殊設(shè)備可延長(zhǎng)保管期限）。（五）檔案借閱與使用1.內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案時(shí)，需填寫《設(shè)備檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人及設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過7個(gè)工作日，如需續(xù)借，需提前1個(gè)工作日申請(qǐng)；借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得涂改、撕毀、轉(zhuǎn)借，歸還時(shí)檔案管理部門需檢查資料完整性。3.外部單位（如審計(jì)、監(jiān)管機(jī)構(gòu)）借閱檔案時(shí)，需出具單位介紹信及經(jīng)辦人身份證，經(jīng)企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱，且原則上僅限在檔案管理部門查閱，不予外借。（六）檔案更新與補(bǔ)充1.設(shè)備發(fā)生改造、重大維修或參數(shù)變更后，設(shè)備管理部門應(yīng)在10個(gè)工作日內(nèi)更新檔案資料（含紙質(zhì)與電子檔案），確保檔案與設(shè)備實(shí)際狀態(tài)一致。2.檔案管理部門應(yīng)每半年組織一次檔案檢查，核對(duì)檔案數(shù)量、完整性及有效性，對(duì)缺失或損壞的資料，及時(shí)通知設(shè)備管理部門補(bǔ)充、修復(fù)或重新收集。（七）檔案銷毀1.保管期限屆滿的檔案，由檔案管理部門提出銷毀申請(qǐng)，附《設(shè)備檔案銷毀清單》（列明檔案編號(hào)、類別、保管期限、內(nèi)容摘要），經(jīng)設(shè)備管理部門審核、企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施銷毀。2.銷毀工作應(yīng)由檔案管理部門與設(shè)備管理部門至少兩人共同監(jiān)銷，監(jiān)銷人需核對(duì)銷毀清單與實(shí)際銷毀檔案的一致性，銷