企業(yè)采購審批流程規(guī)范化手冊一、適用范圍與觸發(fā)條件本手冊適用于企業(yè)內(nèi)部所有采購業(yè)務，包括但不限于辦公用品采購、生產(chǎn)設備采購、服務類采購（如咨詢、維護）等。無論采購金額大小，均需遵循本流程，保證采購行為合規(guī)、透明、高效。觸發(fā)條件：當部門因工作需要采購物品或服務時，需立即啟動本審批流程；緊急采購（如生產(chǎn)突發(fā)故障需立即更換的備件）可啟動緊急通道，但事后需補充說明緊急原因。二、標準化操作流程詳解（一）需求發(fā)起與部門初審需求提出：采購需求部門填寫《采購申請單》（詳見第三部分表1），明確物品/服務名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預估單價、預算金額、用途、期望交付時間等信息，并由部門負責人簽字確認。部門審核：部門負責人審核需求的合理性（是否符合部門工作計劃、是否在年度預算范圍內(nèi)），確認無誤后提交至采購部。若需求超出部門預算，需在《采購申請單》中備注超預算原因及資金來源建議。（二）采購部需求評估與方案制定需求復核：采購部收到《采購申請單》后，2個工作日內(nèi)完成復核：核查需求描述是否清晰、預算是否與市場行情匹配（參考歷史采購數(shù)據(jù)或詢價結(jié)果）。采購方案制定：對于常規(guī)采購（如辦公用品），可直接確定供應商；對于金額較大或?qū)I(yè)性強的采購（如設備采購），需啟動詢價或招標流程，至少邀請3家合格供應商報價，形成《比價/招標記錄表》（詳見第三部分表2）；對于服務類采購，需明確服務范圍、驗收標準及服務期限。完成方案后，采購部負責人在《采購申請單》上簽署意見，連同《比價/招標記錄表》一并提交至財務部。（三）財務部預算與合規(guī)性審核財務部在收到材料后1個工作日內(nèi)完成審核：預算核查：確認采購項目是否在年度預算內(nèi)，超預算項目需核查資金落實情況（如是否有調(diào)整預算的審批文件）；合規(guī)性檢查：審核采購方式是否符合企業(yè)規(guī)定（如達到招標金額標準的必須招標）、付款條件是否合理（如預付款比例不超過30%）；審核結(jié)果：審核通過后，財務負責人在《采購申請單》上簽字；若不通過，注明原因并退回采購部補充調(diào)整。（四）分級審批權限執(zhí)行根據(jù)采購金額確定審批層級（以下金額為示例，企業(yè)可根據(jù)自身規(guī)模調(diào)整）：5000元以下：采購部負責人審批；5000-50000元：分管副總審批；50000元以上：總經(jīng)理審批。審批人需在《采購申請單》上明確簽署“同意”或“不同意”意見，并注明理由。若審批過程中需補充材料，由采購部負責收集后重新提交。（五）供應商確定與訂單下達供應商確定：審批通過后，采購部根據(jù)比價/招標結(jié)果或合格供應商名錄確定最終供應商，保證供應商資質(zhì)齊全（如營業(yè)執(zhí)照、相關行業(yè)許可證）；訂單下達：采購部與供應商簽訂《采購合同》（詳見第三部分表3）或下達《采購訂單》，明確物品/服務規(guī)格、數(shù)量、價格、交付時間、質(zhì)量標準、付款方式等條款，合同需由采購部負責人及法定代表人簽字蓋章。（六）采購執(zhí)行與進度跟蹤訂單跟蹤：采購部下達訂單后，需全程跟蹤供應商生產(chǎn)/備貨進度，保證按約定時間交付；若遇延期風險，及時與需求部門溝通，協(xié)商解決方案；異常處理：若供應商無法滿足需求（如無法按時交貨），采購部需啟動備選供應商流程，重新執(zhí)行比價及審批手續(xù)，并書面說明原因。（七）驗收入庫與質(zhì)量確認到貨驗收：物品送達后，需求部門與倉庫管理員共同驗收，核對物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、外觀質(zhì)量等是否與訂單一致，填寫《驗收單》（詳見第三部分表4），雙方簽字確認；質(zhì)量檢測：對于需專業(yè)檢測的物品（如生產(chǎn)設備），由需求部門聯(lián)系技術部門進行檢測，出具《質(zhì)量檢測報告》；入庫管理：驗收合格后，倉庫管理員辦理入庫手續(xù)，更新庫存臺賬；驗收不合格的，由采購部聯(lián)系供應商退換貨，并記錄不合格原因。（八）付款申請與財務結(jié)算付款申請：驗收合格后，采購部整理《采購申請單》《采購合同》《驗收單》《發(fā)票》（供應商開具的合規(guī)票據(jù)）等材料，填寫《付款申請單》（詳見第三部分表5），提交財務部；財務審核：財務部核對單據(jù)是否齊全、金額是否準確、付款條件是否達成，審核通過后辦理付款手續(xù)；賬務處理：財務部根據(jù)付款憑證登記入賬，保證采購支出與預算匹配。（九）資料歸檔與流程閉環(huán)資料收集：采購部負責收集整個流程中的所有單據(jù)（《采購申請單》《比價/招標記錄表》《采購合同》《驗收單》《付款申請單》等），整理成冊；歸檔管理：每月結(jié)束后5個工作日內(nèi)，采購部將當月采購資料移交至檔案管理部門，按“采購日期+部門+物品名稱”分類歸檔，保存期限不少于5年；流程復盤：每季度末，采購部組織需求部門、財務部召開采購流程復盤會，分析采購效率、成本控制等問題，持續(xù)優(yōu)化流程。三、配套表單模板示例表1：采購申請單申請部門申請人申請日期采購類型（□物品□服務）物品/服務名稱規(guī)格型號數(shù)量預估單價（元）用途說明期望交付時間備注（如超預算原因）部門負責人意見：簽字：日期：采購部意見：簽字：日期：財務部意見：簽字：日期：審批人意見（分級填寫）：簽字：日期：表2：比價/招標記錄表采購項目名稱需求部門比價日期采購金額（元）序號供應商名稱報價（元）產(chǎn)品規(guī)格123采購部推薦意見：簽字：日期：需求部門確認意見：簽字：日期：表3：采購合同（簡化版）甲方（采購方）：企業(yè)名稱乙方（供應商）：企業(yè)名稱合同編號簽訂日期采購物品/服務明細：序號名稱規(guī)格型號數(shù)量付款方式：□一次性付款□分期付款（具體約定）違約責任：其他約定：甲方（蓋章）：法定代表人（簽字）：乙方（蓋章）：法定代表人（簽字）：表4：驗收單驗收日期驗收部門驗收人供應商名稱采購訂單號物品/服務名稱規(guī)格型號數(shù)量驗收項目驗收標準驗收結(jié)果（□合格□不合格）備注外觀檢查數(shù)量核對質(zhì)量檢測驗收結(jié)論：□合格，準予入庫□不合格，作退換貨處理需求部門簽字：倉庫管理員簽字：日期：表5：付款申請單申請部門申請人申請日期供應商名稱采購項目名稱合同編號驗收單號應付金額（元）付款方式：□銀行轉(zhuǎn)賬□其他附件清單：□《采購申請單》□《采購合同》□《驗收單》□《發(fā)票》采購部意見：簽字：日期：財務部意見：簽字：日期：審批人意見：簽字：日期：四、關鍵控制點與風險提示預算控制：嚴禁無預算或超預算采購，若因特殊情況需調(diào)整預算，必須提前履行預算調(diào)整審批手續(xù)，不得事后補批。供應商管理：優(yōu)先選擇“合格供應商名錄”內(nèi)的供應商，新供應商需經(jīng)過資質(zhì)審核（如營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、質(zhì)量體系認證等）及小批量試用合格后方可納入名錄。審批時效：各環(huán)節(jié)審批人需在1-3個工作日內(nèi)完成審核（緊急采購除外），避免因?qū)徟诱`影響工作進度；若遇審批人外出，需指定代理人或通過線上審批系統(tǒng)處理。資料完整性：采購全流程單據(jù)需齊全、規(guī)范，禁止涂改或缺失；發(fā)票抬頭、稅號等信息需與企業(yè)信息一致，避免稅務風險。廉潔要求：采購人員需嚴格遵守廉潔從業(yè)規(guī)定，禁止收受供應商回扣、禮品等不正當利益；需求部門不得指定