2026年環(huán)保餐具科技公司檔案管理辦法第一章總則第一條目的為規(guī)范公司檔案管理工作，保障檔案的完整與安全，便于檔案的開發(fā)利用，為公司經(jīng)營管理和發(fā)展提供服務(wù)，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司實際情況，特制定本辦法。第二條適用范圍本辦法適用于公司各類檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等管理工作。第三條基本原則堅持"統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、完整安全、便于利用"的原則。嚴(yán)格執(zhí)行國家相關(guān)法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。檔案管理應(yīng)與公司發(fā)展戰(zhàn)略相匹配。第四條依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)本辦法依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》、《環(huán)境保護(hù)檔案管理辦法》等法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)制定。第二章術(shù)語與定義第五條相關(guān)定義檔案：指公司在各項工作和活動中形成的，對國家、社會和公司具有利用價值、應(yīng)當(dāng)歸檔保存的各種形式和載體的歷史記錄。文書檔案：指公司在行政管理活動中形成的各種文件材料。科技檔案：指公司在生產(chǎn)、科研、基建等活動中形成的技術(shù)文件材料。會計檔案：指公司在財務(wù)會計活動中形成的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等材料。人事檔案：指公司員工的個人檔案材料。電子檔案：指以電子形式存儲的檔案材料。檔案管理：指對檔案進(jìn)行收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等活動。第三章職責(zé)分工第六條檔案管理部門職責(zé)負(fù)責(zé)檔案管理制度的制定和修訂。負(fù)責(zé)檔案管理工作的組織和實施。負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等工作。負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)和管理。負(fù)責(zé)檔案工作的監(jiān)督和指導(dǎo)。第七條各部門職責(zé)負(fù)責(zé)本部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作。配合檔案管理部門開展檔案管理工作。負(fù)責(zé)本部門檔案的利用和保密工作。第八條檔案管理員職責(zé)具體負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。負(fù)責(zé)檔案庫房的管理和維護(hù)。負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計和分析工作。負(fù)責(zé)檔案的安全和保密工作。第九條員工職責(zé)按照規(guī)定形成和積累文件材料。及時向檔案管理部門移交應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料。遵守檔案管理制度，正確利用檔案。第四章檔案分類與編號第十條檔案分類文書檔案：包括公司內(nèi)部文件、報告、請示、通知、會議紀(jì)要等?？萍紮n案：包括公司產(chǎn)品、設(shè)備、工藝、技術(shù)、質(zhì)量等檔案。會計檔案：包括公司財務(wù)、成本、資金、稅收等檔案。人事檔案：包括員工檔案、勞動合同、薪酬福利等檔案。環(huán)保檔案：包括環(huán)保審批、排污許可、污染防治、監(jiān)測報告等檔案。聲像檔案：包括照片、錄音、錄像等檔案。實物檔案：包括獎杯、證書、印章等實物。電子檔案：包括以電子形式存儲的各類檔案。第十一條檔案編號檔案編號采用"類別號-年度號-順序號"的結(jié)構(gòu)。類別號采用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，年度號采用四位數(shù)字表示，順序號采用三位數(shù)字表示。例如：1-2026-001表示文書檔案2026年第1號。第十二條檔案著錄檔案著錄項目包括：檔號、題名、責(zé)任者、日期、頁數(shù)、保管期限、密級、分類號、主題詞等。著錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整、規(guī)范。第五章檔案收集與歸檔第十三條收集范圍公司在各項工作和活動中形成的具有利用價值、應(yīng)當(dāng)歸檔保存的各種形式和載體的歷史記錄。與公司有關(guān)的撤銷或者合并部門的全部檔案。其他應(yīng)當(dāng)歸檔的材料。第十四條收集要求文件材料的形成應(yīng)當(dāng)符合檔案管理要求。文件材料應(yīng)當(dāng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。文件材料的載體和字跡應(yīng)當(dāng)符合檔案保護(hù)要求。第十五條歸檔時間文書檔案：次年6月底前完成歸檔?？萍紮n案：項目完成后3個月內(nèi)完成歸檔。會計檔案：次年3月底前完成歸檔。人事檔案：及時歸檔。環(huán)保檔案：及時歸檔。其他檔案：根據(jù)實際情況確定歸檔時間。第十六條歸檔程序文件材料形成部門整理文件材料。編制歸檔文件目錄。向檔案管理部門移交檔案。檔案管理部門接收檔案。辦理移交手續(xù)。第十七條歸檔要求歸檔文件應(yīng)當(dāng)齊全完整。歸檔文件應(yīng)當(dāng)分類整理。歸檔文件應(yīng)當(dāng)編制目錄。歸檔文件應(yīng)當(dāng)裝訂整齊。歸檔文件應(yīng)當(dāng)填寫移交清單。第六章檔案整理與編目第十八條整理原則檔案整理應(yīng)當(dāng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。第十九條整理方法分類：按照檔案的類別進(jìn)行分類。組卷：將相關(guān)的文件材料組成案卷。排列：按照一定的順序排列文件材料。編號：為檔案編制檔號。編目：編制檔案目錄。第二十條檔案編目檔案目錄包括案卷目錄、文件目錄、專題目錄等。目錄應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、完整、規(guī)范。目錄應(yīng)當(dāng)便于檢索和利用。第二十一條檔案數(shù)字化逐步推進(jìn)檔案數(shù)字化工作。建立檔案數(shù)字化管理制度。確保檔案數(shù)字化的質(zhì)量和安全。第七章檔案保管與保護(hù)第二十二條檔案庫房檔案庫房應(yīng)當(dāng)符合檔案保護(hù)要求。庫房應(yīng)當(dāng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施。庫房溫濕度應(yīng)當(dāng)控制在規(guī)定范圍內(nèi)。第二十三條檔案裝具檔案裝具應(yīng)當(dāng)符合檔案保護(hù)要求。檔案裝具應(yīng)當(dāng)整齊統(tǒng)一。檔案裝具應(yīng)當(dāng)便于檔案的存取和管理。第二十四條檔案保管檔案應(yīng)當(dāng)按照類別和保管期限分別保管。檔案應(yīng)當(dāng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。檔案應(yīng)當(dāng)建立保管臺賬。第二十五條檔案保護(hù)建立檔案保護(hù)制度。定期對檔案進(jìn)行檢查和修復(fù)。采取必要的保護(hù)措施，防止檔案損壞。第二十六條檔案保密建立檔案保密制度。確定檔案的密級。嚴(yán)格控制檔案的知悉范圍。防止檔案信息泄露。第八章檔案利用與服務(wù)第二十七條利用原則檔案利用應(yīng)當(dāng)遵循"依法利用、方便利用、安全利用"的原則。第二十八條利用范圍公司內(nèi)部利用：公司員工因工作需要利用檔案。外部利用：有關(guān)單位因工作需要利用檔案。第二十九條利用程序提出利用申請。填寫利用申請表。辦理審批手續(xù)。查閱檔案。辦理登記手續(xù)。第三十條利用要求利用檔案應(yīng)當(dāng)遵守檔案管理制度。利用檔案應(yīng)當(dāng)愛護(hù)檔案，不得損壞檔案。利用檔案應(yīng)當(dāng)保守檔案秘密。利用檔案應(yīng)當(dāng)按時歸還檔案。第三十一條檔案服務(wù)提供檔案查閱服務(wù)。提供檔案復(fù)制服務(wù)。提供檔案證明服務(wù)。提供檔案咨詢服務(wù)。第九章檔案鑒定與銷毀第三十二條鑒定原則檔案鑒定應(yīng)當(dāng)遵循"客觀公正、科學(xué)合理"的原則。根據(jù)檔案的價值確定保管期限。第三十三條鑒定程序成立鑒定小組。制定鑒定方案。對檔案進(jìn)行鑒定。形成鑒定意見。辦理審批手續(xù)。第三十四條保管期限永久保管：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案。定期保管：凡是反映公司一般活動，在一定時間內(nèi)對公司有利用價值的檔案。定期保管分為30年和10年。第三十五條檔案銷毀對已到保管期限且無保存價值的檔案，可以按照規(guī)定程序銷毀。檔案銷毀應(yīng)當(dāng)編制銷毀清冊。檔案銷毀應(yīng)當(dāng)辦理審批手續(xù)。檔案銷毀應(yīng)當(dāng)有監(jiān)銷人在場。第十章檔案信息化管理第三十六條信息化建設(shè)將檔案信息化建設(shè)納入公司信息化建設(shè)同步實施。推進(jìn)文檔一體化管理。實現(xiàn)資源數(shù)字化、利用網(wǎng)絡(luò)化、管理智能化。第三十七條電子檔案管理建立電子檔案管理制度。確保電子檔案的真實性、完整性、可用性、安全性。電子檔案應(yīng)當(dāng)與紙質(zhì)檔案同等管理。第三十八條系統(tǒng)建設(shè)建設(shè)檔案管理信息系統(tǒng)。系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備收集、整理、保存、利用、鑒定與處置、統(tǒng)計、格式轉(zhuǎn)換、審計、備份、系統(tǒng)管理等基本功能。第三十九條安全管理建立電子檔案安全管理制度。采取必要的技術(shù)措施，確保電子檔案的安全。定期對電子檔案進(jìn)行備份。第十一章檔案統(tǒng)計與分析第四十條檔案統(tǒng)計建立檔案統(tǒng)計制度。統(tǒng)計內(nèi)容包括檔案數(shù)量、種類、利用情況等。定期編制檔案統(tǒng)計報表。第四十一條檔案分析定期對檔案管理工作進(jìn)行分析。分析內(nèi)容包括檔案收集、整理、保管、利用等情況。提出改進(jìn)措施和建議。第四十二條檔案報告定期向公司領(lǐng)導(dǎo)報告檔案管理工作情況。報告內(nèi)容包括檔案管理工作進(jìn)展、存在問題、改進(jìn)措施等。第十二章監(jiān)督與考核第四十三條監(jiān)督檢查定期對檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。檢查內(nèi)容包括制度執(zhí)行、檔案質(zhì)量、安全保密等情況。及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。第四十四條考核評價建立檔案管理工作考核制度?？己藘?nèi)容包括檔案收集、整理、保管、利用等工作?？己私Y(jié)果作為部門和個人績效考核的重要依據(jù)。第四十五條獎懲措施對在檔案管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個