2026年環(huán)保袋生產(chǎn)公司財(cái)務(wù)檔案管理制度第一章總則第一條制定目的為規(guī)范[XX環(huán)保袋生產(chǎn)有限公司]（以下簡(jiǎn)稱“公司”）財(cái)務(wù)檔案管理工作，保障財(cái)務(wù)檔案的完整、安全、規(guī)范和有效利用，防范財(cái)務(wù)檔案管理風(fēng)險(xiǎn)，依據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》《企業(yè)會(huì)計(jì)信息化工作規(guī)范》等相關(guān)法律法規(guī)及公司內(nèi)部財(cái)務(wù)管理規(guī)定，結(jié)合公司環(huán)保袋生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)實(shí)際和財(cái)務(wù)工作特點(diǎn)，制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司所有財(cái)務(wù)檔案的形成、收集、整理、立卷、歸檔、保管、查閱、復(fù)制、移交、銷毀等全流程管理工作，公司財(cái)務(wù)部門、檔案管理部門（或指定專人）及所有涉及財(cái)務(wù)檔案生成、使用、保管的人員均需遵守本制度。第三條管理原則（一）全程管控原則：財(cái)務(wù)檔案管理覆蓋從檔案生成到銷毀的全生命周期，確保每一個(gè)環(huán)節(jié)都有明確的管理標(biāo)準(zhǔn)和責(zé)任主體；（二）安全保密原則：建立嚴(yán)格的財(cái)務(wù)檔案保密機(jī)制，防止檔案信息泄露、篡改、丟失，保障公司財(cái)務(wù)信息安全；（三）規(guī)范有序原則：統(tǒng)一財(cái)務(wù)檔案的整理標(biāo)準(zhǔn)、歸檔流程、保管要求，做到檔案分類清晰、編號(hào)規(guī)范、存放有序；（四）便捷利用原則：在確保安全的前提下，優(yōu)化財(cái)務(wù)檔案查閱、復(fù)制流程，滿足公司經(jīng)營(yíng)管理、審計(jì)、稅務(wù)稽查等合法使用需求；（五）依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家關(guān)于會(huì)計(jì)檔案管理的法律法規(guī)，檔案保管期限、銷毀程序等均符合法定要求。第四條管理職責(zé)（一）財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案的日常收集、整理、立卷，按規(guī)定時(shí)間移交歸檔，配合檔案管理部門開(kāi)展檔案保管、查閱等工作，對(duì)電子財(cái)務(wù)檔案的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)；（二）檔案管理部門（或指定專人）：負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案的集中保管、登記造冊(cè)、到期鑒定、銷毀審批，建立財(cái)務(wù)檔案管理臺(tái)賬，定期檢查檔案保管狀況；（三）財(cái)務(wù)檔案管理員：負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案的日常存放、防潮、防火、防蟲(chóng)、防盜等保管工作，辦理檔案查閱、復(fù)制、移交手續(xù)，及時(shí)報(bào)告檔案異常情況；（四）公司管理層：負(fù)責(zé)審批財(cái)務(wù)檔案銷毀方案、跨部門檔案調(diào)閱申請(qǐng)，協(xié)調(diào)解決財(cái)務(wù)檔案管理中的重大問(wèn)題；（五）全體員工：均有保護(hù)公司財(cái)務(wù)檔案的義務(wù)，不得私自查閱、復(fù)制、傳播、損毀財(cái)務(wù)檔案，發(fā)現(xiàn)檔案管理漏洞及時(shí)上報(bào)。第二章財(cái)務(wù)檔案的范圍與分類第五條財(cái)務(wù)檔案的范圍本制度所指財(cái)務(wù)檔案是公司在環(huán)保袋生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的各類財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料，具體包括：（一）會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證（如采購(gòu)發(fā)票、銷售發(fā)票、費(fèi)用報(bào)銷單、銀行回單、收付款憑證等）、記賬憑證、匯總憑證及其他會(huì)計(jì)憑證；（二）會(huì)計(jì)賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬（現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬）、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿及其他會(huì)計(jì)賬簿；（三）財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告（包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動(dòng)表及附注、財(cái)務(wù)情況說(shuō)明書(shū)等）；（四）其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表及完稅憑證、財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)分析報(bào)告、成本核算資料、資金管理文件、投融資相關(guān)文件、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)等。第六條財(cái)務(wù)檔案的分類與編號(hào)（一）財(cái)務(wù)檔案按載體分為紙質(zhì)檔案和電子檔案，紙質(zhì)檔案與電子檔案需保持一致，電子檔案需備份存儲(chǔ)；（二）紙質(zhì)財(cái)務(wù)檔案分類編號(hào)規(guī)則：采用“年度-檔案類型-順序號(hào)”的方式，檔案類型用字母標(biāo)識(shí)（憑證類P、賬簿類Z、報(bào)告類B、其他類Q），例如2026年第10冊(cè)記賬憑證編號(hào)為“2026-P-010”；（三）電子財(cái)務(wù)檔案分類編號(hào)與紙質(zhì)檔案保持一致，存儲(chǔ)路徑按“年度/檔案類型/月份”層級(jí)設(shè)置，例如“2026/P/05”對(duì)應(yīng)2026年5月的會(huì)計(jì)憑證電子檔；（四）財(cái)務(wù)檔案編號(hào)需編制唯一編碼，編號(hào)信息錄入檔案管理臺(tái)賬，確保每一份檔案均可快速定位。第三章財(cái)務(wù)檔案的整理與歸檔第七條財(cái)務(wù)檔案的整理要求（一）會(huì)計(jì)憑證整理：每月結(jié)賬后，財(cái)務(wù)人員需將當(dāng)月會(huì)計(jì)憑證按編號(hào)順序整理，去除金屬物，折疊整齊，加具封面和封底，封面需填寫單位名稱、憑證起止日期、憑證冊(cè)數(shù)、記賬憑證起止號(hào)、保管期限等信息，由裝訂人、審核人簽字確認(rèn)；（二）會(huì)計(jì)賬簿整理：年度結(jié)賬后，財(cái)務(wù)人員需將各類賬簿整理裝訂，總賬、明細(xì)賬需打印完整并按科目順序排列，賬簿封面需填寫單位名稱、賬簿名稱、年度、保管期限等信息，由記賬人、審核人簽字確認(rèn)；（三）財(cái)務(wù)報(bào)告整理：各類財(cái)務(wù)報(bào)告需按年度、季度、月度分類整理，裝訂成冊(cè)，封面需填寫單位名稱、報(bào)告期間、報(bào)告類型、保管期限等信息，由編制人、審核人、審批人簽字確認(rèn)；（四）其他財(cái)務(wù)檔案整理：銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表等需按年度或月度整理，附相關(guān)說(shuō)明材料，裝訂成冊(cè)并標(biāo)注清晰。第八條財(cái)務(wù)檔案的歸檔流程（一）紙質(zhì)財(cái)務(wù)檔案歸檔：每月（憑證類）或每年（賬簿、報(bào)告類）整理完成后，財(cái)務(wù)部門需在15個(gè)工作日內(nèi)移交至檔案管理部門，移交時(shí)填寫《財(cái)務(wù)檔案移交清冊(cè)》，列明檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、移交日期等，移交人、接收人、監(jiān)交人簽字確認(rèn)；（二）電子財(cái)務(wù)檔案歸檔：電子財(cái)務(wù)檔案需在生成后7個(gè)工作日內(nèi)完成備份，備份介質(zhì)包括專用硬盤、U盤等，同時(shí)上傳至公司指定的電子檔案管理系統(tǒng)，備份完成后需進(jìn)行校驗(yàn)，確保內(nèi)容完整、可讀；（三）檔案管理部門接收檔案后，需在3個(gè)工作日內(nèi)完成登記入賬，將檔案存放至指定位置，并在管理臺(tái)賬中記錄存放位置、保管人等信息。第四章財(cái)務(wù)檔案的保管與維護(hù)第九條財(cái)務(wù)檔案的保管場(chǎng)所要求（一）紙質(zhì)財(cái)務(wù)檔案保管場(chǎng)所需具備防潮、防火、防蟲(chóng)、防盜、防鼠、防光、防高溫等條件，配備滅火器、除濕機(jī)、防蟲(chóng)藥劑等設(shè)備，保持室內(nèi)清潔、干燥，溫度控制在15-25℃，相對(duì)濕度控制在45%-60%；（二）電子財(cái)務(wù)檔案?jìng)浞萁橘|(zhì)需存放在防磁、防潮、防高溫的專用柜中，遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)、熱源和易燃易爆物品，重要電子檔案需異地備份，備份介質(zhì)需定期檢查讀取狀態(tài)；（三）財(cái)務(wù)檔案保管場(chǎng)所需設(shè)置門禁，僅限檔案管理員及經(jīng)批準(zhǔn)的人員進(jìn)入，進(jìn)入人員需登記姓名、事由、進(jìn)入時(shí)間、離開(kāi)時(shí)間等信息。第十條財(cái)務(wù)檔案的保管期限（一）會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證保管期限為30年；（二）會(huì)計(jì)賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、其他輔助賬簿保管期限為30年，固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年；（三）財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、半年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告保管期限為10年，年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告永久保管；（四）其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單保管期限為10年，納稅申報(bào)表保管期限為10年，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)保管期限為30年，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)永久保管；（五）保管期限從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起，到期檔案需按規(guī)定程序鑒定后處理。第十一條財(cái)務(wù)檔案的日常維護(hù)（一）檔案管理員需每月檢查一次紙質(zhì)財(cái)務(wù)檔案的保管狀況，查看是否有霉變、破損、蟲(chóng)蛀等情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理并記錄；（二）電子財(cái)務(wù)檔案?jìng)浞萁橘|(zhì)需每半年檢查一次讀取狀態(tài)，每年更新一次備份，確保數(shù)據(jù)不丟失、不損壞；（三）財(cái)務(wù)檔案如需搬動(dòng)、轉(zhuǎn)移，需提前制定方案，由2人以上共同操作，避免檔案損壞，轉(zhuǎn)移后及時(shí)更新管理臺(tái)賬中的存放位置信息。第五章財(cái)務(wù)檔案的查閱與復(fù)制第十二條財(cái)務(wù)檔案的查閱權(quán)限（一）公司內(nèi)部人員查閱：財(cái)務(wù)部門人員因工作需要查閱本部門形成的財(cái)務(wù)檔案，需經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；其他部門人員查閱財(cái)務(wù)檔案，需填寫《財(cái)務(wù)檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人雙重批準(zhǔn)；查閱涉及公司重大財(cái)務(wù)信息的檔案，還需經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)；（二）外部單位查閱：稅務(wù)機(jī)關(guān)、審計(jì)機(jī)關(guān)、司法機(jī)關(guān)等法定單位查閱財(cái)務(wù)檔案，需出具正式查閱函件和工作人員有效證件，由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、管理層批準(zhǔn)后，在指定人員陪同下查閱；其他外部單位查閱，需經(jīng)公司管理層審批，并簽訂保密協(xié)議；（三）嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員查閱財(cái)務(wù)檔案，查閱人員不得泄露檔案內(nèi)容。第十三條財(cái)務(wù)檔案的查閱與復(fù)制流程（一）查閱人填寫《財(cái)務(wù)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱事由、檔案名稱、編號(hào)、查閱時(shí)間等，按權(quán)限審批后，交檔案管理員辦理；（二）檔案管理員核對(duì)審批手續(xù)后，取出相應(yīng)檔案，交查閱人在指定場(chǎng)所查閱，不得帶出保管場(chǎng)所；如需復(fù)制，需經(jīng)批準(zhǔn)后由檔案管理員負(fù)責(zé)復(fù)制，復(fù)制件需加蓋公司財(cái)務(wù)專用章和“復(fù)印件與原件一致”章；（三）查閱或復(fù)制完成后，檔案管理員需檢查檔案是否完好，及時(shí)歸位，并在《財(cái)務(wù)檔案查閱/復(fù)制登記冊(cè)》中記錄查閱人、查閱時(shí)間、檔案名稱、復(fù)制份數(shù)等信息，由查閱人簽字確認(rèn)。第六章財(cái)務(wù)檔案的移交與銷毀第十四條財(cái)務(wù)檔案的移交（一）公司內(nèi)部移交：檔案管理員崗位變動(dòng)時(shí)，需辦理財(cái)務(wù)檔案移交手續(xù)，填寫《財(cái)務(wù)檔案移交清冊(cè)》，列明移交檔案的名稱、數(shù)量、狀況等，移交人、接收人、監(jiān)交人簽字確認(rèn)，移交清冊(cè)歸檔保管；（二）公司對(duì)外移交：因公司合并、分立、注銷等原因需移交財(cái)務(wù)檔案的，需按法律法規(guī)規(guī)定辦理移交手續(xù)，移交清冊(cè)需經(jīng)雙方簽字確認(rèn)，重要檔案需留存復(fù)印件。第十五條財(cái)務(wù)檔案的銷毀（一）保管期滿的財(cái)務(wù)檔案，由檔案管理部門會(huì)同財(cái)務(wù)部門成立鑒定小組，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定是否可以銷毀；仍有保存價(jià)值的檔案，需延長(zhǎng)保管期限；涉及未了事項(xiàng)的檔案，需單獨(dú)抽出立卷，直至事項(xiàng)完結(jié)；（二）經(jīng)鑒定可以銷毀的檔案，由鑒定小組編制《財(cái)務(wù)檔案銷毀清冊(cè)》，列明檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等，報(bào)公司管理層審批；（三）銷毀財(cái)務(wù)檔案時(shí)，需由檔案管理部門、財(cái)務(wù)部門共同派員監(jiān)銷，監(jiān)銷人需核對(duì)銷毀清冊(cè)，確認(rèn)無(wú)誤后監(jiān)督銷毀過(guò)程，銷毀完成后在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)；電子財(cái)務(wù)檔案銷毀需確保數(shù)據(jù)徹底刪除，無(wú)法恢復(fù)；（四）《財(cái)務(wù)檔案銷毀清冊(cè)》需永久保管，以備核查。第七章監(jiān)督與責(zé)任追究第十六條內(nèi)部監(jiān)督（一）財(cái)務(wù)部門每月自查財(cái)務(wù)檔案整理、移交情況，每季度配合檔案管理部門檢查檔案保管狀況；（二）檔案管理部門每半年全面檢查財(cái)務(wù)檔案管理情況，重點(diǎn)核查保管是否規(guī)范、查閱是否合規(guī)、臺(tái)賬是否完整，形成檢查報(bào)告報(bào)管理層；（三）公司審計(jì)部門（如有）每年對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì)，核查檔案管理是否符合制度要求和法律法規(guī)規(guī)定。第十七條責(zé)任追究（一）未按規(guī)定整理、移交財(cái)務(wù)檔案，導(dǎo)致檔案不完整、不規(guī)范的，追究相關(guān)財(cái)務(wù)人員責(zé)任，視情節(jié)給予警告、扣減績(jī)效等處分；（二）檔案管理員未履行保管職責(zé)，導(dǎo)致財(cái)務(wù)檔案損毀、丟失、泄露的，追究其責(zé)任，造成經(jīng)濟(jì)損失的需承擔(dān)賠償責(zé)任，情節(jié)嚴(yán)重的降職或解除勞動(dòng)合同；（三）查閱人員違規(guī)查閱、復(fù)制、傳播財(cái)務(wù)檔案，或泄露檔案內(nèi)容的，視情節(jié)給予警告、扣減績(jī)效、降職等處分，造成重大損失的解除勞