行政文件歸檔及保管管理制度工具模板一、制度適用范圍與文件類型本制度適用于企業(yè)/事業(yè)單位內部各部門（含分支機構）在行政工作中形成的各類具有保存價值的文件材料，涵蓋文件從形成、辦理到歸檔、保管、借閱、銷毀的全流程管理。涉及的文件類型包括但不限于：管理制度類：公司章程、內部管理制度、流程規(guī)范等；會議紀要類：各類會議（如董事會、辦公會、專題會）的記錄、決議事項等；請示報告類：部門請示、工作報告、總結計劃等；合同協(xié)議類：行政類合同（如辦公場地租賃、采購合同等，不含業(yè)務合同）；人事資料類：員工名冊、崗位職責說明書、培訓記錄（非涉密）等；證照資質類：公司營業(yè)執(zhí)照、許可證、資質證書復印件等；其他類：對外函件、通知公告、檢查評估材料等。二、行政文件全生命周期管理流程（一）文件形成與初步整理責任主體：文件形成部門經(jīng)辦人（如經(jīng)理、專員）。操作要求：文件內容需真實、準確、完整，格式規(guī)范（如標題、文號、日期、簽發(fā)人等要素齊全）；辦理完畢的文件（如已審批的請示、已簽發(fā)的通知）需在3個工作日內完成初步整理，去除無關附件（如草稿、重復材料），留存正本及必要副本。（二）文件收集與部門預歸檔責任主體：各部門指定文件管理員（如助理），行政部監(jiān)督。操作要求：每月最后5個工作日內，部門文件管理員收集整理本月應歸檔文件，填寫《部門文件預歸檔清單》（見表1），經(jīng)部門負責人主任審核簽字后，提交行政部；涉及多部門聯(lián)合形成的文件，由主辦部門負責收集，協(xié)辦部門配合提供相關材料。（三）文件分類與編號責任主體：行政部檔案管理員。操作要求：分類：按“年度—問題—保管期限”三級分類法（如“2024-行政管理制度-永久”），具體參照《行政文件分類表》（見表2）；編號：采用“部門代號-年度-文件類別順序號-保管期限代碼”格式（如“XZ-2024-001-Y”代表“行政部2024年第1號永久文件”），部門代號由行政部統(tǒng)一編制（如“XZ”為行政部，“HR”為人事部）。（四）文件整理與編目責任主體：行政部檔案管理員。操作要求：整理：對文件進行排序、裝訂（左側裝訂，超過50頁需加裝卷皮），去除金屬夾，保證頁碼連續(xù)（正面用阿拉伯數(shù)字標注，背面用鉛筆標注）；編目：填寫《行政文件歸檔目錄》（見表3），內容包括文件題名、文號、形成日期、頁數(shù)、保管期限、存放位置等信息，一式兩份（一份存檔，一份供檢索）。（五）歸檔與移交責任主體：行政部檔案管理員，各部門文件管理員配合。操作要求：每年6月30日前，完成上一年度文件歸檔工作；檔案管理員與部門文件管理員辦理交接手續(xù)，核對《行政文件歸檔目錄》與實物文件，確認無誤后雙方簽字，留存《文件歸檔交接單》（見表4）備查。（六）保管與維護責任主體：行政部檔案管理員。操作要求：存放環(huán)境：檔案室需配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防光設施，溫度控制在14-24℃，濕度控制在45%-60%；定期檢查：每季度檢查一次檔案保管情況，對破損、變質檔案及時修復或復制；電子檔案：涉密文件除外，電子檔案需存儲于公司指定服務器，定期備份（每月1次），并定期檢查數(shù)據(jù)完整性。（七）借閱與使用責任主體：借閱人、所在部門負責人、檔案管理員。操作要求：借閱需填寫《行政文件借閱申請表》（見表5），經(jīng)部門負責人經(jīng)理審批（涉密文件需經(jīng)分管領導總監(jiān)審批）；檔案管理員核對審批手續(xù)后，辦理借閱登記，借閱期限不超過10個工作日（確需延期的，需重新申請）；借閱人需愛護檔案，不得涂改、勾畫、抽取、撤換，不得轉借、復制（經(jīng)批準的除外），歸還時檔案管理員檢查文件完整性。（八）鑒定與銷毀責任主體：行政部、檔案鑒定小組（由行政部、法務部、業(yè)務部門代表組成）。操作要求：保管期限屆滿的檔案，由檔案管理員編制《檔案銷毀清冊》（見表6），經(jīng)鑒定小組鑒定后，報公司分管領導總經(jīng)理審批；銷毀時需由兩人以上監(jiān)銷，并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認，嚴禁私自銷毀；涉及重要事項或歷史價值的檔案，即使保管期限屆滿，也需經(jīng)鑒定小組確認后繼續(xù)保存。三、常用管理表單模板表1：部門文件預歸檔清單序號文件題名文號形成日期頁數(shù)經(jīng)辦人備注1《2024年行政管理制度修訂方案》XZ-2024-0012024-03-1512*張三需歸檔正本22024年第一次辦公會議紀要XZ-2024-0022024-03-208*李四含決議事項表2：行政文件分類表一級分類二級分類三級分類保管期限行政管理管理制度內部管理制度永久行政管理會議紀要辦公會議紀要10年人事資料崗位職責崗位說明書長期證照資質資質文件營業(yè)執(zhí)照永久表3：行政文件歸檔目錄檔案編號文件題名文號形成部門形成日期頁數(shù)保管期限存放位置（柜-層-盒）XZ-2024-001《2024年行政管理制度修訂方案》XZ-2024-001行政部2024-03-1512永久1-3-5HR-2024-002《2024年部門崗位職責說明書》HR-2024-002人事部2024-04-1025長期2-1-8表4：文件歸檔交接單移交部門移交人接收部門接收人交接日期行政部*張三行政部（檔案室）*王五2024-06-30序號檔案編號文件題名份數(shù)備注1XZ-2024-001《2024年行政管理制度修訂方案》1正本2XZ-2024-0022024年第一次辦公會議紀要1正本移交部門負責人簽字：接收部門負責人簽字：日期：日期：表5：行政文件借閱申請表借閱人所在部門聯(lián)系方式借閱日期*趙六市場部2024-07-10文件題名檔案編號保管期限借閱用途《2024年行政管理制度修訂方案》XZ-2024-001永久參照執(zhí)行部門負責人審批意見：檔案管理員意見：簽字：*劉七簽字：*王五日期：2024-07-10日期：2024-07-10表6：檔案銷毀清冊序號檔案編號文件題名形成日期保管期限銷毀原因備注1XZ-2018-005《2018年行政工作總結》2018-12-2010年保管期限屆滿無保存價值鑒定小組意見：分管領導審批：簽字：孫八、周九簽字：*吳十日期：2024-06-15日期：2024-06-20監(jiān)銷人簽字：*王五銷毀日期：2024-07-05四、執(zhí)行要點與風險防控責任明確：各部門負責人為本部門文件歸檔第一責任人，檔案管理員負責歸檔工作的組織與監(jiān)督，保證責任到人、流程閉環(huán)。時間管控：文件需在辦理完畢后3個工作日內初步整理，每月定期提交預歸檔清單，每年6月30日前完成上一年度歸檔，避免拖延導致文件散失。保密管理：涉密文件（如未公開的決策文件、人事薪酬信息）需單獨存放，借閱需經(jīng)分管領導審批，