企業(yè)采購審批流程管理與記錄工具指南一、適用業(yè)務(wù)場景本工具適用于各類企業(yè)日常運(yùn)營中的采購活動管理，涵蓋但不限于以下場景：常規(guī)辦公物資采購：如文具、耗材、辦公設(shè)備等，滿足日常辦公需求；生產(chǎn)原材料/備件采購：制造業(yè)企業(yè)生產(chǎn)所需的原材料、零部件及維修備件；服務(wù)類采購：如咨詢、培訓(xùn)、維修、保潔等外部服務(wù)采購；固定資產(chǎn)采購：如電腦、machinery（機(jī)械設(shè)備）、辦公家具等單價(jià)較高或使用周期長的資產(chǎn)采購；專項(xiàng)項(xiàng)目采購：為特定項(xiàng)目采購的專用物資或服務(wù)，需與項(xiàng)目預(yù)算掛鉤。通過標(biāo)準(zhǔn)化流程管理，可保證采購活動合規(guī)、高效，同時實(shí)現(xiàn)采購全程可追溯，支持成本控制與決策分析。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程企業(yè)采購審批需遵循“需求發(fā)起—部門審核—財(cái)務(wù)復(fù)核—領(lǐng)導(dǎo)審批—執(zhí)行采購—記錄歸檔”的閉環(huán)流程，具體步驟步驟1：采購需求發(fā)起責(zé)任人：需求部門經(jīng)辦人（*）操作說明：需求部門根據(jù)實(shí)際需求，填寫《采購申請表》（詳見模板），明確采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、總價(jià)、用途說明、期望交付時間等關(guān)鍵信息；附上相關(guān)依據(jù)，如庫存盤點(diǎn)表（表明庫存不足）、項(xiàng)目方案（表明項(xiàng)目需求）、市場價(jià)格調(diào)研（表明預(yù)估單價(jià)合理性）等；提交至需求部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初步審核。步驟2：部門負(fù)責(zé)人審核責(zé)任人：需求部門負(fù)責(zé)人（*）操作說明：核查采購需求的必要性：是否符合部門工作計(jì)劃、是否為重復(fù)采購（需檢查庫存）、是否存在替代方案等；審核采購預(yù)算：確認(rèn)采購金額是否在部門預(yù)算范圍內(nèi)，超預(yù)算需注明原因并附上預(yù)算調(diào)整申請；審核通過后，在《采購申請表》“部門審核意見”欄簽字確認(rèn)，流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)部門；審核不通過需注明理由并退回需求部門。步驟3：財(cái)務(wù)部門復(fù)核責(zé)任人：財(cái)務(wù)部門審核人（*）操作說明：核查采購預(yù)算：對照企業(yè)年度/季度預(yù)算，確認(rèn)采購項(xiàng)目是否已立項(xiàng)、預(yù)算額度是否充足；審核價(jià)格合理性：對比歷史采購價(jià)格、市場均價(jià)或至少3家供應(yīng)商報(bào)價(jià)，判斷預(yù)估單價(jià)是否合理，價(jià)格異常需要求需求部門補(bǔ)充說明；審核采購條款：對涉及付款方式、交付周期、質(zhì)保條款等內(nèi)容的，需與財(cái)務(wù)管理制度核對，保證合規(guī)；復(fù)核通過后，在“財(cái)務(wù)復(fù)核意見”欄簽字，流轉(zhuǎn)至對應(yīng)審批權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)；復(fù)核不通過需注明問題并退回。步驟4：領(lǐng)導(dǎo)審批責(zé)任人：根據(jù)采購金額確定審批權(quán)限（如：部門副總、總經(jīng)理、董事長等，*）操作說明：審批權(quán)限劃分：金額≤5000元：部門副總審批；5000元＜金額≤20000元：總經(jīng)理審批；金額＞20000元：董事長審批；核批重點(diǎn)：結(jié)合采購需求重要性、預(yù)算執(zhí)行情況、企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)等，對采購事項(xiàng)進(jìn)行最終決策；審批通過后，在“領(lǐng)導(dǎo)審批意見”欄簽字確認(rèn)，審批流程結(jié)束；審批不通過需注明原因，流程終止。步驟5：執(zhí)行采購責(zé)任人：采購部門經(jīng)辦人（*）操作說明：接到審批通過的《采購申請表》后，根據(jù)需求要求開展供應(yīng)商選擇（如招標(biāo)、詢價(jià)、比價(jià)等），保證供應(yīng)商資質(zhì)合規(guī)（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)許可證等）；與供應(yīng)商簽訂采購合同/訂單，明確雙方權(quán)利義務(wù)（物品規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交付時間、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等）；跟蹤采購進(jìn)度，保證按時交付，交付時需求部門、采購部門、財(cái)務(wù)部門共同驗(yàn)收，填寫《驗(yàn)收單》，確認(rèn)物品數(shù)量、質(zhì)量符合要求。步驟6：記錄歸檔責(zé)任人：采購部門/檔案管理員（*）操作說明：采購?fù)瓿珊?，采購部門將《采購申請表》《采購合同》《驗(yàn)收單》《付款憑證》等相關(guān)資料整理齊全；按采購單號或日期順序歸檔，電子版?zhèn)浞葜疗髽I(yè)采購管理系統(tǒng)，紙質(zhì)版存檔至指定文件柜；定期（如每月/每季度）對采購記錄進(jìn)行匯總分析，形成采購報(bào)表，為企業(yè)成本控制、供應(yīng)商管理提供數(shù)據(jù)支持。三、采購審批記錄表模板企業(yè)采購審批記錄表基本信息申請單號（系統(tǒng)自動/按規(guī)則編號，如CGYYYYMMDDXXX）申請部門申請人*聯(lián)系方式（內(nèi)部分機(jī)號/企業(yè)即時通訊號）申請日期年月日采購明細(xì)采購類別□辦公物資□生產(chǎn)原材料□服務(wù)類□固定資產(chǎn)□專項(xiàng)項(xiàng)目□其他物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號數(shù)量預(yù)估單價(jià)（元）預(yù)估總價(jià)（元）預(yù)算科目用途說明（簡述采購原因及使用場景，如“補(bǔ)充部門打印機(jī)用A4紙”“XX項(xiàng)目所需原材料”）期望交付日期年月日附件清單□庫存盤點(diǎn)表□項(xiàng)目方案□報(bào)價(jià)單□其他（請注明）審批流程部門審核意見負(fù)責(zé)人簽字：日期：年月日（審核重點(diǎn)：需求必要性、部門預(yù)算）財(cái)務(wù)復(fù)核意見審核人簽字：日期：年月日（審核重點(diǎn)：預(yù)算額度、價(jià)格合理性）領(lǐng)導(dǎo)審批意見審批人簽字：日期：年月日（審核重點(diǎn)：權(quán)限范圍、戰(zhàn)略匹配度）執(zhí)行情況實(shí)際采購總價(jià)（元）供應(yīng)商名稱合同/訂單編號實(shí)際交付日期年月日驗(yàn)收結(jié)果□合格□不合格（請注明原因）驗(yàn)收人簽字（需求部門）（采購部門）*（財(cái)務(wù)部門）付款狀態(tài)□未付款□部分付款□已付清（付款憑證編號：）備注（如審批特殊說明、執(zhí)行過程中異常情況等）四、使用注意事項(xiàng)填寫規(guī)范：所有字段需如實(shí)、完整填寫，不得缺漏；“預(yù)估總價(jià)”“實(shí)際采購總價(jià)”等金額需大小寫一致，避免涂改；審批時效：各部門需在收到申請后1-2個工作日內(nèi)完成審核/復(fù)核，緊急采購需求可標(biāo)注“加急”，審批流程需優(yōu)先處理；信息準(zhǔn)確性：申請人需保證采購需求明細(xì)、預(yù)算科目等信息準(zhǔn)確，因信息錯誤導(dǎo)致采購延誤或損失的，由申請人所在部門承擔(dān)責(zé)任；資料留存：采購相關(guān)資料（申請表、合同、驗(yàn)收單、付款憑證等）保存期限不少于3年，以備審計(jì)或查詢；特殊情況處理：如遇緊急采購（如突發(fā)設(shè)備故障需立即維修），可先通過電話/即時通訊工具向領(lǐng)導(dǎo)口頭申請，事后1個工作日內(nèi)補(bǔ)辦審