PAGE規(guī)范通訊地址管理制度一、總則（一）目的為加強公司通訊地址管理，確保信息傳遞的準確性、及時性和安全性，提高公司運營效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工、合作伙伴以及與公司有業(yè)務往來的相關方。（三）基本原則1.準確性原則：通訊地址應準確無誤，確保信息能夠準確送達相關人員或單位。2.及時性原則：通訊地址發(fā)生變更時，應及時進行更新，保證信息傳遞的及時性。3.安全性原則：保護通訊地址信息的安全，防止信息泄露和濫用。二、通訊地址分類及定義（一）公司地址公司注冊地址及實際辦公地址，用于接收各類官方文件、信函、快遞等。（二）員工個人通訊地址員工在公司登記備案的家庭住址、電子郵箱、手機號碼等，用于公司與員工之間的溝通聯(lián)系。（三）部門通訊地址各部門指定的用于接收部門相關文件、資料的通訊地址，包括收件人姓名、聯(lián)系電話、郵箱等。（四）合作伙伴通訊地址與公司有業(yè)務合作關系的供應商、客戶、代理商等的通訊地址，用于業(yè)務往來的溝通與協(xié)調。三、通訊地址管理職責（一）行政部門職責1.負責公司通訊地址的統(tǒng)一管理和維護，建立通訊地址數(shù)據(jù)庫。2.定期對通訊地址進行清理和更新，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。3.負責接收和分發(fā)各類文件、信函、快遞等，并及時通知相關人員領取。4.對通訊地址變更情況進行跟蹤和記錄，及時更新通訊地址數(shù)據(jù)庫。（二）各部門職責1.負責本部門通訊地址的收集、整理和上報工作，確保信息準確無誤。2.及時通知本部門員工通訊地址變更情況，并協(xié)助行政部門進行更新。（三）員工職責1.如實填寫個人通訊地址信息，并保持通訊暢通。2.通訊地址發(fā)生變更時，應及時向所在部門報告，并協(xié)助行政部門進行更新。四、通訊地址收集與錄入（一）新員工入職新員工入職時，應填寫《員工通訊地址登記表》，提供準確的家庭住址、電子郵箱、手機號碼等信息。所在部門負責人應審核信息的真實性和完整性，并簽字確認后交行政部門。（二）合作伙伴信息收集與新的合作伙伴建立業(yè)務關系時，業(yè)務部門應收集對方的通訊地址信息，填寫《合作伙伴通訊地址登記表》，經部門負責人審核后交行政部門錄入通訊地址數(shù)據(jù)庫。（三）通訊地址錄入行政部門收到通訊地址信息后，應及時進行錄入，并確保信息準確無誤。錄入完成后，應對通訊地址數(shù)據(jù)庫進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。五、通訊地址變更管理（一）變更申請員工通訊地址發(fā)生變更時，應填寫《通訊地址變更申請表》，詳細說明變更原因及新的通訊地址信息。所在部門負責人應審核變更申請，并簽字確認后交行政部門。（二）變更審核行政部門收到變更申請后，應進行審核。對于涉及重要業(yè)務或關鍵聯(lián)系人的通訊地址變更，應征求相關部門意見后再進行處理。審核通過后，行政部門應及時更新通訊地址數(shù)據(jù)庫，并通知相關人員。（三）變更通知行政部門應將通訊地址變更情況及時通知相關人員，包括公司內部員工、合作伙伴等。通知方式可采用郵件、短信、電話等多種形式，確保相關人員能夠及時了解變更信息。六、通訊地址使用規(guī)范（一）文件收發(fā)1.行政部門應按照通訊地址準確無誤地接收和分發(fā)各類文件、信函、快遞等。對于重要文件，應進行登記和簽收，并及時通知相關人員領取。2.各部門應指定專人負責文件的接收和保管，確保文件的安全和完整。對于涉及機密的文件，應嚴格按照公司保密制度進行管理。（二）信息傳遞1.公司內部員工之間的信息傳遞應優(yōu)先使用公司內部通訊工具，如郵件、即時通訊軟件等。如需使用外部通訊工具，應確保通訊地址的準確性和安全性。2.與合作伙伴進行業(yè)務溝通時，應使用對方提供的通訊地址，并確保信息傳遞的及時、準確和有效。（三）快遞使用1.因工作需要寄發(fā)快遞時，應填寫《快遞申請表》，注明寄件人、收件人、寄件地址、收件地址、快遞內容等信息。經部門負責人審核后交行政部門統(tǒng)一安排寄發(fā)。2.行政部門應選擇信譽良好、服務質量高的快遞公司，并按照公司規(guī)定的快遞費用標準進行結算。七、通訊地址安全管理（一）信息保密1.行政部門及相關人員應嚴格保密通訊地址信息，不得泄露給無關人員。2.對于涉及個人隱私的通訊地址信息，應采取必要的安全措施進行保護，防止信息泄露。（二）數(shù)據(jù)備份行政部門應定期對通訊地址數(shù)據(jù)庫進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在安全可靠的介質上，并異地存放。備份數(shù)據(jù)應定期進行檢查和恢復測試，確保數(shù)據(jù)的可用性和完整性。（三）網絡安全1.公司應加強網絡安全管理，防止通訊地址信息通過網絡被非法獲取或篡改。2.員工應注意保護個人通訊地址信息的安全，避免在不安全的網絡環(huán)境中使用通訊工具。八、通訊地址清理與歸檔（一）清理周期行政部門應定期對通訊地址數(shù)據(jù)庫進行清理，清理周期為每年一次。清理內容包括無效通訊地址、離職員工通訊地址等。（二）清理流程1.行政部門制定通訊地址清理計劃，明確清理范圍、清理時間和清理方式。2.對通訊地址數(shù)據(jù)庫進行篩選，找出無效通訊地址和離職員工通訊地址。3.對于無效通訊地址，應與相關人員進行核實，如無法聯(lián)系到相關人員，可將其通訊地址標記為無效。4.對于離職員工通訊地址，應及時從通訊地址數(shù)據(jù)庫中刪除。5.清理完成后，行政部門應將通訊地址清理情況進行記錄，并更新通訊地址數(shù)據(jù)庫。（三）歸檔管理行政部門應對通訊地址變更申請表、快遞申請表等相關文件進行歸檔管理，保存期限為[X]年。歸檔文件應按照時間順序進行編號，并建立索引，便于查詢和使用。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.行政部門應定期對通訊地址管理情況進行監(jiān)督檢查，確保通訊地址管理制度的有效執(zhí)行。2.對于違反通訊地址管理制度的行為，行政部門應及時進行糾正，并視情節(jié)輕重給予相應的處罰。（二）考核評價1.將通訊地址管理工作納入部門和員工的績效考核體系，考核內容包括通訊地址信息的準確性、及時性、安全性等