PAGE涉密檔案登記制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織涉密檔案管理，確保涉密檔案信息的安全與完整，防止涉密檔案的泄露、丟失或不當(dāng)使用，特制定本登記制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密、工作秘密等各類涉密檔案的登記管理工作。包括但不限于文件、資料、圖紙、數(shù)據(jù)、報(bào)告、會(huì)議記錄等形式的涉密檔案。（三）基本原則1.嚴(yán)格保密原則：對(duì)涉密檔案的登記、存儲(chǔ)、查閱、使用、傳遞、銷毀等環(huán)節(jié)實(shí)行嚴(yán)格的保密措施，確保涉密信息不被泄露。2.準(zhǔn)確規(guī)范原則：登記內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、完整、規(guī)范，如實(shí)反映涉密檔案的基本信息、流轉(zhuǎn)情況等，便于管理和查詢。3.全程管控原則：對(duì)涉密檔案的生命周期進(jìn)行全程跟蹤和管控，確保每個(gè)環(huán)節(jié)都符合保密要求和相關(guān)規(guī)定。二、登記主體與職責(zé)（一）檔案管理部門1.負(fù)責(zé)建立和完善涉密檔案登記臺(tái)賬，對(duì)涉密檔案進(jìn)行統(tǒng)一登記和編號(hào)。2.審核涉密檔案的密級(jí)確定、變更和解除，確保登記信息與檔案實(shí)際密級(jí)相符。3.定期對(duì)涉密檔案登記情況進(jìn)行檢查和核對(duì)，保證登記數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。4.負(fù)責(zé)向公司/組織內(nèi)部需要查閱涉密檔案的部門或人員提供登記信息查詢服務(wù)。（二）文件產(chǎn)生部門1.負(fù)責(zé)本部門產(chǎn)生的涉密檔案的初始登記工作，詳細(xì)填寫檔案的基本信息，包括文件名稱、文號(hào)、密級(jí)、產(chǎn)生日期、來(lái)源、內(nèi)容摘要等。2.在涉密檔案流轉(zhuǎn)過(guò)程中，及時(shí)更新登記信息，記錄檔案的去向、簽收人等情況。3.配合檔案管理部門做好涉密檔案登記的核對(duì)和檢查工作，確保本部門登記信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。（三）檔案查閱使用部門1.在查閱、使用涉密檔案前，向檔案管理部門提出申請(qǐng)，并提供準(zhǔn)確的查閱使用目的、范圍等信息。2.按照檔案管理部門的要求，在指定地點(diǎn)查閱和使用涉密檔案，不得擅自將檔案帶出規(guī)定場(chǎng)所或轉(zhuǎn)借他人。3.使用完畢后，及時(shí)歸還涉密檔案，并在登記臺(tái)賬上簽字確認(rèn)，注明歸還日期。（四）檔案?jìng)鬟f人員（包括內(nèi)部傳遞和外部交接）1.在傳遞涉密檔案時(shí)，嚴(yán)格履行交接手續(xù)，填寫檔案?jìng)鬟f登記表，注明傳遞時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量、交接雙方人員等信息。2.確保涉密檔案在傳遞過(guò)程中的安全，采取必要的保密措施，如密封包裝、專人護(hù)送等，防止檔案丟失或泄露。3.對(duì)傳遞過(guò)程中出現(xiàn)的異常情況，如檔案損壞、丟失等，及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告，并配合進(jìn)行調(diào)查處理。三、登記內(nèi)容與要求（一）基本信息登記1.檔案名稱：填寫涉密檔案的準(zhǔn)確全稱，包括文件標(biāo)題、資料名稱、圖紙編號(hào)等。2.文號(hào)：如有文號(hào)，應(yīng)準(zhǔn)確登記文件的文號(hào)，以便查詢和引用。3.密級(jí)：明確涉密檔案的密級(jí)，如絕密、機(jī)密、秘密等，并按照國(guó)家保密法律法規(guī)和公司/組織保密規(guī)定進(jìn)行確定和變更。4.產(chǎn)生日期：記錄涉密檔案形成的具體日期，精確到年、月、日。5.來(lái)源：注明涉密檔案的產(chǎn)生部門或來(lái)源渠道，如上級(jí)下發(fā)、本部門制發(fā)、外單位提供等。6.內(nèi)容摘要：簡(jiǎn)要概括涉密檔案的主要內(nèi)容，以便快速了解檔案核心信息，但應(yīng)避免涉及具體涉密細(xì)節(jié)。（二）流轉(zhuǎn)信息登記1.流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)：記錄涉密檔案在公司/組織內(nèi)部的流轉(zhuǎn)過(guò)程，包括查閱、借閱、使用、傳遞、歸還等環(huán)節(jié)。2.流轉(zhuǎn)時(shí)間：詳細(xì)登記每個(gè)流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)的具體時(shí)間，精確到年、月、日、時(shí)、分。3.流轉(zhuǎn)地點(diǎn)：注明涉密檔案在流轉(zhuǎn)過(guò)程中所處的地點(diǎn)，如檔案管理部門辦公室、查閱使用部門辦公室、臨時(shí)存放地點(diǎn)等。4.經(jīng)手人：填寫參與涉密檔案流轉(zhuǎn)各環(huán)節(jié)的人員姓名，確保責(zé)任明確。（三）存儲(chǔ)信息登記1.存儲(chǔ)位置：記錄涉密檔案的具體存儲(chǔ)地點(diǎn)，如檔案庫(kù)房的貨架編號(hào)、保險(xiǎn)柜位置等，便于查找和管理。2.存儲(chǔ)方式：說(shuō)明涉密檔案的存儲(chǔ)方式，如紙質(zhì)檔案的盒裝存儲(chǔ)、電子檔案的加密存儲(chǔ)等。3.存儲(chǔ)期限：明確涉密檔案的存儲(chǔ)期限，根據(jù)檔案性質(zhì)和相關(guān)規(guī)定確定合理的保存時(shí)長(zhǎng)。（四）登記要求1.登記信息應(yīng)使用鋼筆、中性筆或計(jì)算機(jī)打印，確保字跡清晰、工整，不得使用鉛筆、圓珠筆等易褪色的書寫工具。2.登記內(nèi)容應(yīng)及時(shí)填寫，不得拖延或事后補(bǔ)記，保證登記信息的時(shí)效性和真實(shí)性。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)建立電子登記臺(tái)賬，采用電子簽名等技術(shù)手段確保登記信息的安全性和可追溯性。電子登記臺(tái)賬應(yīng)定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。四、登記流程（一）檔案產(chǎn)生登記1.文件產(chǎn)生部門在涉密檔案形成后，由專人負(fù)責(zé)填寫《涉密檔案初始登記表》，按照登記內(nèi)容要求詳細(xì)錄入檔案基本信息。2.將填寫完整的初始登記表提交給檔案管理部門，檔案管理部門進(jìn)行審核，核對(duì)登記信息與檔案實(shí)際情況是否一致。審核通過(guò)后，在登記表上簽字確認(rèn)，并為該涉密檔案賦予唯一的編號(hào)。編號(hào)應(yīng)按照一定的規(guī)則編制，便于識(shí)別和管理，例如可以采用年份+部門代碼+流水號(hào)的形式。3.檔案管理部門將審核后的《涉密檔案初始登記表》進(jìn)行歸檔保存，同時(shí)將涉密檔案按照規(guī)定的存儲(chǔ)方式和位置進(jìn)行存放。（二）檔案流轉(zhuǎn)登記1.查閱登記檔案查閱使用部門如需查閱涉密檔案，應(yīng)提前向檔案管理部門提交《涉密檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、范圍、時(shí)間等信息。檔案管理部門收到申請(qǐng)表后，對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核。審核通過(guò)后，在登記臺(tái)賬上記錄查閱申請(qǐng)信息，包括申請(qǐng)日期、申請(qǐng)人、查閱檔案名稱及編號(hào)等，并告知查閱使用部門查閱的時(shí)間、地點(diǎn)和注意事項(xiàng)。查閱使用部門在指定時(shí)間和地點(diǎn)查閱涉密檔案時(shí)，檔案管理部門工作人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，并在查閱登記表上記錄查閱開(kāi)始時(shí)間、查閱人簽名等信息。查閱結(jié)束后，記錄查閱結(jié)束時(shí)間，查閱人應(yīng)在登記表上簽字確認(rèn)檔案歸還情況。2.借閱登記若需借閱涉密檔案，借閱部門應(yīng)填寫《涉密檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱理由、借閱期限、歸還時(shí)間等。檔案管理部門審核申請(qǐng)表，對(duì)于符合借閱條件的，在登記臺(tái)賬上登記借閱信息，包括借閱日期、借閱人、檔案名稱及編號(hào)、借閱期限等，并開(kāi)具《涉密檔案借閱憑證》。借閱人憑借閱憑證到檔案管理部門領(lǐng)取涉密檔案，檔案管理部門工作人員與借閱人辦理檔案交接手續(xù)，填寫檔案交接登記表，注明交接時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱及數(shù)量、交接雙方人員簽名等。借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還涉密檔案。檔案管理部門在收到歸還檔案后，核對(duì)檔案數(shù)量和完整性，在登記臺(tái)賬上記錄歸還日期，并注銷借閱憑證。3.傳遞登記內(nèi)部傳遞涉密檔案時(shí)，傳遞人員應(yīng)填寫《涉密檔案內(nèi)部傳遞登記表》，注明傳遞日期、傳遞檔案名稱及編號(hào)、傳遞起始部門和接收部門、傳遞人簽名、接收人簽名等信息。外部交接涉密檔案時(shí)，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定和公司/組織的對(duì)外合作協(xié)議要求，填寫《涉密檔案外部交接登記表》。登記表除包含內(nèi)部傳遞登記表的信息外，還應(yīng)注明外部接收單位名稱、交接方式（如專人送達(dá)、機(jī)要郵寄等）、交接憑證編號(hào)等內(nèi)容。交接過(guò)程中，雙方應(yīng)嚴(yán)格履行簽字確認(rèn)手續(xù)，確保檔案交接安全。傳遞人員完成傳遞后，將傳遞登記表提交給檔案管理部門，檔案管理部門及時(shí)更新登記臺(tái)賬，跟蹤涉密檔案的傳遞狀態(tài)。（三）檔案存儲(chǔ)變更登記1.當(dāng)涉密檔案的存儲(chǔ)位置、存儲(chǔ)方式等發(fā)生變更時(shí)，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)填寫《涉密檔案存儲(chǔ)變更登記表》。2.登記表應(yīng)注明變更日期、變更前存儲(chǔ)信息（包括位置、方式等）以及變更后存儲(chǔ)信息，同時(shí)說(shuō)明變更原因。3.變更登記完成后，檔案管理部門應(yīng)確保涉密檔案按照新的存儲(chǔ)要求進(jìn)行妥善存放，并相應(yīng)調(diào)整檔案管理系統(tǒng)中的存儲(chǔ)信息。（四）檔案密級(jí)變更與解除登記1.密級(jí)變更登記當(dāng)涉密檔案的密級(jí)發(fā)生變更時(shí)，文件產(chǎn)生部門或檔案管理部門應(yīng)填寫《涉密檔案密級(jí)變更申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明變更理由、依據(jù)以及變更后的密級(jí)。申請(qǐng)?zhí)峤缓?，按照公?組織規(guī)定的密級(jí)變更審批程序進(jìn)行審核。審核通過(guò)后，檔案管理部門在登記臺(tái)賬上記錄密級(jí)變更信息，包括變更日期、原密級(jí)、變更后密級(jí)、審批人簽名等，并及時(shí)通知相關(guān)部門按照新密級(jí)進(jìn)行管理。2.密級(jí)解除登記涉密檔案密級(jí)解除時(shí)，由文件產(chǎn)生部門或檔案管理部門填寫《涉密檔案密級(jí)解除申請(qǐng)表》，說(shuō)明解除密級(jí)的原因和依據(jù)。經(jīng)公司/組織保密委員會(huì)或相關(guān)審批機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)后，檔案管理部門在登記臺(tái)賬上記錄密級(jí)解除信息，包括解除日期、檔案名稱及編號(hào)、原密級(jí)、審批人簽名等。同時(shí)，對(duì)該涉密檔案的保密標(biāo)識(shí)和存儲(chǔ)方式等進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整，轉(zhuǎn)為非涉密檔案進(jìn)行管理。（五）檔案銷毀登記1.涉密檔案達(dá)到存儲(chǔ)期限或因其他原因需要銷毀時(shí)，由檔案管理部門提出銷毀申請(qǐng)，并填寫《涉密檔案銷毀申請(qǐng)表》。申請(qǐng)表應(yīng)注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因、銷毀方式（如粉碎、焚燒、電子數(shù)據(jù)擦除等）、預(yù)計(jì)銷毀時(shí)間等信息。2.申請(qǐng)?zhí)峤缓?，按照公?組織規(guī)定的銷毀審批程序進(jìn)行審核。審核通過(guò)后，檔案管理部門組織實(shí)施銷毀工作，并填寫《涉密檔案銷毀登記表》。登記表記錄銷毀日期、銷毀地點(diǎn)、銷毀執(zhí)行人簽名、監(jiān)銷人簽名等信息。3.銷毀工作完成后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀登記表上簽字確認(rèn)銷毀情況，并將銷毀登記表與銷毀申請(qǐng)等相關(guān)材料一并歸檔保存，作為涉密檔案銷毀的憑證。五、登記信息管理與查詢（一）信息管理1.檔案管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)涉密檔案登記信息的管理，確保登記信息的安全和完整。2.定期對(duì)登記信息進(jìn)行整理和歸檔，按照年度、類別等進(jìn)行分類存放，便于查找和統(tǒng)計(jì)。3.對(duì)登記信息進(jìn)行備份，采用電子存儲(chǔ)和紙質(zhì)備份相結(jié)合的方式，防止數(shù)據(jù)丟失。電子備份應(yīng)存儲(chǔ)在安全的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。4.嚴(yán)格限制對(duì)登記信息的訪問(wèn)權(quán)限，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能查詢和修改登記信息。查詢和修改操作應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查詢?nèi)嘶蛐薷娜诵彰?、操作時(shí)間、操作內(nèi)容及原因等。（二）信息查詢1.公司/組織內(nèi)部因工作需要查詢涉密檔案登記信息的部門或人員，應(yīng)填寫《涉密檔案登記信息查詢申請(qǐng)表》，注明查詢目的、查詢范圍、查詢內(nèi)容等。2.檔案管理部門對(duì)查詢申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，按照申請(qǐng)要求提供相應(yīng)登記信息。查詢?nèi)藨?yīng)在查詢登記表上簽字確認(rèn)查詢信息的使用情況，不得擅自復(fù)制、傳播或泄露查詢到的登記信息。3.涉及對(duì)外提供涉密檔案登記信息的，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定和公司/組織對(duì)外合作協(xié)議的要求，履行嚴(yán)格的審批程序，并采取必要的保密措施，確保信息安全。六、監(jiān)督與檢查及責(zé)任追究（一）監(jiān)督與檢查1.公司/組織應(yīng)建立健全涉密檔案登記制度的監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對(duì)涉密檔案登記工作進(jìn)行檢查和評(píng)估。2.檔案管理部門應(yīng)每月對(duì)登記臺(tái)賬進(jìn)行自查，核對(duì)登記信息的準(zhǔn)確性和完整性，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問(wèn)題。3.公司/組織內(nèi)部審計(jì)、紀(jì)檢等部門應(yīng)不定期對(duì)涉密檔案登記制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查登記流程是否規(guī)范、登記信息是否真實(shí)準(zhǔn)確、保密措施是否落實(shí)到位等。4.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改，并跟蹤整改情況，確保問(wèn)題得到徹底解決。（二）責(zé)任追究1.對(duì)于違反涉密檔案登記制度規(guī)定的行為，公司/組織將視情節(jié)輕重，給予相應(yīng)的責(zé)任追究。2.有下列情形之一的，對(duì)直接責(zé)任人給予警告、批評(píng)教育，并責(zé)令其立即改正；造成輕微后果的，給予記過(guò)處分；造成嚴(yán)重后果的，給予記大過(guò)、降級(jí)、撤職直至開(kāi)除處分：未按規(guī)定進(jìn)行涉密檔案登記或登記信息不準(zhǔn)確、不完整的；擅自修改、刪除登記信息的；未履行檔案流轉(zhuǎn)登記手續(xù)或