PAGE油卡管理制度規(guī)范要求一、總則（一）目的為加強公司油卡管理，規(guī)范油卡使用行為，確保油卡使用安全、合理、高效，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及油卡使用的部門、車輛及相關(guān)人員。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標準，確保油卡使用合法合規(guī)。2.安全性原則：保障油卡信息安全，防止油卡被盜用、冒用等情況發(fā)生。3.合理性原則：根據(jù)工作實際需求，合理安排油卡使用，杜絕浪費。4.責任明確原則：明確各部門及人員在油卡管理中的職責，做到責任到人。二、油卡的申請與審批（一）油卡申請1.各部門因工作需要使用油卡時，應填寫《油卡申請表》，詳細注明申請油卡的車輛信息、預計使用期限、每月預計使用油量等內(nèi)容。2.申請表需經(jīng)部門負責人簽字確認后，提交至公司行政管理部門。（二）審批流程1.行政管理部門收到《油卡申請表》后，對申請信息進行初步審核，核實車輛信息及使用需求的合理性。2.審核通過后，將申請表提交至公司財務部門進行費用預算審核。財務部門根據(jù)公司預算及相關(guān)規(guī)定，對申請的油卡費用進行評估，確定是否符合預算安排。3.財務部門審核通過后，申請表提交至公司分管領(lǐng)導進行最終審批。分管領(lǐng)導根據(jù)公司整體運營情況及油卡使用的必要性，做出審批決定。4.審批通過的《油卡申請表》由行政管理部門留存一份備案，另一份交至申請人，作為油卡辦理及使用的依據(jù)。三、油卡的辦理與發(fā)放（一）辦理1.申請人憑審批通過的《油卡申請表》，前往指定的加油站辦理油卡。辦理油卡時，需提供車輛行駛證、申請人身份證等有效證件。2.加油站根據(jù)申請人提供的信息，為其辦理油卡，并將油卡初始密碼告知申請人。申請人應妥善保管油卡及密碼，不得泄露給他人。（二）發(fā)放1.油卡辦理完成后，由行政管理部門統(tǒng)一領(lǐng)取。2.行政管理部門對領(lǐng)取的油卡進行登記造冊，記錄油卡卡號、初始密碼、領(lǐng)取時間、領(lǐng)取人等信息。3.登記完成后，行政管理部門將油卡發(fā)放給申請人，并要求申請人在《油卡發(fā)放登記表》上簽字確認。四、油卡的使用（一）使用范圍1.公司所有用于公務活動的車輛，包括但不限于公司自有車輛、租賃車輛等。2.經(jīng)公司批準用于特定項目或工作任務的車輛。（二）使用規(guī)定1.油卡僅限公司指定車輛使用，嚴禁轉(zhuǎn)借他人或用于非公司車輛。2.駕駛員在使用油卡加油時，應在正規(guī)加油站進行操作，并保留加油憑證。加油憑證應注明加油日期、加油站名稱、加油金額、車輛牌號等信息。3.加油時，駕駛員應按照車輛實際耗油量進行加油，不得故意多加油或虛開發(fā)票。如發(fā)現(xiàn)加油異常情況，應及時向行政管理部門報告。4.油卡使用過程中，如遇加油站系統(tǒng)故障或其他特殊情況無法正常加油時，駕駛員應及時與行政管理部門聯(lián)系，尋求解決方案。（三）使用記錄1.駕駛員應建立油卡使用臺賬，詳細記錄每次加油的日期、加油站名稱、加油金額、車輛行駛里程等信息。2.行政管理部門定期對駕駛員的油卡使用臺賬進行檢查，核實油卡使用情況的真實性和合理性。3.每月末，駕駛員應將當月油卡使用臺賬提交至行政管理部門，行政管理部門匯總后與加油站提供的加油記錄進行核對，確保數(shù)據(jù)一致。五、油卡的充值與結(jié)算（一）充值1.根據(jù)車輛實際使用情況及油卡余額，行政管理部門定期統(tǒng)計各車輛的油卡充值需求。2.統(tǒng)計完成后，行政管理部門填寫《油卡充值申請表》，注明充值車輛信息、充值金額等內(nèi)容，并提交至公司財務部門。3.財務部門審核通過后，按照公司財務流程進行油卡充值操作。充值完成后，財務部門將充值記錄反饋給行政管理部門。（二）結(jié)算1.每月末，加油站根據(jù)公司實際加油情況，向公司提供加油明細清單。2.行政管理部門核對加油明細清單與駕駛員油卡使用臺賬，確保數(shù)據(jù)準確無誤。3.核對完成后，行政管理部門將加油明細清單提交至公司財務部門，財務部門根據(jù)加油明細清單及公司相關(guān)財務規(guī)定進行費用結(jié)算。4.財務部門在結(jié)算過程中，如發(fā)現(xiàn)加油費用異常或其他問題，應及時與行政管理部門及加油站溝通核實，查明原因后進行相應處理。六、油卡的掛失與補辦（一）掛失1.如發(fā)現(xiàn)油卡丟失或被盜用，駕駛員應立即向行政管理部門報告。2.行政管理部門接到報告后，及時對油卡進行掛失處理，防止油卡繼續(xù)被盜用。3.掛失時，行政管理部門需提供油卡卡號、持卡人姓名、掛失原因等信息，并與加油站進行確認。（二）補辦1.油卡掛失后，如需補辦，駕駛員應填寫《油卡補辦申請表》，注明原油卡卡號、掛失時間、補辦原因等內(nèi)容。2.《油卡補辦申請表》經(jīng)部門負責人簽字確認后，提交至行政管理部門。3.行政管理部門審核通過后，為駕駛員辦理油卡補辦手續(xù)。補辦油卡的相關(guān)費用由駕駛員承擔。4.油卡補辦完成后，行政管理部門將新油卡發(fā)放給駕駛員，并對油卡信息進行更新登記。七、油卡的保管與安全（一）保管1.油卡由駕駛員負責保管，不得隨意放置或交予他人保管。2.駕駛員應將油卡妥善存放在安全的地方，避免油卡受到損壞、丟失或被盜用。3.如因駕駛員保管不善導致油卡丟失或被盜用，駕駛員應承擔相應的責任。（二）安全1.公司應加強對油卡信息安全的管理，防止油卡信息泄露。2.行政管理部門及財務部門應妥善保管油卡相關(guān)資料及信息，嚴格限制訪問權(quán)限，確保信息安全。3.如發(fā)現(xiàn)油卡信息存在安全隱患或異常情況，應及時采取措施進行處理，并向上級領(lǐng)導報告。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.行政管理部門負責對公司油卡使用情況進行日常監(jiān)督檢查，定期抽查駕駛員的油卡使用臺賬及加油憑證，核實油卡使用的真實性和合理性。2.財務部門負責對油卡充值及費用結(jié)算情況進行監(jiān)督檢查，確保油卡費用支出符合公司財務規(guī)定。3.公司內(nèi)部審計部門定期對油卡管理情況進行審計，檢查油卡管理制度的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。（二）外部監(jiān)督1.公司應積極配合相關(guān)部門的監(jiān)督檢查工作，如實提供油卡管理的相關(guān)資料和信息。2.如遇政府部門、審計機構(gòu)等對公司油卡管理情況進行檢查時，公司各部門應全力配合，確保檢查工作順利進行。九、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為1.未經(jīng)批準擅自使用油卡或轉(zhuǎn)借他人使用。2.故意多加油、虛開發(fā)票或其他騙取油卡費用的行為。3.因保管不善導致油卡丟失或被盜用，造成公司經(jīng)濟損失。4.違反油卡使用規(guī)定，如在非指定加油站加油、使用油卡進行非公務活動等。（二）處理措施1.對于首次發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為且情節(jié)較輕的，給予警告處分，并責令其立即改正。2.對于多次違規(guī)或情節(jié)嚴重的，除責令其退還違規(guī)所得外，還將根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定給予相應的經(jīng)濟處罰，直至解除勞動合同。3.如因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟損失的，違規(guī)人員應承擔全部或部