PAGE規(guī)范基礎(chǔ)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司基礎(chǔ)檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在基礎(chǔ)檔案管理方面的工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集、整理與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的各類檔案，確保檔案資料的齊全。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，避免錯(cuò)誤記錄和虛假信息。4.安全性原則：采取有效措施保障檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄露。5.保密性原則：對(duì)于涉及公司機(jī)密的檔案，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止信息外泄。（四）管理職責(zé)1.檔案管理部門負(fù)責(zé)制定和完善公司基礎(chǔ)檔案管理制度，并組織實(shí)施。集中統(tǒng)一管理公司各類基礎(chǔ)檔案，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作。定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，確保檔案的完整和安全。指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流。2.各部門負(fù)責(zé)本部門基礎(chǔ)檔案的收集、整理、立卷和移交工作，確保檔案資料的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，嚴(yán)格按照公司檔案管理制度的要求進(jìn)行操作。配合檔案管理部門做好檔案的清查、盤點(diǎn)等工作，積極提供檔案利用服務(wù)。二、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會(huì)決議、董事會(huì)決議、公司章程等；行政公文、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)等；員工招聘、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲、離職等人事檔案資料。2.財(cái)務(wù)檔案：會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。3.業(yè)務(wù)檔案：市場(chǎng)營(yíng)銷檔案，如市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、客戶資料、銷售合同等；項(xiàng)目檔案，包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目進(jìn)度記錄、項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等；采購(gòu)檔案，如采購(gòu)申請(qǐng)、采購(gòu)合同、供應(yīng)商資料等。4.技術(shù)檔案：產(chǎn)品研發(fā)資料，如產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)方案、測(cè)試報(bào)告等；生產(chǎn)工藝文件、設(shè)備檔案、質(zhì)量控制文件等。5.合同檔案：各類合同文本，包括買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、借款合同等，以及合同的審批、執(zhí)行、變更、終止等相關(guān)資料。6.其他檔案：除上述類別外的其他重要文件和資料，如法律訴訟檔案、知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案、榮譽(yù)證書(shū)等。（二）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)采用“類別代碼+年份+流水號(hào)”的形式。2.類別代碼：根據(jù)檔案分類設(shè)置，如“XZ”代表行政檔案，“CW”代表財(cái)務(wù)檔案，“YW”代表業(yè)務(wù)檔案，“JS”代表技術(shù)檔案，“HT”代表合同檔案，“QT”代表其他檔案。3.年份：取檔案形成年份的后兩位數(shù)字，如2023年形成的檔案編號(hào)中的年份為“23”。4.流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序依次編排，從001開(kāi)始。例如，一份2023年形成的行政檔案，其編號(hào)為“XZ23001”。三、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集的范圍和責(zé)任人，按照規(guī)定的時(shí)間和要求及時(shí)收集本部門產(chǎn)生的各類檔案資料。2.對(duì)于重要業(yè)務(wù)活動(dòng)和項(xiàng)目，應(yīng)在活動(dòng)或項(xiàng)目進(jìn)行過(guò)程中同步收集相關(guān)檔案資料，確保檔案的完整性和及時(shí)性。3.涉及多個(gè)部門的檔案，由主辦部門負(fù)責(zé)牽頭收集，相關(guān)部門配合提供資料。（二）整理方法1.分類整理：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類，分別整理。2.裝訂成冊(cè)：對(duì)于紙張較多的檔案，應(yīng)進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝方式。3.編目編號(hào)：對(duì)整理好的檔案編制目錄，注明檔案的編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源等信息，并按照編號(hào)順序排列。4.編制頁(yè)碼：對(duì)檔案資料進(jìn)行頁(yè)碼編制，便于查閱和核對(duì)頁(yè)碼順序。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.各部門整理好的檔案，應(yīng)定期移交至檔案管理部門。移交時(shí)，填寫《檔案移交清單》，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門對(duì)接收的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和整理質(zhì)量。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)通知移交部門進(jìn)行整改。3.審核合格的檔案，按照編號(hào)順序進(jìn)行上架存放，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入相關(guān)檔案信息。（二）保管期限1.永久保管：涉及公司重大權(quán)益、重要資產(chǎn)、核心業(yè)務(wù)等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)歷史價(jià)值和法律意義的檔案，如公司章程、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議、重大合同、重要財(cái)務(wù)憑證等，應(yīng)永久保管。2.定期保管：其他檔案根據(jù)其重要程度和使用頻率，確定保管期限。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、20年等。保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。（三）保管條件1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，確保庫(kù)房安全、通風(fēng)、防潮、防火、防蟲(chóng)、防盜等條件符合要求。2.庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并按照檔案類別和編號(hào)順序進(jìn)行排列，便于查找和管理。3.建立檔案保管賬目，定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，做到賬物相符。發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理，并向上級(jí)報(bào)告。五、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，確保檔案信息的安全和保密。2.優(yōu)先滿足公司內(nèi)部各項(xiàng)工作的需要，提高檔案利用效率，為公司決策、業(yè)務(wù)開(kāi)展等提供支持。（二）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。檔案管理部門應(yīng)提供必要的查閱條件，并對(duì)查閱過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損毀、丟失檔案。3.復(fù)制：根據(jù)利用需求，可對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，經(jīng)審批后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)復(fù)制，并加蓋檔案管理部門印章。復(fù)制件應(yīng)與原件核對(duì)無(wú)誤，注明復(fù)制日期、復(fù)制人等信息。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用時(shí)間、利用人、利用目的、查閱或借閱檔案內(nèi)容、歸還時(shí)間等信息。登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見(jiàn)。（二）鑒定方法1.對(duì)保管期限屆滿的檔案，按照檔案的重要性、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素進(jìn)行綜合評(píng)估。2.查閱檔案的利用記錄，了解檔案的使用頻率和利用效果。3.征求相關(guān)業(yè)務(wù)部門和人員的意見(jiàn)，評(píng)估檔案對(duì)公司當(dāng)前和未來(lái)工作的參考價(jià)值。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定工作小組填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息，并附上鑒定意見(jiàn)。2.《檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可實(shí)施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、銷毀地點(diǎn)、銷毀方式、監(jiān)銷人等信息。4.銷毀記錄應(yīng)與《檔案銷毀申請(qǐng)表》一并歸檔保存，以備查考。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)字化掃描1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整，符合檔案管理要求。2.掃描后的電子檔案應(yīng)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)的電子目錄，便于檢索和查詢。（三）系統(tǒng)功能1.檔案錄入：在檔案管理信息系統(tǒng)中錄入檔案的基本信息、目錄信息、內(nèi)容摘要等，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案信息一致。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按檔案編號(hào)、名稱、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，對(duì)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等操作進(jìn)行嚴(yán)格控制，確保檔案信息安全。4.統(tǒng)計(jì)分析：對(duì)檔案的利用情況、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)