PAGE檔案室墻壁制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強公司檔案室的管理，確保檔案的安全與完整，便于檔案的查閱與利用，特制定本檔案室墻壁制度規(guī)范。（二）適用范圍本規(guī)范適用于公司內(nèi)部所有涉及檔案管理的部門及人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.安全保密原則：確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。3.科學(xué)管理原則：運用科學(xué)的方法和技術(shù)手段，對檔案進行分類、整理、存儲和檢索。4.便捷利用原則：在保證安全保密的前提下，最大限度地為公司各部門及人員提供檔案查閱與利用的便利。二、檔案室環(huán)境管理（一）溫度與濕度控制1.檔案室溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)控制在45%60%范圍內(nèi)。2.配備溫濕度監(jiān)測設(shè)備，定期進行監(jiān)測記錄，并根據(jù)溫濕度變化情況及時采取調(diào)節(jié)措施。夏季高溫時，可通過安裝空調(diào)、使用除濕機等方式降低溫度和濕度；冬季寒冷時，可采取保暖措施，防止溫度過低對檔案造成損害。（二）清潔衛(wèi)生1.檔案室應(yīng)保持清潔，定期進行清掃，每周至少一次全面清掃，及時清除灰塵、雜物等。2.嚴(yán)禁在檔案室內(nèi)吸煙、飲食、堆放易燃、易爆物品，防止火災(zāi)和污染檔案。（三）防蟲、防鼠、防潮1.安裝防蟲、防鼠設(shè)施，如防蟲網(wǎng)、擋鼠板等，定期檢查維護，確保其有效性。2.對檔案存儲區(qū)域進行防潮處理，如鋪設(shè)防潮材料、放置干燥劑等，防止檔案受潮發(fā)霉。（四）防火、防盜1.檔案室應(yīng)配備必要的消防器材，如滅火器、消火栓等，并定期進行檢查和維護，確保其性能良好。2.安裝防火門、防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等安全防護設(shè)施，監(jiān)控設(shè)備應(yīng)保證24小時正常運行，記錄保存時間不少于30天。3.制定火災(zāi)應(yīng)急預(yù)案和防盜應(yīng)急預(yù)案，定期組織演練，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力。三、檔案存儲管理（一）檔案分類1.公司檔案分為文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等幾大類。2.各類檔案再根據(jù)其內(nèi)容和性質(zhì)進行細(xì)分，如文書檔案可分為上級文件、公司文件、會議文件等；科技檔案可分為項目檔案、產(chǎn)品檔案等。（二）檔案編號1.為每一份檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于識別和管理。2.編號規(guī)則應(yīng)明確規(guī)定，例如文書檔案編號可采用年份+流水號的形式，科技檔案編號可采用項目代號+檔案順序號的形式等。（三）檔案裝具1.選用符合檔案存儲要求的裝具，如檔案柜、檔案盒等，確保其質(zhì)量可靠，能夠有效保護檔案。2.檔案柜應(yīng)擺放整齊，排列有序，便于查找和存取檔案。檔案盒應(yīng)按照檔案分類和編號順序進行存放，盒內(nèi)檔案應(yīng)排列整齊，并在盒脊上標(biāo)明檔案類別、編號、年度等信息。（四）檔案上架1.檔案上架應(yīng)遵循分類存放、便于查找的原則，同一類別的檔案應(yīng)集中存放在相鄰的檔案柜或檔案架上。2.上架后的檔案應(yīng)保持整齊有序，不得隨意堆放或倒置，確保檔案的完整性和安全性。四、檔案查閱利用管理（一）查閱權(quán)限1.明確不同人員對檔案的查閱權(quán)限，如公司高層管理人員可查閱所有檔案；部門負(fù)責(zé)人可查閱與本部門工作相關(guān)的檔案；普通員工查閱檔案需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在規(guī)定的范圍內(nèi)查閱。2.查閱人事檔案、財務(wù)檔案等敏感檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定的審批流程進行，確保查閱的合法性和必要性。（二）查閱登記1.建立檔案查閱登記制度，凡查閱檔案的人員均需填寫《檔案查閱登記表》，詳細(xì)記錄查閱日期、查閱人姓名、所在部門、查閱檔案名稱及編號、查閱目的等信息。2.《檔案查閱登記表》應(yīng)妥善保存，以備查詢和審計。（三）查閱方式1.檔案查閱應(yīng)在檔案室指定的區(qū)域內(nèi)進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案室。2.如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定的程序進行操作。復(fù)印或摘錄的檔案內(nèi)容應(yīng)與原件一致，并注明出處。（四）歸還要求1.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進行認(rèn)真核對，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，查閱人員應(yīng)及時報告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。五、檔案整理與歸檔管理（一）整理要求1.檔案整理應(yīng)遵循檔案形成規(guī)律和特點，保持檔案之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。2.對檔案進行分類、編號、編目、裝訂等工作，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。文書檔案應(yīng)按照文件的形成時間、來源、內(nèi)容等進行分類整理；科技檔案應(yīng)按照項目階段、專業(yè)類別等進行整理。（二）歸檔流程1.各部門應(yīng)定期將本部門形成的檔案移交至檔案室，移交時應(yīng)填寫《檔案移交清單》，詳細(xì)注明檔案名稱、數(shù)量、年度等信息。2.檔案室檔案管理人員對移交的檔案進行審核、接收，并按照檔案分類和編號規(guī)則進行整理歸檔。3.歸檔后的檔案應(yīng)及時上架存儲，確保檔案的妥善保管。（三）整理期限1.文書檔案應(yīng)在次年上半年完成整理歸檔工作；科技檔案應(yīng)在項目結(jié)束后三個月內(nèi)完成整理歸檔工作；人事檔案、財務(wù)檔案等應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定及時整理歸檔。2.對于重大活動、重要項目等形成的檔案，應(yīng)在活動結(jié)束或項目完成后立即進行整理歸檔，確保檔案的時效性和完整性。六、檔案鑒定與銷毀管理（一）鑒定原則1.檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、區(qū)別對待、準(zhǔn)確判定的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和公正性。2.根據(jù)檔案的保存價值和歷史意義，對檔案進行全面評估，確定其是否需要繼續(xù)保存。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。2.檔案鑒定小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和方案，組織實施檔案鑒定工作，并對鑒定結(jié)果進行審核。（三）鑒定方法1.采用直接鑒定法，對每份檔案進行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，綜合判斷其保存價值。2.參考檔案保管期限表，結(jié)合公司實際情況，確定檔案的保管期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清單》，詳細(xì)注明檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)檔案鑒定小組審核、公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點進行，采用焚燒、粉碎等方式進行徹底銷毀，并由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的安全和徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況記錄存檔。七、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，制定和完善公司檔案管理的各項規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)公司檔案的收集、整理、存儲、查閱、利用、鑒定、銷毀等日常管理工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和科學(xué)化。3.對公司各部門檔案管理工作進行指導(dǎo)和監(jiān)督，定期組織檔案管理培訓(xùn)和考核，提高公司檔案管理水平。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，建立和維護公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和檢索利用。5.做好檔案統(tǒng)計工作，及時準(zhǔn)確地統(tǒng)計檔案的數(shù)量、種類、利用情況等信息，并向上級主管部門報送相關(guān)統(tǒng)計報表。（二）檔案管理人員崗位職責(zé)1.檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、裝訂、上架等日常管理工作，確保檔案的整齊有序和安全完整。按照檔案分類和編號規(guī)則，對檔案進行分類編號和編目，建立檔案檢索工具，方便檔案的查閱利用。做好檔案查閱登記工作，對查閱檔案的人員進行登記和監(jiān)督，確保檔案的合理利用和安全歸還。定期對檔案存儲環(huán)境進行檢查，及時發(fā)現(xiàn)并處理溫濕度異常、防蟲防鼠等問題，保證檔案存儲環(huán)境符合要求。協(xié)助檔案鑒定小組開展檔案鑒定工作，對擬銷毀的檔案進行登記和造冊，并做好銷毀監(jiān)督工作。完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案管理相關(guān)工作任務(wù)。2.檔案主管負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理工作計劃和規(guī)章制度，并組織實施。組織檔案管理人員開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，提高檔案管理團隊的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。指導(dǎo)和監(jiān)督檔案管理員的日常工作，對檔案管理工作中出現(xiàn)的問題及時進行協(xié)調(diào)和解決。參與檔案鑒定和銷毀工作，并