PAGE民政局規(guī)范發(fā)文制度一、總則（一）目的為進一步加強民政局發(fā)文管理，確保文件的規(guī)范性、準確性、嚴肅性和時效性，提高工作效率，促進各項民政工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于民政局機關(guān)各科室、下屬事業(yè)單位在履行職責過程中形成的各類文件，包括但不限于通知、報告、請示、批復、函等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：發(fā)文應嚴格遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策規(guī)定，確保文件內(nèi)容合法合規(guī)。2.準確規(guī)范原則：文件表述應準確清晰、邏輯嚴謹、格式規(guī)范，避免歧義。3.精簡高效原則：嚴格控制發(fā)文數(shù)量，提高文件質(zhì)量，避免不必要的發(fā)文，確保文件能夠有效傳達信息、指導工作。4.及時保密原則：文件的起草、審核、印發(fā)等環(huán)節(jié)應按照規(guī)定的時間節(jié)點及時完成，同時做好文件的保密工作，防止信息泄露。二、發(fā)文流程（一）文件起草1.明確發(fā)文事由：起草文件前，應充分調(diào)研，明確發(fā)文的目的、依據(jù)和具體內(nèi)容，確保文件具有針對性和必要性。2.確定起草人員：根據(jù)文件內(nèi)容和職責分工，確定具體的起草人員。起草人員應具備相應的業(yè)務知識和文字表達能力，認真負責地完成文件起草工作。3.起草文件內(nèi)容：起草文件應做到內(nèi)容完整、條理清晰、語言簡潔。文件應包括標題、主送單位、正文、附件、發(fā)文單位、發(fā)文日期等要素。標題應準確概括文件的主要內(nèi)容；正文應層次分明，邏輯連貫，表述準確；附件應與正文緊密相關(guān)，且注明附件名稱和序號；發(fā)文單位應使用全稱或規(guī)范簡稱；發(fā)文日期應明確具體。（二）文件審核1.初審：文件起草完成后，起草人員應將文件提交所在科室負責人進行初審。初審主要對文件的內(nèi)容、格式、文字表述等進行審核，確保文件符合基本要求。初審通過后，科室負責人在文件首頁簽署初審意見并簽名。2.核稿：初審通過的文件，由科室負責人提交局辦公室進行核稿。核稿人員應重點對文件的政策依據(jù)、行文規(guī)則、格式規(guī)范、文字表述等進行全面審核。核稿過程中，如發(fā)現(xiàn)問題應及時與起草科室溝通修改。核稿通過后，核稿人員在文件首頁簽署核稿意見并簽名。3.會簽：涉及多個科室職責或需要相關(guān)部門協(xié)調(diào)的文件，應進行會簽。會簽按照文件內(nèi)容涉及的科室順序依次進行，各會簽科室應認真審核文件內(nèi)容，提出明確的意見和建議。會簽完成后，各會簽科室負責人在文件首頁簽署會簽意見并簽名。4.終審：文件經(jīng)初審、核稿、會簽后，提交局領(lǐng)導進行終審。局領(lǐng)導根據(jù)文件內(nèi)容和工作實際，對文件進行全面審查，做出終審決定。終審通過后，局領(lǐng)導在文件首頁簽署終審意見并簽名。（三）文件印發(fā)1.編號登記：經(jīng)終審通過的文件，由局辦公室進行編號登記。編號應按照一定的規(guī)則進行編制，確保文件編號的唯一性和連續(xù)性。登記內(nèi)容包括文件編號、標題、發(fā)文日期、發(fā)文單位、主送單位、份數(shù)等。2.排版印刷：局辦公室根據(jù)文件登記信息進行排版印刷。排版應符合公文格式要求，字體、字號、行距等應規(guī)范統(tǒng)一。印刷應保證文件質(zhì)量清晰、整潔，無錯別字、漏頁等問題。3.蓋章分發(fā)：文件印刷完成后，加蓋民政局印章。蓋章應清晰、端正，確保印章的真實性和有效性。文件蓋章后，由局辦公室按照主送單位、抄送單位等進行分發(fā)。分發(fā)應及時準確，確保文件能夠按時送達相關(guān)單位。三、發(fā)文格式（一）字體字號1.標題：一般用二號小標宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當，標題排列應當使用梯形或菱形。2.主送機關(guān)：編排于標題下空一行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個機關(guān)名稱后標全角冒號。如主送機關(guān)名稱過多導致公文首頁不能顯示正文時，應當將主送機關(guān)名稱移至版記。3.正文：一般用三號仿宋體字，編排于主送機關(guān)名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注。4.附件說明：如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數(shù)字標注附件順序號（如“附件：1.[附件名稱]”）；附件名稱后不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊。5.發(fā)文機關(guān)署名：單一機關(guān)行文時，在正文（或附件說明）下空一行右空二字編排發(fā)文機關(guān)署名，在發(fā)文機關(guān)署名下一行編排成文日期，首字比發(fā)文機關(guān)署名首字右移二字，如成文日期長于發(fā)文機關(guān)署名，應當使成文日期右空二字編排，并相應增加發(fā)文機關(guān)署名右空字數(shù)。聯(lián)合行文時，應當先編排主辦機關(guān)署名，其余發(fā)文機關(guān)署名依次向下編排。6.成文日期：用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），編排在發(fā)文機關(guān)署名下一行，首字比發(fā)文機關(guān)署名首字右移二字，如成文日期長于發(fā)文機關(guān)署名，應當使成文日期右空二字編排，并相應增加發(fā)文機關(guān)署名右空字數(shù)。7.頁碼：一般用4號半角宋體阿拉伯數(shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應當連續(xù)編排。（二）頁面設置1.頁邊距：上、下頁邊距為2.54厘米，左、右頁邊距為3.17厘米。2.行數(shù)和字數(shù)：一般每面排22行，每行排28個字，并撐滿版心。特定情況可以作適當調(diào)整。（三）分隔線1.版頭中的分隔線：發(fā)文字號之下4mm處居中印一條與版心等寬的紅色分隔線。2.版記中的分隔線：版記中的分隔線與版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線（推薦高度為0.35mm），中間的分隔線用細線（推薦高度為0.25mm）。首條分隔線位于版記中第一個要素之上，末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合。四、發(fā)文種類及要求（一）通知1.適用范圍：適用于發(fā)布、傳達要求下級機關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。2.內(nèi)容要求：通知內(nèi)容應明確具體，包括通知事項、執(zhí)行要求、時間節(jié)點等。通知事項應具有可操作性，執(zhí)行要求應清晰明確，時間節(jié)點應具體準確。3.格式要求：標題應準確概括通知的主要內(nèi)容；主送單位應明確具體；正文應條理清晰，層次分明；落款應注明發(fā)文單位和發(fā)文日期。（二）報告1.適用范圍：適用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況，回復上級機關(guān)的詢問。2.內(nèi)容要求：報告應實事求是，內(nèi)容真實準確。應詳細匯報工作進展情況、取得的成績、存在的問題及下一步工作計劃等。報告中不得夾帶請示事項。3.格式要求：標題應簡潔明了；主送單位應填寫上級機關(guān)名稱；正文應結(jié)構(gòu)嚴謹，語言通順；落款應注明發(fā)文單位和發(fā)文日期。（三）請示1.適用范圍：適用于向上級機關(guān)請求指示、批準。2.內(nèi)容要求：請示應一事一請，理由充分，事項明確。應詳細說明請示的原因、依據(jù)和具體請求事項，并提供必要的背景資料和數(shù)據(jù)支持。3.格式要求：標題應準確反映請示的主要內(nèi)容；主送單位應明確唯一的上級機關(guān)；正文應層次分明，語言得體；落款應注明發(fā)文單位和發(fā)文日期。請示應在附注處注明聯(lián)系人及聯(lián)系電話。（四）批復1.適用范圍：適用于答復下級機關(guān)請示事項。2.內(nèi)容要求：批復應針對請示事項進行明確答復，意見應具體、準確。應說明同意或不同意的理由，并提出相關(guān)要求和建議。3.格式要求：標題應寫明“關(guān)于對[請示單位名稱][請示事項]的批復”；主送單位應填寫請示單位名稱；正文應簡潔明了，針對性強；落款應注明發(fā)文單位和發(fā)文日期。（五）函1.適用范圍：適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。2.內(nèi)容要求：函應根據(jù)具體事項準確表達函件的目的和內(nèi)容。商洽工作的函應明確商洽事項的具體內(nèi)容和要求；詢問和答復問題的函應簡潔明了，針對性強；請求批準和答復審批事項的函應嚴格按照相關(guān)規(guī)定和程序辦理。3.格式要求：標題應準確概括函的主要內(nèi)容；主送單位應填寫對方機關(guān)名稱；正文應語言規(guī)范，禮貌得體；落款應注明發(fā)文單位和發(fā)文日期。五、發(fā)文管理與監(jiān)督（一）文件登記與歸檔1.文件登記：局辦公室應建立健全文件登記制度，對每一份發(fā)文進行詳細登記。登記內(nèi)容包括文件編號、標題、發(fā)文日期、發(fā)文單位、主送單位、抄送單位、份數(shù)、密級等。2.文件歸檔：文件辦理完畢后，應及時進行歸檔。歸檔應按照文件形成的時間順序、類別等進行分類整理，并建立相應的檔案目錄。檔案應妥善保管，便于查閱和利用。（二）文件保密管理1.明確保密范圍：根據(jù)文件內(nèi)容和工作需要，明確文件的保密級別，如絕密、機密、秘密等。對涉及國家機密、個人隱私等重要信息的文件，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理。2.采取保密措施：在文件起草、審核、印發(fā)、傳遞、存儲等環(huán)節(jié)，應采取相應的保密措施。如加密存儲、專人傳遞、限制查閱范圍等。對接觸保密文件的人員，應進行保密教育，簽訂保密承諾書，確保文件信息不泄露。（三）文件時效管理1.規(guī)定發(fā)文時限：根據(jù)文件的性質(zhì)和緊急程度，規(guī)定文件的起草、審核、印發(fā)等環(huán)節(jié)的時間節(jié)點。對緊急文件，應特事特辦，確保在規(guī)定時間內(nèi)完成發(fā)文工作。2.跟蹤文件落實：文件印發(fā)后，應及時跟蹤文件的落實情況。對需要下級機關(guān)或相關(guān)單位反饋執(zhí)行情況的文件，應明確反饋時間和要求，確保文件能夠得到有效執(zhí)行。（四）監(jiān)督檢查1.