PAGE門禁錄入管理制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織安全管理，規(guī)范門禁錄入工作流程，確保人員、物資進(jìn)出的有序性與安全性，特制定本管理制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有辦公區(qū)域、生產(chǎn)區(qū)域、倉庫及其他設(shè)有門禁系統(tǒng)的場(chǎng)所。（三）基本原則1.安全第一原則：門禁錄入管理工作以保障公司/組織安全為首要目標(biāo)，嚴(yán)格控制人員、物資進(jìn)出權(quán)限。2.合規(guī)合法原則：嚴(yán)格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保門禁錄入管理工作合法合規(guī)。3.便捷高效原則：在確保安全的前提下，優(yōu)化門禁錄入流程，提高工作效率，減少不必要的等待時(shí)間。二、門禁系統(tǒng)概述（一）門禁系統(tǒng)構(gòu)成公司/組織的門禁系統(tǒng)主要由門禁控制器、讀卡器、門鎖、卡片/密碼/指紋識(shí)別設(shè)備等硬件設(shè)施以及相應(yīng)的軟件管理系統(tǒng)組成。（二）門禁系統(tǒng)功能1.人員身份識(shí)別：通過卡片、密碼、指紋等方式準(zhǔn)確識(shí)別人員身份，判斷其是否有權(quán)限進(jìn)入相應(yīng)區(qū)域。2.權(quán)限管理：根據(jù)人員工作職責(zé)和安全需求，設(shè)定不同的門禁權(quán)限，如辦公區(qū)域、生產(chǎn)車間、倉庫等不同區(qū)域的進(jìn)出權(quán)限。3.記錄查詢：詳細(xì)記錄人員進(jìn)出時(shí)間、地點(diǎn)等信息，方便查詢和追溯。4.異常報(bào)警：當(dāng)出現(xiàn)異常開門情況，如非法闖入、長時(shí)間未關(guān)門等，系統(tǒng)及時(shí)發(fā)出報(bào)警信號(hào)。三、門禁錄入流程（一）新員工入職門禁錄入1.入職手續(xù)辦理：新員工入職時(shí)，人力資源部門負(fù)責(zé)收集員工個(gè)人信息，包括姓名、性別、身份證號(hào)碼、部門、職位等。2.權(quán)限申請(qǐng)：用人部門根據(jù)新員工工作職責(zé)，向門禁管理部門提交門禁權(quán)限申請(qǐng)，明確其可進(jìn)入的區(qū)域范圍。3.信息錄入：門禁管理部門將新員工信息錄入門禁系統(tǒng)，包括基本信息、門禁權(quán)限設(shè)置等。同時(shí)，為新員工發(fā)放門禁卡，并告知其門禁卡的使用方法和注意事項(xiàng)。4.培訓(xùn)與告知：對(duì)新員工進(jìn)行門禁系統(tǒng)使用培訓(xùn)，使其熟悉門禁設(shè)備操作流程、門禁權(quán)限范圍以及違反門禁規(guī)定的后果。培訓(xùn)可采用現(xiàn)場(chǎng)演示、書面資料發(fā)放等方式進(jìn)行。（二）外來人員門禁錄入1.來訪預(yù)約：公司/組織內(nèi)部人員如需接待外來人員，應(yīng)提前與外來人員溝通來訪事宜，并通過公司內(nèi)部溝通系統(tǒng)或電話向門禁管理部門進(jìn)行來訪預(yù)約，提供外來人員姓名、單位、來訪時(shí)間、來訪事由、接待部門及接待人等信息。2.審批流程：門禁管理部門對(duì)來訪預(yù)約信息進(jìn)行審核，根據(jù)來訪人員身份和來訪事由，確定是否批準(zhǔn)其進(jìn)入公司/組織。對(duì)于重要客戶、合作伙伴或上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)等來訪人員，需經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可批準(zhǔn)進(jìn)入。3.臨時(shí)門禁卡發(fā)放：經(jīng)審批通過的外來人員，在到達(dá)公司/組織入口處時(shí)，由門禁管理人員為其發(fā)放臨時(shí)門禁卡，并告知其有效時(shí)間和使用注意事項(xiàng)。臨時(shí)門禁卡應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人。4.來訪登記：外來人員在使用臨時(shí)門禁卡進(jìn)入公司/組織前，需在門禁登記處進(jìn)行來訪登記，填寫來訪人員姓名、單位、來訪時(shí)間、來訪事由、接待部門及接待人等信息，并簽字確認(rèn)。5.門禁權(quán)限回收：外來人員離開公司/組織時(shí)，應(yīng)將臨時(shí)門禁卡交還給門禁管理人員，門禁管理人員在確認(rèn)其身份后，收回臨時(shí)門禁卡，并在來訪登記記錄上注明離開時(shí)間。（三）離職人員門禁錄入處理1.離職手續(xù)辦理：員工離職時(shí)，所在部門應(yīng)及時(shí)通知人力資源部門辦理離職手續(xù)。人力資源部門負(fù)責(zé)收集員工門禁卡，并通知門禁管理部門對(duì)其門禁權(quán)限進(jìn)行注銷。2.門禁權(quán)限注銷：門禁管理部門在收到人力資源部門通知后，立即在門禁系統(tǒng)中注銷離職人員的門禁權(quán)限，確保其無法再進(jìn)入公司/組織相關(guān)區(qū)域。3.門禁卡回收：門禁管理部門收回離職人員的門禁卡，并進(jìn)行登記備案。如門禁卡遺失，離職人員需按照規(guī)定繳納相應(yīng)的補(bǔ)辦費(fèi)用。四、門禁權(quán)限管理（一）權(quán)限分類及設(shè)定依據(jù)1.辦公區(qū)域權(quán)限：根據(jù)員工工作職責(zé)和辦公需求，設(shè)定不同辦公區(qū)域的門禁權(quán)限。一般分為普通辦公區(qū)域、機(jī)密辦公區(qū)域等。普通辦公區(qū)域權(quán)限適用于公司/組織內(nèi)大部分員工；機(jī)密辦公區(qū)域權(quán)限則嚴(yán)格限定給涉及公司核心機(jī)密信息的相關(guān)人員，如研發(fā)部門核心技術(shù)人員、財(cái)務(wù)部門關(guān)鍵崗位人員等。2.生產(chǎn)區(qū)域權(quán)限：生產(chǎn)區(qū)域門禁權(quán)限根據(jù)員工崗位與生產(chǎn)流程需求設(shè)定。例如，生產(chǎn)車間一線操作人員、生產(chǎn)管理人員、設(shè)備維修人員等具有不同級(jí)別的生產(chǎn)區(qū)域門禁權(quán)限，以確保人員能夠進(jìn)入其工作所需的相應(yīng)生產(chǎn)區(qū)域，同時(shí)防止無關(guān)人員進(jìn)入造成安全隱患或干擾生產(chǎn)秩序。3.倉庫區(qū)域權(quán)限：倉庫區(qū)域門禁權(quán)限主要依據(jù)員工工作崗位與物資管理職責(zé)確定。倉庫管理人員、物資搬運(yùn)人員、審計(jì)人員等具有不同級(jí)別的倉庫區(qū)域門禁權(quán)限，嚴(yán)格控制物資進(jìn)出倉庫的人員范圍，保障物資安全。（二）權(quán)限審批流程1.權(quán)限申請(qǐng)：員工因工作需要調(diào)整門禁權(quán)限時(shí)，應(yīng)填寫門禁權(quán)限申請(qǐng)表，詳細(xì)說明申請(qǐng)調(diào)整的權(quán)限區(qū)域、申請(qǐng)?jiān)蚣邦A(yù)計(jì)使用期限等信息，并提交至所在部門負(fù)責(zé)人。2.部門審核：部門負(fù)責(zé)人對(duì)員工門禁權(quán)限申請(qǐng)表進(jìn)行審核，根據(jù)員工工作職責(zé)和工作實(shí)際需求，判斷申請(qǐng)是否合理。如審核通過，在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)，并提交至門禁管理部門。3.門禁管理部門審批：門禁管理部門收到部門負(fù)責(zé)人審核通過的申請(qǐng)表后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行再次審核。重點(diǎn)審核申請(qǐng)權(quán)限區(qū)域與員工工作的關(guān)聯(lián)性、是否符合安全管理規(guī)定等。如審核通過，報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。4.領(lǐng)導(dǎo)審批：根據(jù)申請(qǐng)權(quán)限的重要程度和涉及范圍，由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行最終審批。對(duì)于涉及重要區(qū)域或高級(jí)別權(quán)限調(diào)整的申請(qǐng)，需經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)審批。領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，門禁管理部門方可對(duì)員工門禁權(quán)限進(jìn)行調(diào)整。（三）權(quán)限變更與取消1.權(quán)限變更：員工工作崗位變動(dòng)、工作職責(zé)調(diào)整等原因?qū)е滦枰兏T禁權(quán)限時(shí)，按照權(quán)限審批流程及時(shí)辦理權(quán)限變更手續(xù)。門禁管理部門在收到審批通過的申請(qǐng)后，及時(shí)在門禁系統(tǒng)中更新員工門禁權(quán)限信息。2.權(quán)限取消：員工離職、退休、調(diào)崗至無需門禁權(quán)限的崗位或因其他原因不再需要門禁權(quán)限時(shí)，所在部門應(yīng)及時(shí)通知人力資源部門和門禁管理部門，按照離職人員門禁錄入處理流程，取消其門禁權(quán)限。門禁管理部門在門禁系統(tǒng)中注銷其權(quán)限，并收回門禁卡。五、門禁卡管理（一）門禁卡發(fā)放1.發(fā)放范圍：門禁卡主要發(fā)放給公司/組織內(nèi)部員工、經(jīng)審批的外來人員等。2.發(fā)放流程：對(duì)于內(nèi)部員工，在完成門禁錄入流程后，由門禁管理部門統(tǒng)一發(fā)放門禁卡；對(duì)于外來人員，按照外來人員門禁錄入流程，在審批通過后發(fā)放臨時(shí)門禁卡。3.卡片信息：門禁卡應(yīng)包含持卡人姓名、部門、職位、卡號(hào)、有效期（針對(duì)臨時(shí)門禁卡）等基本信息，確?？ㄆ畔⑴c門禁系統(tǒng)錄入信息一致。（二）門禁卡使用規(guī)定1.專人專用：門禁卡僅限持卡人本人使用，不得轉(zhuǎn)借、冒用他人門禁卡。2.妥善保管：持卡人應(yīng)妥善保管門禁卡，避免遺失、損壞。如發(fā)現(xiàn)門禁卡遺失，應(yīng)立即向門禁管理部門掛失，并按照規(guī)定辦理補(bǔ)辦手續(xù)。3.禁止違規(guī)操作：持卡人不得擅自對(duì)門禁卡進(jìn)行涂改、打孔、破壞等違規(guī)操作，不得使用非法手段獲取或復(fù)制門禁卡權(quán)限。（三）門禁卡補(bǔ)辦與掛失1.補(bǔ)辦：門禁卡遺失或損壞后，持卡人應(yīng)填寫門禁卡補(bǔ)辦申請(qǐng)表，注明遺失或損壞原因，并提交至門禁管理部門。門禁管理部門核實(shí)情況后予以補(bǔ)辦，補(bǔ)辦門禁卡需繳納相應(yīng)的工本費(fèi)。2.掛失：持卡人發(fā)現(xiàn)門禁卡遺失后，應(yīng)立即通過公司內(nèi)部溝通系統(tǒng)、電話或直接前往門禁管理部門進(jìn)行掛失。門禁管理部門在接到掛失通知后，及時(shí)在門禁系統(tǒng)中凍結(jié)該門禁卡權(quán)限，防止他人冒用。六、門禁系統(tǒng)操作與維護(hù)（一）日常操作規(guī)范1.正確使用門禁設(shè)備：員工在使用門禁設(shè)備時(shí)，應(yīng)按照操作說明正確刷卡、輸入密碼或使用指紋識(shí)別等方式進(jìn)行身份驗(yàn)證，不得用力拍打、撞擊門禁設(shè)備。2.及時(shí)開門關(guān)門：通過門禁驗(yàn)證后，應(yīng)及時(shí)開門進(jìn)入相應(yīng)區(qū)域，并在進(jìn)入后隨手關(guān)門，不得長時(shí)間敞開門禁通道。3.異常情況處理：如遇門禁設(shè)備故障、無法正常通過門禁驗(yàn)證等異常情況，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系門禁管理部門或相關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行處理，并在現(xiàn)場(chǎng)等待，不得擅自破壞門禁設(shè)備或采取其他違規(guī)行為試圖強(qiáng)行進(jìn)入。（二）維護(hù)保養(yǎng)要求1.定期巡檢：門禁管理部門應(yīng)安排專人定期對(duì)門禁系統(tǒng)進(jìn)行巡檢，檢查門禁設(shè)備運(yùn)行狀況、門禁卡讀寫功能、系統(tǒng)記錄準(zhǔn)確性等，確保門禁系統(tǒng)正常運(yùn)行。2.故障維修：發(fā)現(xiàn)門禁系統(tǒng)故障或設(shè)備損壞時(shí)，巡檢人員應(yīng)及時(shí)記錄故障情況，并通知專業(yè)維修人員進(jìn)行維修。維修人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成維修工作，確保門禁系統(tǒng)盡快恢復(fù)正常運(yùn)行。3.數(shù)據(jù)備份：門禁管理部門應(yīng)定期對(duì)門禁系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，包括人員進(jìn)出記錄、權(quán)限設(shè)置信息等，防止數(shù)據(jù)丟失。數(shù)據(jù)備份應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并按照規(guī)定的期限進(jìn)行保存。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制建立1.門禁管理部門自查：門禁管理部門應(yīng)定期對(duì)門禁錄入管理工作進(jìn)行自查，檢查門禁系統(tǒng)運(yùn)行情況、門禁權(quán)限管理是否規(guī)范、門禁卡發(fā)放與回收是否符合規(guī)定等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正存在的問題。2.內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督：公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)門禁錄入管理制度執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查門禁管理流程是否合規(guī)、權(quán)限設(shè)置是否合理、門禁卡管理是否嚴(yán)格等，確保門禁錄入管理工作符合公司/組織規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)要求。（二）違規(guī)處理措施1.警告與教育：對(duì)于首次違反門禁規(guī)定的員工或外來人員，給予警告，并進(jìn)行安全教育，告知其違反規(guī)定的后果和正確的門禁使用方法。2.罰款處理：對(duì)于多次違反門禁規(guī)定或情節(jié)較為嚴(yán)重的違規(guī)行為，給予一定金額的罰款處理。罰款金額根據(jù)違規(guī)情節(jié)輕重確定。3.解除門禁權(quán)限：對(duì)于嚴(yán)重違反門禁規(guī)定，如故意破壞門禁設(shè)備、冒用他人門禁卡進(jìn)入重要區(qū)域等行為，除給予罰款處理外，立即解除其門禁權(quán)限，并禁止其在一定期限內(nèi)再次申請(qǐng)門禁權(quán)限。4.法律責(zé)任追究：對(duì)于因違反門禁規(guī)定給公司/組織造成重大損失或安全事故的，依法追究其法