PAGE展會管理制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強公司展會活動的管理，規(guī)范展會流程，提高展會效果，確保展會活動順利開展，實現(xiàn)展會目標(biāo)，特制定本管理制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司組織或參與的各類展會活動，包括但不限于國內(nèi)展會、國際展會、行業(yè)展會、專業(yè)展會等。（三）基本原則1.合法性原則：展會活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確?；顒雍戏ê弦?guī)進行。2.目標(biāo)導(dǎo)向原則：展會活動應(yīng)圍繞公司業(yè)務(wù)目標(biāo)和市場戰(zhàn)略，明確展會主題、目標(biāo)受眾和預(yù)期效果，制定相應(yīng)的展會計劃和執(zhí)行方案。3.規(guī)范化原則：建立健全展會活動的各項管理制度和流程，明確各部門職責(zé)和工作要求，確保展會活動有序進行。4.效益最大化原則：合理安排展會資源，優(yōu)化展會預(yù)算，提高展會的經(jīng)濟效益和社會效益，實現(xiàn)展會效益最大化。二、展會組織與策劃（一）展會立項1.市場調(diào)研：根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需求和市場動態(tài)，開展展會市場調(diào)研，分析展會主題、規(guī)模、時間、地點、參展商和觀眾情況等，評估展會的可行性和潛在價值。2.立項申請：由展會主辦部門填寫《展會立項申請表》，詳細(xì)說明展會名稱、主題、時間、地點、規(guī)模、目標(biāo)受眾、預(yù)期效果、預(yù)算等內(nèi)容，提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.立項審批：公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)市場調(diào)研結(jié)果和公司業(yè)務(wù)戰(zhàn)略，對展會立項申請進行審批。審批通過后，確定展會主辦部門、協(xié)辦部門和支持部門，明確各部門職責(zé)和工作分工。（二）展會策劃1.策劃團隊組建：由展會主辦部門牽頭，成立展會策劃團隊，成員包括市場、銷售、設(shè)計、宣傳、客服等相關(guān)部門人員。策劃團隊負(fù)責(zé)制定展會策劃方案，明確展會目標(biāo)、主題、內(nèi)容、形式、時間安排、預(yù)算等。2.策劃方案制定：展會策劃方案應(yīng)包括以下內(nèi)容：展會概述：介紹展會名稱、主題、時間、地點、規(guī)模、目標(biāo)受眾等基本信息。展會目標(biāo)：明確展會的預(yù)期效果，如提升品牌知名度、拓展市場渠道、增加銷售業(yè)績、收集客戶信息等。展會內(nèi)容與形式：確定展會的展示內(nèi)容、展示形式、活動安排、會議論壇等，確保展會內(nèi)容豐富、形式多樣、吸引力強。時間安排：制定展會籌備、執(zhí)行和總結(jié)的詳細(xì)時間計劃，明確各階段的工作任務(wù)和時間節(jié)點。預(yù)算安排：根據(jù)展會策劃方案，編制展會預(yù)算，包括展位租賃、展品運輸、設(shè)計搭建、宣傳推廣、人員差旅、餐飲住宿等費用，確保預(yù)算合理、控制有效。人員分工：明確展會策劃團隊成員的職責(zé)和工作分工，確保各項工作任務(wù)落實到人。3.策劃方案評審：展會策劃方案制定完成后，由公司領(lǐng)導(dǎo)組織相關(guān)部門進行評審。評審內(nèi)容包括展會目標(biāo)的合理性、內(nèi)容與形式的創(chuàng)新性、時間安排的可行性、預(yù)算安排的合理性等。根據(jù)評審意見，對策劃方案進行修改完善，確保策劃方案符合公司要求和市場需求。三、展會籌備（一）展位租賃與布局設(shè)計1.展位租賃：根據(jù)展會策劃方案，選擇合適的展會場館和展位位置，與展會主辦方簽訂展位租賃合同，明確展位面積、租賃費用、付款方式、展位使用期限等條款。2.布局設(shè)計：由設(shè)計部門根據(jù)展會主題和展品特點，進行展位布局設(shè)計。布局設(shè)計應(yīng)考慮展品展示效果、觀眾參觀流線、活動區(qū)域設(shè)置等因素，確保展位布局合理、美觀、實用。展位設(shè)計方案應(yīng)提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過后進行展位搭建施工。（二）展品準(zhǔn)備與運輸1.展品篩選：根據(jù)展會主題和目標(biāo)受眾，由銷售部門和相關(guān)技術(shù)部門共同篩選展品。展品應(yīng)具有代表性、創(chuàng)新性和市場競爭力，能夠展示公司的產(chǎn)品優(yōu)勢和技術(shù)實力。2.展品包裝：對篩選后的展品進行包裝，確保展品在運輸過程中不受損壞。包裝材料應(yīng)根據(jù)展品特點和運輸要求進行選擇，包裝標(biāo)識應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，注明展品名稱、型號、數(shù)量、重量、體積等信息。3.展品運輸：根據(jù)展會時間和地點，選擇合適的運輸方式，安排展品運輸。運輸過程中應(yīng)注意保護展品安全，確保展品按時、完好到達(dá)展會現(xiàn)場。（三）宣傳推廣1.宣傳計劃制定：由宣傳部門根據(jù)展會策劃方案，制定展會宣傳推廣計劃。宣傳計劃應(yīng)包括宣傳目標(biāo)、宣傳渠道、宣傳內(nèi)容、宣傳時間安排等，確保宣傳推廣工作有針對性、系統(tǒng)性和實效性。2.宣傳渠道選擇：根據(jù)展會目標(biāo)受眾和宣傳預(yù)算，選擇合適的宣傳渠道，如網(wǎng)站、社交媒體、行業(yè)媒體、電子郵件、短信、海報、宣傳單頁等。通過多種宣傳渠道的組合，擴大展會宣傳覆蓋面，提高展會知名度和影響力。3.宣傳內(nèi)容制作：設(shè)計制作展會宣傳資料，如展會海報、宣傳單頁、宣傳視頻、電子邀請函等。宣傳資料應(yīng)突出展會主題、亮點和特色，吸引目標(biāo)受眾的關(guān)注和興趣。宣傳內(nèi)容應(yīng)確保真實、準(zhǔn)確、合法，符合公司品牌形象和宣傳要求。4.宣傳推廣執(zhí)行：按照宣傳計劃，組織實施展會宣傳推廣工作。及時發(fā)布宣傳信息，跟蹤宣傳效果，根據(jù)反饋情況調(diào)整宣傳策略和內(nèi)容，確保宣傳推廣工作達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。（四）人員安排與培訓(xùn)1.人員安排：根據(jù)展會策劃方案和工作需要，確定展會工作人員名單，包括參展人員、銷售人員、技術(shù)支持人員、翻譯人員、禮儀人員等。明確各人員的工作職責(zé)和工作要求，確保展會期間各項工作任務(wù)落實到人。2.人員培訓(xùn)：對展會工作人員進行培訓(xùn)，使其熟悉展會流程、展品信息、公司業(yè)務(wù)、接待禮儀等內(nèi)容。培訓(xùn)方式可采用集中培訓(xùn)、現(xiàn)場演練、在線學(xué)習(xí)等多種形式，確保工作人員具備良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)和服務(wù)水平。（五）活動策劃與組織1.活動策劃：根據(jù)展會主題和目標(biāo)受眾，策劃展會期間的各類活動，如開幕式、新品發(fā)布會、技術(shù)研討會、商務(wù)洽談會、抽獎活動、文藝表演等?；顒硬邉潙?yīng)注重互動性、參與性和趣味性，吸引觀眾積極參與，提升展會效果。2.活動組織：制定活動執(zhí)行方案，明確活動時間、地點、內(nèi)容、流程、參與人員等信息。組織相關(guān)人員進行活動籌備和現(xiàn)場執(zhí)行，確保活動順利開展?；顒蝇F(xiàn)場應(yīng)做好安全保障、秩序維護、服務(wù)接待等工作，確保活動效果和觀眾體驗。四、展會執(zhí)行(一)展會現(xiàn)場布置1.展位搭建：按照展位設(shè)計方案，組織施工單位進行展位搭建。搭建過程中應(yīng)嚴(yán)格按照施工規(guī)范和安全要求進行操作，確保展位搭建質(zhì)量和安全。展位搭建完成后，進行展品陳列和布置，確保展品展示效果良好。2.環(huán)境布置：在展會現(xiàn)場設(shè)置指示牌、宣傳海報、展示架等環(huán)境布置設(shè)施，營造良好的展會氛圍。環(huán)境布置應(yīng)與展位設(shè)計風(fēng)格相協(xié)調(diào)，突出展會主題和公司品牌形象。（二）展會接待與服務(wù)1.接待準(zhǔn)備：展會工作人員提前到達(dá)展會現(xiàn)場，做好接待準(zhǔn)備工作。包括檢查展位設(shè)施、展品陳列、宣傳資料擺放等情況，確保展位環(huán)境整潔、展品展示清晰、宣傳資料齊全。2.接待流程：制定展會接待流程，規(guī)范接待禮儀和服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。展會期間，工作人員應(yīng)熱情接待來訪客戶，主動介紹公司產(chǎn)品和服務(wù)，解答客戶疑問，收集客戶信息。對于重要客戶和潛在客戶，應(yīng)安排專人陪同參觀，提供個性化服務(wù)。3.服務(wù)保障：建立展會服務(wù)保障機制，及時處理客戶反饋的問題和投訴。提供飲用水、餐飲、休息區(qū)等基本服務(wù)設(shè)施，確?？蛻粼谡箷陂g的舒適體驗。加強展會現(xiàn)場的安全保衛(wèi)工作，確保展會秩序和客戶人身財產(chǎn)安全。（三）活動執(zhí)行1.活動籌備：按照活動執(zhí)行方案，提前做好活動籌備工作。包括場地布置、設(shè)備調(diào)試、人員安排、物資準(zhǔn)備等。確?；顒蝇F(xiàn)場設(shè)施齊全、設(shè)備正常運行、人員到位、物資充足。2.活動執(zhí)行：活動期間按照預(yù)定流程組織實施，確?；顒禹樌M行?；顒蝇F(xiàn)場應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)調(diào)度和協(xié)調(diào)，及時處理突發(fā)情況?；顒咏Y(jié)束后，對活動效果進行評估和總結(jié)，為今后的活動策劃和組織提供經(jīng)驗參考。（四）展會信息收集與反饋1.信息收集：展會期間，安排專人負(fù)責(zé)收集客戶信息，包括客戶名稱、聯(lián)系方式、需求意向、對公司產(chǎn)品和服務(wù)的評價等。通過問卷調(diào)查、現(xiàn)場交流、名片收集等方式，全面收集客戶信息，為公司市場調(diào)研和客戶關(guān)系管理提供數(shù)據(jù)支持。2.信息反饋：及時將收集到的客戶信息反饋給相關(guān)部門，如銷售部門、市場部門、研發(fā)部門等。各部門根據(jù)客戶信息，分析市場需求和客戶反饋，調(diào)整公司產(chǎn)品和服務(wù)策略，改進工作流程，提高客戶滿意度。五、展會總結(jié)（一）效果評估1.評估指標(biāo)設(shè)定：根據(jù)展會目標(biāo)，設(shè)定展會效果評估指標(biāo)，如品牌知名度提升、市場渠道拓展、銷售業(yè)績增長、客戶信息收集數(shù)量、觀眾滿意度等。2.評估方法選擇：采用多種評估方法對展會效果進行評估，如問卷調(diào)查、現(xiàn)場訪談、數(shù)據(jù)分析、媒體報道分析等。通過綜合評估，全面了解展會的實際效果和存在的問題。3.評估報告撰寫：根據(jù)評估結(jié)果，撰寫展會效果評估報告。報告內(nèi)容應(yīng)包括展會基本情況、評估指標(biāo)完成情況、存在問題及改進建議等。評估報告應(yīng)客觀、準(zhǔn)確、詳細(xì)，為公司決策提供參考依據(jù)。（二）經(jīng)驗總結(jié)1.成功經(jīng)驗總結(jié)：對展會活動中的成功經(jīng)驗進行總結(jié)，如展會策劃亮點、宣傳推廣效果、活動組織經(jīng)驗、客戶接待服務(wù)等方面的經(jīng)驗。將成功經(jīng)驗進行固化和推廣，為今后的展會活動提供借鑒。2.不足之處分析：對展會活動中存在的不足之處進行分析，如展位設(shè)計不合理、宣傳推廣不到位、活動組織混亂、客戶接待服務(wù)不周到等問題。分析問題產(chǎn)生的原因，提出改進措施和建議，避免在今后的展會活動中出現(xiàn)類似問題。（三）資料歸檔1.資料收集：展會活動結(jié)束后，及時收集整理展會相關(guān)資料，包括展會策劃方案、宣傳資料樣本、展位設(shè)計圖紙、展品清單、客戶信息、活動照片、視頻資料、評估報告等。2.資料歸