PAGE檔案查閱制度不規(guī)范一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織檔案管理，規(guī)范檔案查閱行為，確保檔案的安全與完整，保障公司/組織及相關(guān)人員的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門及全體員工，以及因工作需要查閱公司/組織檔案的外部單位和個(gè)人。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案查閱活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：嚴(yán)格保護(hù)檔案的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失，維護(hù)公司/組織的商業(yè)秘密和其他敏感信息。3.權(quán)限明確原則：明確不同人員的檔案查閱權(quán)限，確保查閱行為符合規(guī)定的范圍和程序。4.高效服務(wù)原則：在確保檔案安全和保密的前提下，為檔案查閱人員提供高效、便捷的服務(wù)，滿足其合理的工作需求。二、檔案查閱權(quán)限（一）內(nèi)部人員權(quán)限1.公司/組織高層管理人員：有權(quán)查閱公司/組織各類檔案，包括但不限于財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等，以全面了解公司/組織的運(yùn)營狀況和決策依據(jù)。2.部門負(fù)責(zé)人：根據(jù)工作需要，可查閱本部門及相關(guān)聯(lián)部門的業(yè)務(wù)檔案、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等，以便指導(dǎo)部門工作、協(xié)調(diào)部門間的合作。3.普通員工：因工作需要，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可查閱與其工作相關(guān)的檔案資料，如崗位職責(zé)說明書、工作流程文件、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)記錄等，以獲取必要的工作信息和支持。（二）外部人員權(quán)限1.政府部門及相關(guān)監(jiān)管機(jī)構(gòu)：依照法律法規(guī)規(guī)定，在履行法定職責(zé)時(shí)，有權(quán)查閱公司/組織相關(guān)檔案資料，但應(yīng)出具正式的查閱文件，并嚴(yán)格按照規(guī)定程序進(jìn)行查閱。2.合作伙伴：因合作項(xiàng)目需要查閱公司/組織檔案的，需經(jīng)公司/組織高層管理人員批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議，明確查閱范圍、期限和保密責(zé)任。查閱內(nèi)容僅限于與合作項(xiàng)目直接相關(guān)的檔案信息。3.律師、會(huì)計(jì)師等中介機(jī)構(gòu)：受公司/組織委托開展業(yè)務(wù)時(shí)，根據(jù)委托事項(xiàng)的需要，經(jīng)公司/組織授權(quán)，可查閱相關(guān)檔案資料。查閱過程中應(yīng)遵守職業(yè)道德規(guī)范和保密義務(wù)。三、檔案查閱流程（一）查閱申請(qǐng)1.內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱檔案的名稱及范圍、預(yù)計(jì)查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至檔案管理部門。2.外部人員查閱檔案，應(yīng)提前向公司/組織相關(guān)部門提交查閱申請(qǐng)函，說明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等，并提供相關(guān)證明文件（如政府部門的執(zhí)法文件、合作協(xié)議等）。申請(qǐng)函經(jīng)公司/組織高層管理人員批準(zhǔn)后，送達(dá)檔案管理部門。（二）申請(qǐng)審核1.檔案管理部門收到查閱申請(qǐng)后，應(yīng)立即對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核。審核重點(diǎn)包括查閱目的是否合理、查閱范圍是否與申請(qǐng)目的相符、查閱人員權(quán)限是否合規(guī)等。2.對(duì)于內(nèi)部人員的查閱申請(qǐng)，如果申請(qǐng)內(nèi)容符合規(guī)定，檔案管理部門應(yīng)在一個(gè)工作日內(nèi)予以批準(zhǔn)；對(duì)于外部人員的查閱申請(qǐng)，檔案管理部門應(yīng)在收到申請(qǐng)后的三個(gè)工作日內(nèi)完成審核，并將審核結(jié)果反饋給申請(qǐng)部門或外部人員。如審核不通過，應(yīng)說明原因，并要求申請(qǐng)人補(bǔ)充或修改申請(qǐng)內(nèi)容。（三）查閱安排1.經(jīng)審核批準(zhǔn)的查閱申請(qǐng)，檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案的保管狀況和查閱人員的需求，合理安排查閱時(shí)間和地點(diǎn)。查閱時(shí)間應(yīng)盡量與檔案管理部門的工作時(shí)間相協(xié)調(diào)，避免影響正常的檔案管理工作。2.對(duì)于涉及重要機(jī)密或大量檔案資料的查閱，檔案管理部門可安排專人協(xié)助查閱人員進(jìn)行查閱，并對(duì)查閱過程進(jìn)行全程監(jiān)督。（四）查閱登記1.在查閱檔案前，查閱人員應(yīng)在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)，詳細(xì)記錄查閱檔案的名稱、數(shù)量、查閱時(shí)間、查閱人員等信息。2.檔案管理部門工作人員應(yīng)按照查閱申請(qǐng)的范圍，準(zhǔn)確提供檔案資料，并在查閱過程中密切關(guān)注查閱人員的行為，確保檔案資料的安全和完整。（五）查閱限制1.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)內(nèi)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出指定場(chǎng)所。如需復(fù)印、拍照或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行辦理。2.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或撕毀。如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞或缺失情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告。3.對(duì)于涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得向任何第三方泄露。查閱結(jié)束后，應(yīng)將檔案資料歸還檔案管理部門，并由檔案管理部門工作人員進(jìn)行核對(duì)和簽收。四、檔案查閱記錄與監(jiān)督（一）查閱記錄1.檔案管理部門應(yīng)建立完善的檔案查閱記錄檔案，對(duì)每一次查閱申請(qǐng)、審核過程、查閱情況等進(jìn)行詳細(xì)記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱申請(qǐng)表、申請(qǐng)審核意見、查閱登記表、查閱人員簽字等相關(guān)資料。2.查閱記錄應(yīng)妥善保管，保存期限不少于[X]年，以備后續(xù)查詢和審計(jì)。（二）監(jiān)督檢查1.公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門或相關(guān)監(jiān)督機(jī)構(gòu)應(yīng)定期對(duì)檔案查閱制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查查閱申請(qǐng)的審批程序是否合規(guī)、查閱人員的權(quán)限是否符合規(guī)定、查閱記錄是否完整準(zhǔn)確等。2.對(duì)于違反檔案查閱制度的行為，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行糾正，并根據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰措施包括但不限于警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。對(duì)于因違反制度導(dǎo)致檔案信息泄露或公司/組織利益受損的，應(yīng)依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。五、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案查閱人員的保密教育，明確告知其在查閱檔案過程中應(yīng)承擔(dān)的保密義務(wù)和責(zé)任。查閱人員應(yīng)簽訂保密承諾書，承諾遵守保密規(guī)定。2.在檔案查閱場(chǎng)所，應(yīng)設(shè)置必要的保密設(shè)施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，防止無關(guān)人員進(jìn)入查閱區(qū)域。查閱人員在查閱檔案時(shí)，應(yīng)避免無關(guān)人員在場(chǎng)。3.對(duì)于涉及保密內(nèi)容的檔案資料，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人保管等措施，確保檔案信息的安全。在提供給查閱人員時(shí)，可采用復(fù)印件、摘錄件等方式，盡量減少原件的使用次數(shù)。（二）安全保障1.檔案管理部門應(yīng)確保檔案查閱場(chǎng)所的安全，配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施設(shè)備，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案資料的安全保存。2.在檔案查閱過程中，如發(fā)生突發(fā)事件（如火災(zāi)、水災(zāi)、設(shè)備故障等），檔案管理部門應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，采取有效措施保護(hù)檔案資料的安全，并及時(shí)向上級(jí)報(bào)告。六、檔案查閱違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自查閱檔案。2.超出規(guī)定權(quán)限查閱檔案。3.擅自將檔案帶出指定查閱場(chǎng)所。4.在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或撕毀。5.向第三方泄露檔案信息。6.其他違反檔案查閱制度的行為。（二）處理程序1.發(fā)現(xiàn)檔案查閱違規(guī)行為后，檔案管理部門應(yīng)立即進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，并收集相關(guān)證據(jù)。2.根據(jù)違規(guī)行為的情節(jié)輕重，由公司/組織相關(guān)部門提出處理意見，報(bào)公司/組織高層管理人員批準(zhǔn)。3.處理結(jié)果應(yīng)及時(shí)通知違規(guī)人員，并在公司/組織內(nèi)部進(jìn)行通報(bào)，以起到警示作用。（三）責(zé)任追究1.對(duì)于因檔案查閱違規(guī)行為給公司/組織造成損失的，應(yīng)依法追究違規(guī)人員的賠償責(zé)任。2.對(duì)于情節(jié)嚴(yán)重、構(gòu)成犯罪