PAGE公司制度格式規(guī)范一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司各類文件、文檔的格式，確保公司信息傳遞的準(zhǔn)確性、一致性和規(guī)范性，提高工作效率，維護(hù)公司形象。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、各層級(jí)員工在工作中所涉及的各類文件、報(bào)告、合同、通知、請(qǐng)示、匯報(bào)等文檔的格式管理。（三）基本原則1.合法性原則：制度內(nèi)容必須符合國家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.準(zhǔn)確性原則：格式規(guī)范應(yīng)準(zhǔn)確反映文件的內(nèi)容和性質(zhì)，便于閱讀、理解和執(zhí)行。3.一致性原則：在全公司范圍內(nèi)保持格式規(guī)范的統(tǒng)一，避免因格式差異導(dǎo)致信息誤解或工作混亂。4.簡潔性原則：格式設(shè)計(jì)應(yīng)簡潔明了，避免過于復(fù)雜的排版，以提高工作效率。二、文件格式規(guī)范（一）頁面設(shè)置1.紙張大?。阂话悴捎肁4紙（210mm×297mm）。特殊情況需使用其他紙張規(guī)格時(shí)，應(yīng)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在文件中注明。2.頁邊距：上、下頁邊距為2.54cm，左、右頁邊距為3.17cm。3.頁眉頁腳：頁眉一般為公司名稱或文件所屬部門名稱，字號(hào)為小五，居中顯示；頁腳內(nèi)容為頁碼，靠右對(duì)齊，字號(hào)為小五。（二）字體字號(hào)1.標(biāo)題：一級(jí)標(biāo)題：宋體、二號(hào)、加粗、居中。二級(jí)標(biāo)題：宋體、三號(hào)、加粗、左對(duì)齊。三級(jí)標(biāo)題：宋體、四號(hào)、加粗、左對(duì)齊。四級(jí)標(biāo)題：宋體、小四號(hào)、加粗、左對(duì)齊。2.正文：宋體、小四號(hào)、行距為固定值22磅，兩端對(duì)齊。3.表格內(nèi)文字：宋體、小五號(hào)。4.特殊強(qiáng)調(diào)內(nèi)容：可使用加粗、下劃線、不同顏色等方式突出顯示，但應(yīng)保持整體格式的協(xié)調(diào)性。（三）段落格式1.首行縮進(jìn)：正文段落首行縮進(jìn)2個(gè)字符。2.行距：除特殊要求外，一般采用固定值行距，以便于閱讀和排版。3.段落間距：段前、段后間距一般為0.5行。（四）編號(hào)與項(xiàng)目符號(hào)1.編號(hào)：用于文件層次結(jié)構(gòu)的標(biāo)識(shí)，如“一、”“（一）”“1.”“（1）”等，應(yīng)按照順序依次使用，不得越級(jí)或重復(fù)編號(hào)。編號(hào)后空半格接寫標(biāo)題內(nèi)容，編號(hào)與標(biāo)題之間不得有標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。2.項(xiàng)目符號(hào)：用于并列內(nèi)容的標(biāo)識(shí)，如“●”“◆”“■”等，應(yīng)保持一致性。項(xiàng)目符號(hào)后空半格接寫內(nèi)容，項(xiàng)目符號(hào)與內(nèi)容之間不得有標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。（五）表格格式1.表格排版：表格應(yīng)居中顯示，表格上方應(yīng)注明表格標(biāo)題，標(biāo)題字體為宋體、五號(hào)、加粗、居中。2.表格線條：一般采用單實(shí)線，表格內(nèi)文字應(yīng)排列整齊，不得出現(xiàn)上下左右不對(duì)齊的情況。3.單元格內(nèi)容對(duì)齊方式：根據(jù)內(nèi)容性質(zhì)確定對(duì)齊方式，一般水平方向?yàn)樽髮?duì)齊、居中對(duì)齊或右對(duì)齊，垂直方向?yàn)榫又袑?duì)齊。4.表格編號(hào)：表格較多時(shí)，應(yīng)按順序編號(hào)，編號(hào)格式為“表1”“表2”等，編號(hào)位于表格右上角。（六）圖表格式1.圖表排版：圖表應(yīng)與正文內(nèi)容緊密相關(guān)，圖表上方或下方應(yīng)注明圖表標(biāo)題，標(biāo)題字體為宋體、五號(hào)、加粗、居中。2.圖表編號(hào)：圖表編號(hào)格式為“圖1”“圖2”“表1”“表2”等，編號(hào)位于圖表標(biāo)題下方居中位置。3.圖表內(nèi)容說明：圖表下方應(yīng)根據(jù)需要對(duì)圖表內(nèi)容進(jìn)行簡要說明，說明文字字體為宋體、小五號(hào)。三、文件結(jié)構(gòu)規(guī)范（一）封面1.公司文件封面：一般應(yīng)包含公司標(biāo)志、文件名稱、文件編號(hào)、密級(jí)、編制部門、編制日期、批準(zhǔn)部門、批準(zhǔn)日期等信息。2.合同封面：應(yīng)包含合同名稱、合同編號(hào)（如有））、簽訂雙方名稱、簽訂日期等信息。合同封面格式應(yīng)根據(jù)合同性質(zhì)和公司要求進(jìn)行設(shè)計(jì)，確保莊重、規(guī)范。（二）目錄1.對(duì)于內(nèi)容較多、結(jié)構(gòu)復(fù)雜的文件，應(yīng)編制目錄。目錄應(yīng)列出文件的各級(jí)標(biāo)題及對(duì)應(yīng)頁碼，便于查閱。2.目錄字體為宋體、四號(hào)、加粗，目錄內(nèi)容字體為宋體、小四號(hào)。（三）正文1.正文是文件的核心內(nèi)容部分，應(yīng)按照上述字體字號(hào)、段落格式等規(guī)范進(jìn)行排版。2.正文應(yīng)層次分明，邏輯清晰，各章節(jié)之間過渡自然。（四）附件1.附件是對(duì)正文內(nèi)容的補(bǔ)充說明或相關(guān)支持材料，應(yīng)與正文一起裝訂，并在正文中注明附件名稱和頁碼。2.附件格式應(yīng)與正文保持一致，如有特殊格式要求，應(yīng)在附件首頁注明。（五）封底封底一般用于注明公司版權(quán)信息、聯(lián)系方式等內(nèi)容，格式應(yīng)簡潔明了。四、文件排版規(guī)范（一）頁眉頁腳設(shè)置1.頁眉內(nèi)容應(yīng)簡潔明了，不得包含過多信息，以免影響頁面整體美觀。2.頁腳頁碼應(yīng)連續(xù)編排，不得出現(xiàn)跳頁、缺頁等情況。（二）頁碼編排1.頁碼應(yīng)從正文首頁開始編排，封面、目錄等不編排頁碼。2.頁碼位置應(yīng)統(tǒng)一，一般位于頁面底部居中或靠右位置。（三）分頁與分節(jié)1.文件應(yīng)根據(jù)內(nèi)容合理分頁，避免出現(xiàn)一頁內(nèi)容過多或過少的情況。2.如需分節(jié)，應(yīng)在分節(jié)處插入分隔符，并根據(jù)需要設(shè)置不同的頁眉頁腳、頁碼格式等。（四）裝訂要求1.文件應(yīng)左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得出現(xiàn)散頁、掉頁等情況。2.裝訂厚度應(yīng)適中，避免過厚或過薄影響文件的翻閱和保存。五、電子文檔格式規(guī)范（一）文件類型1.公司內(nèi)部流轉(zhuǎn)的電子文檔一般采用.docx、.xlsx、.pptx等格式，以便于編輯和查看。2.對(duì)外發(fā)送的正式文件，如合同、報(bào)告等，應(yīng)根據(jù)對(duì)方要求提供相應(yīng)格式的電子文檔，如.pdf格式，以確保文件內(nèi)容的安全性和完整性。（二）文件名命名1.電子文檔文件名應(yīng)準(zhǔn)確反映文件內(nèi)容，一般采用“文件主題+日期+版本號(hào)”的格式命名，如“年度工作總結(jié)報(bào)告20230101V1.0”。2.文件名應(yīng)避免使用特殊字符和空格，以便于文件的查找和管理。（三）文檔排版1.電子文檔的排版應(yīng)與紙質(zhì)文檔格式規(guī)范保持一致，確保內(nèi)容的準(zhǔn)確性和美觀性。2.應(yīng)合理設(shè)置文檔的字體、字號(hào)、段落格式、頁面布局等，以提高文檔的可讀性。（四）文檔加密與備份1.涉及公司機(jī)密信息的電子文檔應(yīng)進(jìn)行加密處理，設(shè)置訪問密碼，防止信息泄露。2.重要電子文檔應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)妥善保管，以防數(shù)據(jù)丟失。六、文件審核與發(fā)布規(guī)范（一）審核流程1.文件起草完成后，起草人應(yīng)按照公司內(nèi)部審批流程提交審核。審核人應(yīng)認(rèn)真審查文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性、格式規(guī)范性等，并提出修改意見。2.審核通過的文件，應(yīng)由審核人簽字確認(rèn)，并提交至相應(yīng)的批準(zhǔn)人進(jìn)行最終批準(zhǔn)。（二）發(fā)布渠道1.文件發(fā)布應(yīng)根據(jù)文件性質(zhì)和受眾范圍選擇合適的渠道，如公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵件、公告欄等。2.重要文件應(yīng)在公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)進(jìn)行發(fā)布，并同時(shí)發(fā)送至相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和員工郵箱，確保文件及時(shí)傳達(dá)。（三）版本控制1.文件發(fā)布后，如需進(jìn)行修改或更新，應(yīng)按照審核流程重新