PAGE規(guī)范管理辦公室制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司辦公室的各項工作流程，提高工作效率，確保辦公室工作的規(guī)范化、標準化和科學化，為公司的穩(wěn)定發(fā)展提供有力支持。（二）適用范圍本制度適用于公司辦公室全體工作人員，以及涉及辦公室業(yè)務的其他部門和人員。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保制度的制定和執(zhí)行合法合規(guī)。2.合理性原則：各項規(guī)定應符合公司實際情況，具有合理性和可操作性。3.規(guī)范性原則：明確工作流程和標準，規(guī)范員工行為，保證工作質量。4.效率性原則：以提高工作效率為目標，優(yōu)化工作流程，減少不必要的環(huán)節(jié)和延誤。二、組織架構與職責（一）辦公室組織架構辦公室設主任一名，副主任若干名，下設行政、文秘、后勤等若干職能崗位。（二）各崗位職責1.辦公室主任職責全面負責辦公室的管理工作，制定辦公室工作計劃和目標，并組織實施。協(xié)調辦公室與其他部門之間的工作關系，確保各項工作順利開展。負責辦公室人員的考核、培訓和晉升等工作，提高團隊整體素質。審核重要文件和報告，對辦公室工作中的重大問題進行決策。2.行政崗位職責負責公司行政事務的處理，包括辦公用品采購、設備維護、車輛管理等。制定和完善行政管理制度，規(guī)范行政工作流程。組織公司會議、活動等，做好會議記錄和活動安排。負責公司文件、檔案的收發(fā)、整理和歸檔工作。3.文秘崗位職責起草、審核和修改公司各類文件、報告、通知等文稿。負責公司對外宣傳資料的撰寫和編輯工作。協(xié)助辦公室主任做好各項文字材料的準備工作，如工作計劃、總結等。做好公司信息的收集、整理和報送工作，及時傳達公司領導的指示和要求。4.后勤崗位職責負責公司辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生維護，確保辦公環(huán)境整潔舒適。管理公司食堂、宿舍等后勤保障設施，提供優(yōu)質的后勤服務。做好公司水電、通訊等設施的日常維護和管理工作，保障公司正常運轉。負責公司安全保衛(wèi)工作，制定安全管理制度，落實安全防范措施。三、工作流程與規(guī)范（一）文件管理1.文件起草各部門需起草文件時，應明確文件主題、目的、內容和要求，并按照公司公文格式進行撰寫。重要文件需經(jīng)部門負責人審核后，提交辦公室文秘進行修改和完善。2.文件審核文秘對起草的文件進行格式、內容等方面的審核，確保文件質量。涉及重要事項或政策法規(guī)的文件，需提交辦公室主任審核，并報公司領導審批。3.文件印發(fā)經(jīng)審核通過的文件，由文秘按照規(guī)定的文號和格式進行排版，并交由辦公室主任簽發(fā)。文件印發(fā)后，文秘負責將文件分發(fā)給相關部門和人員，并做好文件發(fā)放記錄。4.文件歸檔文件印發(fā)后，文秘應及時將文件的電子稿和紙質稿進行整理歸檔，確保文件資料的完整性和可查閱性。定期對文件進行清理和銷毀，按照公司檔案管理規(guī)定處理過期或無用的文件。（二）會議管理1.會議計劃辦公室根據(jù)公司工作安排，制定年度會議計劃，明確會議的時間、地點、主題、參會人員等信息。各部門如需召開會議，應提前向辦公室提交會議申請，說明會議的必要性、時間、地點、參會人員等情況。2.會議籌備辦公室根據(jù)會議申請，負責會議的籌備工作，包括會議通知的發(fā)送、會議資料的準備、會議場地的布置等。會議資料應包括會議議程、匯報材料、討論稿等，確保參會人員提前了解會議內容。3.會議組織會議組織人員應提前到達會議場地，做好會議簽到、設備調試等準備工作。會議期間，應認真做好會議記錄，準確記錄會議討論的內容、決議和工作安排等。4.會議紀要會議結束后，辦公室文秘應及時整理會議紀要，經(jīng)辦公室主任審核后，發(fā)送給參會人員和相關部門。會議紀要應明確會議的主要內容、決議和工作要求，確保會議精神得到有效傳達和落實。（三）辦公用品管理1.采購計劃各部門根據(jù)工作需要，定期向辦公室提交辦公用品采購申請，說明所需辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。辦公室匯總各部門的采購申請，結合庫存情況，制定辦公用品采購計劃。2.采購實施辦公室按照采購計劃，選擇合格的供應商進行采購。采購過程中應嚴格遵守公司采購制度，確保采購物品的質量和價格合理。采購完成后，辦公室負責對采購物品進行驗收，核對物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，確保與采購申請一致。3.庫存管理辦公室設立辦公用品庫存臺賬，對辦公用品的出入庫情況進行詳細記錄。定期對庫存辦公用品進行盤點，確保賬實相符。對于積壓或過期的辦公用品，應及時進行清理和處理。4.領用發(fā)放各部門員工根據(jù)工作需要，填寫辦公用品領用申請表，經(jīng)部門負責人簽字后，到辦公室領取辦公用品。辦公室按照領用申請表的內容，發(fā)放相應的辦公用品，并做好領用記錄。（四）車輛管理1.車輛調度辦公室負責公司車輛的調度管理，根據(jù)工作需要合理安排車輛使用。各部門如需使用車輛，應提前向辦公室提交用車申請，說明用車時間、地點、事由等情況。辦公室根據(jù)車輛的使用情況和駕駛員的工作安排，進行車輛調度，并及時通知駕駛員做好出車準備。2.車輛使用駕駛員接到出車任務后，應提前檢查車輛狀況，確保車輛性能良好、安全設施齊全。出車過程中，駕駛員應嚴格遵守交通規(guī)則，安全駕駛，確保乘車人員的安全。車輛使用完畢后，駕駛員應及時將車輛返回公司，并做好車輛的清潔和保養(yǎng)工作。3.車輛維修車輛出現(xiàn)故障時，駕駛員應及時向辦公室報告，并填寫車輛維修申請表。辦公室根據(jù)車輛維修申請表，安排車輛到指定的維修廠進行維修。維修過程中，辦公室應監(jiān)督維修廠的維修質量和費用情況。車輛維修完成后，駕駛員應驗收維修情況，并在維修發(fā)票上簽字確認。辦公室審核維修發(fā)票后，按照公司財務制度進行報銷。4.車輛保養(yǎng)辦公室制定車輛保養(yǎng)計劃，定期安排車輛進行保養(yǎng)。車輛保養(yǎng)內容包括車輛的日常維護、定期保養(yǎng)、換季保養(yǎng)等，確保車輛始終處于良好的運行狀態(tài)。（五）后勤管理1.環(huán)境衛(wèi)生維護后勤人員負責公司辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生清掃工作，包括地面清潔、門窗擦拭、垃圾清理等。定期對辦公區(qū)域進行消毒，預防疾病傳播。維護辦公區(qū)域的綠化環(huán)境，及時澆水、修剪花草樹木。2.食堂管理后勤人員負責公司食堂的管理工作，制定食堂管理制度，規(guī)范食堂工作人員的行為。合理安排食堂的飯菜供應，確保飯菜質量和食品安全。定期征求員工對食堂飯菜的意見和建議，不斷改進食堂服務質量。3.宿舍管理后勤人員負責公司宿舍區(qū)的管理工作，制定宿舍管理制度，規(guī)范住宿人員的行為。做好宿舍區(qū)的安全保衛(wèi)工作，確保住宿人員的人身和財產(chǎn)安全。定期對宿舍進行檢查，維護宿舍設施設備，為住宿人員提供良好的居住環(huán)境。4.水電通訊管理后勤人員負責公司水電、通訊設施的日常維護和管理工作，確保設施設備正常運行。定期對水電設施進行檢查，及時發(fā)現(xiàn)和處理漏水、漏電等問題。協(xié)助通訊運營商做好公司通訊設備的安裝、調試和維護工作，保障公司通訊暢通。四、人員行為規(guī)范（一）工作紀律1.嚴格遵守公司的作息時間，按時上下班，不得遲到、早退。2.工作期間應保持良好的工作狀態(tài)，認真履行工作職責，不得擅自離崗、串崗。3.遵守公司的保密制度，不得泄露公司的商業(yè)秘密和工作機密。4.在辦公區(qū)域內不得大聲喧嘩、爭吵，保持安靜的工作環(huán)境。（二）行為舉止1.著裝應整潔、得體，符合公司的形象要求。2.言行舉止應文明禮貌，尊重他人，不得使用粗俗、侮辱性語言。3.接待來訪人員應熱情、周到，主動詢問來訪事由，并及時引導至相關部門或人員。（三）團隊協(xié)作1.樹立團隊意識，積極與同事溝通協(xié)作，共同完成工作任務。2.相互支持、配合，不得推諉、扯皮，確保工作的順利進行。3.尊重他人的意見和建議，善于傾聽和學習，共同提高團隊的工作效率和質量。五、績效考核與獎懲（一）績效考核1.辦公室制定績效考核制度，明確考核指標、考核標準和考核周期。2.考核指標包括工作業(yè)績、工作態(tài)度、團隊協(xié)作等方面，全面評價員工的工作表現(xiàn)。3.考核周期為月度考核和年度考核相結合，月度考核結果作為績效獎金發(fā)放的依據(jù)，年度考核結果作為員工晉升、獎勵、培訓等的重要參考。（二）獎勵1.對于工作表現(xiàn)優(yōu)秀、成績突出的員工，給予表彰和獎勵。獎勵方式包括榮譽稱號、獎金、晉升等。2.對在工作中提出合理化建議，為公司帶來顯著經(jīng)濟效益或社會效益的員工，給予相應的獎勵。3.在團隊協(xié)作、客戶服務等方面表現(xiàn)出色的員工，也將獲得相應的獎勵。（三）懲罰1.對于違反公司制度、工作紀律的員工，視情節(jié)輕重給予批評教育