PAGE輔助人員內(nèi)務規(guī)范制度一、總則（一）目的為加強公司輔助人員隊伍建設，規(guī)范輔助人員內(nèi)務管理，提高工作效率和服務質(zhì)量，確保公司各項工作的順利開展，特制定本規(guī)范制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體輔助人員，包括但不限于行政助理、后勤保障人員、檔案管理人員等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保各項內(nèi)務管理工作合法合規(guī)。2.高效有序原則：優(yōu)化工作流程，提高工作效率，保證內(nèi)務工作有條不紊地進行。3.服務至上原則：以服務公司整體運營和員工需求為出發(fā)點，提供優(yōu)質(zhì)、高效的內(nèi)務服務。4.保密原則：嚴格保守公司機密信息，防止信息泄露。二、崗位職責與工作流程（一）行政助理1.崗位職責負責公司文件、資料的收發(fā)、登記、傳遞、歸檔和保管工作。協(xié)助組織公司會議、活動，做好會議記錄和活動安排。負責公司辦公用品的采購、發(fā)放和管理。協(xié)助處理公司日常行政事務，如電話接聽、訪客接待等。2.工作流程文件管理流程收文：收到文件后，及時進行登記，注明文件來源、日期、標題等信息，根據(jù)文件內(nèi)容分送相關(guān)領(lǐng)導或部門閱辦。發(fā)文：起草文件經(jīng)領(lǐng)導審核后，進行編號、打印、蓋章，按照規(guī)定的發(fā)送范圍進行分發(fā)，并做好發(fā)文登記。歸檔：定期將文件整理歸檔，按照類別、時間順序進行存放，便于查詢和使用。會議組織流程會前準備：確定會議主題、時間、地點、參會人員，準備會議資料、設備等。會中服務：做好會議記錄，及時提供茶水、紙筆等服務，維持會議秩序。會后跟進：整理會議紀要，傳達會議精神，督促相關(guān)事項的落實。辦公用品管理流程需求統(tǒng)計：每月末收集各部門辦公用品需求信息，進行匯總分析。采購申請：根據(jù)需求統(tǒng)計結(jié)果，填寫采購申請表，經(jīng)領(lǐng)導審批后進行采購。入庫發(fā)放：辦公用品到貨后，進行驗收、入庫登記，按照規(guī)定發(fā)放給各部門，并做好發(fā)放記錄。（二）后勤保障人員1.崗位職責負責公司辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生清潔，包括地面、桌面、門窗等的清掃。維護公司水電、空調(diào)等設施設備的正常運行，及時處理故障報修。負責公司食堂的管理，包括食材采購、飯菜制作、餐具清洗等。協(xié)助做好公司安全保衛(wèi)工作，如門禁管理、巡邏等。2.工作流程環(huán)境衛(wèi)生清潔流程每日定時對辦公區(qū)域進行清掃，包括掃地、拖地、擦拭桌面、門窗等。定期對衛(wèi)生間、茶水間等公共區(qū)域進行消毒處理。及時清理垃圾，保持辦公區(qū)域整潔衛(wèi)生。設施設備維護流程每日巡檢水電、空調(diào)等設施設備，檢查運行狀況，記錄相關(guān)數(shù)據(jù)。接到故障報修后，及時到達現(xiàn)場進行維修，填寫維修記錄，對維修情況進行跟蹤反饋。定期對設施設備進行保養(yǎng)維護，延長使用壽命。食堂管理流程食材采購：根據(jù)公司用餐人數(shù)和食譜計劃，選擇優(yōu)質(zhì)食材供應商，進行采購。飯菜制作：按照衛(wèi)生標準和營養(yǎng)搭配要求，制作可口的飯菜。注重食品安全，嚴格遵守食品加工操作規(guī)范。餐具清洗：用餐結(jié)束后，及時清洗餐具，進行消毒處理，確保餐具衛(wèi)生。食堂衛(wèi)生管理：每日對食堂進行清潔消毒，保持食堂環(huán)境整潔。安全保衛(wèi)工作流程門禁管理：嚴格執(zhí)行門禁制度，對進出人員和車輛進行登記檢查，禁止無關(guān)人員和車輛進入公司。巡邏工作：按照規(guī)定的巡邏路線和時間進行巡邏，做好巡邏記錄，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。突發(fā)事件處理：遇到突發(fā)事件，如火災、盜竊等，立即采取相應措施，并及時報告上級領(lǐng)導。（三）檔案管理人員1.崗位職責負責公司各類檔案的收集、整理、分類、編目和裝訂。建立健全檔案管理制度，制定檔案保管期限和銷毀程序。提供檔案查閱、借閱服務，做好檔案查閱、借閱登記。定期對檔案進行鑒定，對已過保管期限的檔案提出銷毀意見，經(jīng)批準后進行銷毀。2.工作流程檔案收集流程定期向各部門收集應歸檔的文件、資料，包括紙質(zhì)文件和電子文件。對收集到的檔案進行初步審核，確保檔案的完整性和準確性。檔案整理流程按照檔案類別和時間順序?qū)n案進行分類。對每份檔案進行編號、編目，填寫檔案目錄清單。對檔案進行裝訂，確保檔案整齊、牢固。檔案保管流程根據(jù)檔案保管期限，將檔案存放在相應的檔案柜中。定期對檔案進行檢查，防止檔案損壞、丟失或霉變。做好檔案庫房的安全管理工作，配備必要的消防、防潮、防蟲等設施設備。檔案查閱、借閱流程查閱檔案：查閱人員填寫查閱申請表，經(jīng)檔案管理人員審核后，在指定地點查閱檔案，查閱過程中不得涂改、損壞檔案。借閱檔案：借閱人員填寫借閱申請表，經(jīng)部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，辦理借閱手續(xù)，借閱期限不得超過規(guī)定時間。借閱人員應妥善保管檔案，按時歸還。三、內(nèi)務管理規(guī)范（一）工作紀律1.遵守公司作息時間，按時上下班，不得遲到、早退、曠工。2.工作期間不得擅自離崗、串崗，不得從事與工作無關(guān)的事情。3.嚴格遵守公司各項規(guī)章制度，服從工作安排，不得推諉、扯皮。4.保守公司機密，不得泄露公司內(nèi)部信息和商業(yè)秘密。（二）行為規(guī)范1.著裝整潔、得體，符合公司形象要求。2.言行舉止文明禮貌，熱情接待來訪人員，不得使用粗俗、侮辱性語言。3.工作中保持積極主動的態(tài)度，認真負責，注重細節(jié)，提高工作質(zhì)量。4.團結(jié)協(xié)作，與同事保持良好的溝通和合作關(guān)系，共同完成工作任務。（三）辦公環(huán)境管理1.保持辦公區(qū)域整潔衛(wèi)生有序，物品擺放整齊，不得隨意堆放雜物。2.愛護辦公設施設備，不得隨意損壞或拆卸，發(fā)現(xiàn)問題及時報告維修。3.節(jié)約使用辦公用品，如紙張、筆墨、水電等，杜絕浪費現(xiàn)象。4.下班后關(guān)閉電腦、打印機、空調(diào)等設備電源，關(guān)好門窗，確保辦公區(qū)域安全。（四）文件資料管理1.嚴格按照文件管理流程進行文件的收發(fā)、登記、傳遞、歸檔和保管，確保文件的安全和完整。2.對重要文件和機密文件要嚴格保密，實行專人專柜保管，嚴格控制查閱和借閱范圍。3.定期對文件資料進行清理和盤點，對過期、無用的文件及時進行銷毀處理。（五）會議活動管理1.按照會議組織流程做好會議的各項準備工作，確保會議順利進行。2.認真做好會議記錄，準確記錄會議內(nèi)容和決議事項，會后及時整理會議紀要并傳達給相關(guān)人員。3.對于公司組織的各類活動，要提前做好策劃和安排，確?；顒拥捻樌_展和圓滿完成。（六）安全管理1.后勤保障人員要加強對公司設施設備的安全檢查和維護，及時發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。2.嚴格執(zhí)行門禁制度和巡邏制度，加強對公司辦公區(qū)域的安全保衛(wèi)工作，防止發(fā)生盜竊、火災等安全事故。3.全體輔助人員要增強安全意識，掌握基本的安全知識和應急處理技能，遇到安全事故及時報告并采取相應措施。四、培訓與考核（一）培訓1.公司定期組織輔助人員參加業(yè)務培訓，提高其專業(yè)技能和綜合素質(zhì)水平。2.培訓內(nèi)容包括崗位職責、工作流程、內(nèi)務管理規(guī)范、法律法規(guī)等方面。3.培訓方式可采用內(nèi)部培訓、外部培訓、在線學習等多種形式。（二）考核1.建立輔助人員考核制度，定期對其工作表現(xiàn)進行考核評價。2.考核內(nèi)容包括工作業(yè)績、工作態(tài)度、業(yè)務能力等方面。3.考核結(jié)果分為優(yōu)秀、合格、不合格三個等級，與績效獎金、晉升等掛鉤。4.對于考核不合格的輔助人員，公司將視情況進行培訓補考、調(diào)崗或辭退處理。五、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.公司設立專門的內(nèi)務管理監(jiān)督小組，負責對輔助人員的內(nèi)務工作進行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組定期對內(nèi)務工作進行巡查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。3.鼓勵員工對違反內(nèi)務規(guī)范制度的行為進行舉報，對舉報屬實的給予獎勵。（二）檢查內(nèi)容1.工作紀律執(zhí)行情況，包括考勤、在崗情況等。2.行為規(guī)范遵守情況，包括著裝、言行舉止等。3.辦公環(huán)境整潔衛(wèi)生情況，包括物品擺放、環(huán)境衛(wèi)生等。4.文件資料管理情況，包括文件收發(fā)、歸檔、