PAGE采購部規(guī)范性審查制度一、總則（一）目的為加強公司采購工作的規(guī)范化管理，確保采購活動合法合規(guī)、高效有序進行，保障公司利益，特制定本采購部規(guī)范性審查制度。（二）適用范圍本制度適用于公司采購部所有采購活動，包括但不限于物資采購、服務(wù)采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.公正性原則：采購過程應(yīng)公平、公正，確保所有供應(yīng)商享有平等的參與機會。3.效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，追求采購成本的合理性和采購效益的最大化。4.誠信原則：采購部及相關(guān)人員應(yīng)誠實守信，維護公司良好形象。二、采購流程規(guī)范（一）采購需求提出1.各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，提前填寫采購申請表，詳細(xì)說明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計采購時間等信息。2.采購申請表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字，確保需求真實合理，并提交至采購部。（二）采購計劃制定1.采購部收到采購申請表后，進行匯總整理，結(jié)合庫存情況和市場供應(yīng)狀況，制定采購計劃。2.采購計劃應(yīng)明確采購項目的優(yōu)先級、采購方式、預(yù)算安排等內(nèi)容，并報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商篩選采購部通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。根據(jù)采購項目要求，從數(shù)據(jù)庫中篩選出潛在供應(yīng)商，并進行初步評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等。2.供應(yīng)商實地考察對于重要采購項目，采購部組織相關(guān)人員對潛在供應(yīng)商進行實地考察?？疾靸?nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營場所、生產(chǎn)設(shè)備、質(zhì)量管理體系、人員配備等，確保供應(yīng)商具備履行合同的能力。3.供應(yīng)商確定根據(jù)評估和考察結(jié)果，采購部確定合格供應(yīng)商名單，并與之簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利義務(wù)。對于長期合作的供應(yīng)商，采購部定期進行重新評估，確保其持續(xù)滿足公司要求。（四）采購合同簽訂1.采購部根據(jù)采購項目情況，起草采購合同文本。2.采購合同應(yīng)明確采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。3.采購合同經(jīng)法務(wù)部門審核通過后，由采購部與供應(yīng)商簽訂。簽訂后的合同副本應(yīng)及時交至相關(guān)部門存檔。（五）采購執(zhí)行與跟蹤1.采購部按照采購合同要求，及時向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，并跟蹤訂單執(zhí)行情況。2.采購過程中如出現(xiàn)變更需求、交貨延遲等問題，采購部應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，采取相應(yīng)措施解決，并做好記錄。3.采購部定期向相關(guān)部門反饋采購進展情況，確保各部門及時了解采購動態(tài)。（六）驗收與付款1.驗收根據(jù)采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，采購物資到貨后，由采購部組織相關(guān)部門進行驗收。驗收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等，驗收合格后填寫驗收報告。對于驗收不合格的物資，采購部應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商處理，要求其更換或采取其他補救措施。2.付款采購部根據(jù)驗收報告和采購合同約定，辦理付款申請手續(xù)。付款申請需經(jīng)財務(wù)部門審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照公司財務(wù)制度進行付款。三、采購審查內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)（一）采購需求審查1.需求合理性審查審查采購申請表中需求的必要性，是否與公司業(yè)務(wù)目標(biāo)相符。評估需求數(shù)量的合理性，是否存在過度采購或采購不足的情況。2.需求準(zhǔn)確性審查核對采購物資或服務(wù)的規(guī)格、質(zhì)量要求等信息是否準(zhǔn)確清晰，避免因需求表述不清導(dǎo)致采購失誤。（二）采購計劃審查1.計劃完整性審查檢查采購計劃是否涵蓋了所有已批準(zhǔn)的采購需求，是否有遺漏。確認(rèn)采購計劃中是否明確了采購方式、預(yù)算安排、時間進度等關(guān)鍵要素。2.計劃可行性審查結(jié)合市場供應(yīng)情況和公司實際情況，評估采購計劃的可行性，確保采購任務(wù)能夠按時、按質(zhì)、按量完成。（三）供應(yīng)商審查1.資質(zhì)審查核實供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證等相關(guān)資質(zhì)證書是否齊全有效。檢查供應(yīng)商是否具備從事相關(guān)業(yè)務(wù)的專業(yè)資質(zhì)，如生產(chǎn)許可證、行業(yè)認(rèn)證等。2.信譽審查通過查詢信用記錄、行業(yè)口碑等方式，評估供應(yīng)商的信譽狀況，是否存在不良記錄或違約行為。3.產(chǎn)品質(zhì)量審查要求供應(yīng)商提供產(chǎn)品質(zhì)量檢測報告、認(rèn)證文件等資料，審查其產(chǎn)品質(zhì)量是否符合公司要求。對于重要物資，可抽取樣品進行檢驗或試用，以確保質(zhì)量可靠。4.價格審查對比不同供應(yīng)商的報價，審查價格的合理性，是否存在明顯高于或低于市場平均水平的情況。分析價格構(gòu)成，確保價格包含了所有必要的成本和費用，避免價格陷阱。（四）采購合同審查1.條款完整性審查檢查采購合同是否包含了所有必要條款，如雙方基本信息、采購內(nèi)容、價格、交貨、質(zhì)量、付款、違約責(zé)任等。是否對合同變更、爭議解決等事項做出明確約定。2.條款合法性審查確保采購合同條款符合法律法規(guī)要求，避免出現(xiàn)違法違規(guī)條款。審查合同中的權(quán)利義務(wù)是否對等，是否存在顯失公平的情況。3.風(fēng)險防范審查評估合同中是否對可能出現(xiàn)的風(fēng)險進行了合理防范，如不可抗力風(fēng)險、市場價格波動風(fēng)險等。審查違約責(zé)任條款是否明確具體，具有可操作性，能夠有效約束雙方行為。（五）采購執(zhí)行審查1.訂單下達(dá)審查檢查采購訂單是否準(zhǔn)確傳達(dá)了采購合同的各項要求，訂單內(nèi)容是否與合同一致。確認(rèn)采購訂單是否經(jīng)過適當(dāng)審批，審批流程是否合規(guī)。2.執(zhí)行跟蹤審查審查采購部是否建立了有效的執(zhí)行跟蹤機制，是否及時掌握采購進度和問題。對于出現(xiàn)的問題，是否采取了積極有效的措施進行解決，并記錄在案。（六）驗收與付款審查1.驗收審查檢查驗收報告是否真實、準(zhǔn)確，驗收程序是否符合規(guī)定。對于驗收不合格的處理情況是否符合合同約定和公司規(guī)定。2.付款審查審核付款申請是否依據(jù)驗收報告和合同約定提出，付款金額是否準(zhǔn)確無誤。檢查付款審批流程是否完整，是否符合公司財務(wù)制度要求。四、審查流程與責(zé)任分工（一）審查流程1.采購部在采購活動的關(guān)鍵節(jié)點，如需求提出、計劃制定、合同簽訂、驗收付款等環(huán)節(jié)，填寫規(guī)范性審查申請表，提交至審查小組。2.審查小組由采購部、法務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)人員組成，根據(jù)本制度規(guī)定的審查內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)，對采購活動進行審查。3.審查小組在收到審查申請表后的[X]個工作日內(nèi)完成審查工作，并出具審查意見。4.采購部根據(jù)審查意見進行整改完善，確保采購活動符合規(guī)范要求。（二）責(zé)任分工1.采購部負(fù)責(zé)采購活動的具體實施，按照本制度要求填寫審查申請表，配合審查小組開展審查工作，并根據(jù)審查意見進行整改。對采購活動的合法性、合規(guī)性、合理性負(fù)責(zé)，承擔(dān)直接責(zé)任。2.法務(wù)部門負(fù)責(zé)審查采購合同等法律文件的合法性，確保合同條款符合法律法規(guī)要求。對采購活動涉及的法律風(fēng)險進行評估和防范，提供法律專業(yè)意見。3.財務(wù)部門負(fù)責(zé)審查采購預(yù)算的合理性、付款申請的準(zhǔn)確性和合規(guī)性，確保采購活動符合公司財務(wù)制度。對采購成本進行核算和控制，提供財務(wù)分析和建議。4.其他相關(guān)部門根據(jù)需要參與采購活動的審查工作，提供專業(yè)意見和建議。對涉及本部門的采購需求和驗收等環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)，配合采購部完成審查工作。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司內(nèi)部審計部門定期對采購部的采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)、審查制度是否執(zhí)行到位等。2.設(shè)立舉報郵箱和電話，接受公司員工對采購活動中違規(guī)行為的舉報，對舉報信息進行及時調(diào)查處理。（二）考核辦法1.建立采購部績效考核制度，將采購規(guī)范性審查工作納入考核指標(biāo)體系。2.考核內(nèi)容包括采購流程執(zhí)行情況、審查意見整改落實情