PAGE文印室規(guī)范管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)文印室的管理，規(guī)范文印室工作流程，提高文印室工作效率，確保文印工作的按時(shí)、準(zhǔn)確、高效完成，特制定本規(guī)范管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及文印室使用的部門和人員。（三）基本原則1.遵守國(guó)家法律法規(guī)，確保文印工作合法合規(guī)。2.堅(jiān)持服務(wù)至上，滿足公司各部門的文印需求。3.注重節(jié)約資源，提高文印設(shè)備的使用效率。4.嚴(yán)格保密制度，保障公司機(jī)密文件的安全。二、文印室人員職責(zé)（一）文印室管理員職責(zé)1.負(fù)責(zé)文印室設(shè)備的日常維護(hù)、保養(yǎng)和管理，確保設(shè)備正常運(yùn)行。2.制定文印室工作計(jì)劃和工作流程，合理安排文印工作。3.負(fù)責(zé)文印室文件資料的收發(fā)、登記、整理、歸檔和保管，確保文件資料的安全和完整。4.對(duì)文印室工作人員進(jìn)行培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高工作技能和服務(wù)水平。5.協(xié)助公司各部門做好文件資料的打印、復(fù)印、掃描、裝訂等工作，確保文印質(zhì)量。6.負(fù)責(zé)文印室耗材的采購(gòu)、庫(kù)存管理和發(fā)放，嚴(yán)格控制耗材成本。7.定期對(duì)文印室進(jìn)行安全檢查，消除安全隱患，確保文印室安全。（二）文印室操作人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守文印室工作流程和操作規(guī)程，認(rèn)真完成文印工作任務(wù)。2.負(fù)責(zé)文印設(shè)備的日常操作和使用，定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行清潔和維護(hù)。3.對(duì)文印文件進(jìn)行校對(duì)和審核，確保文印質(zhì)量，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤和遺漏。4.協(xié)助文印室管理員做好文件資料的收發(fā)、登記、整理、歸檔和保管工作。5.愛(ài)護(hù)文印室設(shè)備和耗材，節(jié)約使用資源，降低文印成本。6.嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露公司機(jī)密文件和信息。三、文印室設(shè)備管理（一）設(shè)備采購(gòu)1.根據(jù)公司文印工作需求，由文印室管理員提出設(shè)備采購(gòu)申請(qǐng)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照公司采購(gòu)流程進(jìn)行采購(gòu)。2.采購(gòu)設(shè)備時(shí)，應(yīng)選擇質(zhì)量可靠、性能穩(wěn)定、價(jià)格合理的產(chǎn)品，并要求供應(yīng)商提供售后服務(wù)承諾。（二）設(shè)備安裝與調(diào)試1.設(shè)備到貨后，由文印室管理員組織相關(guān)人員進(jìn)行安裝和調(diào)試，確保設(shè)備正常運(yùn)行。2.安裝調(diào)試過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格按照設(shè)備安裝說(shuō)明書(shū)進(jìn)行操作，如有問(wèn)題及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系解決。（三）設(shè)備日常維護(hù)與保養(yǎng)1.文印室操作人員應(yīng)每天對(duì)設(shè)備進(jìn)行清潔和保養(yǎng)，保持設(shè)備外觀整潔，無(wú)灰塵、無(wú)污漬。2.定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，如檢查設(shè)備的運(yùn)行狀況、更換耗材、添加潤(rùn)滑油等，確保設(shè)備正常運(yùn)行。3.設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)，文印室操作人員應(yīng)及時(shí)報(bào)告文印室管理員，由文印室管理員聯(lián)系專業(yè)維修人員進(jìn)行維修。維修過(guò)程中，應(yīng)做好維修記錄，包括故障原因、維修時(shí)間、維修人員等。（四）設(shè)備報(bào)廢與更新1.設(shè)備因使用年限過(guò)長(zhǎng)、技術(shù)落后、損壞嚴(yán)重等原因無(wú)法繼續(xù)使用時(shí)，由文印室管理員提出設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照公司固定資產(chǎn)報(bào)廢流程進(jìn)行報(bào)廢處理。2.設(shè)備報(bào)廢后，應(yīng)及時(shí)清理設(shè)備，將設(shè)備零部件進(jìn)行分類存放，以便于處理。3.根據(jù)公司文印工作發(fā)展需求，適時(shí)對(duì)文印設(shè)備進(jìn)行更新，確保文印工作的高效開(kāi)展。四、文印室文件資料管理（一）文件資料收發(fā)1.文印室管理員負(fù)責(zé)公司文件資料的收發(fā)工作，對(duì)收到的文件資料進(jìn)行認(rèn)真登記，包括文件名稱、文號(hào)、發(fā)文單位、收文日期、份數(shù)等。2.收到文件資料后，應(yīng)及時(shí)將文件資料分發(fā)給相關(guān)部門或人員，并做好簽收記錄。3.發(fā)文時(shí)，應(yīng)按照公司發(fā)文流程進(jìn)行審核、編號(hào)、打印、蓋章等操作，確保發(fā)文的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。（二）文件資料整理與歸檔1.文印室操作人員應(yīng)定期對(duì)文印文件進(jìn)行整理，將文件按照類別、時(shí)間等進(jìn)行分類存放，便于查找和使用。2.文印室管理員應(yīng)定期對(duì)文件資料進(jìn)行歸檔，將重要文件資料進(jìn)行編號(hào)、裝訂、入盒，并建立檔案目錄，便于查閱和管理。3.歸檔文件資料應(yīng)妥善保管，防止文件資料丟失、損壞或泄露。（三）文件資料借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱文件資料時(shí)，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到文印室辦理借閱手續(xù)。2.文印室管理員應(yīng)按照借閱申請(qǐng)表的內(nèi)容進(jìn)行登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱文件名稱、借閱日期、歸還日期等信息。3.借閱人應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還借閱的文件資料，如有特殊情況需要延期歸還，應(yīng)提前向文印室管理員說(shuō)明原因，并辦理延期手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文件資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、摘抄、傳播文件資料內(nèi)容。如因保管不善造成文件資料丟失、損壞或泄露，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（四）文件資料保密1.文印室工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，對(duì)涉及公司機(jī)密的文件資料進(jìn)行嚴(yán)格保密。2.文印室應(yīng)設(shè)置專門的保密文件存放區(qū)域，對(duì)保密文件進(jìn)行單獨(dú)存放和管理。3.在文印過(guò)程中，涉及公司機(jī)密的文件資料應(yīng)在文印室內(nèi)部進(jìn)行處理，不得帶出文印室。如需帶出文印室，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并采取必要的保密措施。4.文印室工作人員不得私自將公司機(jī)密文件資料透露給無(wú)關(guān)人員，如有違反保密制度的行為，將按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。五、文印室耗材管理（一）耗材采購(gòu)1.文印室管理員根據(jù)文印設(shè)備的使用情況和耗材庫(kù)存情況，定期提出耗材采購(gòu)計(jì)劃，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照公司采購(gòu)流程進(jìn)行采購(gòu)。2.采購(gòu)耗材時(shí)，應(yīng)選擇質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的產(chǎn)品，并要求供應(yīng)商提供產(chǎn)品質(zhì)量保證和售后服務(wù)承諾。（二）耗材庫(kù)存管理1.文印室應(yīng)建立耗材庫(kù)存管理制度，對(duì)耗材進(jìn)行分類存放和管理，確保耗材的安全和完整。2.文印室管理員應(yīng)定期對(duì)耗材庫(kù)存進(jìn)行盤點(diǎn)，核對(duì)庫(kù)存數(shù)量與賬目是否一致，如有差異應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。3.耗材庫(kù)存應(yīng)保持合理的儲(chǔ)備量，避免因庫(kù)存不足影響文印工作的正常開(kāi)展，同時(shí)也要避免庫(kù)存積壓造成資源浪費(fèi)。（三）耗材發(fā)放1.文印室操作人員因工作需要領(lǐng)用耗材時(shí)，應(yīng)填寫耗材領(lǐng)用申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到文印室辦理領(lǐng)用手續(xù)。2.文印室管理員應(yīng)按照耗材領(lǐng)用申請(qǐng)表的內(nèi)容進(jìn)行發(fā)放，記錄領(lǐng)用人員姓名、部門、領(lǐng)用耗材名稱、領(lǐng)用數(shù)量、領(lǐng)用日期等信息。3.文印室操作人員應(yīng)節(jié)約使用耗材，合理控制耗材用量，避免浪費(fèi)。如發(fā)現(xiàn)耗材用量異常，應(yīng)及時(shí)向文印室管理員說(shuō)明原因。六、文印室工作流程（一）文件打印流程1.公司各部門將需要打印的文件資料整理好后，發(fā)送至文印室指定郵箱或直接交給文印室管理員。2.文印室管理員收到文件資料后，進(jìn)行審核，檢查文件格式、內(nèi)容是否正確，如有問(wèn)題及時(shí)與相關(guān)部門或人員溝通解決。3.審核無(wú)誤后，文印室管理員根據(jù)文件的重要性、緊急程度等因素，合理安排打印順序，并將文件發(fā)送至文印設(shè)備進(jìn)行打印。4.文印設(shè)備打印完成后，文印室操作人員對(duì)打印文件進(jìn)行校對(duì)和審核，檢查文件內(nèi)容是否完整、格式是否正確、有無(wú)錯(cuò)別字等，確保打印質(zhì)量。5.校對(duì)審核無(wú)誤后，文印室操作人員將打印文件進(jìn)行整理，按照公司發(fā)文流程進(jìn)行編號(hào)、蓋章等操作，然后分發(fā)給相關(guān)部門或人員。（二）文件復(fù)印流程1.公司各部門將需要復(fù)印的文件資料交給文印室管理員，說(shuō)明復(fù)印份數(shù)和用途。2.文印室管理員對(duì)文件資料進(jìn)行審核，檢查文件內(nèi)容是否符合復(fù)印要求，如有問(wèn)題及時(shí)與相關(guān)部門或人員溝通解決。3.審核無(wú)誤后，文印室管理員根據(jù)復(fù)印份數(shù)調(diào)整復(fù)印機(jī)設(shè)置，然后將文件資料放入復(fù)印機(jī)進(jìn)行復(fù)印。4.復(fù)印完成后，文印室操作人員對(duì)復(fù)印文件進(jìn)行整理，檢查復(fù)印質(zhì)量，確保復(fù)印清晰、完整。5.整理好復(fù)印文件后，文印室操作人員按照公司相關(guān)規(guī)定將復(fù)印文件分發(fā)給相關(guān)部門或人員。（三）文件掃描流程1.公司各部門將需要掃描的文件資料交給文印室管理員，說(shuō)明掃描要求和用途。2.文印室管理員對(duì)文件資料進(jìn)行審核，檢查文件內(nèi)容是否符合掃描要求，如有問(wèn)題及時(shí)與相關(guān)部門或人員溝通解決。3.審核無(wú)誤后，文印室管理員將文件資料放入掃描儀進(jìn)行掃描，設(shè)置掃描格式、分辨率等參數(shù)，確保掃描質(zhì)量。4.掃描完成后，文印室操作人員對(duì)掃描文件進(jìn)行整理，檢查掃描文件是否清晰、完整，有無(wú)遺漏頁(yè)面等問(wèn)題。5.整理好掃描文件后，文印室操作人員按照公司相關(guān)規(guī)定將掃描文件保存至指定存儲(chǔ)設(shè)備，并分發(fā)給相關(guān)部門或人員。（四）文件裝訂流程1.公司各部門將需要裝訂的文件資料交給文印室管理員，說(shuō)明裝訂要求和順序。2.文印室管理員對(duì)文件資料進(jìn)行審核，檢查文件內(nèi)容是否完整、格式是否統(tǒng)一，如有問(wèn)題及時(shí)與相關(guān)部門或人員溝通解決。3.審核無(wú)誤后，文印室操作人員按照裝訂要求對(duì)文件資料進(jìn)行整理，將文件資料按照順序排列整齊，然后使用裝訂設(shè)備進(jìn)行裝訂。4.裝訂完成后，文印室操作人員檢查裝訂質(zhì)量，確保裝訂牢固、整齊，無(wú)掉頁(yè)、錯(cuò)頁(yè)等問(wèn)題。5.整理好裝訂文件后，文印室操作人員按照公司相關(guān)規(guī)定將裝訂文件分發(fā)給相關(guān)部門或人員。七、文印室安全管理（一）消防安全1.文印室內(nèi)應(yīng)配備必要的消防器材，如滅火器、消防栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保消防器材完好有效。2.文印室工作人員應(yīng)熟悉消防器材的使用方法，掌握基本的消防安全知識(shí)，如火災(zāi)報(bào)警、滅火方法等。3.文印室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁使用明火，嚴(yán)禁私拉亂接電線，確保文印室消防安全。（二）用電安全1.文印室設(shè)備應(yīng)按照規(guī)定的操作規(guī)程進(jìn)行操作，不得擅自更改設(shè)備線路和設(shè)置。2.文印室內(nèi)的電器設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行，避免因設(shè)備故障引發(fā)安全事故。3.下班前，文印室工作人員應(yīng)關(guān)閉所