酒店人事部內(nèi)務(wù)管理規(guī)定（范本）為規(guī)范酒店人事部（以下簡稱“人事部”）內(nèi)務(wù)管理工作，明確崗位職責(zé)、優(yōu)化工作流程、強化合規(guī)管控，保障人事部各項工作高效、有序開展，為酒店運營提供堅實的人力資源支撐，結(jié)合酒店行業(yè)特點及人事工作實際，制定本規(guī)定。本規(guī)定適用于人事部全體工作人員，涵蓋日常辦公、檔案管理、招聘配置、薪酬福利、員工關(guān)系、培訓(xùn)開發(fā)等核心內(nèi)務(wù)，堅持“合規(guī)高效、權(quán)責(zé)明晰、保密嚴(yán)謹(jǐn)、服務(wù)優(yōu)質(zhì)”原則，推動人事內(nèi)務(wù)工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化。一、總則（一）核心目標(biāo)規(guī)范人事部日常辦公秩序，明確各崗位工作權(quán)責(zé)，提升工作效率與服務(wù)質(zhì)量，確保人事工作與酒店運營同頻共振。強化人事檔案、薪酬數(shù)據(jù)、員工信息等核心資料的保密與合規(guī)管理，防范信息泄露、檔案丟失等風(fēng)險，保障酒店與員工雙方合法權(quán)益。優(yōu)化人事工作流程，規(guī)范招聘、入職、考勤、薪酬、離職等全流程操作，杜絕違規(guī)操作與工作疏漏。營造嚴(yán)謹(jǐn)務(wù)實、協(xié)作高效的部門工作氛圍，打造專業(yè)、合規(guī)、盡責(zé)的人事團(tuán)隊，助力酒店人才梯隊建設(shè)與企業(yè)文化落地。（二）適用范圍本規(guī)定適用于酒店人事部全體在崗人員（含人事經(jīng)理、招聘專員、薪酬福利專員、員工關(guān)系專員、培訓(xùn)專員及行政助理等），涵蓋人事部各項內(nèi)務(wù)工作的策劃、執(zhí)行、監(jiān)督、歸檔等全流程，同時對人事部與其他部門的協(xié)作工作作出明確規(guī)范。（三）基本原則合規(guī)守法原則：嚴(yán)格遵守《中華人民共和國勞動法》《勞動合同法》等相關(guān)法律法規(guī)，確保人事工作全流程合法合規(guī)，規(guī)避法律風(fēng)險。保密嚴(yán)謹(jǐn)原則：對員工檔案、薪酬數(shù)據(jù)、涉密文件等核心信息嚴(yán)格保密，嚴(yán)禁私自泄露、傳播、篡改，規(guī)范信息查閱與流轉(zhuǎn)流程。權(quán)責(zé)對等原則：明確各崗位工作內(nèi)容與責(zé)任邊界，做到事事有人管、件件有落實，確保工作銜接順暢、無推諉扯皮。服務(wù)優(yōu)先原則：立足人事服務(wù)職能，主動對接各部門及全體員工，高效響應(yīng)需求，提升服務(wù)滿意度，樹立人事部專業(yè)形象。動態(tài)優(yōu)化原則：結(jié)合酒店經(jīng)營發(fā)展、政策更新及工作實際，定期修訂完善本規(guī)定，確保內(nèi)容適配實際工作需求。二、崗位職責(zé)規(guī)范（一）人事經(jīng)理崗位職責(zé)統(tǒng)籌人事部全面工作，制定部門年度工作計劃、工作目標(biāo)及預(yù)算，組織推進(jìn)并監(jiān)督落實，定期向酒店管理層匯報工作進(jìn)展。負(fù)責(zé)部門團(tuán)隊建設(shè)與管理，明確各崗位權(quán)責(zé)，組織開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)與績效考核，提升團(tuán)隊專業(yè)能力與工作效率。審核人事核心工作流程與文件，包括招聘方案、薪酬福利調(diào)整、勞動合同簽訂/解除、員工獎懲等，確保合規(guī)性與合理性。統(tǒng)籌酒店人才梯隊建設(shè)、企業(yè)文化落地及員工關(guān)系管理，協(xié)調(diào)處理重大勞動糾紛、員工投訴等疑難問題。對接酒店各部門，協(xié)調(diào)人事工作與業(yè)務(wù)工作的銜接，優(yōu)化人力資源配置，為各部門提供專業(yè)人事支持。負(fù)責(zé)部門內(nèi)務(wù)監(jiān)督與管控，確保辦公秩序、檔案管理、保密工作等符合本規(guī)定要求，及時糾正違規(guī)行為。（二）招聘配置專員崗位職責(zé)對接各部門招聘需求，制定招聘計劃，通過線上線下渠道發(fā)布招聘信息，篩選簡歷、組織面試、背景調(diào)查等工作。負(fù)責(zé)新員工入職引導(dǎo)，辦理入職手續(xù)（信息登記、檔案建立、勞動合同簽訂、崗位適配對接等），跟蹤新員工試用期表現(xiàn)，協(xié)助辦理轉(zhuǎn)正手續(xù)。維護(hù)招聘渠道，建立酒店人才儲備庫，優(yōu)化招聘流程，提升招聘效率與招聘質(zhì)量。負(fù)責(zé)招聘相關(guān)資料的整理、歸檔，包括簡歷、面試評估表、入職登記表等，確保資料完整可追溯。配合人事經(jīng)理開展人才梯隊建設(shè)相關(guān)工作，參與酒店內(nèi)部崗位調(diào)配、晉升選拔等工作。（三）薪酬福利專員崗位職責(zé)負(fù)責(zé)酒店員工考勤數(shù)據(jù)的匯總、審核，核對考勤異常情況，確?？记跀?shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，作為薪酬核算依據(jù)。嚴(yán)格按照薪酬制度及勞動合同約定，核算員工工資、獎金、津貼、加班費等，編制薪酬報表，經(jīng)審核后對接財務(wù)部門發(fā)放。負(fù)責(zé)員工社會保險、住房公積金的參保、停保、補繳及基數(shù)調(diào)整等工作，對接社保、公積金部門處理相關(guān)事務(wù)。管理員工薪酬福利相關(guān)檔案，包括薪酬核算表、社保繳費憑證、福利發(fā)放記錄等，確保數(shù)據(jù)保密與檔案完整。解答員工關(guān)于薪酬福利、社保公積金的咨詢，協(xié)助處理薪酬福利相關(guān)異議與問題。（四）員工關(guān)系與培訓(xùn)專員崗位職責(zé)負(fù)責(zé)員工勞動合同的簽訂、續(xù)簽、解除、終止等工作，規(guī)范合同管理流程，及時更新勞動合同臺賬。負(fù)責(zé)員工離職手續(xù)辦理，包括離職面談、工作交接監(jiān)督、薪酬結(jié)算、社保停保等，整理離職原因分析報告。協(xié)調(diào)處理員工投訴、勞動糾紛，建立員工溝通機(jī)制，維護(hù)和諧穩(wěn)定的員工關(guān)系，定期組織員工關(guān)懷活動。制定酒店年度培訓(xùn)計劃，組織開展新員工培訓(xùn)、崗位技能培訓(xùn)、企業(yè)文化培訓(xùn)等各類培訓(xùn)活動，跟蹤培訓(xùn)效果，建立培訓(xùn)檔案。負(fù)責(zé)員工績效考核數(shù)據(jù)的收集、匯總，協(xié)助人事經(jīng)理開展績效考核工作，反饋考核結(jié)果并督促整改。負(fù)責(zé)員工獎懲、評優(yōu)評先等工作的組織實施，整理相關(guān)資料并歸檔。（五）人事行政助理崗位職責(zé)負(fù)責(zé)人事部日常辦公事務(wù)，包括文件收發(fā)、整理、歸檔，會議通知、紀(jì)要撰寫，辦公用品申領(lǐng)、發(fā)放與管理。負(fù)責(zé)員工檔案的統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、保管、借閱、歸檔等，確保檔案合規(guī)存放與安全。協(xié)助各崗位開展工作，負(fù)責(zé)部門數(shù)據(jù)統(tǒng)計、報表編制、信息錄入等事務(wù)性工作，保障部門高效運轉(zhuǎn)。負(fù)責(zé)人事部辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生、物品擺放、安全管控等工作，維護(hù)良好辦公秩序。完成人事部經(jīng)理交辦的其他內(nèi)務(wù)工作。三、日常辦公管理（一）辦公秩序管理嚴(yán)格遵守酒店考勤制度，按時上下班，不遲到、早退、曠工，請假、調(diào)休需按規(guī)定流程辦理手續(xù)，嚴(yán)禁代打卡。辦公時間專注工作，嚴(yán)禁從事與工作無關(guān)的事項（如玩手機(jī)、閑聊、瀏覽無關(guān)網(wǎng)頁、處理私人事務(wù)等），提升工作效率。保持辦公區(qū)域整潔有序，桌面文件、辦公用品擺放規(guī)范，下班前整理桌面，關(guān)閉電腦、電燈、空調(diào)等設(shè)備，鎖好抽屜、門窗，做好安全防范。遵守酒店著裝規(guī)范，佩戴工牌，保持儀容儀表整潔得體，展現(xiàn)人事團(tuán)隊專業(yè)形象。辦公區(qū)域保持安靜，溝通工作輕聲交流，避免喧嘩，不影響他人辦公；接待來訪人員（應(yīng)聘者、員工等）熱情禮貌，引導(dǎo)至指定區(qū)域溝通，做好接待記錄。（二）文件與辦公用品管理文件管理需遵循“分類歸檔、專人保管、便于檢索”原則，紙質(zhì)文件按類別（招聘、薪酬、合同、培訓(xùn)等）整理歸檔，電子文件建立規(guī)范文件夾目錄，定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。涉密文件（薪酬數(shù)據(jù)、核心檔案、涉密會議紀(jì)要等）需單獨存放于加密文件柜，標(biāo)注“涉密”標(biāo)識，嚴(yán)格控制查閱權(quán)限，借閱需按流程登記，使用后及時歸還。辦公用品實行按需申領(lǐng)、定額發(fā)放制度，由人事行政助理統(tǒng)一管理，建立領(lǐng)用臺賬，杜絕浪費；廢舊文件、辦公用品需分類處理，涉密文件需粉碎銷毀，不隨意丟棄。對外發(fā)放、上報的人事文件（通知、報表、合同等），需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后方可發(fā)出，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、合規(guī)。（三）溝通協(xié)作管理部門內(nèi)部建立常態(tài)化溝通機(jī)制，每日召開簡短晨會明確當(dāng)日工作，每周開展工作復(fù)盤，協(xié)調(diào)解決工作銜接中的問題?？鐛徫粎f(xié)作工作需明確責(zé)任人、完成時限及工作標(biāo)準(zhǔn)，主動對接、密切配合，確保工作順利推進(jìn)；遇到問題及時溝通，不拖延、不推諉。對接其他部門開展工作時，主動說明工作需求與時間節(jié)點，耐心解答疑問，積極協(xié)調(diào)配合，提升跨部門協(xié)作效率。工作信息傳遞需及時、準(zhǔn)確，重要事項（如人事政策調(diào)整、通知公告等）需以書面形式確認(rèn)，避免信息偏差。四、人事檔案管理（一）檔案建立與收集新員工入職當(dāng)日，需收集其身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書、職業(yè)資格證書、離職證明、體檢報告等相關(guān)資料，填寫《員工入職登記表》，建立個人人事檔案，確保資料真實、完整。員工人事檔案需涵蓋入職、考勤、薪酬、社保、勞動合同、培訓(xùn)、考核、獎懲、晉升、離職等全周期資料，及時補充更新，確保檔案與員工實際情況一致。檔案資料需經(jīng)核實無誤后歸檔，嚴(yán)禁接收虛假資料；對存在疑問的資料，及時與員工本人或相關(guān)部門核實，確保檔案真實性。（二）檔案保管與存放員工人事檔案實行集中保管，由人事行政助理專人負(fù)責(zé)，存放于專用檔案柜，檔案柜需加鎖，存放環(huán)境保持干燥、通風(fēng)、避光，防止檔案受潮、霉變、損壞。建立檔案管理臺賬，詳細(xì)記錄檔案編號、員工姓名、檔案內(nèi)容、歸檔日期、保管人等信息，便于檢索與管理；電子檔案需加密存儲，設(shè)置訪問權(quán)限，定期備份。檔案保管期限需符合相關(guān)規(guī)定，在職員工檔案長期保管，離職員工檔案自離職之日起保管至少2年，期滿后按規(guī)定流程銷毀，做好銷毀記錄。嚴(yán)禁私自涂改、抽取、損毀檔案資料，若需補充、更正檔案內(nèi)容，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，由專人操作，注明修改原因、修改人及修改日期。（三）檔案查閱與借閱內(nèi)部查閱檔案需履行審批手續(xù)，部門內(nèi)部崗位因工作需要查閱的，經(jīng)人事經(jīng)理批準(zhǔn)；其他部門查閱的，需出具書面申請，經(jīng)人事部及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱。查閱檔案需在人事部指定區(qū)域進(jìn)行，嚴(yán)禁帶出辦公區(qū)域，查閱時不得涂改、勾畫、抽取檔案資料，查閱后及時歸還，由檔案保管人核對無誤后登記歸檔。檔案借閱需履行嚴(yán)格登記手續(xù)，注明借閱人、借閱事由、借閱期限、歸還日期等，借閱期限一般不超過3個工作日，逾期需辦理續(xù)借手續(xù)；借閱檔案需妥善保管，防止丟失、損毀。外部單位（如社保部門、公安部門、司法機(jī)關(guān)等）查閱檔案，需出示有效執(zhí)法證件及相關(guān)文書，經(jīng)酒店管理層批準(zhǔn)后，由人事部專人陪同查閱，嚴(yán)格控制查閱范圍，做好查閱記錄。嚴(yán)禁私自復(fù)制檔案資料，因工作需要復(fù)制的，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，復(fù)制后妥善保管，不得傳播、泄露。五、核心工作流程規(guī)范（一）招聘入職流程需求對接：各部門提交《招聘需求申請表》，注明崗位名稱、任職要求、招聘人數(shù)、到崗時間等，經(jīng)人事部審核、酒店管理層批準(zhǔn)后，啟動招聘工作。招聘實施：招聘專員發(fā)布招聘信息，篩選簡歷，組織初試，初試合格后推薦給用人部門復(fù)試，復(fù)試合格后開展背景調(diào)查（關(guān)鍵崗位），確定擬錄用人員。入職辦理：擬錄用人員到崗后，填寫《員工入職登記表》，提交相關(guān)資料，簽訂勞動合同及保密協(xié)議，辦理工牌、考勤登記、宿舍入?。ㄈ缬校┑仁掷m(xù)，引導(dǎo)熟悉酒店環(huán)境及崗位職責(zé)。入職跟蹤：新員工試用期內(nèi)，招聘專員定期跟蹤其工作表現(xiàn)，協(xié)調(diào)解決適配問題，試用期屆滿前，督促用人部門開展轉(zhuǎn)正考核，辦理轉(zhuǎn)正或辭退手續(xù)。（二）薪酬核算流程考勤匯總：每月結(jié)束后3個工作日內(nèi)，薪酬福利專員匯總各部門考勤數(shù)據(jù)，核對考勤異常情況，形成《月度考勤報表》，經(jīng)各部門負(fù)責(zé)人及人事經(jīng)理審核簽字。薪酬核算：根據(jù)考勤數(shù)據(jù)、薪酬制度及勞動合同約定，核算員工當(dāng)月工資、獎金、津貼、加班費等，扣除社保、公積金個人部分及個稅，編制《月度薪酬報表》。薪酬審批：《月度薪酬報表》經(jīng)人事經(jīng)理審核、酒店財務(wù)負(fù)責(zé)人及管理層審批后，提交財務(wù)部門發(fā)放工資。薪酬發(fā)放：財務(wù)部門發(fā)放工資后，薪酬福利專員及時將工資條發(fā)放給員工，解答員工薪酬相關(guān)疑問，處理薪酬核算誤差。（三）勞動合同管理流程合同簽訂：新員工入職后1個月內(nèi)，員工關(guān)系專員與員工簽訂勞動合同，明確勞動合同期限、試用期、工作內(nèi)容、薪酬福利、雙方權(quán)利義務(wù)等內(nèi)容，一式兩份，員工簽字、酒店蓋章后，雙方各執(zhí)一份。合同續(xù)簽：勞動合同期滿前30天，員工關(guān)系專員核對員工表現(xiàn)，與用人部門溝通后，確定是否續(xù)簽，續(xù)簽的及時簽訂《勞動合同續(xù)簽協(xié)議》，不續(xù)簽的提前通知員工，辦理離職手續(xù)。合同解除/終止：員工主動離職、酒店辭退、合同到期不續(xù)簽等情況，員工關(guān)系專員按規(guī)定辦理勞動合同解除/終止手續(xù)，出具離職證明，明確雙方權(quán)利義務(wù)終止事宜，整理相關(guān)資料歸檔。合同臺賬：建立勞動合同管理臺賬，詳細(xì)記錄員工姓名、合同期限、簽訂日期、續(xù)簽情況、解除/終止日期等信息，定期更新，確保臺賬與實際一致。（四）離職管理流程離職申請：員工主動離職需提前30天（試用期提前3天）提交書面《離職申請書》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、人事經(jīng)理審核批準(zhǔn)后，啟動離職流程。工作交接：員工憑批準(zhǔn)后的《離職申請書》辦理工作交接，填寫《工作交接清單》，交接工作內(nèi)容、物品、資料等，經(jīng)接手人、部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。離職面談：員工關(guān)系專員與離職員工開展離職面談，了解離職原因、工作反饋等，填寫《離職面談記錄表》，為酒店優(yōu)化管理提供參考。手續(xù)辦理：員工關(guān)系專員辦理離職后續(xù)手續(xù)，包括薪酬結(jié)算、社保停保、工牌回收、宿舍退?。ㄈ缬校┑龋鼍唠x職證明。檔案歸檔：整理離職員工檔案，包括離職申請書、工作交接清單、離職面談記錄表、離職證明存根等，按規(guī)定保管。六、保密管理（一）保密范圍員工核心信息：包括員工身份證號、聯(lián)系方式、家庭住址、學(xué)歷、薪酬數(shù)據(jù)、社保信息、健康狀況等個人隱私信息。酒店人事涉密文件：包括薪酬制度、績效考核方案、招聘計劃、員工檔案、勞動合同、勞動糾紛處理記錄、涉密會議紀(jì)要等。酒店經(jīng)營涉密信息：包括組織架構(gòu)、人才戰(zhàn)略、培訓(xùn)計劃、員工獎懲情況等與酒店經(jīng)營管理相關(guān)的敏感信息。其他需保密的信息：包括酒店交辦的涉密任務(wù)、與第三方合作涉及的敏感信息等。（二）保密要求人事部工作人員需嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，嚴(yán)禁私自泄露、傳播、出售、非法提供保密信息，不得在公共場合談?wù)撋婷軆?nèi)容。涉密文件、資料需單獨保管，電子涉密信息需加密存儲，設(shè)置訪問權(quán)限，離職時需全部移交，不得私自留存、復(fù)制。查閱、借閱涉密資料需履行審批手續(xù)，使用后及時歸還，不得帶出辦公區(qū)域，嚴(yán)禁私自復(fù)制、摘抄。電腦、手機(jī)、U盤等存儲設(shè)備需設(shè)置密碼，妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人使用，防止涉密信息泄露；廢舊存儲設(shè)備需徹底銷毀數(shù)據(jù)后再處理。嚴(yán)禁將涉密信息告知無關(guān)人員，包括親友、非相關(guān)同事等，若因工作需要傳遞，需通過加密渠道，確保信息安全。七、監(jiān)督考核與違規(guī)處理（一）監(jiān)督考核人事經(jīng)理作為部門內(nèi)務(wù)管理第一責(zé)任人，每日對部門辦公秩序、工作流程、檔案管理、保密工作等進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)并糾正問題，做好檢查記錄。每月將內(nèi)務(wù)管理執(zhí)行情況納入員工績效考核，考核結(jié)果與薪酬、獎金、評優(yōu)評先掛鉤，激勵員工嚴(yán)格遵守本規(guī)定。定期開展內(nèi)務(wù)管理自查工作，每季度至少1次，針對存在的問題制定整改方案，限期整改，不斷優(yōu)化內(nèi)務(wù)管理水平。（二）違規(guī)處理工作人員存在輕微違規(guī)行為（如辦公秩序混亂、文件擺放不規(guī)范、工作推諉等）的，給予批評教育、績效扣分處理，責(zé)令限期整改。存在中度違規(guī)行為（如檔案保管不