合同審批及管理全流程標準手冊一、手冊概述編制目的為規(guī)范企業(yè)合同全生命周期管理，明確各環(huán)節(jié)職責分工，防范合同風險，提高合同管理效率，保障企業(yè)合法權(quán)益，特制定本手冊。本手冊旨在為合同發(fā)起、審批、簽署、履行、變更及歸檔等各階段提供標準化操作指引，保證合同管理流程合規(guī)、高效、可控。適用范圍與業(yè)務場景本手冊適用于企業(yè)所有對外合同的管理，包括但不限于采購合同、銷售合同、服務合同、租賃合同、合作協(xié)議等。涵蓋合同從需求提出至歸檔完畢的全流程管理，適用于企業(yè)各部門、各分支機構(gòu)的合同經(jīng)辦人員、審批人員及管理人員。具體業(yè)務場景包括：業(yè)務部門因業(yè)務開展需對外簽訂合同時；法務部門需對合同條款進行合規(guī)性審查時；財務部門需對合同金額、付款方式等進行財務審核時；管理層需對重大合同進行決策審批時；合同履行過程中需變更、解除或終止合同時；合同履行完畢需歸檔保存時。二、合同全流程管理階段劃分與操作指引（一）合同發(fā)起與起草階段操作步驟需求提報與資料收集業(yè)務部門根據(jù)業(yè)務需求，明確合同簽訂目的、合作方基本信息（如名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人等）、合作內(nèi)容、核心條款（如金額、履行期限、付款方式等），填寫《合同立項申請表》（見模板1），經(jīng)部門負責人*審批后，發(fā)起合同流程。收集合作方主體資格證明材料（如營業(yè)執(zhí)照復印件、法定代表人證件號碼明書、授權(quán)委托書等），保證合作方合法存續(xù)且具備履約能力。合同文本起草業(yè)務部門根據(jù)合作需求，參考企業(yè)標準合同模板（如無模板，可參考行業(yè)示范文本）起草合同文本。合同內(nèi)容應包括但不限于：合同主體、標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或報酬、履行期限地點方式、違約責任、爭議解決方式、生效條件等核心條款。涉及專業(yè)技術(shù)條款的，需附技術(shù)附件（如技術(shù)規(guī)格、服務標準等），由技術(shù)部門*審核確認。內(nèi)部會簽（如需）合同內(nèi)容涉及跨部門協(xié)作的（如采購合同需倉儲部門確認收貨標準，服務合同需使用部門確認服務需求），應組織相關(guān)部門進行內(nèi)部會簽，保證條款無遺漏或沖突。注意事項合作方主體資格審查：需核實合作方營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書（如行業(yè)許可證）等文件的真實性及有效性，避免與無資質(zhì)或存續(xù)異常的主體簽訂合同。合同條款完整性：核心條款不得缺失，尤其是違約責任、爭議解決方式等條款，需明確具體，避免模糊表述（如“違約方承擔相應責任”應明確違約金計算方式或損失賠償范圍）。法律風險規(guī)避：禁止在合同中約定“霸王條款”，避免違反法律強制性規(guī)定（如“爭議解決方式”不得約定與合同無關(guān)的法院或仲裁機構(gòu)）。（二）合同審批階段操作步驟發(fā)起審批流程合同起草完成后，通過企業(yè)OA系統(tǒng)或合同管理平臺發(fā)起審批流程，依次提交至部門負責人、法務部門、財務部門、分管領(lǐng)導及總經(jīng)理（根據(jù)合同金額或重要性確定審批層級）。部門審核部門負責人：審核合同的業(yè)務必要性、合作方匹配度、條款是否符合部門預算及業(yè)務目標，簽署審核意見。法務部門：重點審核合同條款的合法性、合規(guī)性、完整性，排查法律風險（如格式條款效力、知識產(chǎn)權(quán)歸屬、保密義務等），提出修改建議并跟蹤落實。財務部門：審核合同金額準確性、付款方式合理性、資金安排是否符合企業(yè)財務制度，涉及大額資金支付的，需評估企業(yè)現(xiàn)金流狀況。領(lǐng)導審批分管領(lǐng)導：審核合同是否符合企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃及部門年度目標，審批權(quán)限內(nèi)的合同簽署；超出權(quán)限的，提交總經(jīng)理審批。總經(jīng)理：對重大合同（如金額超過[具體金額]或涉及核心業(yè)務的合同）進行最終決策，簽署審批意見。審批意見處理審批過程中如提出修改意見，起草部門需根據(jù)意見調(diào)整合同文本，重新發(fā)起審批直至所有審批節(jié)點通過。審批通過后，系統(tǒng)《合同審批流程表》（見模板2），作為合同簽署依據(jù)。注意事項審批權(quán)限：嚴格按照企業(yè)《合同管理辦法》規(guī)定的審批權(quán)限執(zhí)行，不得越級審批或簡化審批流程。審批時限：各部門應在收到審批任務后[具體時限，如2個工作日]內(nèi)完成審核，緊急合同可加急處理，但需保證審核質(zhì)量。意見反饋：審批人需明確、具體地提出修改意見，避免使用“同意”“再看”等模糊表述；起草部門需對未采納的修改意見進行說明，保證審批留痕。（三）合同簽署與用印階段操作步驟用印申請審批通過后，起草部門填寫《合同用印申請表》（見模板3），附《合同審批流程表》、合同文本正本（一式[具體份數(shù)，如四份]，雙方各執(zhí)[份數(shù)]，企業(yè)存檔[份數(shù)]）及合作方主體資格證明材料，提交至行政部（或用印管理部門）。用印審核與登記行政部核對用印申請材料是否齊全、審批流程是否完整、合同文本與審批版本是否一致，確認無誤后安排用印。用印時需在合同指定位置（如法定代表人簽字處、騎縫章處）加蓋企業(yè)公章或合同專用章，保證清晰、完整。用印完成后，行政部在《合同用印登記簿》中記錄合同名稱、編號、用印日期、份數(shù)、經(jīng)辦人等信息。合同分發(fā)與送達合同簽署完畢后，起草部門按約定份數(shù)分發(fā)合同文本，其中正本[份數(shù)]交合作方，副本[份數(shù)]留存企業(yè)（原件由行政部或檔案管理部門統(tǒng)一保管，副本交業(yè)務部門、財務部門等使用）。采用電子簽署的，需通過企業(yè)指定的電子簽約平臺（如e簽寶、法大大等）完成簽署，保證電子簽名/印章的合法性和有效性，同時保存電子合同及簽署過程日志。注意事項用印規(guī)范：嚴禁在空白合同、空白協(xié)議或?qū)徟赐ㄟ^的文本上用??；公章與合同專用章不得混用，合同專用章僅限于簽訂合同使用。簽署主體：合同應由法定代表人或其授權(quán)的代理人簽署，授權(quán)代理人需提供授權(quán)委托書（見模板4），并在授權(quán)范圍內(nèi)行使權(quán)利。合同份數(shù)：保證合同正副本份數(shù)滿足業(yè)務及歸檔需求，關(guān)鍵合同（如不動產(chǎn)買賣、重大采購）建議辦理公證或見證，增強法律效力。（四）合同履行與變更階段操作步驟履行跟蹤與記錄業(yè)務部門為合同履行第一責任人，需指定專人跟蹤合同履行進度，包括對方履行情況（如交付時間、質(zhì)量標準）及己方履行義務（如付款、驗收），填寫《合同履行跟蹤表》（見模板5），記錄關(guān)鍵節(jié)點（如發(fā)貨日期、驗收日期、付款日期）及履行異常情況（如延遲交付、質(zhì)量瑕疵）。驗收與確認合同涉及貨物交付的，業(yè)務部門需會同倉儲、質(zhì)檢部門進行驗收，出具《驗收報告》（需注明驗收結(jié)果、數(shù)量、質(zhì)量等）；涉及服務提供的，由使用部門出具《服務確認函》，確認服務內(nèi)容、質(zhì)量及完成時間。驗收報告或確認函需經(jīng)雙方簽字蓋章（或電子簽署）后存檔。付款申請財務部門根據(jù)合同約定的付款條件（如“驗收合格后10個工作日內(nèi)支付”）及驗收報告/服務確認函，審核付款申請材料，安排資金支付。付款時需備注合同編號，便于后續(xù)對賬。合同變更與解除履行過程中如需變更合同內(nèi)容（如金額、履行期限、標的物等），雙方應協(xié)商一致并簽訂《合同變更協(xié)議》（見模板6），履行原審批流程及用印程序；需解除合同的，應依據(jù)合同約定或法律規(guī)定，由提出方提交《合同解除申請表》，說明解除原因，經(jīng)雙方協(xié)商一致并簽署《合同解除協(xié)議》，明確責任劃分（如已履行部分的處理、違約賠償?shù)龋Ｗ⒁馐马椔男斜O(jiān)控：業(yè)務部門需定期向部門負責人及法務部門匯報合同履行情況，出現(xiàn)履行異常（如對方違約、不可抗力事件）時，應在[具體時限，如1個工作日]內(nèi)上報，及時采取應對措施（如發(fā)函催告、協(xié)商變更、主張違約責任等）。變更約束：任何口頭或非書面形式的合同變更均無效，必須簽訂書面變更協(xié)議并履行審批程序；證據(jù)留存：履行過程中形成的所有書面材料（如驗收報告、溝通函件、付款憑證等）需妥善保存，作為解決爭議或主張權(quán)利的依據(jù)。（五）合同歸檔與后續(xù)管理階段操作步驟合同整理與編號合同履行完畢或終止后，業(yè)務部門負責收集合同正本、審批流程表、用印申請表、履行跟蹤表、驗收報告、付款憑證等所有相關(guān)材料，整理成套，填寫《合同歸檔清單》（見模板7）。檔案管理部門（或行政部）對歸檔合同進行統(tǒng)一編號（編號規(guī)則：[年份]-[部門代碼]-[合同類型代碼]-[流水號]），錄入企業(yè)檔案管理系統(tǒng)。檔案保管與查閱合同檔案原件由檔案管理部門存放于專用檔案柜，采取防火、防潮、防蟲等措施，保證檔案安全；電子檔案需存儲于企業(yè)指定的服務器或云端，定期備份，防止丟失。因業(yè)務需要查閱合同檔案的，需填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負責人及檔案管理部門負責人批準后，由檔案管理員陪同查閱，嚴禁擅自復制、帶出檔案室。檔案借閱與銷毀合同檔案保管期限根據(jù)合同類型及法律規(guī)定確定（如采購合同保管期限不少于[具體年限，如5年]，重要合同如不動產(chǎn)買賣合同保管期限不少于[具體年限，如長期]）；保管期限屆滿需銷毀的，由檔案管理部門編制《合同檔案銷毀清單》，經(jīng)法務部門、財務部門及分管領(lǐng)導審批后，由兩人以上共同監(jiān)銷，銷毀過程記錄存檔。注意事項歸檔時限：合同履行完畢或終止后[具體時限，如15個工作日]內(nèi)完成歸檔，保證材料完整、有序；電子檔案：電子合同需與紙質(zhì)檔案同步歸檔，電子簽名/印章需通過第三方平臺進行時間戳認證，保證其不可篡改性；檔案保密：涉及企業(yè)商業(yè)秘密的合同檔案，需嚴格控制查閱權(quán)限，查閱人員需簽訂《保密承諾書》，不得泄露檔案內(nèi)容。三、常用模板與表單規(guī)范模板1：合同立項申請表申請部門申請日期年月日合同名稱合作方名稱業(yè)務背景與目的（簡要說明簽訂合同的業(yè)務需求、預期目標等）合同主要內(nèi)容□采購□銷售□服務□租賃□其他：________標的：________；金額：________元；履行期限：________部門負責人意見簽字：________日期：________備注模板2：合同審批流程表合同名稱編號合作方簽訂日期年月日審批環(huán)節(jié)審批人審批意見審批日期部門負責人年月日法務部門年月日財務部門年月日分管領(lǐng)導年月日總經(jīng)理年月日備注模板3：合同用印申請表申請部門申請日期年月日合同名稱合同編號用印份數(shù)□正本_份□副本_份用印類型□公章□合同專用章用印事由附件清單□合同審批流程表□合作方資質(zhì)文件□其他：________部門負責人意見簽字：________日期：________行政部意見簽字：________日期：________模板4：授權(quán)委托書授權(quán)人（企業(yè)名稱）統(tǒng)一社會信用代碼受托人姓名證件號碼號授權(quán)事項（具體授權(quán)范圍，如“代表我方與XX公司簽訂XX合同，處理合同履行、變更、解除等相關(guān)事宜”）授權(quán)期限自_年_月_日起至_年__月__日止授權(quán)人聲明我方保證本授權(quán)委托書內(nèi)容真實有效，受托人在上述授權(quán)范圍內(nèi)所簽署的文件及行為，我方均予以承認。授權(quán)人（蓋章）法定代表人（簽字）：________日期：____年__月__日模板5：合同履行跟蹤表合同名稱合同編號合作方履行期限跟蹤節(jié)點計劃日期實際日期履行情況交付/服務啟動驗收/確認付款其他關(guān)鍵節(jié)點跟蹤人記錄日期年月日模板6：合同變更協(xié)議原合同名稱原合同編號變更內(nèi)容□金額調(diào)整：原________元變更為________元□履行期限：原_年_月_日至_年__月日變更為年_月日至年_月日□其他：變更原因雙方約定本變更協(xié)議為原合同的補充，與原合同具有同等法律效力，原合同其他條款不變。甲方（蓋章）：乙方（蓋章）：法定代表人（簽字）：________法定代表人（簽字）：________日期：____年__月日日期：__年__月__日模板7：合同歸檔清單合同名稱合同編號歸檔部門歸檔日期年月日序號材料名稱份數(shù)備注（如正/副本）1合同正本2合同審批流程表3合同用印申請表4履行跟蹤表5驗收報告/服務確認函6付款憑證7其他：________整理人檔案管理員四、關(guān)鍵注意事項匯總主體資格審查：合作方必須是依法注冊并有效存續(xù)的企業(yè)，需核實其營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書等文件，避免與“三無”主體合作。條款嚴謹性