企業(yè)行政工作流程與表單規(guī)范手冊前言為規(guī)范企業(yè)行政管理工作，明確各流程操作標準，提高工作效率，保障行政工作有序開展，特制定本手冊。本手冊適用于企業(yè)各部門及全體員工，涵蓋辦公物資管理、會議室預(yù)訂、固定資產(chǎn)管理、印章使用、訪客接待、文件流轉(zhuǎn)、差旅申請、辦公環(huán)境維護等核心行政場景，旨在為日常行政工作提供統(tǒng)一指引，保證責(zé)任到人、流程清晰、記錄完整。一、辦公物資管理流程情境適配當(dāng)部門日常辦公物資（如文具、耗材、設(shè)備配件等）不足或需新增時，適用本流程。操作指引需求發(fā)起：由部門物資管理員或指定人員填寫《辦公物資申領(lǐng)表》，詳細注明物資名稱、規(guī)格型號、申領(lǐng)數(shù)量、用途說明及預(yù)計使用時間，經(jīng)部門負責(zé)人確認簽字后，提交至行政部。需求審核：行政部收到申領(lǐng)表后，1個工作日內(nèi)完成審核，重點核對物資必要性、庫存情況及預(yù)算標準。對于常規(guī)庫存物資，直接審批；對于超預(yù)算或特殊物資，需報請分管領(lǐng)導(dǎo)審批。采購執(zhí)行：審核通過后，行政部根據(jù)采購流程進行采購：常規(guī)物資從固定供應(yīng)商處采購，緊急物資可聯(lián)系備用供應(yīng)商，保證3-5個工作日內(nèi)到貨（特殊情況除外）。入庫登記：物資到貨后，行政部管理員與申領(lǐng)部門共同驗收，核對物資名稱、數(shù)量、質(zhì)量，確認無誤后在《辦公物資入庫登記表》中記錄，并更新庫存臺賬。領(lǐng)用發(fā)放：申領(lǐng)部門憑審批通過的《辦公物資申領(lǐng)表》至行政部領(lǐng)用，管理員在申領(lǐng)表上簽字確認，領(lǐng)用人員需核對物資數(shù)量并簽字。表單模板辦公物資申領(lǐng)表申領(lǐng)部門申領(lǐng)日期物資類別□文具□耗材□設(shè)備配件□其他序號物資名稱規(guī)格型號申領(lǐng)數(shù)量12申請人部門負責(zé)人備注關(guān)鍵提示申領(lǐng)物資需結(jié)合實際需求，避免過度申領(lǐng)造成浪費；行政部每月5日前公布上月物資消耗及庫存情況，各部門可據(jù)此合理規(guī)劃；辦公物資僅限辦公使用，嚴禁私用或轉(zhuǎn)贈他人。二、會議室預(yù)訂管理流程情境適配當(dāng)部門或員工需使用企業(yè)內(nèi)部會議室召開會議、培訓(xùn)或舉辦活動時，適用本流程。操作指引查詢可用性：申請人需提前1個工作日通過企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)或行政部查詢會議室使用情況，確認目標會議室的空閑時段及容納人數(shù)。提交預(yù)訂申請：登錄會議室預(yù)訂系統(tǒng)或填寫《會議室預(yù)訂申請表》，注明會議室名稱、使用日期、具體時間（開始-結(jié)束）、參會人數(shù)、會議主題、所需設(shè)備（如投影儀、麥克風(fēng)、白板等）及申請人聯(lián)系方式，提交至行政部。審核確認：行政部收到申請后，2個工作小時內(nèi)審核，確認會議室及設(shè)備可用性后反饋結(jié)果；若遇沖突，需與申請人協(xié)商調(diào)整時間或更換會議室。使用準備：會議開始前30分鐘，行政部工作人員根據(jù)預(yù)訂需求開啟會議室空調(diào)、調(diào)試設(shè)備，擺放會議桌椅及飲用水（如需）。使用后清理：會議結(jié)束后，申請人需帶領(lǐng)參會人員清理會議室，關(guān)閉設(shè)備、帶走個人物品，并在《會議室使用登記表》上簽字確認使用情況。表單模板會議室預(yù)訂申請表申請人部門聯(lián)系方式預(yù)訂日期會議室名稱□A棟1樓□B棟3樓□多功能廳容納人數(shù)使用日期開始時間會議主題參會人數(shù)所需設(shè)備□投影儀□麥克風(fēng)□白板□其他：申請人簽字部門負責(zé)人簽字行政部審核關(guān)鍵提示會議室預(yù)訂遵循“先到先得”原則，緊急會議可優(yōu)先協(xié)調(diào)；使用期間需愛護會議室設(shè)施，嚴禁攜帶易燃易爆物品；長時間使用（超過4小時）需提前2個工作日申請，以便行政部做好安排。三、固定資產(chǎn)管理流程情境適配當(dāng)部門需新增、調(diào)撥或報廢固定資產(chǎn)（如電腦、打印機、辦公家具等）時，適用本流程。操作指引新增申請：部門因工作需要新增固定資產(chǎn)時，由申請人填寫《固定資產(chǎn)新增申請表》，注明資產(chǎn)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)估金額、用途及存放地點，經(jīng)部門負責(zé)人審核后提交至行政部。采購驗收：行政部根據(jù)審批結(jié)果進行采購，資產(chǎn)到貨后組織驗收（核對型號、數(shù)量、質(zhì)量），驗收合格后粘貼資產(chǎn)標簽（包含編號、名稱、責(zé)任人等信息），并在《固定資產(chǎn)臺賬》中登記。領(lǐng)用登記：資產(chǎn)領(lǐng)用時，領(lǐng)用人需填寫《固定資產(chǎn)領(lǐng)用單》，簽字確認后行政部更新臺賬，明確資產(chǎn)責(zé)任人。調(diào)撥管理：因部門調(diào)整或工作需要調(diào)撥資產(chǎn)時，由調(diào)入部門填寫《固定資產(chǎn)調(diào)撥申請表》，經(jīng)調(diào)出部門及行政部審批后，辦理資產(chǎn)轉(zhuǎn)移手續(xù)，更新臺賬。報廢處置：資產(chǎn)達到使用年限或損壞無法修復(fù)時，由責(zé)任人填寫《固定資產(chǎn)報廢申請表》，注明報廢原因、數(shù)量及殘值評估，經(jīng)行政部鑒定、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，按企業(yè)規(guī)定處置報廢資產(chǎn)，并同步更新臺賬。表單模板固定資產(chǎn)新增申請表申請部門申請日期資產(chǎn)名稱規(guī)格型號申領(lǐng)數(shù)量預(yù)估金額用途說明存放地點申請人部門負責(zé)人行政部審核分管領(lǐng)導(dǎo)備注關(guān)鍵提示固定資產(chǎn)需專人管理，定期盤點（每季度一次），保證賬實相符；責(zé)任人離職或崗位變動時，需辦理資產(chǎn)交接手續(xù)，行政部確認無誤后方可辦理離職/調(diào)動；嚴禁擅自拆卸、改裝或外借固定資產(chǎn)，違者按企業(yè)規(guī)定處理。四、印章使用管理流程情境適配當(dāng)企業(yè)需以名義對外發(fā)文、簽署合同、開具證明等需加蓋印章時，適用本流程。操作指引用印申請：申請人填寫《印章使用申請表》，注明用印單位/部門、文件名稱、用印事由、份數(shù)、擬用印印章類型（公章、合同章、財務(wù)章等），并附文件原件或復(fù)印件，經(jīng)部門負責(zé)人審核后提交至行政部。權(quán)限審批：行政部審核文件內(nèi)容合規(guī)性及用印權(quán)限：日常通知、函件等由行政部負責(zé)人審批；合同、協(xié)議等重要文件需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；涉及企業(yè)重大利益的文件需經(jīng)總經(jīng)理審批。用印核對：審批通過后，申請人持《印章使用申請表》及文件至印章保管處，印章管理員核對文件內(nèi)容與申請表是否一致、審批手續(xù)是否齊全，確認無誤后方可蓋章。登記備案：用印完成后，管理員在《印章使用登記表》中詳細記錄用印日期、文件名稱、份數(shù)、申請人、審批人等信息，并將申請表及文件復(fù)印件存檔備查。表單模板印章使用申請表用印單位/部門用印日期文件名稱文件編號用印事由份數(shù)擬用印章類型□公章□合同章□財務(wù)章□其他：申請人部門負責(zé)人審批意見印章管理員簽字關(guān)鍵提示嚴禁在空白紙張、空白合同或未審批文件上蓋章；印章由專人保管（行政部指定專人），實行“專人專管、專章專用”；用印文件需留存原件或復(fù)印件，保存期限不少于3年。五、訪客接待管理流程情境適配當(dāng)企業(yè)外部訪客（如客戶、合作伙伴、應(yīng)聘者等）到訪時，適用本流程。操作指引訪客預(yù)約：相關(guān)部門提前與訪客確認到訪時間、人數(shù)、事由及聯(lián)系人，填寫《訪客接待預(yù)約表》提交至行政部，預(yù)約信息包括訪客姓名、單位、職務(wù)、聯(lián)系方式、到訪事由及陪同人。接待準備：行政部收到預(yù)約后，根據(jù)訪客級別及事由安排接待：普通訪客：引導(dǎo)至前臺，通知陪同人；重要訪客：準備會議室、飲用水、名片夾及企業(yè)宣傳資料，安排前臺人員引導(dǎo)至接待區(qū)域。訪客登記：訪客到訪時，前臺人員需核對身份信息，填寫《訪客登記表》（姓名、單位、證件號碼號、到訪時間、事由、陪同人等），發(fā)放《訪客證》（佩戴于胸前）。接待與引導(dǎo)：陪同人員接到訪客后，按既定流程接待（如參觀、會談），全程引導(dǎo)訪客活動，保證訪客安全。送客與記錄：接待結(jié)束后，陪同人員送訪客至企業(yè)門口，前臺人員收回《訪客證》并在《訪客登記表》上記錄離開時間，每日匯總訪客信息并歸檔。表單模板訪客接待預(yù)約表接待部門接待日期訪客姓名單位職務(wù)聯(lián)系方式到訪時間離開時間到訪事由陪同人預(yù)約人部門負責(zé)人行政部備注關(guān)鍵提示前臺人員需核對訪客身份，嚴禁無關(guān)人員進入辦公區(qū)域；接待過程中需注意言行舉止，維護企業(yè)良好形象；涉密或敏感接待事項需提前報備行政部及相關(guān)部門。六、文件流轉(zhuǎn)管理流程情境適配當(dāng)企業(yè)內(nèi)部需起草、審核、簽發(fā)各類文件（如通知、報告、制度等）時，適用本流程。操作指引文件起草：由責(zé)任部門或指定人員根據(jù)實際需求起草文件，內(nèi)容需準確、規(guī)范、完整，注明文件標題、發(fā)文部門、文號、主送/抄送單位及擬稿人。部門審核：起草完成后，文件需經(jīng)部門負責(zé)人審核，重點核對內(nèi)容準確性、合規(guī)性及與相關(guān)部門的銜接性，審核通過后簽字確認。領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)：根據(jù)文件重要性，提交至相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)：部門內(nèi)部文件：部門負責(zé)人簽發(fā)；跨部門文件：分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；企業(yè)層面重要文件：總經(jīng)理簽發(fā)。編號與排版：簽發(fā)后的文件由行政部統(tǒng)一編號、排版（字體、字號、行距等符合企業(yè)公文格式要求），打印成文并加蓋印章（如需）。分發(fā)與歸檔：行政部根據(jù)主送/抄送范圍分發(fā)文件，電子版通過內(nèi)部系統(tǒng)發(fā)送，紙質(zhì)版簽收登記；文件執(zhí)行完畢后，由行政部收集整理，按類別歸檔保存（電子檔及紙質(zhì)檔）。表單模板文件流轉(zhuǎn)審批單文件標題文件編號起草部門擬稿人主送單位抄送單位部門審核意見審核人日期分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)意見簽發(fā)人日期分發(fā)記錄關(guān)鍵提示文件需使用企業(yè)統(tǒng)一模板，保證格式規(guī)范；流轉(zhuǎn)過程中嚴禁私自修改文件內(nèi)容，確需修改需重新履行審批流程；涉密文件需按保密規(guī)定管理，嚴禁隨意復(fù)印或外傳。七、差旅申請管理流程情境適配當(dāng)員工因公出差（如參加會議、業(yè)務(wù)洽談、項目調(diào)研等）時，適用本流程。操作指引出差申請：員工填寫《出差申請及報銷單》，注明出差人、部門、出差地點、出差時間、出差事由、交通方式（按企業(yè)標準選擇）、住宿標準及預(yù)算，提前3個工作日提交至部門負責(zé)人審核。審批確認：部門負責(zé)人審核出差必要性及預(yù)算合理性，簽字后報分管領(lǐng)導(dǎo)審批；跨區(qū)域或長時間出差（超過7天）需經(jīng)總經(jīng)理審批。差旅安排：審批通過后，員工自行或委托行政部預(yù)訂交通（機票/火車票）及住宿（需符合企業(yè)住宿標準），預(yù)訂信息需提前反饋至行政部備案。出差執(zhí)行：出差期間，員工需遵守企業(yè)規(guī)定，保持通訊暢通，記錄差旅費用明細（交通、住宿、餐飲等，餐飲補貼按企業(yè)標準執(zhí)行）。費用報銷：出差結(jié)束后5個工作日內(nèi)，員工填寫《差旅費用報銷單》，附合規(guī)票據(jù)（如交通憑證、住宿發(fā)票等），經(jīng)部門負責(zé)人審核、行政部核對無誤后，按財務(wù)流程報銷。表單模板出差申請及報銷單出差人部門出差地點出差時間返回時間出差事由交通方式□飛機□火車□汽車□其他：住宿標準預(yù)算金額申請人簽字部門負責(zé)人分管領(lǐng)導(dǎo)費用明細交通費用住宿費用報銷金額關(guān)鍵提示出差需提前申請，緊急出差可先用通訊工具申請，事后補填手續(xù)；交通及住宿需控制在標準范圍內(nèi)，超支部分需由分管領(lǐng)導(dǎo)審批；報銷票據(jù)需真實、合法，抬頭為企業(yè)全稱，禁止虛報冒領(lǐng)。八、辦公環(huán)境維護流程情境適配當(dāng)辦公區(qū)域出現(xiàn)環(huán)境問題（如清潔不到位、設(shè)施損壞、綠化需維護等）時，適用本流程。操作指引問題反饋：員工發(fā)覺辦公環(huán)境問題后，通過企業(yè)內(nèi)部報修系統(tǒng)、電話或直接向行政部反饋，說明問題類型（清潔/維修/綠化）、具體位置及問題描述。問題分類：行政部收到反饋后，對問題進行分類：日常清潔：安排保潔人員處理；設(shè)施維修：聯(lián)系維修人員（水電、空調(diào)、辦公設(shè)備等）；綠化維護：聯(lián)系綠化養(yǎng)護人員。派單處理：行政部根據(jù)問題類型及緊急程度，在1個工作日內(nèi)派單至相關(guān)負責(zé)人，明確處理時限（一般問題24小時內(nèi)解決，緊急問題2小時內(nèi)響應(yīng)）。結(jié)果反饋：處理完成后，責(zé)任人需反饋處理結(jié)果至行政部，行政部通知申請人確認，申請人在《辦公環(huán)境問題處理記錄表》上簽字評價。定期巡檢：行政部每周組織一次辦公環(huán)境巡檢，重點檢查清潔質(zhì)量、設(shè)施運行情況及綠化狀態(tài)，發(fā)覺問題及時整改，保證辦公環(huán)境整潔、有序。表單模板辦公環(huán)境問題報修單報修