企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范管理辦法第一章總則為規(guī)范企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理，確保項(xiàng)目檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，充分發(fā)揮檔案在項(xiàng)目建設(shè)、運(yùn)維及企業(yè)發(fā)展中的支撐作用，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》等法律法規(guī)，結(jié)合企業(yè)實(shí)際制定本辦法。本辦法適用于企業(yè)投資建設(shè)的新建、改建、擴(kuò)建、技術(shù)改造等各類建設(shè)項(xiàng)目（含涉密項(xiàng)目）的檔案管理工作，覆蓋項(xiàng)目全生命周期（前期論證、建設(shè)期、竣工及后期運(yùn)維）。建設(shè)項(xiàng)目檔案管理遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、全程管控、規(guī)范有序”原則，實(shí)行項(xiàng)目法人負(fù)責(zé)制，確保檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)“三同步”（同步規(guī)劃、同步實(shí)施、同步驗(yàn)收）。第二章歸檔范圍（一）項(xiàng)目前期文件涵蓋項(xiàng)目立項(xiàng)至開工前形成的文件，包括但不限于：立項(xiàng)申報(bào)及批復(fù)、可行性研究報(bào)告（含評(píng)審意見）、項(xiàng)目建議書及批復(fù)；環(huán)境影響評(píng)價(jià)、節(jié)能評(píng)估、安全預(yù)評(píng)價(jià)報(bào)告及批復(fù)；建設(shè)用地規(guī)劃許可、項(xiàng)目選址意見書、土地權(quán)屬證明及征用文件；勘察設(shè)計(jì)招標(biāo)、設(shè)計(jì)合同及初步設(shè)計(jì)（含批復(fù)）文件。（二）項(xiàng)目建設(shè)期文件按參建單位及專業(yè)分類，核心文件包括：1.設(shè)計(jì)文件：施工圖設(shè)計(jì)（含建筑、結(jié)構(gòu)、機(jī)電等專業(yè)）、設(shè)計(jì)變更通知、技術(shù)交底記錄；2.施工管理文件：施工許可證、施工組織設(shè)計(jì)（含審批）、開工/復(fù)工報(bào)告、施工日志、質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定記錄；3.監(jiān)理文件：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理月報(bào)、質(zhì)量/安全整改通知及回復(fù)、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告；4.設(shè)備與材料文件：設(shè)備采購合同（含技術(shù)協(xié)議）、開箱檢驗(yàn)記錄、材料出廠合格證及進(jìn)場(chǎng)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告；5.施工技術(shù)文件：地基處理記錄、隱蔽工程驗(yàn)收單、分部分項(xiàng)工程驗(yàn)收記錄、施工試驗(yàn)報(bào)告（如混凝土試塊、鋼結(jié)構(gòu)探傷等）。（三）竣工及驗(yàn)收文件竣工文件：竣工圖（含全套專業(yè)圖紙、變更標(biāo)注）、竣工結(jié)算報(bào)告、竣工決算審計(jì)文件；驗(yàn)收文件：竣工驗(yàn)收申請(qǐng)及批復(fù)、竣工驗(yàn)收會(huì)議紀(jì)要、消防/環(huán)保/人防等專項(xiàng)驗(yàn)收文件、竣工驗(yàn)收備案表。（四）后期運(yùn)維文件包括項(xiàng)目運(yùn)維手冊(cè)、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄、故障維修臺(tái)賬、技術(shù)改造方案及驗(yàn)收文件、項(xiàng)目后評(píng)價(jià)報(bào)告等。第三章整理與歸檔要求（一）文件收集實(shí)行“誰形成、誰負(fù)責(zé)”原則：建設(shè)單位統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，定期檢查參建單位（設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等）的收集進(jìn)度；參建單位明確專人負(fù)責(zé)，確保文件“應(yīng)歸盡歸”（含紙質(zhì)、電子文件及聲像資料）。（二）文件整理1.分類與編號(hào)：按“項(xiàng)目階段-專業(yè)-文件類型”分類（如“前期-規(guī)劃-批復(fù)文件”），編號(hào)規(guī)則為“項(xiàng)目代碼+階段代碼+順序號(hào)”（例：XM-QQ-001），確保唯一性。2.裝訂與編目：紙質(zhì)文件去除金屬物，采用線裝/膠裝；電子文件轉(zhuǎn)換為通用格式（PDF、CAD、DOC等）。每份文件編制《卷內(nèi)文件目錄》，注明題名、日期、頁數(shù)、責(zé)任人。（三）組卷與歸檔1.組卷原則：按“建設(shè)程序、專業(yè)特點(diǎn)、問題性質(zhì)”組卷，保持文件邏輯關(guān)聯(lián)（如同一分部工程的施工、驗(yàn)收文件歸為一卷）。2.歸檔時(shí)間：建設(shè)期文件隨工程進(jìn)度同步歸檔，竣工文件在驗(yàn)收前完成，運(yùn)維文件按年度/事件周期歸檔。建設(shè)單位應(yīng)在項(xiàng)目驗(yàn)收后[X]個(gè)月內(nèi)完成最終歸檔。3.移交手續(xù)：移交時(shí)簽署《檔案移交清單》，明確數(shù)量、質(zhì)量；電子檔案附《電子檔案登記表》（含載體、格式、密級(jí)等）。第四章保管與利用（一）保管條件檔案場(chǎng)所需“六防”（防盜、防火、防潮、防蟲、防光、防塵），配備溫濕度調(diào)控、消防、安防設(shè)施；紙質(zhì)檔案存專用檔案柜，電子檔案定期備份（至少雙份，異地存儲(chǔ)），存儲(chǔ)介質(zhì)防磁、防震。（二）檢索與編研建立信息化檢索體系，編制《項(xiàng)目檔案總目錄》《電子檔案檢索手冊(cè)》，利用檔案管理軟件實(shí)現(xiàn)快速查詢；定期編研檔案（如《項(xiàng)目關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)文件匯編》《運(yùn)維案例庫》），為企業(yè)決策、技術(shù)傳承提供支撐。（三）利用管理1.內(nèi)部利用：填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在閱覽室查閱；借閱紙質(zhì)檔案需按期歸還，確保完整。2.外部利用：外單位需持介紹信及證件，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，在指定場(chǎng)所查閱（原則上不借閱紙質(zhì)檔案，可提供加蓋專用章的復(fù)印件）。3.保密管理：涉密檔案嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，借閱、復(fù)制需履行審批手續(xù)，嚴(yán)禁擅自傳播。第五章責(zé)任與考核（一）職責(zé)分工建設(shè)單位：統(tǒng)籌檔案管理，制定制度、協(xié)調(diào)參建單位、組織檔案驗(yàn)收；參建單位：按要求收集、整理本單位文件，及時(shí)移交，配合驗(yàn)收；檔案部門：負(fù)責(zé)接收、保管、利用，指導(dǎo)業(yè)務(wù)培訓(xùn)。（二）考核與獎(jiǎng)懲將檔案管理納入部門及個(gè)人績效考核，對(duì)工作突出的單位/個(gè)人予以表彰；對(duì)未按要求歸檔、檔案丟失損壞、違規(guī)利用的行為，視情節(jié)給予批評(píng)教育、扣減績效，涉嫌違法的移交司法機(jī)關(guān)。