建筑企業(yè)行政管理規(guī)范手冊(cè)第一章總則1.1編制目的結(jié)合建筑行業(yè)特點(diǎn)與企業(yè)運(yùn)營(yíng)需求，通過(guò)規(guī)范化行政流程、標(biāo)準(zhǔn)化管理動(dòng)作，提升組織運(yùn)轉(zhuǎn)效率，保障項(xiàng)目建設(shè)與企業(yè)運(yùn)營(yíng)的合規(guī)性、高效性，特制定本手冊(cè)。1.2適用范圍本手冊(cè)適用于企業(yè)總部、分公司及各在建項(xiàng)目的行政管理工作，涵蓋行政事務(wù)、人力資源、財(cái)務(wù)管理、項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)行政支持等全流程管理環(huán)節(jié)。1.3管理原則1.合規(guī)性原則：行政行為嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及企業(yè)制度，確保運(yùn)營(yíng)合法合規(guī)。2.服務(wù)性原則：以服務(wù)項(xiàng)目建設(shè)、支撐業(yè)務(wù)發(fā)展為核心，強(qiáng)化“一線(xiàn)優(yōu)先”的服務(wù)意識(shí)，提升行政響應(yīng)效率。3.效率性原則：優(yōu)化流程、減少冗余，通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化、信息化手段提升管理效率，降低運(yùn)營(yíng)成本。4.風(fēng)險(xiǎn)防控原則：建立行政風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與防控機(jī)制，對(duì)印章、檔案、合同等關(guān)鍵環(huán)節(jié)實(shí)施全流程管控。第二章組織架構(gòu)與行政職責(zé)2.1行政組織體系企業(yè)設(shè)總部行政部、分公司行政崗、項(xiàng)目行政專(zhuān)員三級(jí)行政組織：總部行政部：統(tǒng)籌行政戰(zhàn)略規(guī)劃，制定制度體系，監(jiān)督分公司及項(xiàng)目行政工作，統(tǒng)籌重大行政事務(wù)（如資質(zhì)申報(bào)、對(duì)外公關(guān)）。分公司行政崗：承接總部制度要求，負(fù)責(zé)區(qū)域內(nèi)行政事務(wù)落地，協(xié)調(diào)區(qū)域項(xiàng)目行政資源共享。項(xiàng)目行政專(zhuān)員：駐場(chǎng)服務(wù)項(xiàng)目建設(shè)，負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)行政事務(wù)（如文件傳遞、后勤保障），接受項(xiàng)目經(jīng)理與分公司行政崗雙重管理。2.2核心職責(zé)分工2.2.1總部行政部職責(zé)制度建設(shè)：制定、修訂行政管理制度與操作規(guī)范。公文管理：統(tǒng)籌內(nèi)外公文收發(fā)、審核、歸檔，確保文件傳遞高效。印章管理：保管核心印章，審批分公司及項(xiàng)目印章用印申請(qǐng)。資質(zhì)管理：負(fù)責(zé)企業(yè)資質(zhì)申報(bào)、升級(jí)、年檢及證照維護(hù)。行政審計(jì)：定期審計(jì)分公司、項(xiàng)目行政工作，提出改進(jìn)建議。2.2.2項(xiàng)目行政專(zhuān)員職責(zé)現(xiàn)場(chǎng)后勤：保障項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)辦公、食宿、車(chē)輛調(diào)度等工作條件。文件流轉(zhuǎn)：對(duì)接甲方、監(jiān)理及政府文件，跟蹤審批進(jìn)度，確保工程指令傳達(dá)。會(huì)議管理：組織項(xiàng)目例會(huì)、專(zhuān)題會(huì)，撰寫(xiě)紀(jì)要并跟蹤行動(dòng)項(xiàng)落地。對(duì)外協(xié)調(diào)：協(xié)助項(xiàng)目經(jīng)理處理屬地關(guān)系，辦理施工許可證等行政手續(xù)。檔案管理：收集整理項(xiàng)目工程檔案（圖紙、簽證等），按要求移交。第三章行政事務(wù)管理3.1公文管理規(guī)范3.1.1收文管理1.簽收登記：收到外部文件后1個(gè)工作日內(nèi)完成簽收，登記編號(hào)、來(lái)源、主題、日期。2.擬辦呈批：行政專(zhuān)員提擬辦意見(jiàn)，經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理簽字后流轉(zhuǎn)至責(zé)任部門(mén)。3.承辦督辦：責(zé)任部門(mén)按時(shí)限（一般文件3個(gè)工作日，緊急文件1個(gè)工作日）反饋結(jié)果，行政專(zhuān)員跟蹤閉環(huán)。4.歸檔保管：辦理完畢的文件分類(lèi)歸檔（電子+紙質(zhì)），紙質(zhì)文件編號(hào)裝訂，電子檔上傳企業(yè)系統(tǒng)。3.1.2發(fā)文管理1.擬稿審核：業(yè)務(wù)部門(mén)擬稿后，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、法務(wù)部（涉法文件）審核。2.簽發(fā)編號(hào)：分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，行政部統(tǒng)一編號(hào)（格式：XX建發(fā)〔年份〕XX號(hào)），加蓋騎縫章。3.印發(fā)歸檔：發(fā)文留存電子、紙質(zhì)檔，紙質(zhì)檔發(fā)放至相關(guān)部門(mén)，電子檔上傳文檔庫(kù)。3.2會(huì)議管理規(guī)范3.2.1會(huì)議分類(lèi)與組織項(xiàng)目例會(huì)：每周召開(kāi)，項(xiàng)目經(jīng)理主持，行政專(zhuān)員記錄，內(nèi)容含進(jìn)度、問(wèn)題、部署。專(zhuān)題會(huì)議：如圖紙會(huì)審、安全會(huì)，責(zé)任部門(mén)發(fā)起，行政專(zhuān)員協(xié)助組織，提前24小時(shí)通知?？偛?分公司會(huì)議：視頻或現(xiàn)場(chǎng)召開(kāi)，行政部負(fù)責(zé)通知、場(chǎng)地、資料，會(huì)后整理跨部門(mén)行動(dòng)項(xiàng)。3.2.2會(huì)議紀(jì)要與跟蹤會(huì)議結(jié)束24小時(shí)內(nèi)完成紀(jì)要，經(jīng)主持人審核后發(fā)放，明確行動(dòng)項(xiàng)、責(zé)任人、時(shí)限。行政專(zhuān)員每周跟蹤進(jìn)展，下次會(huì)議通報(bào)完成情況。3.3印章管理規(guī)范3.3.1印章保管公章、法人章由總部行政部專(zhuān)人保管，分公司、項(xiàng)目印章由對(duì)應(yīng)行政崗/專(zhuān)員保管。保管人每日檢查印章，離崗時(shí)存放保險(xiǎn)柜，嚴(yán)禁外借或委托代管。3.3.2用印流程1.申請(qǐng)審批：填寫(xiě)《用印申請(qǐng)表》，說(shuō)明事由、文件類(lèi)型，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。2.用印登記：保管人核對(duì)申請(qǐng)單與文件，蓋章后登記時(shí)間、文件名稱(chēng)、申請(qǐng)人。3.特殊用?。和鈳в≌滦璺止茴I(lǐng)導(dǎo)審批，兩人陪同，用印后立即歸還并登記行程。3.4檔案管理規(guī)范3.4.1檔案分類(lèi)工程檔案：施工圖紙、變更簽證、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等，按項(xiàng)目、樓棟、時(shí)間分類(lèi)。行政檔案：企業(yè)證照、合同、公文、員工檔案等，按類(lèi)別、年份分類(lèi)。3.4.2保管與借閱檔案存放于專(zhuān)用庫(kù)房（防潮、防火、防盜），電子檔案定期兩地備份。借閱需填《借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批，涉密檔案簽訂保密協(xié)議。第四章項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)行政管理4.1現(xiàn)場(chǎng)辦公管理4.1.1辦公設(shè)施管理現(xiàn)場(chǎng)辦公室按企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)搭建（如集裝箱式），配備辦公設(shè)備，行政專(zhuān)員每周檢查維護(hù)。辦公區(qū)劃分功能區(qū)域，保持整潔，嚴(yán)禁堆放建材或雜物。4.1.2考勤與紀(jì)律項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)打卡考勤（人臉識(shí)別/手機(jī)定位），行政專(zhuān)員每日統(tǒng)計(jì)，遲到、曠工按制度處理。辦公時(shí)間嚴(yán)禁從事無(wú)關(guān)活動(dòng)，行政專(zhuān)員不定期巡查。4.2現(xiàn)場(chǎng)后勤管理4.2.1食宿管理食堂辦理衛(wèi)生許可證，廚師持健康證上崗，每日公示食材清單，每周衛(wèi)生檢查。宿舍配置基本設(shè)施，行政專(zhuān)員每月檢查衛(wèi)生，督促防火、防盜。4.2.2車(chē)輛管理項(xiàng)目車(chē)輛“一車(chē)一賬”，登記使用記錄，定期保養(yǎng)（每5000公里或3個(gè)月一次）。駕駛員遵守交規(guī)，行政專(zhuān)員每月組織安全培訓(xùn)。4.3現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)急管理4.3.1應(yīng)急物資儲(chǔ)備儲(chǔ)備防汛、防火、防疫物資（沙袋、滅火器、口罩等），行政專(zhuān)員每月檢查補(bǔ)充。物資存放專(zhuān)用倉(cāng)庫(kù)，明確標(biāo)識(shí)，便于緊急取用。4.3.2突發(fā)情況響應(yīng)自然災(zāi)害時(shí)，協(xié)助項(xiàng)目經(jīng)理啟動(dòng)預(yù)案，組織疏散、防護(hù)，及時(shí)匯報(bào)。工傷、疫情等事件，第一時(shí)間聯(lián)系相關(guān)部門(mén)，保護(hù)現(xiàn)場(chǎng)、收集證據(jù)，配合調(diào)查。第五章人力資源管理5.1招聘與配置5.1.1項(xiàng)目用工規(guī)劃人力資源部結(jié)合項(xiàng)目進(jìn)度，提前3個(gè)月制定用工需求，行政部協(xié)助發(fā)布招聘信息（工地海報(bào)、勞務(wù)合作）。項(xiàng)目行政專(zhuān)員參與一線(xiàn)崗位面試，評(píng)估實(shí)操能力與匹配度。5.1.2勞動(dòng)關(guān)系管理新員工簽訂勞動(dòng)合同（項(xiàng)目用工可簽以完成任務(wù)為期限的合同），行政專(zhuān)員協(xié)助辦理社保、工資卡。項(xiàng)目結(jié)束或離職時(shí)，督促辦理交接、物品歸還，確保勞動(dòng)關(guān)系合法終止。5.2培訓(xùn)與發(fā)展5.2.1入職培訓(xùn)新員工入職后3天培訓(xùn)，內(nèi)容含企業(yè)文化、安全制度、項(xiàng)目流程，考核通過(guò)方可上崗。5.2.2技能提升培訓(xùn)每季度組織技能培訓(xùn)（如BIM、新工法），邀請(qǐng)專(zhuān)家或內(nèi)部講師授課。鼓勵(lì)員工參加外部培訓(xùn)（如建造師考試），企業(yè)給予學(xué)費(fèi)補(bǔ)貼或考試假。5.3績(jī)效考核5.3.1考核維度項(xiàng)目人員（施工員、安全員）績(jī)效與進(jìn)度、質(zhì)量、安全掛鉤，由項(xiàng)目經(jīng)理、技術(shù)負(fù)責(zé)人評(píng)分。行政人員績(jī)效與服務(wù)滿(mǎn)意度、流程合規(guī)性、應(yīng)急響應(yīng)效率掛鉤。5.3.2考核結(jié)果應(yīng)用績(jī)效分A（優(yōu)秀）、B（良好）、C（合格）、D（待改進(jìn)），與獎(jiǎng)金、晉升、調(diào)崗直接掛鉤。連續(xù)兩次D檔，組織轉(zhuǎn)崗培訓(xùn)或優(yōu)化調(diào)整。第六章財(cái)務(wù)管理與行政費(fèi)用管控6.1預(yù)算管理6.1.1行政預(yù)算編制每年12月，行政部結(jié)合項(xiàng)目計(jì)劃編制費(fèi)用預(yù)算（辦公費(fèi)、差旅費(fèi)等），經(jīng)財(cái)務(wù)部、總經(jīng)理審批后執(zhí)行。項(xiàng)目行政專(zhuān)員按季度上報(bào)費(fèi)用使用情況，確保不超預(yù)算。6.1.2預(yù)算調(diào)整因項(xiàng)目變更、政策調(diào)整需調(diào)整預(yù)算時(shí)，提交《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)》，經(jīng)審批后執(zhí)行。6.2費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)規(guī)范6.2.1報(bào)銷(xiāo)流程員工填《費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單》，粘貼合規(guī)票據(jù)，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后提交財(cái)務(wù)部。行政專(zhuān)員審核真實(shí)性、合規(guī)性（如差旅費(fèi)附申請(qǐng)單、行程單），不符合要求退回重填。6.2.2費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)差旅費(fèi)：按職級(jí)、地區(qū)定住宿、交通標(biāo)準(zhǔn)，超標(biāo)自行承擔(dān)。招待費(fèi)：?jiǎn)未纬?000元需提前申請(qǐng)，附菜單、參與人員名單。第七章合規(guī)與風(fēng)險(xiǎn)管理7.1資質(zhì)與證照管理7.1.1資質(zhì)維護(hù)跟蹤資質(zhì)有效期（如總承包資質(zhì)每5年延期），提前6個(gè)月啟動(dòng)延期申請(qǐng)。資質(zhì)升級(jí)時(shí)，聯(lián)合多部門(mén)整理材料，確保一次性通過(guò)審核。7.1.2證照管理證照存放保險(xiǎn)柜，復(fù)印件使用需登記，嚴(yán)禁涂改、偽造。證照信息變更（如法人變更），30日內(nèi)完成工商、住建部門(mén)變更。7.2合同與法律風(fēng)險(xiǎn)防控7.2.1合同審核參與重大合同（總包、戰(zhàn)略合作）審核，審查對(duì)方主體、履約能力、違約責(zé)任。項(xiàng)目采購(gòu)合同經(jīng)項(xiàng)目行政專(zhuān)員初審、總部法務(wù)終審，確保條款合規(guī)。7.2.2輿情管理關(guān)注工地輿情（討薪、環(huán)保投訴），建立監(jiān)測(cè)機(jī)制（瀏覽論壇、社交媒體）。輿情發(fā)生時(shí)，第一時(shí)間響應(yīng)，發(fā)布聲明，協(xié)助解決實(shí)際問(wèn)題（如督促支付工資）。第八章企業(yè)文化與團(tuán)隊(duì)建設(shè)8.1企業(yè)文化宣貫8.1.1工地文化建設(shè)項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)設(shè)文化宣傳欄，展示企業(yè)價(jià)值觀(guān)、優(yōu)秀案例、員工風(fēng)采，每月更新。晨會(huì)、周會(huì)融入文化分享（企業(yè)歷程、優(yōu)秀事跡），增強(qiáng)凝聚力。8.1.2文化活動(dòng)落地每季度組織企業(yè)級(jí)活動(dòng)（技能競(jìng)賽、運(yùn)動(dòng)會(huì)），項(xiàng)目行政專(zhuān)員負(fù)責(zé)團(tuán)隊(duì)組織。項(xiàng)目結(jié)合節(jié)日（中秋、春節(jié)）組織小型活動(dòng)（工地團(tuán)圓飯、慰問(wèn)演出），提升歸屬感。8.2員工關(guān)懷與福利8.2.1關(guān)懷機(jī)制建立員工關(guān)懷檔案，生日送祝福禮品，家庭困難時(shí)幫扶（慰問(wèn)金、假期）。關(guān)注駐外員工心理狀態(tài)，定期談心，提供心理咨詢(xún)渠道。8.2.2福利保障為項(xiàng)目員工購(gòu)買(mǎi)意外險(xiǎn)、高溫補(bǔ)貼，行政專(zhuān)員負(fù)責(zé)發(fā)放登記。駐外滿(mǎn)6個(gè)月可申請(qǐng)?zhí)接H假，行政專(zhuān)員協(xié)助辦理手續(xù)、協(xié)調(diào)交通。第九章附則9.1解釋權(quán)本手冊(cè)由企業(yè)總部行政部負(fù)責(zé)解釋?zhuān)蓡?wèn)可咨詢(xún)