PAGE外包報(bào)關(guān)制度規(guī)范一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司外包報(bào)關(guān)業(yè)務(wù)的操作流程，確保報(bào)關(guān)工作的準(zhǔn)確性、及時(shí)性和合規(guī)性，有效降低報(bào)關(guān)風(fēng)險(xiǎn)，提高公司整體運(yùn)營效率。（二）適用范圍本制度適用于公司所有外包報(bào)關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)，包括但不限于進(jìn)出口貨物的報(bào)關(guān)申報(bào)、稅費(fèi)繳納、單證處理等相關(guān)工作。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)、海關(guān)規(guī)章以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保外包報(bào)關(guān)業(yè)務(wù)在合法框架內(nèi)進(jìn)行。2.準(zhǔn)確高效原則：保證報(bào)關(guān)信息的準(zhǔn)確性，提高報(bào)關(guān)工作效率，及時(shí)完成報(bào)關(guān)手續(xù)，避免因報(bào)關(guān)延誤給公司帶來損失。3.責(zé)任明確原則：明確公司內(nèi)部各部門及外包報(bào)關(guān)服務(wù)提供商的職責(zé)和權(quán)限，做到責(zé)任清晰，分工協(xié)作。4.風(fēng)險(xiǎn)可控原則：識(shí)別、評估和控制外包報(bào)關(guān)過程中的各類風(fēng)險(xiǎn)，采取有效措施防范風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生，保障公司利益。二、外包報(bào)關(guān)服務(wù)提供商的選擇與管理（一）選擇標(biāo)準(zhǔn)1.資質(zhì)要求具有合法有效的報(bào)關(guān)經(jīng)營資質(zhì)，具備海關(guān)認(rèn)可的報(bào)關(guān)企業(yè)資格證書。擁有專業(yè)的報(bào)關(guān)團(tuán)隊(duì)，報(bào)關(guān)人員應(yīng)具備相應(yīng)的報(bào)關(guān)從業(yè)資格證書，熟悉報(bào)關(guān)業(yè)務(wù)流程和相關(guān)法律法規(guī)。2.信譽(yù)與業(yè)績具有良好的商業(yè)信譽(yù)，無違規(guī)違法記錄，在行業(yè)內(nèi)口碑良好。過往業(yè)績表現(xiàn)優(yōu)秀，具備處理各類復(fù)雜報(bào)關(guān)業(yè)務(wù)的能力和經(jīng)驗(yàn)，能夠按時(shí)、準(zhǔn)確完成報(bào)關(guān)工作。3.服務(wù)能力具備完善的服務(wù)體系，能夠提供全方位的報(bào)關(guān)服務(wù)，包括報(bào)關(guān)咨詢、申報(bào)、查驗(yàn)、征稅、放行等環(huán)節(jié)。擁有先進(jìn)的報(bào)關(guān)信息系統(tǒng)，能夠與公司及海關(guān)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)對接，確保報(bào)關(guān)信息的及時(shí)傳遞和共享。具備應(yīng)急處理能力，能夠應(yīng)對報(bào)關(guān)過程中出現(xiàn)的突發(fā)情況，如海關(guān)查驗(yàn)異常、政策調(diào)整等，并及時(shí)采取有效措施解決問題。（二）選擇流程1.需求調(diào)研：公司相關(guān)部門根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需求，對外包報(bào)關(guān)服務(wù)的具體要求進(jìn)行調(diào)研和梳理，明確服務(wù)內(nèi)容、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、時(shí)間要求等關(guān)鍵要素。2.供應(yīng)商篩選：通過多種渠道收集報(bào)關(guān)服務(wù)提供商信息，如行業(yè)推薦、網(wǎng)絡(luò)搜索、招標(biāo)平臺(tái)等，建立供應(yīng)商名錄。根據(jù)選擇標(biāo)準(zhǔn)對供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，確定若干潛在合作對象。3.實(shí)地考察：組織對潛在合作對象進(jìn)行實(shí)地考察，了解其公司規(guī)模、團(tuán)隊(duì)構(gòu)成、辦公環(huán)境、服務(wù)流程等實(shí)際情況，評估其服務(wù)能力和信譽(yù)狀況。4.招標(biāo)或談判：根據(jù)考察結(jié)果，選擇合適的方式確定合作對象。對于業(yè)務(wù)量較大、要求較高的項(xiàng)目，可采用招標(biāo)方式；對于業(yè)務(wù)相對簡單、合作意向明確的供應(yīng)商，可進(jìn)行談判協(xié)商。在招標(biāo)或談判過程中，明確服務(wù)價(jià)格、服務(wù)期限、雙方權(quán)利義務(wù)等關(guān)鍵條款。5.合同簽訂：與選定的外包報(bào)關(guān)服務(wù)提供商簽訂詳細(xì)的服務(wù)合同，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、服務(wù)內(nèi)容、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、費(fèi)用結(jié)算方式、保密條款、違約責(zé)任等重要事項(xiàng)，確保合同條款合法合規(guī)、明確具體，具有可操作性。（三）日常管理1.定期評估：建立對外包報(bào)關(guān)服務(wù)提供商的定期評估機(jī)制，每[X]個(gè)月對其服務(wù)質(zhì)量、工作效率、合規(guī)情況等進(jìn)行全面評估。評估方式包括但不限于客戶反饋、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析、實(shí)地檢查等。2.溝通協(xié)調(diào)：建立與外包報(bào)關(guān)服務(wù)提供商的定期溝通機(jī)制，每月召開一次工作溝通會(huì)議，及時(shí)了解報(bào)關(guān)業(yè)務(wù)進(jìn)展情況，協(xié)調(diào)解決工作中出現(xiàn)的問題。同時(shí)，保持日常工作的隨時(shí)溝通，確保信息傳遞的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。3.培訓(xùn)與指導(dǎo)：根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展和海關(guān)政策變化，定期組織對外包報(bào)關(guān)服務(wù)提供商的培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和政策理解能力。同時(shí)，對其報(bào)關(guān)工作進(jìn)行指導(dǎo)，確保報(bào)關(guān)操作符合公司要求和海關(guān)規(guī)定。4.獎(jiǎng)懲措施：根據(jù)定期評估結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的外包報(bào)關(guān)服務(wù)提供商給予適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)，如增加業(yè)務(wù)量、提高服務(wù)費(fèi)用等；對服務(wù)質(zhì)量不達(dá)標(biāo)、出現(xiàn)違規(guī)行為的供應(yīng)商，采取警告、罰款、暫停合作直至終止合同等懲罰措施。三、外包報(bào)關(guān)業(yè)務(wù)流程規(guī)范（一）業(yè)務(wù)委托1.委托申請：公司業(yè)務(wù)部門根據(jù)進(jìn)出口業(yè)務(wù)情況，填寫《外包報(bào)關(guān)業(yè)務(wù)委托申請表》，詳細(xì)說明報(bào)關(guān)貨物的基本信息（包括貨物名稱、數(shù)量、價(jià)值、貿(mào)易方式、運(yùn)輸方式等）、報(bào)關(guān)要求（如申報(bào)時(shí)間、口岸等）以及其他特殊要求。2.審核與審批：申請表提交后，由公司相關(guān)審核部門對申請內(nèi)容進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核報(bào)關(guān)信息的準(zhǔn)確性、合規(guī)性以及與公司業(yè)務(wù)的匹配性。審核通過后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過后方可正式委托外包報(bào)關(guān)服務(wù)提供商辦理報(bào)關(guān)業(yè)務(wù)。（二）資料準(zhǔn)備1.報(bào)關(guān)資料提供：公司業(yè)務(wù)部門按照海關(guān)要求和外包報(bào)關(guān)服務(wù)提供商的指導(dǎo)，準(zhǔn)備齊全報(bào)關(guān)所需的各類資料，包括但不限于合同、發(fā)票、裝箱單、提單、報(bào)關(guān)單草單等。確保資料真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，并按照規(guī)定格式和要求進(jìn)行填寫和整理。2.資料交接：業(yè)務(wù)部門將準(zhǔn)備好的報(bào)關(guān)資料及時(shí)交接給外包報(bào)關(guān)服務(wù)提供商，并辦理交接手續(xù)。交接過程中，雙方應(yīng)仔細(xì)核對資料清單和內(nèi)容，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。同時(shí)，明確資料傳遞的方式和時(shí)間要求，確保報(bào)關(guān)資料能夠及時(shí)、安全送達(dá)。（三）報(bào)關(guān)申報(bào)1.數(shù)據(jù)錄入與審核：外包報(bào)關(guān)服務(wù)提供商收到報(bào)關(guān)資料后，按照海關(guān)報(bào)關(guān)系統(tǒng)的要求進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入。錄入完成后，對錄入數(shù)據(jù)進(jìn)行仔細(xì)審核，確保數(shù)據(jù)與原始資料一致，邏輯關(guān)系正確。審核過程中如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)與公司業(yè)務(wù)部門溝通核實(shí)，進(jìn)行修改完善。2.申報(bào)提交：審核無誤后，外包報(bào)關(guān)服務(wù)提供商在規(guī)定的申報(bào)時(shí)間內(nèi)，通過海關(guān)報(bào)關(guān)系統(tǒng)向海關(guān)提交報(bào)關(guān)申報(bào)數(shù)據(jù)。同時(shí)，按照海關(guān)要求打印報(bào)關(guān)單及隨附單證，并加蓋公司報(bào)關(guān)專用章。（四）海關(guān)查驗(yàn)1.查驗(yàn)通知：海關(guān)根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)布控等情況決定對貨物進(jìn)行查驗(yàn)時(shí)，外包報(bào)關(guān)服務(wù)提供商應(yīng)及時(shí)通知公司業(yè)務(wù)部門，并協(xié)助準(zhǔn)備查驗(yàn)所需的資料和文件。2.查驗(yàn)配合：公司業(yè)務(wù)部門和外包報(bào)關(guān)服務(wù)提供商共同配合海關(guān)查驗(yàn)工作。在查驗(yàn)過程中，如實(shí)向海關(guān)提供貨物的真實(shí)情況，協(xié)助海關(guān)完成查驗(yàn)任務(wù)。如遇海關(guān)提出疑問或要求補(bǔ)充資料，應(yīng)及時(shí)按照要求進(jìn)行處理和提供。3.查驗(yàn)結(jié)果處理：查驗(yàn)結(jié)束后，如海關(guān)查驗(yàn)無問題，及時(shí)辦理后續(xù)報(bào)關(guān)手續(xù)；如查驗(yàn)發(fā)現(xiàn)問題，根據(jù)海關(guān)要求進(jìn)行整改或補(bǔ)充申報(bào)，直至海關(guān)放行。（五）稅費(fèi)繳納1.稅費(fèi)核算：外包報(bào)關(guān)服務(wù)提供商根據(jù)報(bào)關(guān)申報(bào)數(shù)據(jù)，準(zhǔn)確核算進(jìn)出口貨物應(yīng)繳納的稅費(fèi)種類、金額等信息，并及時(shí)通知公司業(yè)務(wù)部門。2.繳納操作：公司業(yè)務(wù)部門按照核算結(jié)果，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)通過銀行等方式繳納稅費(fèi)。繳納完成后，將繳費(fèi)憑證及時(shí)提供給外包報(bào)關(guān)服務(wù)提供商，以便其辦理后續(xù)手續(xù)。（六）報(bào)關(guān)放行1.放行通知：海關(guān)審核通過報(bào)關(guān)申報(bào)數(shù)據(jù)、查驗(yàn)結(jié)果及稅費(fèi)繳納情況后，發(fā)出報(bào)關(guān)放行通知。外包報(bào)關(guān)服務(wù)提供商收到放行通知后，及時(shí)通知公司業(yè)務(wù)部門。2.后續(xù)工作：公司業(yè)務(wù)部門根據(jù)放行通知，安排貨物的后續(xù)運(yùn)輸、倉儲(chǔ)等工作。同時(shí)，外包報(bào)關(guān)服務(wù)提供商負(fù)責(zé)整理報(bào)關(guān)相關(guān)資料，進(jìn)行歸檔保存，以備后續(xù)查詢和審計(jì)需要。四、報(bào)關(guān)信息管理（一）信息收集1.報(bào)關(guān)數(shù)據(jù)收集：外包報(bào)關(guān)服務(wù)提供商在報(bào)關(guān)業(yè)務(wù)操作過程中，負(fù)責(zé)收集各類報(bào)關(guān)相關(guān)數(shù)據(jù)，包括報(bào)關(guān)申報(bào)數(shù)據(jù)、海關(guān)查驗(yàn)記錄、稅費(fèi)繳納信息等。確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性，并按照規(guī)定格式進(jìn)行整理和存儲(chǔ)。2.其他信息收集：同時(shí)，收集與報(bào)關(guān)業(yè)務(wù)相關(guān)的其他信息，如海關(guān)政策法規(guī)變化、口岸通關(guān)情況、行業(yè)動(dòng)態(tài)等。這些信息對于公司及時(shí)調(diào)整報(bào)關(guān)策略、優(yōu)化業(yè)務(wù)流程具有重要參考價(jià)值。（二）信息傳遞與共享1.內(nèi)部傳遞：建立公司內(nèi)部報(bào)關(guān)信息傳遞機(jī)制，外包報(bào)關(guān)服務(wù)提供商將收集到的報(bào)關(guān)信息及時(shí)傳遞給公司業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、物流部門等相關(guān)部門，確保各部門能夠及時(shí)掌握報(bào)關(guān)業(yè)務(wù)進(jìn)展情況，協(xié)同開展工作。傳遞方式可采用電子文檔、郵件、內(nèi)部系統(tǒng)等多種形式，確保信息傳遞的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。2.與海關(guān)共享：按照海關(guān)要求，及時(shí)、準(zhǔn)確地向海關(guān)提供報(bào)關(guān)相關(guān)信息，配合海關(guān)的監(jiān)管工作。同時(shí)，關(guān)注海關(guān)信息系統(tǒng)發(fā)布的各類通知和公告，及時(shí)獲取與公司報(bào)關(guān)業(yè)務(wù)相關(guān)的信息，為報(bào)關(guān)工作提供支持。（三）信息存儲(chǔ)與保管1.存儲(chǔ)方式：報(bào)關(guān)信息應(yīng)采用電子和紙質(zhì)兩種方式進(jìn)行存儲(chǔ)。電子信息存儲(chǔ)在公司指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，按照一定的分類和編碼規(guī)則進(jìn)行管理，便于查詢和檢索。紙質(zhì)信息應(yīng)按照檔案管理要求進(jìn)行整理、裝訂和歸檔，存放在專門的檔案柜中。2.保管期限：報(bào)關(guān)信息的保管期限應(yīng)符合國家法律法規(guī)和海關(guān)規(guī)定要求。一般情況下，報(bào)關(guān)單證等資料的保管期限為自貨物放行之日起[X]年。在保管期限內(nèi)，確保信息的安全、完整，防止信息泄露和丟失。（四）信息查詢與使用1.查詢權(quán)限：明確公司內(nèi)部各部門對報(bào)關(guān)信息的查詢權(quán)限，根據(jù)工作需要和職責(zé)范圍，授予相應(yīng)的查詢權(quán)限。未經(jīng)授權(quán)，任何人員不得擅自查詢報(bào)關(guān)信息。2.使用規(guī)范：對于查詢到的報(bào)關(guān)信息，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定用途使用，不得用于與報(bào)關(guān)業(yè)務(wù)無關(guān)的其他目的。如需對外提供報(bào)關(guān)信息，必須經(jīng)過公司相關(guān)部門審批，并按照保密規(guī)定進(jìn)行處理，確保信息安全。五、保密與風(fēng)險(xiǎn)控制（一）保密措施1.保密協(xié)議簽訂：與外包報(bào)關(guān)服務(wù)提供商簽訂保密協(xié)議，明確雙方在報(bào)關(guān)業(yè)務(wù)過程中涉及的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、客戶信息等保密內(nèi)容和責(zé)任。要求服務(wù)提供商嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得向任何第三方泄露公司報(bào)關(guān)業(yè)務(wù)相關(guān)信息。2.內(nèi)部保密制度：公司內(nèi)部建立完善的保密制度，加強(qiáng)對報(bào)關(guān)信息的管理和保護(hù)。對涉及報(bào)關(guān)業(yè)務(wù)的人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，提高保密意識(shí)，明確保密責(zé)任。在辦公區(qū)域設(shè)置保密標(biāo)識(shí)，對報(bào)關(guān)資料的存儲(chǔ)、傳遞、使用等環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格管控，防止信息泄露。3.技術(shù)防范措施：利用信息技術(shù)手段，對報(bào)關(guān)信息進(jìn)行加密存儲(chǔ)和傳輸，設(shè)置訪問權(quán)限和密碼保護(hù)，防止信息被非法獲取和篡改。定期對信息系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。（二）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評估1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別：建立外包報(bào)關(guān)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別機(jī)制，定期對報(bào)關(guān)業(yè)務(wù)過程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別。風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別范圍包括但不限于法律法規(guī)風(fēng)險(xiǎn)、政策風(fēng)險(xiǎn)、操作風(fēng)險(xiǎn)、信息安全風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)等。2.風(fēng)險(xiǎn)評估：對識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估，分析其發(fā)生的可能性和影響程度。根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評估結(jié)果，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)，為風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施的制定提供依據(jù)。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施1.法律法規(guī)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：加強(qiáng)對國家法律法規(guī)和海關(guān)規(guī)章的學(xué)習(xí)與研究，及時(shí)掌握政策變化動(dòng)態(tài)，確保報(bào)關(guān)業(yè)務(wù)操作符合法律法規(guī)要求。定期組織內(nèi)部培訓(xùn)和合規(guī)檢查，提高員工的法律意識(shí)和合規(guī)操作能力。2.政策風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：關(guān)注海關(guān)政策調(diào)整信息，及時(shí)與海關(guān)溝通協(xié)調(diào)，了解政策變化對公司報(bào)關(guān)業(yè)務(wù)的影響。根據(jù)政策調(diào)整情況，調(diào)整報(bào)關(guān)策略和業(yè)務(wù)流程，確保公司業(yè)務(wù)不受政策影響。3.操作風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：完善報(bào)關(guān)業(yè)務(wù)操作流程和規(guī)范，加強(qiáng)對操作環(huán)節(jié)的監(jiān)督和管理。對外包報(bào)關(guān)服務(wù)提供商的操作過程進(jìn)行定期檢查和評估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正操作失誤。同時(shí)，加強(qiáng)員工培訓(xùn)和考核，提高員工業(yè)務(wù)水平和操作技能，降低操作風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性。4.信息安全風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：強(qiáng)化信息安全管理措施，按照保密要求對報(bào)關(guān)信息進(jìn)行保護(hù)。定期備份重要報(bào)關(guān)信息，防止信息丟失。加強(qiáng)對信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，安裝防火墻、殺毒軟件等安全設(shè)備，及時(shí)更新系統(tǒng)補(bǔ)丁，防范網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒入侵。5.供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：在選擇外包報(bào)關(guān)服務(wù)提供商時(shí)，充分評估其信譽(yù)和實(shí)力，簽訂詳細(xì)的服務(wù)合同，明確違約責(zé)任和賠償條款。加強(qiáng)對服務(wù)提供商的日常管理和監(jiān)督，定期評估其服務(wù)質(zhì)量和履約情況。如發(fā)現(xiàn)服務(wù)提供商存在違約行為跡象，及時(shí)采取措施進(jìn)行溝通協(xié)商或追究責(zé)任，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)對公司造成的損失。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.部門自查：公司業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、物流部門等相關(guān)部門應(yīng)定期對本部門涉及的報(bào)關(guān)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行自查，檢查報(bào)關(guān)資料的準(zhǔn)備情況、業(yè)務(wù)操作的合規(guī)性、信息傳遞的及時(shí)性等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。2.審計(jì)監(jiān)督：公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對外包報(bào)關(guān)業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)，審查報(bào)關(guān)業(yè)務(wù)流程的執(zhí)行情況、費(fèi)用支出的合理性、信息管理的規(guī)范性等。通過審計(jì)發(fā)現(xiàn)問題，提出改進(jìn)建議，促進(jìn)報(bào)關(guān)業(yè)務(wù)的規(guī)范運(yùn)作。（二）外部監(jiān)督1.海關(guān)監(jiān)管：積極配合海關(guān)的監(jiān)管工作，接受海關(guān)對報(bào)關(guān)業(yè)務(wù)的檢查和監(jiān)督。對于海關(guān)提出的問題和要求，及時(shí)整改落實(shí)，