PAGE規(guī)范生活物資管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司生活物資管理，保障員工正常生活需求，提高物資使用效率，降低成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有生活物資的采購(gòu)、存儲(chǔ)、發(fā)放、使用及核銷等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保生活物資管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.計(jì)劃性原則：根據(jù)員工實(shí)際需求和公司運(yùn)營(yíng)情況，合理制定生活物資采購(gòu)計(jì)劃，避免浪費(fèi)和積壓。3.經(jīng)濟(jì)性原則：在保證生活物資質(zhì)量的前提下，通過(guò)科學(xué)管理和合理采購(gòu)，降低采購(gòu)成本和管理成本。4.公開(kāi)透明原則：生活物資管理過(guò)程中的采購(gòu)、發(fā)放等信息應(yīng)公開(kāi)透明，接受員工監(jiān)督。二、職責(zé)分工（一）行政管理部門1.負(fù)責(zé)制定生活物資管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.匯總各部門生活物資需求計(jì)劃，結(jié)合公司實(shí)際情況，編制年度、月度生活物資采購(gòu)計(jì)劃。3.組織實(shí)施生活物資的采購(gòu)工作，選擇合格的供應(yīng)商，簽訂采購(gòu)合同。4.負(fù)責(zé)生活物資的驗(yàn)收、入庫(kù)、存儲(chǔ)管理工作，確保物資質(zhì)量和安全。5.按照規(guī)定向各部門發(fā)放生活物資，并做好發(fā)放記錄。6.定期對(duì)生活物資庫(kù)存進(jìn)行盤點(diǎn)，及時(shí)處理積壓、過(guò)期物資。（二）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核生活物資采購(gòu)預(yù)算，確保資金合理使用。2.對(duì)生活物資采購(gòu)、發(fā)放等費(fèi)用進(jìn)行核算和賬務(wù)處理，嚴(yán)格執(zhí)行財(cái)務(wù)審批制度。3.監(jiān)督生活物資管理過(guò)程中的資金使用情況，防止資金浪費(fèi)和違規(guī)支出。（三）使用部門1.根據(jù)實(shí)際工作和生活需求，按時(shí)提交生活物資需求計(jì)劃。2.負(fù)責(zé)本部門生活物資的領(lǐng)用、使用和保管，合理使用生活物資，避免浪費(fèi)。3.配合行政管理部門做好生活物資的盤點(diǎn)工作，提供相關(guān)信息和數(shù)據(jù)。三、采購(gòu)管理（一）需求計(jì)劃編制1.各使用部門應(yīng)于每月[具體日期]前，將次月生活物資需求計(jì)劃報(bào)送至行政管理部門。需求計(jì)劃應(yīng)詳細(xì)列出所需生活物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息。2.行政管理部門對(duì)各部門提交的需求計(jì)劃進(jìn)行匯總、審核，結(jié)合庫(kù)存情況和公司實(shí)際需求，編制年度、月度生活物資采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)物資的種類、數(shù)量、預(yù)算金額、采購(gòu)時(shí)間等內(nèi)容。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.行政管理部門負(fù)責(zé)建立生活物資供應(yīng)商名錄，通過(guò)公開(kāi)招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、詢價(jià)等方式，選擇具有良好信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商。2.對(duì)擬合作的供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)審查，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等相關(guān)證件的審核。3.與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。4.定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核，根據(jù)供應(yīng)物資質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面的表現(xiàn)，調(diào)整供應(yīng)商名錄，淘汰不合格供應(yīng)商。（三）采購(gòu)實(shí)施1.采購(gòu)人員應(yīng)按照采購(gòu)計(jì)劃和合同要求，及時(shí)組織生活物資采購(gòu)。在采購(gòu)過(guò)程中，應(yīng)充分了解市場(chǎng)行情，貨比三家，確保采購(gòu)物資的性價(jià)比最優(yōu)。2.對(duì)于批量較大、金額較高的生活物資采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)嚴(yán)格按照公司內(nèi)部采購(gòu)審批流程進(jìn)行審批，確保采購(gòu)行為合規(guī)。3.采購(gòu)物資到貨前，采購(gòu)人員應(yīng)提前通知行政管理部門和倉(cāng)庫(kù)管理人員做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。四、驗(yàn)收管理（一）驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)采購(gòu)合同和相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)生活物資的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等進(jìn)行驗(yàn)收。2.檢查物資的外觀質(zhì)量，包括有無(wú)破損、變形、變質(zhì)等情況。3.核對(duì)物資的規(guī)格型號(hào)是否與合同約定一致，數(shù)量是否準(zhǔn)確無(wú)誤。4.索取物資的質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、合格證等相關(guān)證明文件。（二）驗(yàn)收流程1.物資到貨后，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)及時(shí)通知行政管理部門驗(yàn)收人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收人員按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對(duì)物資進(jìn)行逐一檢查，填寫驗(yàn)收記錄。驗(yàn)收記錄應(yīng)包括物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商名稱、驗(yàn)收日期、驗(yàn)收情況等內(nèi)容。3.對(duì)于驗(yàn)收合格的物資，驗(yàn)收人員應(yīng)在驗(yàn)收記錄上簽字確認(rèn)，并辦理入庫(kù)手續(xù)。對(duì)于驗(yàn)收不合格的物資，驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)人員與供應(yīng)商協(xié)商處理，包括退貨、換貨、補(bǔ)貨等。4.如因驗(yàn)收問(wèn)題產(chǎn)生爭(zhēng)議，應(yīng)及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，協(xié)商解決辦法。五、存儲(chǔ)管理（一）倉(cāng)庫(kù)設(shè)置與布局1.根據(jù)生活物資的種類、性質(zhì)、用途等，合理規(guī)劃倉(cāng)庫(kù)存儲(chǔ)空間，設(shè)置不同的存儲(chǔ)區(qū)域，如食品區(qū)、日用品區(qū)、清潔用品區(qū)等。2.倉(cāng)庫(kù)應(yīng)保持通風(fēng)良好、干燥、清潔，具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。3.按照物資的類別和規(guī)格，設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌，便于物資的分類存放和查找。（二）物資入庫(kù)1.驗(yàn)收合格的生活物資應(yīng)及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)，倉(cāng)庫(kù)管理人員按照物資的類別和規(guī)格，將物資存放到相應(yīng)的存儲(chǔ)區(qū)域。2.入庫(kù)物資應(yīng)填寫入庫(kù)單，入庫(kù)單應(yīng)包括物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商名稱、入庫(kù)日期等內(nèi)容。入庫(kù)單應(yīng)由倉(cāng)庫(kù)管理人員、驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)。3.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)建立物資庫(kù)存臺(tái)賬，詳細(xì)記錄物資的入庫(kù)、出庫(kù)、庫(kù)存數(shù)量等信息，確保賬物相符。（三）物資存儲(chǔ)1.不同類型的生活物資應(yīng)分類存放，避免相互混淆和污染。對(duì)于有特殊存儲(chǔ)要求的物資，如食品應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)、溫度適宜的倉(cāng)庫(kù)內(nèi)，避免陽(yáng)光直射和潮濕環(huán)境。2.定期對(duì)庫(kù)存物資進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，查看物資的存儲(chǔ)狀況，有無(wú)變質(zhì)、損壞等情況。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取措施處理，如清理、更換、報(bào)廢等。3.合理控制庫(kù)存水平，根據(jù)物資的使用頻率、采購(gòu)周期等因素，確定合理的安全庫(kù)存和補(bǔ)貨點(diǎn)，避免物資積壓或缺貨。（四）物資出庫(kù)1.各部門領(lǐng)用生活物資時(shí)，應(yīng)填寫物資領(lǐng)用申請(qǐng)表，注明領(lǐng)用物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)物資領(lǐng)用申請(qǐng)表，核實(shí)領(lǐng)用物資的庫(kù)存情況，如庫(kù)存充足，應(yīng)及時(shí)辦理出庫(kù)手續(xù)，并填寫出庫(kù)單。出庫(kù)單應(yīng)包括物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用日期等內(nèi)容。3.物資出庫(kù)時(shí)，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)按照先進(jìn)先出的原則發(fā)放物資，確保物資的質(zhì)量和有效期。4.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)及時(shí)更新物資庫(kù)存臺(tái)賬，記錄物資的出庫(kù)情況，確保賬物相符。六、發(fā)放管理（一）發(fā)放原則1.按需發(fā)放原則：根據(jù)各部門實(shí)際工作和生活需求，合理發(fā)放生活物資，確保物資發(fā)放與實(shí)際需求相符。2.公平公正原則：生活物資發(fā)放應(yīng)公平公正，避免出現(xiàn)厚此薄彼的情況。3.定時(shí)發(fā)放原則：按照公司規(guī)定的時(shí)間定期發(fā)放生活物資，確保員工能夠按時(shí)領(lǐng)取。（二）發(fā)放流程1.行政管理部門根據(jù)各部門提交的物資領(lǐng)用申請(qǐng)表，匯總編制生活物資發(fā)放清單。2.倉(cāng)庫(kù)管理人員按照發(fā)放清單，準(zhǔn)備好相應(yīng)的生活物資，并通知各部門指定人員前來(lái)領(lǐng)取。3.領(lǐng)取人員在發(fā)放清單上簽字確認(rèn)后，領(lǐng)取生活物資。發(fā)放清單應(yīng)作為物資發(fā)放記錄留存，以備查閱。（三）特殊情況處理1.對(duì)于因工作需要臨時(shí)增加生活物資需求的部門，應(yīng)填寫臨時(shí)物資領(lǐng)用申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和行政管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可領(lǐng)取。2.對(duì)于員工個(gè)人因特殊原因需要額外領(lǐng)取生活物資的情況，應(yīng)經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人同意，并報(bào)行政管理部門備案后，方可領(lǐng)取。七、使用管理（一）使用要求1.各部門應(yīng)教育員工合理使用生活物資，避免浪費(fèi)。員工應(yīng)按照規(guī)定的用途使用生活物資，不得擅自改變用途或挪作他用。2.對(duì)于一些消耗性的生活物資，如辦公用品、清潔用品等，應(yīng)制定合理的使用標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范員工的使用行為。3.鼓勵(lì)員工節(jié)約使用生活物資，對(duì)節(jié)約使用物資表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人，給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)。（二）監(jiān)督檢查1.行政管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門生活物資的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，查看物資是否按照規(guī)定用途使用，有無(wú)浪費(fèi)現(xiàn)象。2.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的浪費(fèi)行為，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行制止和糾正，并對(duì)相關(guān)部門和個(gè)人進(jìn)行批評(píng)教育。情節(jié)嚴(yán)重的，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處罰。八、核銷管理（一）核銷憑證1.生活物資采購(gòu)、發(fā)放等過(guò)程中產(chǎn)生的相關(guān)憑證，如采購(gòu)合同、發(fā)票、入庫(kù)單、出庫(kù)單、物資領(lǐng)用申請(qǐng)表、發(fā)放清單等，應(yīng)作為核銷的依據(jù)。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)生活物資管理過(guò)程中的憑證進(jìn)行審核，確保憑證真實(shí)、合法、有效。（二）核銷流程1.倉(cāng)庫(kù)管理人員每月末應(yīng)將當(dāng)月生活物資的出入庫(kù)情況進(jìn)行匯總，編制庫(kù)存報(bào)表，并提交給行政管理部門。2.行政管理部門根據(jù)庫(kù)存報(bào)表和物資領(lǐng)用申請(qǐng)表等資料，核對(duì)各部門生活物資的領(lǐng)用情況和庫(kù)存結(jié)余情況，編制生活物資核銷報(bào)表。3.財(cái)務(wù)部門根據(jù)行政管理部門提交的核銷報(bào)表，結(jié)合采購(gòu)發(fā)票等憑證，對(duì)生活物資的采購(gòu)、發(fā)放等費(fèi)用進(jìn)行核算和核銷，確保費(fèi)用支出合理、合規(guī)。九、盤點(diǎn)管理（一）盤點(diǎn)周期1.定期盤點(diǎn)：每月末對(duì)生活物資進(jìn)行全面盤點(diǎn)，確保賬物相符。2.不定期盤點(diǎn)：根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)部分重要物資或庫(kù)存變動(dòng)較大的物資進(jìn)行不定期盤點(diǎn)。（二）盤點(diǎn)方法1.實(shí)地盤點(diǎn)法：倉(cāng)庫(kù)管理人員對(duì)庫(kù)存物資進(jìn)行逐一清點(diǎn)，核實(shí)物資的實(shí)際數(shù)量。2.賬實(shí)核對(duì)法：將物資庫(kù)存臺(tái)賬與實(shí)際庫(kù)存數(shù)量進(jìn)行核對(duì)，查找差異原因。（三）盤點(diǎn)結(jié)果處理1.盤點(diǎn)結(jié)束后，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)編制盤點(diǎn)報(bào)告，詳細(xì)記錄盤點(diǎn)情況，包括盤點(diǎn)時(shí)間、盤點(diǎn)范圍、實(shí)際庫(kù)存數(shù)量、賬存數(shù)量、差異數(shù)量及原因等。2.對(duì)于盤盈或盤虧的物資，應(yīng)查明原因，按照規(guī)定進(jìn)行處理。盤盈物資應(yīng)及時(shí)辦