PAGE規(guī)范檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，對(duì)各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)工作活動(dòng)，不得偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則全面收集、整理公司/組織在各個(gè)階段形成的檔案，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要文件。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案信息泄露。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立檔案管理中心，作為檔案管理的專門機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司/組織的檔案管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度根據(jù)國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司/組織實(shí)際情況，制定和修訂檔案管理制度，確保檔案管理工作有章可循。2.檔案收集與整理負(fù)責(zé)接收、收集公司/組織各部門形成的各類檔案，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理、編目，使其系統(tǒng)化、條理化。3.檔案保管與保護(hù)建立檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，對(duì)檔案進(jìn)行妥善保管，確保檔案的安全。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，做好檔案的防潮、防蟲、防火、防盜等工作。4.檔案查閱與利用建立檔案查閱利用制度，為公司/組織內(nèi)部各部門及員工提供檔案查閱服務(wù)。根據(jù)工作需要，合理提供檔案信息，確保檔案的合理利用。5.檔案鑒定與銷毀定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對(duì)已到保管期限且無保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。6.檔案信息化建設(shè)推進(jìn)檔案信息化管理，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。7.業(yè)務(wù)指導(dǎo)與培訓(xùn)對(duì)公司/組織各部門的檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，開展檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，提高員工的檔案管理意識(shí)和業(yè)務(wù)能力。三、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類1.行政檔案類包括公司/組織設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議文件，行政公文、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、合同協(xié)議等。2.財(cái)務(wù)檔案類涵蓋會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。3.業(yè)務(wù)檔案類根據(jù)公司/組織業(yè)務(wù)范圍，分為市場營銷檔案、生產(chǎn)管理檔案、質(zhì)量管理檔案、技術(shù)研發(fā)檔案、客戶服務(wù)檔案等。4.項(xiàng)目檔案類針對(duì)公司/組織開展的各類項(xiàng)目，包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目實(shí)施過程中的各類文件、項(xiàng)目驗(yàn)收文件等。5.聲像檔案類包括公司/組織活動(dòng)照片、錄像、錄音等資料。6.電子檔案類存儲(chǔ)在電子介質(zhì)上的各類文件，如電子文檔、電子表格、數(shù)據(jù)庫文件等。（二）檔案編號(hào)1.編號(hào)規(guī)則采用“年度+類別代碼+流水號(hào)”的編號(hào)方式。例如，2023年行政檔案類的第一份文件編號(hào)為“2023XZ001”，其中“2023”表示年度，“XZ”表示行政檔案類別代碼，“001”表示流水號(hào)。2.類別代碼設(shè)置行政檔案類代碼為“XZ”，財(cái)務(wù)檔案類代碼為“CW”，業(yè)務(wù)檔案類代碼根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型分別設(shè)置，如市場營銷檔案代碼為“SYSC”，生產(chǎn)管理檔案代碼為“SYSCGL”等，項(xiàng)目檔案類代碼為“XM”，聲像檔案類代碼為“SX”，電子檔案類代碼為“DZ”。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.部門職責(zé)公司/組織各部門負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作。各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案管理，按照檔案管理制度的要求，及時(shí)將工作中形成的各類文件材料收集齊全，定期移交檔案管理部門。2.收集范圍各部門應(yīng)收集的檔案包括但不限于以下內(nèi)容：行政部門：各類行政公文、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、人事任免文件、員工培訓(xùn)資料等。財(cái)務(wù)部門：會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表初稿、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)申報(bào)資料等。業(yè)務(wù)部門：市場調(diào)研報(bào)告、銷售合同、客戶資料、生產(chǎn)訂單、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、技術(shù)研發(fā)文檔等。項(xiàng)目部門：項(xiàng)目立項(xiàng)申請書、項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目預(yù)算書、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目驗(yàn)收報(bào)告等。3.收集時(shí)間各部門應(yīng)在每年年底前，將本年度形成的檔案整理完畢并移交檔案管理部門。對(duì)于重要文件或緊急文件，應(yīng)及時(shí)移交。（二）檔案整理1.整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.整理方法分類：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，將收集到的檔案進(jìn)行分類。裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，確保檔案整齊、牢固。編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息，便于查找和管理。五、檔案保管與保護(hù)（一）檔案庫房建設(shè)1.選址要求檔案庫房應(yīng)選擇地勢較高、干燥通風(fēng)、排水良好的地方，遠(yuǎn)離火源、水源和污染源。2.建筑要求庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防磁等功能。庫房內(nèi)地面應(yīng)平整、光潔，墻面應(yīng)進(jìn)行防潮處理，天花板應(yīng)安裝防火、防潮材料。3.設(shè)備配備配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、檔案柜、溫濕度計(jì)、空調(diào)、消防器材、防蟲藥品、除濕機(jī)等。（二）檔案保管措施1.上架排列按照檔案編號(hào)順序，將檔案上架排列，便于查找和管理。不同類別、不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放。2.定期檢查檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，一般每季度檢查一次。檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完好程度、保管環(huán)境等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.溫濕度控制庫房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。根據(jù)溫濕度變化情況，及時(shí)采取調(diào)節(jié)措施。4.安全防護(hù)加強(qiáng)庫房安全管理，設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。安裝監(jiān)控設(shè)備，確保庫房24小時(shí)監(jiān)控。定期檢查消防器材，確保其性能良好。六、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。查閱涉及機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司/組織保密管理部門批準(zhǔn)。2.外部查閱外單位因工作需要查閱公司/組織檔案，須持有單位介紹信，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱。查閱涉及機(jī)密的檔案，外單位人員須與公司/組織簽訂保密協(xié)議。（二）查閱程序1.申請查閱人填寫《檔案查閱申請表》，詳細(xì)說明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息。2.審批申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人或公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字。3.查閱查閱人憑審批后的申請表到檔案管理部門查閱檔案。檔案管理人員應(yīng)按照查閱申請表的要求，提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱記錄。4.歸還查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案數(shù)量和完整性。（三）利用限制1.復(fù)制限制一般情況下，檔案原件不得外借。因工作需要復(fù)制檔案，需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明復(fù)制日期和用途。2.保密要求查閱和利用檔案的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案，應(yīng)妥善保管，防止失密、泄密事件發(fā)生。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.保管期限劃分檔案保管期限分為永久、長期和短期。永久保管的檔案主要是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的重要文件，如公司章程、重大合同協(xié)議、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告終審稿等。長期保管的檔案保管期限為15年至50年，短期保管的檔案保管期限為5年至15年。2.鑒定依據(jù)根據(jù)檔案的重要性、查考價(jià)值、歷史意義等因素進(jìn)行鑒定。對(duì)已過保管期限且無保存價(jià)值的檔案，可考慮銷毀；對(duì)仍有一定保存價(jià)值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保管。（三）銷毀程序1.編制銷毀清單：檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一登記，編制《檔案銷毀清單》，清單內(nèi)容包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。2.審批：《檔案銷毀清單》經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字。3.銷毀實(shí)施：檔案管理部門按照審批后的銷毀清單，組織專人對(duì)檔案進(jìn)行銷毀。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等方法，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.監(jiān)銷：銷毀過程中，應(yīng)指定專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)。銷毀工作完成后，監(jiān)銷人員應(yīng)將銷毀情況報(bào)告檔案管理部門負(fù)責(zé)人。八、電子檔案管理（一）電子檔案收集與整理1.收集范圍公司/組織各部門在工作中形成的電子文件，如辦公文檔、電子表格、數(shù)據(jù)庫文件、電子郵件等，均應(yīng)納入電子檔案管理范圍。2.整理方法按照電子檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)電子文件進(jìn)行分類整理。建立電子文件命名規(guī)則，確保文件名準(zhǔn)確反映文件內(nèi)容和日期。對(duì)電子文件進(jìn)行元數(shù)據(jù)著錄，包括文件編號(hào)、題名、日期、作者、格式等信息，便于檢索和利用。（二）電子檔案存儲(chǔ)與備份1.存儲(chǔ)方式采用磁盤陣列、磁帶庫等存儲(chǔ)設(shè)備，對(duì)電子檔案進(jìn)行集中存儲(chǔ)。存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)具備冗余備份功能，確保數(shù)據(jù)安全。2.備份策略制定電子檔案備份策略，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行全量備份和增量備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在異地，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。（三）電子檔案查閱與利用1.查閱權(quán)限電子檔案查閱權(quán)限與紙質(zhì)檔案查閱權(quán)限相同，需經(jīng)審批后查閱。2.查閱方式通過檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行查閱，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱人的權(quán)限開放相應(yīng)的電子檔案。查閱人應(yīng)遵守系統(tǒng)操作規(guī)范，不得擅自修改、刪除電子檔案內(nèi)容。（四）電子檔案安全管理1.網(wǎng)絡(luò)安全加強(qiáng)電子檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等，防止網(wǎng)絡(luò)攻