PAGE規(guī)范開(kāi)票管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司開(kāi)票管理，規(guī)范開(kāi)票行為，確保公司發(fā)票開(kāi)具的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性和合法性，防范稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及發(fā)票開(kāi)具的部門和人員，包括但不限于銷售部門、采購(gòu)部門、財(cái)務(wù)部門等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家稅收法律法規(guī)及相關(guān)發(fā)票管理規(guī)定，確保開(kāi)票行為合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確及時(shí)原則：準(zhǔn)確記錄開(kāi)票信息，及時(shí)開(kāi)具發(fā)票，保證發(fā)票內(nèi)容與實(shí)際業(yè)務(wù)相符，避免因開(kāi)票延誤給公司帶來(lái)?yè)p失。3.責(zé)任明確原則：明確各部門及人員在開(kāi)票過(guò)程中的職責(zé)，做到責(zé)任清晰，避免推諉扯皮。4.安全保密原則：妥善保管發(fā)票及開(kāi)票相關(guān)資料，防止發(fā)票丟失、被盜用等情況發(fā)生，保護(hù)公司商業(yè)秘密和客戶信息安全。二、開(kāi)票流程（一）業(yè)務(wù)發(fā)起1.銷售業(yè)務(wù)：銷售部門與客戶簽訂銷售合同或協(xié)議后，根據(jù)合同約定的開(kāi)票時(shí)間、金額、開(kāi)票信息等內(nèi)容，填寫(xiě)《開(kāi)票申請(qǐng)單》，詳細(xì)注明客戶名稱、納稅人識(shí)別號(hào)、地址、電話、開(kāi)戶行及賬號(hào)、貨物或應(yīng)稅勞務(wù)、服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、金額、稅率、稅額等信息，并提交給財(cái)務(wù)部門。2.采購(gòu)業(yè)務(wù)：采購(gòu)部門收到供應(yīng)商開(kāi)具的發(fā)票后，應(yīng)及時(shí)核對(duì)發(fā)票信息與采購(gòu)合同、送貨單等相關(guān)資料是否一致。如發(fā)現(xiàn)發(fā)票信息有誤或與實(shí)際業(yè)務(wù)不符，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決。核對(duì)無(wú)誤后，填寫(xiě)《開(kāi)票申請(qǐng)單》，注明發(fā)票接收日期、發(fā)票號(hào)碼、供應(yīng)商名稱、納稅人識(shí)別號(hào)、地址、電話、開(kāi)戶行及賬號(hào)、貨物或應(yīng)稅勞務(wù)、服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、金額、稅率、稅額等信息，并提交給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)處理。（二）審核環(huán)節(jié)1.財(cái)務(wù)部門收到《開(kāi)票申請(qǐng)單》后，應(yīng)安排專人對(duì)申請(qǐng)單內(nèi)容進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括：開(kāi)票信息是否準(zhǔn)確完整、與合同約定是否一致；業(yè)務(wù)真實(shí)性是否核實(shí)；發(fā)票開(kāi)具金額是否符合公司財(cái)務(wù)規(guī)定等。2.對(duì)于銷售業(yè)務(wù)，審核人員應(yīng)核對(duì)銷售合同、發(fā)貨記錄、收款情況等相關(guān)資料，確保開(kāi)票金額與實(shí)際銷售金額相符，且銷售業(yè)務(wù)已實(shí)際發(fā)生。對(duì)于采購(gòu)業(yè)務(wù)，審核人員應(yīng)核對(duì)采購(gòu)合同、入庫(kù)單、發(fā)票等資料，確保發(fā)票信息與采購(gòu)業(yè)務(wù)一致，且采購(gòu)業(yè)務(wù)已完成驗(yàn)收。3.如審核發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，審核人員應(yīng)及時(shí)與相關(guān)業(yè)務(wù)部門溝通，要求其補(bǔ)充或更正相關(guān)資料，直至審核通過(guò)。審核通過(guò)后，在《開(kāi)票申請(qǐng)單》上簽字確認(rèn)，并將申請(qǐng)單傳遞給開(kāi)票人員。（三）開(kāi)票操作1.開(kāi)票人員根據(jù)審核通過(guò)的《開(kāi)票申請(qǐng)單》，按照發(fā)票管理系統(tǒng)的操作流程，準(zhǔn)確錄入開(kāi)票信息。開(kāi)票信息應(yīng)與申請(qǐng)單內(nèi)容一致，確保發(fā)票開(kāi)具的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。2.在開(kāi)具發(fā)票前，開(kāi)票人員應(yīng)再次核對(duì)發(fā)票號(hào)碼，確保發(fā)票號(hào)碼的連續(xù)性和唯一性。開(kāi)具發(fā)票后，應(yīng)在發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)加蓋發(fā)票專用章，并將發(fā)票聯(lián)交給客戶，抵扣聯(lián)留存作為記賬憑證附件。3.對(duì)于增值稅專用發(fā)票，開(kāi)票人員應(yīng)在發(fā)票開(kāi)具后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)（一般為180天）進(jìn)行認(rèn)證，并將認(rèn)證結(jié)果及時(shí)反饋給財(cái)務(wù)部門。如發(fā)現(xiàn)發(fā)票認(rèn)證不符或無(wú)法認(rèn)證等情況，應(yīng)及時(shí)與客戶溝通協(xié)調(diào)解決，并按照規(guī)定進(jìn)行處理。（四）發(fā)票交付1.銷售發(fā)票開(kāi)具后，開(kāi)票人員應(yīng)及時(shí)將發(fā)票聯(lián)交付給客戶。交付方式可根據(jù)客戶要求選擇郵寄、專人送達(dá)或客戶自取等方式，并做好交付記錄。交付記錄應(yīng)包括發(fā)票號(hào)碼、交付日期、交付方式、接收人等信息。2.對(duì)于采購(gòu)發(fā)票，財(cái)務(wù)部門應(yīng)在收到發(fā)票并完成賬務(wù)處理后，及時(shí)將發(fā)票抵扣聯(lián)交付給相關(guān)業(yè)務(wù)部門，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)保存。業(yè)務(wù)部門應(yīng)妥善保管發(fā)票抵扣聯(lián)，以備后續(xù)稅務(wù)檢查等需要。（五）發(fā)票存檔1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立發(fā)票開(kāi)具臺(tái)賬，詳細(xì)記錄每一張發(fā)票的開(kāi)具日期、發(fā)票號(hào)碼、客戶名稱、納稅人識(shí)別號(hào)、開(kāi)票金額、稅額、發(fā)票類型、交付方式、交付日期等信息。發(fā)票開(kāi)具臺(tái)賬應(yīng)定期進(jìn)行核對(duì)和清理，確保賬實(shí)相符。2.發(fā)票開(kāi)具后，相關(guān)人員應(yīng)及時(shí)將發(fā)票存根聯(lián)及其他開(kāi)票相關(guān)資料（如《開(kāi)票申請(qǐng)單》）整理歸檔，按照會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定進(jìn)行保管。發(fā)票存根聯(lián)及開(kāi)票相關(guān)資料的保管期限應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)的要求，一般為10年。三、發(fā)票開(kāi)具要求（一）發(fā)票種類及適用范圍1.增值稅專用發(fā)票：適用于增值稅一般納稅人之間銷售貨物、提供應(yīng)稅勞務(wù)或服務(wù)開(kāi)具的發(fā)票。購(gòu)買方可以憑此發(fā)票抵扣進(jìn)項(xiàng)稅額。2.增值稅普通發(fā)票：適用于增值稅小規(guī)模納稅人銷售貨物、提供應(yīng)稅勞務(wù)或服務(wù)開(kāi)具的發(fā)票，以及增值稅一般納稅人向消費(fèi)者個(gè)人銷售貨物、提供應(yīng)稅勞務(wù)或服務(wù)開(kāi)具的發(fā)票。購(gòu)買方不能憑此發(fā)票抵扣進(jìn)項(xiàng)稅額。3.其他發(fā)票：根據(jù)業(yè)務(wù)需要，可能還會(huì)涉及開(kāi)具機(jī)動(dòng)車銷售統(tǒng)一發(fā)票、二手車銷售統(tǒng)一發(fā)票、通用機(jī)打發(fā)票等其他發(fā)票。具體適用范圍按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（二）發(fā)票開(kāi)具內(nèi)容1.發(fā)票開(kāi)具應(yīng)按照實(shí)際銷售情況如實(shí)開(kāi)具，不得虛開(kāi)發(fā)票。發(fā)票內(nèi)容應(yīng)包括：發(fā)票代碼、發(fā)票號(hào)碼、開(kāi)票日期、購(gòu)買方名稱、納稅人識(shí)別號(hào)、地址、電話、開(kāi)戶行及賬號(hào)（增值稅專用發(fā)票必填）、銷售方名稱、納稅人識(shí)別號(hào)、地址、電話、開(kāi)戶行及賬號(hào)、貨物或應(yīng)稅勞務(wù)、服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、金額、稅率、稅額、合計(jì)金額、價(jià)稅合計(jì)（大寫(xiě)）、小寫(xiě)、備注等信息。2.發(fā)票開(kāi)具的貨物或應(yīng)稅勞務(wù)、服務(wù)名稱應(yīng)與實(shí)際業(yè)務(wù)相符，不得開(kāi)具與實(shí)際業(yè)務(wù)不符的發(fā)票內(nèi)容。如涉及多種貨物或應(yīng)稅勞務(wù)、服務(wù)，應(yīng)分別注明名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、金額、稅率、稅額等信息。3.發(fā)票開(kāi)具的金額應(yīng)與合同約定的金額一致，如因銷售折扣、折讓等原因需要開(kāi)具紅字發(fā)票的，應(yīng)按照國(guó)家稅務(wù)總局的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行操作。（三）發(fā)票開(kāi)具時(shí)間1.銷售貨物、提供應(yīng)稅勞務(wù)或服務(wù)的納稅義務(wù)發(fā)生時(shí)間，按照國(guó)家稅收法律法規(guī)的規(guī)定確定。一般情況下，采取直接收款方式銷售貨物，不論貨物是否發(fā)出，均為收到銷售款或者取得索取銷售款憑據(jù)的當(dāng)天；先開(kāi)具發(fā)票的，為開(kāi)具發(fā)票的當(dāng)天。采取托收承付和委托銀行收款方式銷售貨物，為發(fā)出貨物并辦妥托收手續(xù)的當(dāng)天。采取賒銷和分期收款方式銷售貨物，為書(shū)面合同約定的收款日期的當(dāng)天，無(wú)書(shū)面合同的或者書(shū)面合同沒(méi)有約定收款日期的，為貨物發(fā)出的當(dāng)天。采取預(yù)收貨款方式銷售貨物，為貨物發(fā)出的當(dāng)天，但生產(chǎn)銷售生產(chǎn)工期超過(guò)12個(gè)月的大型機(jī)械設(shè)備、船舶、飛機(jī)等貨物，為收到預(yù)收款或者書(shū)面合同約定的收款日期的當(dāng)天。提供應(yīng)稅勞務(wù)、服務(wù)的，為提供勞務(wù)、服務(wù)完成的當(dāng)天。2.公司應(yīng)在納稅義務(wù)發(fā)生時(shí)間確認(rèn)后，及時(shí)開(kāi)具發(fā)票。不得提前或滯后開(kāi)具發(fā)票，避免稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。（四）發(fā)票格式及打印要求1.發(fā)票應(yīng)按照國(guó)家稅務(wù)總局規(guī)定的格式開(kāi)具，不得擅自變更發(fā)票格式。發(fā)票打印應(yīng)清晰、完整，不得模糊、壓線、錯(cuò)格等。2.發(fā)票專用章應(yīng)加蓋在發(fā)票右下角“銷售方：（章）”處，印章應(yīng)清晰、完整，不得模糊、重疊。發(fā)票專用章的樣式和規(guī)格應(yīng)符合國(guó)家稅務(wù)總局的規(guī)定。四、發(fā)票保管與安全（一）發(fā)票保管責(zé)任1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)發(fā)票的保管工作，確保發(fā)票的安全存放。發(fā)票保管人員應(yīng)具備一定的財(cái)務(wù)知識(shí)和責(zé)任心，熟悉發(fā)票管理規(guī)定。2.發(fā)票保管人員應(yīng)妥善保管發(fā)票及開(kāi)票相關(guān)資料，不得擅自將發(fā)票轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、代開(kāi)、虛開(kāi)、丟失、被盜用等。如因保管不善導(dǎo)致發(fā)票丟失或被盜用，應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并按照國(guó)家稅務(wù)總局的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。（二）發(fā)票保管場(chǎng)所及設(shè)施1.發(fā)票應(yīng)存放在安全、干燥、通風(fēng)的專用場(chǎng)所，配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)等設(shè)施。發(fā)票保管場(chǎng)所應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。2.發(fā)票保管場(chǎng)所應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，對(duì)發(fā)票的出入庫(kù)情況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，確保發(fā)票保管過(guò)程的安全性和可追溯性。（三）發(fā)票保管期限及銷毀1.發(fā)票存根聯(lián)及開(kāi)票相關(guān)資料的保管期限應(yīng)按照國(guó)家法律法規(guī)的要求執(zhí)行，一般為開(kāi)具發(fā)票之日起10年。保管期滿后，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由財(cái)務(wù)部門按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。2.發(fā)票銷毀應(yīng)填寫(xiě)《發(fā)票銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明發(fā)票種類、發(fā)票號(hào)碼、開(kāi)票日期、數(shù)量、銷毀原因等信息，并報(bào)經(jīng)稅務(wù)機(jī)關(guān)備案。發(fā)票銷毀應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行，確保發(fā)票信息無(wú)法恢復(fù)。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員等信息，并由參與人員簽字確認(rèn)。（四）發(fā)票安全檢查1.公司應(yīng)定期對(duì)發(fā)票保管情況進(jìn)行安全檢查，檢查內(nèi)容包括發(fā)票數(shù)量、號(hào)碼、存放位置、保管設(shè)施等是否正常。安全檢查應(yīng)至少每季度進(jìn)行一次，并形成檢查記錄。2.如發(fā)現(xiàn)發(fā)票保管存在問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行整改，確保發(fā)票保管的安全性。對(duì)于重大安全問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并按照規(guī)定進(jìn)行處理。五、發(fā)票風(fēng)險(xiǎn)防范與處理（一）稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防范1.加強(qiáng)稅務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，提高公司員工對(duì)稅收法律法規(guī)的認(rèn)識(shí)和理解，確保開(kāi)票行為符合稅務(wù)規(guī)定。財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期組織稅務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，邀請(qǐng)稅務(wù)專家或稅務(wù)機(jī)關(guān)工作人員進(jìn)行授課，使員工了解最新的稅收政策和發(fā)票管理規(guī)定。2.建立稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，對(duì)發(fā)票開(kāi)具過(guò)程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決潛在的稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)發(fā)票開(kāi)具情況進(jìn)行分析，如發(fā)票開(kāi)具金額、發(fā)票類型、客戶分布等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)異常情況，并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。3.加強(qiáng)與稅務(wù)機(jī)關(guān)的溝通與協(xié)調(diào)，及時(shí)了解稅收政策變化和稅務(wù)管理要求，確保公司開(kāi)票管理工作的順利進(jìn)行。財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期與稅務(wù)機(jī)關(guān)進(jìn)行溝通，主動(dòng)咨詢稅務(wù)問(wèn)題，及時(shí)辦理稅務(wù)登記、納稅申報(bào)等相關(guān)手續(xù)，積極配合稅務(wù)機(jī)關(guān)的檢查工作。（二）發(fā)票風(fēng)險(xiǎn)處理1.如發(fā)現(xiàn)發(fā)票開(kāi)具存在問(wèn)題，如發(fā)票信息錯(cuò)誤、虛開(kāi)發(fā)票等，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行糾正。對(duì)于已開(kāi)具的錯(cuò)誤發(fā)票，應(yīng)按照國(guó)家稅務(wù)總局的相關(guān)規(guī)定開(kāi)具紅字發(fā)票進(jìn)行沖銷，并重新開(kāi)具正確的發(fā)票。對(duì)于虛開(kāi)發(fā)票等違法行為，應(yīng)立即停止違法行為，并主動(dòng)向稅務(wù)機(jī)關(guān)報(bào)告，配合稅務(wù)機(jī)關(guān)進(jìn)行調(diào)查處理。2.如因發(fā)票問(wèn)題導(dǎo)致公司遭受稅務(wù)處罰或經(jīng)濟(jì)損失，應(yīng)及時(shí)分析原因，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，并采取相應(yīng)措施進(jìn)行改進(jìn)。同時(shí)，應(yīng)追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任，對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。3.建立發(fā)票風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)急處理預(yù)案，明確在發(fā)票開(kāi)具過(guò)程中遇到突發(fā)情況時(shí)的應(yīng)急處理措施和流程。如遇到稅務(wù)機(jī)關(guān)檢查、發(fā)票丟失被盜等情況，應(yīng)按照應(yīng)急處理預(yù)案及時(shí)進(jìn)行應(yīng)對(duì)，確保公司利益不受損失。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)發(fā)票開(kāi)具情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查發(fā)票開(kāi)具是否符合本制度規(guī)定，是否存在違規(guī)開(kāi)票行為。審計(jì)監(jiān)督應(yīng)至少每年進(jìn)行一次，并形成審計(jì)報(bào)告。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)發(fā)票開(kāi)具過(guò)程的日常監(jiān)督，對(duì)開(kāi)票人員的操作進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，確保開(kāi)票信息的準(zhǔn)確性和合法性。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)要求開(kāi)票人員進(jìn)行整改，并記錄相關(guān)情況。3.公司應(yīng)鼓勵(lì)員工對(duì)發(fā)票開(kāi)具過(guò)程中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)，對(duì)舉報(bào)屬實(shí)的員工給予獎(jiǎng)勵(lì)。同時(shí)，對(duì)被舉報(bào)的違規(guī)行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理，維護(hù)公司的正常開(kāi)票秩序。（二）考核制度1.建立發(fā)票開(kāi)具考核制度，對(duì)涉及發(fā)票開(kāi)具的部門和人員進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。考核內(nèi)容包括發(fā)票開(kāi)具的準(zhǔn)確性、及時(shí)性、合規(guī)性等方面。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)開(kāi)票人員的工作進(jìn)行考核，根據(jù)考核結(jié)果進(jìn)行獎(jiǎng)懲。對(duì)于發(fā)票開(kāi)具工作表現(xiàn)優(yōu)秀的人員，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于存在違規(guī)行為或工作失誤的人員，進(jìn)行批評(píng)教育，并根據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。3.銷售部門、采購(gòu)部門等相關(guān)業(yè)務(wù)部門應(yīng)積極配合財(cái)務(wù)部門做好發(fā)票開(kāi)具工作，如因業(yè)務(wù)部門原