PAGE規(guī)范送達(dá)程序制度一、總則（一）目的為確保公司/組織各類文件、通知、法律文書(shū)等能夠準(zhǔn)確、及時(shí)、有效地送達(dá)相關(guān)人員，保障公司/組織的正常運(yùn)營(yíng)秩序，維護(hù)各方合法權(quán)益，特制定本規(guī)范送達(dá)程序制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門(mén)之間以及公司/組織與外部合作伙伴、客戶、相關(guān)機(jī)構(gòu)等之間涉及文件、通知、法律文書(shū)等的送達(dá)行為。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：送達(dá)程序必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，確保送達(dá)行為的合法性和有效性。2.準(zhǔn)確及時(shí)原則：準(zhǔn)確填寫(xiě)送達(dá)對(duì)象的信息，確保文件能夠及時(shí)送達(dá)至正確的接收人手中，避免因送達(dá)延誤或錯(cuò)誤導(dǎo)致的工作失誤或法律風(fēng)險(xiǎn)。3.記錄可查原則：對(duì)每一次送達(dá)行為進(jìn)行詳細(xì)記錄，以便于查詢和追溯，為后續(xù)可能出現(xiàn)的問(wèn)題提供證據(jù)支持。二、送達(dá)方式（一）直接送達(dá)1.適用情形：能夠直接將文件交付給送達(dá)對(duì)象本人，并由其簽收的情況。例如，在公司內(nèi)部面對(duì)面將文件交給員工本人簽收；向外部合作伙伴或客戶在其辦公場(chǎng)所直接交付文件并由其負(fù)責(zé)人簽收。2.簽收要求：送達(dá)人應(yīng)要求接收人在送達(dá)文件的相應(yīng)位置簽字確認(rèn)，并注明簽收日期。簽字應(yīng)清晰可辨，與接收人身份證件上的姓名一致。對(duì)于重要文件，如有必要，可要求接收人同時(shí)加蓋單位公章或個(gè)人印章。（二）郵寄送達(dá)1.適用情形：無(wú)法直接送達(dá)或直接送達(dá)不便時(shí)，可采用郵寄方式送達(dá)。如向外地客戶、合作伙伴發(fā)送重要通知、合同文件等。2.郵寄選擇：應(yīng)選擇具有良好信譽(yù)和服務(wù)質(zhì)量的郵政機(jī)構(gòu)或正規(guī)快遞公司進(jìn)行郵寄。確保郵寄過(guò)程的安全性和可跟蹤性。3.郵寄內(nèi)容：在郵寄文件時(shí)，應(yīng)將文件妥善封裝，并在郵件封面清晰填寫(xiě)送達(dá)對(duì)象的姓名、地址、聯(lián)系電話等信息。同時(shí)，應(yīng)在郵件內(nèi)附上文件清單，注明所寄文件的名稱、份數(shù)等內(nèi)容。4.簽收要求：送達(dá)人應(yīng)保留郵寄憑證，如郵政掛號(hào)信收據(jù)、快遞單號(hào)等。待郵件顯示簽收后，應(yīng)及時(shí)核實(shí)簽收情況。如發(fā)現(xiàn)簽收異常，如非送達(dá)對(duì)象本人簽收或簽收時(shí)間異常等，應(yīng)及時(shí)與快遞公司聯(lián)系，查明原因，并采取相應(yīng)措施。（三）電子送達(dá)1.適用情形：經(jīng)送達(dá)對(duì)象同意，可采用電子方式送達(dá)文件。如通過(guò)電子郵件、即時(shí)通訊工具等發(fā)送通知、合同文件等電子文檔。2.送達(dá)要求：以電子郵件送達(dá)時(shí)，應(yīng)確保郵件內(nèi)容完整、清晰，并在郵件主題中注明文件名稱及重要性。發(fā)送郵件后，應(yīng)保留郵件發(fā)送記錄，包括郵件發(fā)送時(shí)間、收件人郵箱地址等信息。如使用即時(shí)通訊工具送達(dá)，應(yīng)在聊天記錄中明確發(fā)送的文件內(nèi)容，并要求接收人確認(rèn)收到。同時(shí)，應(yīng)注意電子文檔的格式兼容性，確保接收人能夠正常打開(kāi)和查看文件。3.確認(rèn)方式：送達(dá)對(duì)象應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)回復(fù)確認(rèn)收到電子文件，回復(fù)方式可采用電子郵件回復(fù)、即時(shí)通訊工具消息確認(rèn)等。對(duì)于重要文件，還可要求送達(dá)對(duì)象通過(guò)電子簽名等方式確認(rèn)文件內(nèi)容。（四）留置送達(dá)1.適用情形：受送達(dá)人拒絕簽收時(shí)，可采用留置送達(dá)方式。例如，在向客戶送達(dá)法律文書(shū)時(shí)，客戶拒絕簽收。2.留置地點(diǎn)：應(yīng)選擇受送達(dá)人住所或經(jīng)常居住地的合適地點(diǎn)進(jìn)行留置。留置地點(diǎn)應(yīng)具有見(jiàn)證人員，如社區(qū)工作人員、鄰居等。3.留置記錄：送達(dá)人應(yīng)在留置現(xiàn)場(chǎng)填寫(xiě)留置送達(dá)記錄，詳細(xì)記錄留置時(shí)間、地點(diǎn)、送達(dá)文件內(nèi)容、見(jiàn)證人員姓名及聯(lián)系方式等信息。見(jiàn)證人員應(yīng)在記錄上簽字確認(rèn)。留置送達(dá)記錄應(yīng)妥善保存，作為送達(dá)行為的有效證據(jù)。（五）公告送達(dá)1.適用情形：在受送達(dá)人下落不明，或者用其他方式無(wú)法送達(dá)的情況下，可采用公告送達(dá)方式。如向失聯(lián)的客戶、合作伙伴送達(dá)重要法律文書(shū)等。2.公告平臺(tái)：應(yīng)選擇在國(guó)家規(guī)定的公告平臺(tái)上進(jìn)行公告，如人民法院公告網(wǎng)、省級(jí)以上報(bào)紙等。公告內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、完整地寫(xiě)明送達(dá)對(duì)象的基本信息、送達(dá)文件的名稱及主要內(nèi)容等。3.公告期限：根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定，公告送達(dá)的期限一般為六十日。公告期滿，即視為送達(dá)。送達(dá)人應(yīng)保留公告憑證，如公告發(fā)布截圖、報(bào)紙公告版面等，作為送達(dá)行為的有效證據(jù)。三、送達(dá)程序（一）文件準(zhǔn)備1.起草審核：文件起草部門(mén)應(yīng)確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、清晰、合法合規(guī)。文件起草完成后，應(yīng)按照公司/組織內(nèi)部審批流程進(jìn)行審核，審核通過(guò)后方可進(jìn)行送達(dá)程序。2.編號(hào)登記：對(duì)即將送達(dá)的文件進(jìn)行編號(hào)登記，建立文件送達(dá)臺(tái)賬。臺(tái)賬應(yīng)記錄文件編號(hào)、文件名稱、送達(dá)對(duì)象、送達(dá)方式、送達(dá)時(shí)間等信息，以便于查詢和管理。（二）送達(dá)實(shí)施1.直接送達(dá)：送達(dá)人應(yīng)提前與送達(dá)對(duì)象預(yù)約送達(dá)時(shí)間，確保送達(dá)時(shí)接收人能夠在場(chǎng)。送達(dá)過(guò)程中，應(yīng)按照簽收要求進(jìn)行操作，確保簽收手續(xù)完備。2.郵寄送達(dá)：送達(dá)人應(yīng)根據(jù)文件的重要性和緊急程度選擇合適的郵寄方式，并按照郵寄要求填寫(xiě)郵件信息和封裝文件。郵寄后，應(yīng)及時(shí)跟蹤?quán)]件送達(dá)情況，直至確認(rèn)簽收。3.電子送達(dá)：送達(dá)人應(yīng)在獲得送達(dá)對(duì)象同意后，按照電子送達(dá)要求進(jìn)行操作。發(fā)送電子文件后，應(yīng)及時(shí)提醒送達(dá)對(duì)象確認(rèn)收到，并保留相關(guān)確認(rèn)記錄。4.留置送達(dá)：送達(dá)人在實(shí)施留置送達(dá)前，應(yīng)提前告知受送達(dá)人送達(dá)事宜，并邀請(qǐng)見(jiàn)證人員到場(chǎng)。留置送達(dá)過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格按照留置記錄要求進(jìn)行填寫(xiě)和簽字確認(rèn)。5.公告送達(dá)：送達(dá)人應(yīng)按照公告平臺(tái)的要求準(zhǔn)備公告內(nèi)容，并及時(shí)發(fā)布公告。公告發(fā)布后，應(yīng)定期關(guān)注公告平臺(tái)，確保公告信息的準(zhǔn)確性和完整性。（三）送達(dá)確認(rèn)1.簽收確認(rèn)：對(duì)于直接送達(dá)、郵寄送達(dá)、電子送達(dá)等方式，送達(dá)人應(yīng)在送達(dá)后及時(shí)要求接收人進(jìn)行簽收確認(rèn)。簽收確認(rèn)方式應(yīng)符合本制度規(guī)定的要求，簽收記錄應(yīng)妥善保存。2.反饋跟蹤：送達(dá)人應(yīng)及時(shí)跟蹤送達(dá)情況，如發(fā)現(xiàn)送達(dá)對(duì)象未按時(shí)簽收或存在其他異常情況，應(yīng)及時(shí)與送達(dá)對(duì)象溝通聯(lián)系，查明原因，并采取相應(yīng)措施。對(duì)于重要文件的送達(dá)，應(yīng)定期向相關(guān)負(fù)責(zé)人反饋送達(dá)情況，確保文件能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地送達(dá)至送達(dá)對(duì)象手中。四、送達(dá)記錄與檔案管理（一）送達(dá)記錄1.記錄內(nèi)容：每次送達(dá)行為均應(yīng)詳細(xì)記錄，記錄內(nèi)容包括送達(dá)日期、送達(dá)方式、送達(dá)對(duì)象姓名或名稱、送達(dá)地址、聯(lián)系電話、文件名稱及份數(shù)、簽收情況（簽收人姓名、簽收日期、簽字樣式等）、留置送達(dá)情況（留置時(shí)間、地點(diǎn)、見(jiàn)證人員等）、公告送達(dá)情況（公告平臺(tái)、公告日期、公告內(nèi)容等）等。2.記錄方式：送達(dá)記錄可采用紙質(zhì)記錄或電子記錄方式。紙質(zhì)記錄應(yīng)使用專用的送達(dá)記錄簿，按照時(shí)間順序依次記錄每次送達(dá)行為；電子記錄可使用公司/組織內(nèi)部的文檔管理系統(tǒng)或電子表格進(jìn)行記錄，確保記錄信息的完整性和可查詢性。（二）檔案管理1.檔案整理：送達(dá)記錄應(yīng)定期進(jìn)行整理歸檔，按照送達(dá)對(duì)象、送達(dá)時(shí)間等分類存放。對(duì)于涉及重要事項(xiàng)或法律糾紛的送達(dá)檔案，應(yīng)單獨(dú)建立卷宗，進(jìn)行重點(diǎn)管理。2.檔案保存期限：送達(dá)檔案的保存期限應(yīng)根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和公司/組織內(nèi)部規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，重要文件的送達(dá)檔案應(yīng)保存較長(zhǎng)時(shí)間，以滿足可能出現(xiàn)的查詢、追溯、法律糾紛等需求。3.檔案查閱：因工作需要查閱送達(dá)檔案時(shí)，應(yīng)按照公司/組織內(nèi)部檔案查閱流程進(jìn)行申請(qǐng)和審批。查閱人員應(yīng)遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自復(fù)印、涂改、銷毀檔案內(nèi)容。查閱后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案，并做好查閱記錄。五、監(jiān)督與責(zé)任（一）監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督：公司/組織內(nèi)部應(yīng)建立健全送達(dá)程序監(jiān)督機(jī)制，由專門(mén)部門(mén)或人員對(duì)送達(dá)行為進(jìn)行定期檢查和不定期抽查。檢查內(nèi)容包括送達(dá)記錄的完整性、送達(dá)方式的合規(guī)性、簽收手續(xù)的完備性等。2.外部監(jiān)督：對(duì)于涉及法律事務(wù)的送達(dá)行為，應(yīng)接受司法機(jī)關(guān)等外部機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查。公司/組織應(yīng)積極配合外部監(jiān)督機(jī)構(gòu)的工作，如實(shí)提供送達(dá)檔案和相關(guān)資料，確保送達(dá)行為合法合規(guī)。（二）責(zé)任追究1.違規(guī)責(zé)任：對(duì)于違反本制度規(guī)定的送達(dá)行為，如未按照規(guī)定方式送達(dá)、送達(dá)記錄不完整、簽收手續(xù)不完備等，應(yīng)視情節(jié)輕重追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。責(zé)任人可能面臨批評(píng)教育、績(jī)效扣分、經(jīng)濟(jì)處罰等處理措施。2.法律責(zé)任：如因送達(dá)程序違規(guī)導(dǎo)致公司/組織遭受經(jīng)濟(jì)損失或法律風(fēng)險(xiǎn)的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)依法承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。構(gòu)成犯罪的，將依法追究刑事責(zé)任。六、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司/組織[具體部門(mén)]負(fù)