PAGE商品調撥制度規(guī)范一、總則（一）目的為了加強公司商品調撥管理，規(guī)范商品調撥流程，確保商品在公司內部各部門、各分支機構之間的合理調配，提高商品流轉效率，降低庫存成本，保障公司業(yè)務的正常運營，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分公司、辦事處、門店等涉及商品調撥業(yè)務的所有部門和人員。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：商品調撥活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關標準，確保調撥過程合法合規(guī)。2.準確性原則：調撥信息要準確無誤，包括商品名稱、規(guī)格、數量、價格、來源、去向等，避免因信息錯誤導致的業(yè)務混亂和損失。3.及時性原則：根據業(yè)務需求及時進行商品調撥，保證商品能夠快速、順暢地流轉到需要的地方，滿足市場供應和客戶需求。4.合理性原則：綜合考慮庫存狀況、銷售情況、運輸成本等因素，合理安排商品調撥，優(yōu)化資源配置，降低運營成本。5.責任明確原則：明確商品調撥過程中各環(huán)節(jié)的責任主體，做到責任清晰，便于追溯和管理。二、商品調撥的組織與職責（一）商品調撥管理部門公司設立專門的商品調撥管理部門，負責統(tǒng)籌協(xié)調公司內部的商品調撥工作。其主要職責包括：1.制定和完善商品調撥制度規(guī)范，并監(jiān)督執(zhí)行。2.匯總分析各部門的商品需求和庫存情況，編制商品調撥計劃。3.審核商品調撥申請，協(xié)調相關部門進行調撥操作。4.跟蹤商品調撥進度，及時解決調撥過程中出現的問題。5.定期對商品調撥數據進行統(tǒng)計分析，為公司決策提供依據。（二）需求部門各分公司、辦事處、門店等作為商品需求部門，負責根據市場銷售情況和客戶需求，及時向商品調撥管理部門提交商品調撥申請。其職責包括：1.準確預測本部門的商品需求，提前做好需求計劃。2.詳細填寫商品調撥申請表，注明所需商品的名稱、規(guī)格、數量、預計到貨時間等信息。3.配合商品調撥管理部門和調出部門進行商品調撥的相關工作，如驗收、入庫等。（三）調出部門公司內部持有庫存商品的部門為調出部門，負責按照商品調撥管理部門的指令，及時、準確地將商品調出。其職責包括：1.根據商品調撥通知單，組織人員進行商品的分揀、包裝等準備工作。2.確保調出商品的質量合格，數量準確，并按時發(fā)貨。3.辦理商品出庫手續(xù)，提供相關出庫憑證。4.協(xié)助需求部門做好商品的驗收工作。（四）物流部門物流部門負責商品調撥過程中的運輸配送工作。其職責包括：1.根據商品調撥管理部門的安排，選擇合適的運輸方式和物流公司。2.確保商品在運輸過程中的安全，防止商品損壞、丟失等情況發(fā)生。3.及時跟蹤運輸進度，向商品調撥管理部門反饋運輸信息。4.協(xié)助需求部門做好商品的接貨工作。三、商品調撥流程（一）調撥申請1.需求部門應定期（至少每周一次）對本部門的商品庫存進行盤點，結合市場銷售趨勢和客戶訂單情況，預測商品需求。2.根據預測結果，需求部門填寫《商品調撥申請表》，詳細列出所需商品的名稱、規(guī)格、型號、數量、預計到貨時間等信息，并說明調撥原因。3.《商品調撥申請表》由需求部門負責人簽字確認后，提交至商品調撥管理部門。（二）申請審核1.商品調撥管理部門收到《商品調撥申請表》后，立即對申請內容進行審核。審核內容包括：需求部門的庫存狀況、當前市場需求情況、申請調撥商品的合理性等。2.對于審核通過的申請，商品調撥管理部門根據公司整體庫存分布情況，確定調出部門，并下達《商品調撥通知單》。通知單應明確調撥商品的詳細信息、調出部門、調入部門、預計發(fā)貨時間等。3.對于審核不通過的申請，商品調撥管理部門應及時與需求部門溝通，說明原因，并要求其重新調整申請或提供補充資料。（三）調出準備1.調出部門收到《商品調撥通知單》后，安排專人負責商品的調出準備工作。2.對擬調出的商品進行盤點，核實商品的數量、質量、規(guī)格等是否與通知單一致。如發(fā)現問題，應及時與商品調撥管理部門溝通解決。3.根據商品的特性和運輸要求，對商品進行妥善包裝，確保在運輸過程中不受損壞。4.準備好相關的出庫憑證，如發(fā)貨單、提貨單等。（四）商品發(fā)貨1.調出部門在完成商品調出準備工作后，按照《商品調撥通知單》指定的時間和方式發(fā)貨。發(fā)貨時，應確保商品的數量準確、包裝完好，并附上相關的發(fā)貨清單。2.物流部門負責安排運輸車輛或物流公司將商品運往調入部門。在運輸過程中，應采取必要的防護措施，如防潮、防震、防盜等，確保商品安全運輸。3.物流部門應及時向商品調撥管理部門反饋商品的發(fā)貨時間、運輸方式、預計到達時間等信息。（五）商品接收1.調入部門在收到商品前，應做好接收準備工作，包括安排驗收場地、準備驗收工具等。2.商品到達后，調入部門應按照相關標準和流程對商品進行驗收。驗收內容包括商品的數量、質量、規(guī)格、型號等是否與發(fā)貨清單和調撥通知單一致。3.如發(fā)現商品存在數量短缺、質量問題或其他不符情況，調入部門應及時與調出部門和物流部門聯(lián)系，協(xié)商解決辦法。對于質量問題，應按照公司質量管理規(guī)定進行處理。4.驗收合格后，調入部門辦理商品入庫手續(xù)，并填寫《商品入庫單》，注明商品的實際入庫數量、規(guī)格、型號等信息。《商品入庫單》由調入部門負責人簽字確認后，一份留存，一份交調出部門，一份交商品調撥管理部門。（六）調撥記錄與結算1.商品調撥管理部門應建立完整的商品調撥記錄臺賬，詳細記錄每一筆調撥業(yè)務的申請時間、審核結果、調出部門、調入部門、商品名稱、規(guī)格、數量、發(fā)貨時間、到貨時間、運輸方式等信息。2.財務部門根據商品調撥記錄和相關憑證，定期進行賬務處理，確保商品調撥業(yè)務的財務數據準確無誤。涉及內部結算的，按照公司內部結算規(guī)定進行結算。3.每月末，商品調撥管理部門應將本月的商品調撥情況進行匯總分析，形成報告提交給公司管理層，為公司決策提供參考依據。四、庫存管理與監(jiān)控（一）庫存盤點1.公司定期（至少每月一次）對各部門的商品庫存進行全面盤點，確保庫存數量的準確性。2.盤點工作由商品調撥管理部門組織，各部門配合實施。盤點人員應認真核對商品的實際數量、規(guī)格、型號、質量等與庫存記錄是否一致。3.盤點結束后，盤點人員應填寫《庫存盤點表》，詳細記錄盤點結果。如發(fā)現賬實不符情況，應及時查明原因，并填寫《庫存差異報告》，說明差異的具體情況、產生原因及處理建議。4.《庫存差異報告》經相關部門負責人簽字確認后，提交至商品調撥管理部門。商品調撥管理部門根據報告內容，組織相關人員進行調查處理，并及時調整庫存記錄。（二）庫存監(jiān)控1.商品調撥管理部門應建立庫存監(jiān)控系統(tǒng)，實時跟蹤各部門的商品庫存動態(tài)。通過設定庫存預警指標，如最低庫存、最高庫存、安全庫存等，及時發(fā)現庫存異常情況。2.當庫存數量接近或超出預警指標時，庫存監(jiān)控系統(tǒng)自動發(fā)出預警信息，提醒相關部門采取相應措施。如增加采購、加快銷售、進行內部調撥等。3.各部門應密切關注庫存監(jiān)控信息，及時調整商品庫存水平，確保庫存合理，避免因庫存積壓或缺貨導致的損失。（三）庫存調整1.根據市場需求變化、銷售情況、庫存盤點結果等因素，商品調撥管理部門有權對公司整體庫存進行調整。2.庫存調整包括庫存數量的增減、商品的移庫、庫存商品的報廢處理等。庫存調整應嚴格按照規(guī)定的流程進行審批和操作。3.對于因市場原因導致的庫存積壓商品，商品調撥管理部門應會同相關部門制定促銷方案或處理措施，盡快減少庫存積壓。4.對于因質量問題、過期等原因需要報廢處理的庫存商品，應按照公司資產報廢管理規(guī)定進行申報、審批和處理，并做好相關記錄。五、特殊情況處理（一）緊急調撥1.在遇到緊急業(yè)務需求時，如突發(fā)市場訂單、客戶急需商品等，需求部門可向商品調撥管理部門提出緊急商品調撥申請。2.商品調撥管理部門接到緊急申請后，應立即啟動應急處理程序，優(yōu)先審核申請，并協(xié)調相關部門在最短時間內完成商品調撥。3.緊急調撥過程中，各部門應打破常規(guī)流程，簡化手續(xù)，確保商品能夠快速調出和調入。同時，要做好相關記錄，以便后續(xù)進行追溯和總結。（二）調撥過程中的問題處理1.在商品調撥過程中，如出現運輸延誤、商品損壞、丟失、數量不符等問題，責任部門應及時采取措施進行處理，并向商品調撥管理部門報告。2.對于運輸延誤問題，物流部門應與物流公司溝通協(xié)調，查明原因，催促盡快發(fā)貨，并向需求部門說明預計到貨時間。3.對于商品損壞、丟失問題，責任部門應按照公司相關規(guī)定進行賠償處理，并及時補充相應商品。同時，要對問題進行調查分析，采取措施防止類似問題再次發(fā)生。4.對于數量不符問題，調出部門和調入部門應共同核對發(fā)貨清單和驗收記錄，查明原因。如因工作失誤導致的，應及時糾正；如因其他原因導致的，應協(xié)商解決辦法，并做好記錄。（三）跨區(qū)域調撥1.涉及跨區(qū)域的商品調撥業(yè)務，除遵守本制度規(guī)范外，還應考慮不同地區(qū)的政策法規(guī)、物流條件、市場差異等因素。2.對于跨區(qū)域調撥的商品，應按照當地稅務法規(guī)要求，辦理相關稅務手續(xù)，確保稅務合規(guī)。3.在物流運輸方面，要根據不同地區(qū)的距離、交通狀況等選擇合適的運輸方式和路線，確保商品能夠安全、及時送達。同時，要關注不同地區(qū)的物流成本差異，合理控制運輸費用。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司建立商品調撥業(yè)務監(jiān)督機制，定期對商品調撥流程的執(zhí)行情況進行檢查和監(jiān)督。監(jiān)督內容包括調撥申請的審核、調出準備、商品發(fā)貨、接收驗收、記錄與結算等環(huán)節(jié)。2.商品調撥管理部門負責對各部門的商品調撥工作進行日常監(jiān)督，及時發(fā)現和糾正不規(guī)范行為。對于發(fā)現的問題，應要求責任部門限期整改，并跟蹤整改情況。3.內部審計部門定期對商品調撥業(yè)務進行專項審計，檢查制度執(zhí)行的有效性、財務數據的準確性、業(yè)務流程的合規(guī)性等方面。對于審計發(fā)現的問題，提出審計意見和建議，督促相關部門進行整改。（二）考核指標1.為確保商品調撥制度的有效執(zhí)行，公司制定以下考核指標對相關部門進行考核：調撥申請準確率：考核需求部門提交的商品調撥申請信息的準確程度，計算公式為：（準確申請次數÷申請總次數）×100%。調撥及時率：考核商品從申請到調入部門入庫的時間是否及時，計算公式為：（按時完成調撥次數÷調撥總次數）×100%。庫存準確率：考核各部門庫存數量與系統(tǒng)記錄的相符程度，計算公式為：（賬實相符庫存金額÷庫存總金額）×100%。運輸損壞率：考核商品在運輸過程中的損壞情況，計算公式為：（運輸損壞商品數量÷運輸商品總數量）×100%。2.考核周期為季度，每季度末由商品調撥管理部門根據各部門的工作表現，按照考核指標進行評分，并將考核結果提交至公司人力資源部門。（三）獎懲措施1.根據考核結果，對在商品調撥工作中表現優(yōu)秀的部門和個人給予獎勵。獎勵方式包括但不限于獎金、榮譽證書、晉升機會等。2.對于考核不達標或違反商品調撥