PAGE科室印章制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)科室印章管理，規(guī)范印章使用流程，維護(hù)科室及公司/組織的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于[公司/組織名稱]各科室所使用的各類印章，包括但不限于行政章、業(yè)務(wù)章、財(cái)務(wù)章等。（三）印章定義1.行政章：用于以科室名義對(duì)外發(fā)布正式文件、信函、證明等，代表科室行使行政管理職能。2.業(yè)務(wù)章：根據(jù)科室業(yè)務(wù)特點(diǎn)，用于特定業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的文件簽署、合同簽訂、資質(zhì)證明等，體現(xiàn)科室業(yè)務(wù)活動(dòng)的專業(yè)性和權(quán)威性。3.財(cái)務(wù)章：專門用于財(cái)務(wù)相關(guān)事務(wù)，如票據(jù)開具、資金收付、財(cái)務(wù)報(bào)表蓋章等，確保財(cái)務(wù)工作的準(zhǔn)確性和合法性。二、印章的刻制與啟用（一）印章刻制1.科室因工作需要刻制印章時(shí)，應(yīng)填寫《印章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明印章名稱、用途、樣式等信息，并經(jīng)科室負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)上級(jí)主管部門審批。2.上級(jí)主管部門批準(zhǔn)后，由專人負(fù)責(zé)到公安機(jī)關(guān)指定的具有資質(zhì)的印章刻制單位進(jìn)行刻制?？讨七^程中，應(yīng)嚴(yán)格監(jiān)督印章的質(zhì)量和規(guī)格，確保符合相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。3.印章刻制完成后，刻制單位應(yīng)提供印章印模，并將印章及印模一并交科室專人簽收。簽收人應(yīng)仔細(xì)核對(duì)印章外觀、尺寸、文字等是否與申請(qǐng)一致，并在《印章刻制登記表》上簽字確認(rèn)。（二）印章啟用1.新印章啟用前，科室應(yīng)填寫《印章啟用申請(qǐng)表》，明確啟用日期、使用范圍等內(nèi)容，并附上印章印模。經(jīng)科室負(fù)責(zé)人、上級(jí)主管部門審核批準(zhǔn)后，方可正式啟用。2.印章啟用時(shí)，應(yīng)進(jìn)行登記備案，記錄印章啟用時(shí)間、啟用范圍、保管人等信息。同時(shí)，應(yīng)將印章啟用信息及時(shí)通知相關(guān)部門和人員，確保各方知曉印章的啟用情況。3.對(duì)于新啟用的印章，應(yīng)在顯著位置留存印樣，以便日后核對(duì)和識(shí)別。印樣應(yīng)包括印章的正面、側(cè)面等不同角度的清晰圖像，并注明印章名稱、啟用日期等信息。印樣應(yīng)妥善保管，一般由科室檔案管理人員負(fù)責(zé)保存，保存期限根據(jù)公司/組織規(guī)定執(zhí)行。三、印章的保管（一）保管原則1.印章保管應(yīng)遵循“專人專管、安全保密”的原則，確保印章存放安全，防止印章被盜用、丟失或損壞。2.印章保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識(shí)，不得擅自將印章交予他人保管或使用。（二）保管人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)印章的日常保管，確保印章存放于安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜、專用印章盒等，并妥善保管鑰匙或密碼。2.嚴(yán)格按照印章使用流程進(jìn)行用印登記，對(duì)每一次用印情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括用印日期、用印文件名稱、用印人、審批人等信息。3.定期檢查印章的使用情況，如發(fā)現(xiàn)印章磨損、損壞或字跡不清等問題，應(yīng)及時(shí)報(bào)告科室負(fù)責(zé)人，并按照規(guī)定進(jìn)行更換或修復(fù)。4.未經(jīng)批準(zhǔn)，不得私自使用印章或在空白紙張、文件上加蓋印章。5.在印章保管期間，如遇印章丟失、被盜等緊急情況，應(yīng)立即報(bào)告科室負(fù)責(zé)人和上級(jí)主管部門，并采取必要的措施，如登報(bào)聲明、掛失等，以防止不良后果的發(fā)生。（三）印章存放地點(diǎn)1.行政章、財(cái)務(wù)章等重要印章應(yīng)存放在科室負(fù)責(zé)人指定的安全場(chǎng)所，一般為保險(xiǎn)柜，并配備專人保管鑰匙。保險(xiǎn)柜應(yīng)放置在有安全防護(hù)措施的房間內(nèi)，如安裝監(jiān)控設(shè)備、門禁系統(tǒng)等。2.業(yè)務(wù)章根據(jù)使用頻率和業(yè)務(wù)需求，可存放在科室內(nèi)部相對(duì)安全的地方，但應(yīng)確保印章存放有序，便于查找和使用。同時(shí)，應(yīng)建立相應(yīng)的登記制度，記錄業(yè)務(wù)章的存放位置和使用情況。3.印章存放地點(diǎn)應(yīng)保持清潔、干燥，避免印章受潮、生銹或損壞。四、印章的使用（一）使用流程1.申請(qǐng)：用印人需填寫《印章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明用印事由、用印文件名稱、用印份數(shù)等信息，并簽字確認(rèn)。申請(qǐng)表應(yīng)按照科室內(nèi)部審批流程，依次提交相關(guān)人員審批。2.審批：審批人應(yīng)根據(jù)用印事項(xiàng)的性質(zhì)、重要程度等進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保用印內(nèi)容符合法律法規(guī)、公司/組織規(guī)定及科室業(yè)務(wù)要求。審批通過后，在《印章使用申請(qǐng)表》上簽字批準(zhǔn)。3.用印：印章保管人員根據(jù)批準(zhǔn)后的《印章使用申請(qǐng)表》，在用印文件上加蓋印章。加蓋印章時(shí)，應(yīng)確保印章清晰、端正，位置準(zhǔn)確，并與用印文件內(nèi)容相符。同時(shí)，應(yīng)在用印登記表上記錄用印時(shí)間、用印人、審批人等信息。4.登記：用印完成后，印章保管人員應(yīng)及時(shí)將《印章使用申請(qǐng)表》及用印文件進(jìn)行歸檔保存，以備查閱。用印登記表應(yīng)定期整理、核對(duì)，確保記錄準(zhǔn)確無誤。（二）使用范圍1.行政章：用于以科室名義發(fā)布的正式文件、通知、函件、報(bào)告、證明等；代表科室與外部單位簽訂的合同、協(xié)議等；科室內(nèi)部的重要文件、資料等的蓋章確認(rèn)。2.業(yè)務(wù)章：根據(jù)科室業(yè)務(wù)特點(diǎn)，用于特定業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的文件簽署，如項(xiàng)目合同、業(yè)務(wù)往來信函、資質(zhì)證書、產(chǎn)品質(zhì)量證明等；與業(yè)務(wù)相關(guān)的報(bào)表、單據(jù)、憑證等的蓋章；業(yè)務(wù)活動(dòng)中的其他需要蓋章確認(rèn)的事項(xiàng)。3.財(cái)務(wù)章：專門用于財(cái)務(wù)相關(guān)事務(wù)，如財(cái)務(wù)報(bào)表蓋章、票據(jù)開具（如發(fā)票、收據(jù)等）、資金收付憑證蓋章、銀行賬戶預(yù)留印鑒等。（三）禁止使用情況1.未經(jīng)審批的文件、事項(xiàng)不得使用印章。2.空白紙張、空白合同、空白介紹信等不得加蓋印章。特殊情況確需加蓋空白印章的，必須經(jīng)科室負(fù)責(zé)人及上級(jí)主管部門批準(zhǔn)，并嚴(yán)格登記備案，明確使用范圍和期限。3.涉及違法違規(guī)、損害公司/組織利益的文件或事項(xiàng)不得使用印章。五、印章的停用與銷毀（一）停用1.印章因機(jī)構(gòu)變更、業(yè)務(wù)調(diào)整、印章?lián)p壞等原因不再使用時(shí)，應(yīng)由科室填寫《印章停用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明停用原因、停用日期等信息，并經(jīng)科室負(fù)責(zé)人、上級(jí)主管部門審核批準(zhǔn)后，辦理停用手續(xù)。2.印章停用后，保管人員應(yīng)立即將印章收回，并妥善保管。同時(shí)，應(yīng)在印章使用登記薄上注明停用日期，并停止該印章的使用登記。3.科室應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門和人員印章停用的情況，確保各方不再使用該印章。對(duì)于因印章停用可能影響到的業(yè)務(wù)流程、文件往來等，應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整和說明。（二）銷毀1.經(jīng)批準(zhǔn)停用的印章，應(yīng)由科室指定專人負(fù)責(zé)銷毀。銷毀前，應(yīng)填寫《印章銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)科室負(fù)責(zé)人、上級(jí)主管部門審核簽字后，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。2.印章銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保印章無法恢復(fù)使用。一般可采用粉碎、焚燒等物理方法進(jìn)行銷毀，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、銷毀方式、監(jiān)銷人等信息。3.銷毀完成后，監(jiān)銷人應(yīng)在《印章銷毀申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)，并將銷毀記錄作為檔案資料妥善保存。保存期限根據(jù)公司/組織規(guī)定執(zhí)行。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司/組織設(shè)立印章管理監(jiān)督小組，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成，負(fù)責(zé)對(duì)各科室印章管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行定期檢查和不定期抽查。2.監(jiān)督小組應(yīng)制定詳細(xì)的檢查計(jì)劃和標(biāo)準(zhǔn)，明確檢查內(nèi)容、方法和頻率。檢查內(nèi)容包括印章的保管情況、使用流程的執(zhí)行情況、用印登記記錄的完整性等。（二）違規(guī)處理1.對(duì)于違反印章管理制度的行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰措施包括批評(píng)教育、警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。2.因印章使用不當(dāng)給科室或公司/組織造成經(jīng)濟(jì)損失或不良影響的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任，并按照公司/組織規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。3.如發(fā)現(xiàn)印章被盜用、冒用等違法違規(guī)行為，應(yīng)立即采取措施，如向公安機(jī)關(guān)報(bào)案、通知相關(guān)部門和