PAGE財務文員工作規(guī)范制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司財務文員的工作行為，提高財務工作效率，確保財務信息的準確性和安全性，特制定本工作規(guī)范制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有財務文員崗位。（三）職責與權限1.職責負責公司日常財務數據的記錄、整理和核對工作。協助財務主管完成各類財務報表的編制和報送。處理公司日常費用報銷、付款等財務事務。負責財務文件、憑證的整理、歸檔和保管。協助進行財務審計、稅務申報等相關工作。2.權限在職責范圍內，有權獲取必要的財務信息和文件資料。對不符合財務規(guī)定的業(yè)務操作，有權提出質疑并拒絕執(zhí)行。二、財務文員日常工作規(guī)范（一）考勤與請假1.嚴格遵守公司的考勤制度，按時上下班，不得遲到、早退或曠工。2.如需請假，應提前按照公司規(guī)定填寫請假申請，經批準后方可離崗。請假期間應做好工作交接，確保工作的正常進行。（二）工作紀律1.遵守公司的各項規(guī)章制度，保守公司財務機密，不得泄露公司財務信息。2.在工作時間內，應專注于工作，不得從事與工作無關的事情，如玩游戲、瀏覽無關網站等。3.對待工作認真負責，嚴謹細致，不得敷衍了事、弄虛作假。（三）辦公環(huán)境與設備管理1.保持辦公區(qū)域的整潔衛(wèi)生，文件、辦公用品擺放整齊有序。2.愛護辦公設備，如電腦、打印機、復印機等，定期進行維護和保養(yǎng)，發(fā)現問題及時報告并協助維修。3.妥善保管個人辦公設備及相關物品，不得隨意轉借他人。三、財務數據記錄規(guī)范（一）原始憑證審核1.對各類原始憑證進行嚴格審核，確保憑證的真實性、合法性、完整性和準確性。2.審核內容包括：憑證日期、憑證編號、經濟業(yè)務內容摘要、金額、填制單位名稱、填制人姓名、經辦人員簽名或蓋章、接受憑證單位名稱等。3.對于不符合要求的原始憑證，應及時與相關人員溝通，要求其補充或更正；對于不真實、不合法的原始憑證，有權不予受理，并向財務主管報告。（二）記賬憑證編制1.根據審核無誤的原始憑證，按照會計制度規(guī)定的會計科目和記賬規(guī)則編制記賬憑證。2.記賬憑證應內容完整，摘要清晰，借貸方科目準確，金額計算正確，并注明所附原始憑證張數。3.編制記賬憑證時，應遵循先借后貸、借貸平衡的原則，不得編制多借多貸的記賬憑證。對于復雜的經濟業(yè)務，可編制多借一貸或一借多貸的記賬憑證。4.記賬憑證編制完成后，應進行自審，確保無誤后交財務主管審核。（三）賬簿登記1.根據審核后的記賬憑證，及時登記各類賬簿，包括總賬、明細賬、日記賬等。2.賬簿登記應做到數字準確、摘要清楚、登記及時、字跡工整。3.總賬應按照科目匯總表或記賬憑證匯總表進行登記，明細賬應根據記賬憑證逐筆登記，日記賬應按照經濟業(yè)務發(fā)生的時間順序逐日逐筆登記。4.每登記完一筆業(yè)務，應在記賬憑證上注明賬簿的頁數或做出已記賬的標記，避免重記、漏記。5.定期對賬簿進行核對，確保賬賬相符、賬證相符、賬實相符。發(fā)現賬簿記錄有誤時，應按照規(guī)定的更正方法進行更正。四、財務報表編制規(guī)范（一）報表種類與編制要求1.財務文員應協助財務主管編制公司月度、季度、年度財務報表，包括資產負債表、利潤表、現金流量表等。2.資產負債表應反映公司在某一特定日期的財務狀況，按照資產、負債和所有者權益的類別分項列示。3.利潤表應反映公司在一定會計期間的經營成果，按照收入、費用和利潤的構成項目分項列示。4.現金流量表應反映公司在一定會計期間現金和現金等價物流入和流出的情況，按照經營活動、投資活動和籌資活動的現金流量分類分項列示。5.財務報表的編制應遵循會計準則和相關會計制度的規(guī)定，數據準確、內容完整、格式規(guī)范。（二）數據收集與整理1.在編制財務報表前，應收集、整理各類相關財務數據，包括賬簿記錄、原始憑證、統(tǒng)計資料等。2.對收集到的數據進行核對和分析，確保數據的準確性和一致性。如發(fā)現數據存在差異或問題，應及時查明原因并進行調整。3.根據報表編制要求，對相關數據進行分類、匯總和計算，形成報表所需的各項指標。（三）報表編制與審核1.根據整理好的數據，按照規(guī)定的報表格式和編制方法編制財務報表。2.報表編制完成后，應進行自審，檢查報表數據的準確性、邏輯關系的合理性以及報表格式的規(guī)范性。3.將編制好的財務報表交財務主管審核，財務主管應認真審核報表內容，提出修改意見，財務文員應根據審核意見及時進行修改和完善。4.審核通過后的財務報表應加蓋公司財務專用章，并由相關負責人簽字確認。五、費用報銷管理規(guī)范（一）報銷流程1.員工填寫費用報銷單，詳細注明費用發(fā)生的日期、事由、金額等，并附上相關原始憑證。2.將填寫完整的費用報銷單提交給部門負責人審批，部門負責人應審核費用的真實性、合理性和必要性，并簽字確認。3.部門負責人審批通過后，將費用報銷單交財務文員進行審核。財務文員應按照公司費用報銷制度對報銷單及原始憑證進行審核，重點審核報銷金額是否符合規(guī)定、報銷憑證是否齊全有效等。4.財務文員審核無誤后，將費用報銷單提交給財務主管審批。財務主管根據公司財務狀況和相關規(guī)定進行審批。5.財務主管審批通過后，由財務文員按照公司付款流程進行付款。（二）報銷標準與范圍1.明確公司各項費用的報銷標準，如差旅費、業(yè)務招待費、辦公用品費等。報銷標準應符合公司實際情況和相關法律法規(guī)要求。2.規(guī)定費用報銷的范圍，明確哪些費用可以報銷，哪些費用不予報銷。如因個人原因發(fā)生的費用、違反公司規(guī)定的費用等不得報銷。（三）報銷憑證要求1.費用報銷必須提供真實、合法、有效的原始憑證，如發(fā)票、收據、報銷單等。2.發(fā)票應符合國家稅務部門的規(guī)定，具備發(fā)票號碼、開票日期、購買方名稱、銷售方名稱、商品或服務名稱、金額、稅率、稅額等要素，并加蓋發(fā)票專用章。3.對于無法取得發(fā)票的費用支出，應提供其他合法有效的憑證，如收據、合同等，并注明原因。4.報銷憑證應與費用報銷單內容相符，不得涂改、偽造。六、付款管理規(guī)范（一）付款申請與審批1.根據公司業(yè)務需要，由相關部門或人員填寫付款申請單，注明付款事由、金額、收款單位等信息。2.將付款申請單提交給部門負責人審批，部門負責人應審核付款事項的真實性、必要性和合規(guī)性，并簽字確認。3.部門負責人審批通過后，將付款申請單交財務文員進行審核。財務文員應審核付款申請單的填寫是否完整、付款金額是否準確、付款依據是否充分等。4.財務文員審核無誤后，將付款申請單提交給財務主管審批。財務主管根據公司資金狀況和相關規(guī)定進行審批。5.財務主管審批通過后，由財務文員按照公司付款流程安排付款。（二）付款方式與時間1.根據公司與收款單位的約定以及實際情況，選擇合適的付款方式，如支票、銀行轉賬、現金等。2.對于采用銀行轉賬方式付款的，應確保收款單位賬戶信息準確無誤，及時辦理轉賬手續(xù)，并保留轉賬憑證。3.按照公司規(guī)定的付款時間進行付款，不得提前或延遲付款。如因特殊情況需要調整付款時間，應提前與相關部門或人員溝通協調，并經批準后方可執(zhí)行。（三）付款記錄與核對1.對每一筆付款業(yè)務進行詳細記錄，包括付款日期、付款金額、收款單位、付款方式等信息。2.定期與銀行對賬單、收款單位進行核對，確保付款記錄的準確性和一致性。如發(fā)現付款記錄與實際情況不符，應及時查明原因并進行調整。七、財務文件與憑證管理規(guī)范（一）文件整理與歸檔1.對公司財務文件進行及時整理，包括財務制度、會計憑證、報表、審計報告、稅務資料等。2.按照文件的類別、時間順序等進行分類歸檔，建立清晰的檔案目錄，便于查找和使用。3.歸檔文件應保持完整、整潔，不得隨意涂改、損壞。（二）憑證裝訂與保管1.每月末，將本月的記賬憑證進行整理、裝訂。裝訂憑證應使用專用的憑證裝訂機，確保裝訂牢固、整齊美觀。2.在憑證封面上注明憑證所屬期間、憑證種類、起止號碼、憑證張數、會計主管、裝訂人員等信息。3.將裝訂好的憑證存放在專用的檔案柜中妥善保管，按照會計檔案保管期限的規(guī)定進行存放，防止憑證丟失、損壞或被盜。（三）文件查閱與借閱1.公司內部人員因工作需要查閱財務文件和憑證時，應填寫查閱申請表，經財務主管批準后方可查閱。查閱時應在指定地點進行，不得擅自將文件帶出或復印。2.外部單位或人員因審計、稅務檢查等原因需要查閱公司財務文件和憑證時，應出具相關證明文件，并經公司領導批準。查閱過程中應安排專人陪同，確保文件的安全。3.如需借閱財務文件和憑證，應填寫借閱申請表，注明借閱期限、用途等信息，經財務主管批準后方可借閱。借閱期限屆滿后，應及時歸還所借文件和憑證。八、財務審計與稅務申報協助規(guī)范（一）財務審計協助1.在公司接受外部審計時，財務文員應積極協助審計人員開展工作，提供所需的財務資料和文件。2.按照審計人員的要求，對相關財務數據進行整理、核對和解釋，確保審計工作的順利進行。3.對于審計過程中發(fā)現的問題，應及時向財務主管匯報，并協助制定整改措施。（二）稅務申報協助1.熟悉國家稅收法律法規(guī)和相關政策，協助財務主管進行公司稅務申報工作。2.收集、整理公司各項收入、成本、費用等稅務相關數據，按照稅務部門的要求填寫納稅申報表。3.對納稅申報表進行自審，確保申報數據的準確性和完整性。申報完成后，及時繳納稅款，并妥善保管稅務申報資料。九