PAGE采購合同規(guī)范管理制度一、總則（一）目的為加強公司采購合同管理，規(guī)范采購合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范采購合同風(fēng)險，維護公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門、子公司在采購商品、服務(wù)、工程等活動中簽訂的各類采購合同。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則采購合同的簽訂、履行、變更、終止等行為必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標準，確保合同合法有效。2.平等自愿原則合同雙方應(yīng)在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強加給對方。3.公平公正原則合同條款應(yīng)公平合理，不得損害雙方的合法權(quán)益，不得偏袒任何一方。4.誠實守信原則合同雙方應(yīng)誠實守信，全面履行合同約定的義務(wù)，不得隱瞞或欺詐對方。二、采購合同的簽訂（一）采購申請與審批1.各部門根據(jù)實際需求填寫采購申請表，詳細注明采購商品、服務(wù)、工程的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)算金額、交貨時間等內(nèi)容。2.采購申請表經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后，提交至采購部門。3.采購部門對采購申請表進行匯總、分析，根據(jù)公司采購預(yù)算和實際情況進行審批。對于金額較大或重要的采購項目，需提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）供應(yīng)商選擇與評估1.采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。2.根據(jù)采購項目的要求，從供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫中篩選出符合條件的供應(yīng)商，并向其發(fā)送詢價函或招標邀請書。3.供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)回復(fù)詢價函或投標文件，采購部門對供應(yīng)商的報價、產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面進行綜合評估。4.對于重要采購項目，采購部門可組織相關(guān)人員對供應(yīng)商進行實地考察，評估其生產(chǎn)能力、管理水平、信譽狀況等。5.根據(jù)評估結(jié)果，確定合格供應(yīng)商名單，并與其簽訂合作協(xié)議。（三）合同起草與審核1.采購部門根據(jù)與供應(yīng)商協(xié)商的結(jié)果，起草采購合同文本。合同文本應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、商品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標準、價格、交貨時間、交貨地點、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.采購合同文本起草完成后，提交至公司法務(wù)部門進行審核。法務(wù)部門應(yīng)對合同條款的合法性、合規(guī)性進行審查，提出修改意見。3.采購部門根據(jù)法務(wù)部門的審核意見，對合同文本進行修改完善，確保合同條款符合法律法規(guī)和公司要求。（四）合同簽訂1.采購合同經(jīng)審核通過后，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂合同。簽訂合同前，雙方應(yīng)對合同文本進行仔細核對，確保合同內(nèi)容準確無誤。2.合同簽訂應(yīng)使用公司統(tǒng)一的合同專用章，并按照規(guī)定的程序進行蓋章。蓋章后的合同文本應(yīng)留存一份原件歸檔，同時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門。三、采購合同的履行（一）合同交底1.采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時組織相關(guān)人員進行合同交底，明確合同雙方的權(quán)利義務(wù)、工作流程、時間節(jié)點等內(nèi)容。2.合同交底的內(nèi)容應(yīng)包括合同背景、合同主要條款、雙方的工作責(zé)任、合同履行計劃、風(fēng)險防范措施等。3.參與合同交底的人員應(yīng)包括采購部門、法務(wù)部門、財務(wù)部門、使用部門等相關(guān)人員，確保各部門對合同內(nèi)容有充分的了解。（二）供應(yīng)商管理1.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商管理檔案，對供應(yīng)商的基本信息、合作歷史、產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等情況進行記錄。2.定期對供應(yīng)商進行評估和考核，根據(jù)評估結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商名單，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵，對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進行警告或淘汰。3.加強與供應(yīng)商的溝通與協(xié)調(diào)，及時解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量履行合同義務(wù)。（三）合同執(zhí)行跟蹤1.采購部門應(yīng)建立合同執(zhí)行跟蹤臺賬，對合同履行情況進行實時跟蹤，及時掌握合同執(zhí)行進度。2.定期對合同執(zhí)行情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，采取有效措施解決問題，確保合同順利履行。3.對于合同履行過程中出現(xiàn)的重大問題或風(fēng)險，應(yīng)及時向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報，并采取相應(yīng)的應(yīng)對措施。（四）驗收管理1.使用部門負責(zé)對采購商品或服務(wù)進行驗收，驗收應(yīng)按照合同約定的質(zhì)量標準和驗收程序進行。2.驗收合格后，使用部門應(yīng)出具驗收報告，并簽字確認。驗收報告應(yīng)包括采購商品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量狀況、驗收結(jié)論等內(nèi)容。3.對于驗收不合格的采購商品或服務(wù)，使用部門應(yīng)及時通知采購部門，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商解決，要求供應(yīng)商采取補貨、換貨、退貨、降價等措施，直至驗收合格。四、采購合同的變更與終止（一）合同變更1.在合同履行過程中，如因不可抗力、政策調(diào)整、市場變化等原因需要變更合同條款的，合同雙方應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。2.變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、原因、生效時間等條款，變更協(xié)議作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。3.合同變更后應(yīng)及時通知相關(guān)部門，并對合同執(zhí)行跟蹤臺賬進行更新。（二）合同終止1.采購合同履行完畢后，合同自然終止。2.在合同履行過程中，如因以下原因?qū)е潞贤瑹o法繼續(xù)履行的，合同可以提前終止：雙方協(xié)商一致；一方嚴重違反合同約定，另一方依法解除合同；因不可抗力導(dǎo)致合同目的無法實現(xiàn)；法律法規(guī)規(guī)定的其他情形。3.合同終止后，雙方應(yīng)按照合同約定進行結(jié)算和清理，如涉及退款、退貨等事項，應(yīng)及時辦理相關(guān)手續(xù)。4.合同終止后，采購部門應(yīng)將合同執(zhí)行情況進行總結(jié)分析，評估合同履行效果，為今后的采購合同管理提供經(jīng)驗教訓(xùn)。五、采購合同的風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.采購部門應(yīng)定期對采購合同進行風(fēng)險識別與評估，分析合同履行過程中可能存在的風(fēng)險因素，如供應(yīng)商違約、質(zhì)量問題、交貨延遲、價格波動、法律法規(guī)變化等。2.根據(jù)風(fēng)險識別與評估結(jié)果，對風(fēng)險進行分類和分級，確定風(fēng)險的嚴重程度和影響范圍。3.針對不同等級的風(fēng)險，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施，確保風(fēng)險得到有效控制。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.對于低風(fēng)險的采購合同，可采取常規(guī)的管理措施，如加強合同執(zhí)行跟蹤、定期與供應(yīng)商溝通等。2.對于中等風(fēng)險的采購合同，應(yīng)采取重點監(jiān)控措施，如增加合同審核環(huán)節(jié)、要求供應(yīng)商提供擔(dān)保等。3.對于高風(fēng)險的采購合同，應(yīng)采取特殊的風(fēng)險應(yīng)對措施，如簽訂補充協(xié)議、購買保險、尋求第三方擔(dān)保等。4.建立風(fēng)險預(yù)警機制，及時發(fā)現(xiàn)和預(yù)警合同履行過程中的風(fēng)險，以便采取相應(yīng)的應(yīng)對措施。六、采購合同的檔案管理（一）檔案收集與整理1.采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時將合同文本及相關(guān)附件收集齊全，并按照檔案管理的要求進行整理。2.合同檔案應(yīng)包括合同正本、副本、補充協(xié)議、變更協(xié)議、驗收報告、付款憑證、往來函件等資料。3.對合同檔案進行分類編號，建立電子檔案和紙質(zhì)檔案，確保檔案資料的完整性和準確性。（二）檔案保管與借閱1.合同檔案應(yīng)妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防蟲的檔案柜中。2.建立檔案借閱制度，嚴格控制檔案的借閱范圍和借閱期限。借閱合同檔案時，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)部門負責(zé)人批準后，方可借閱。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案資料，不得擅自涂改、復(fù)印、轉(zhuǎn)借或丟失檔案。借閱期滿后，應(yīng)及時歸還檔案。（三）檔案銷毀1.對于超過保管期限或已無保存價值的合同檔案，應(yīng)按照檔案銷毀程序進行