PAGE集采工作內(nèi)控制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司集采工作的內(nèi)部控制，規(guī)范集采流程，防范采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，提高采購(gòu)效率，確保公司集采工作合法、合規(guī)、有序進(jìn)行，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司所有集采項(xiàng)目，包括但不限于物資采購(gòu)、服務(wù)采購(gòu)、工程采購(gòu)等。（三）基本原則1.合法性原則：集采工作應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求，確保采購(gòu)活動(dòng)合法合規(guī)。2.公平公正原則：在集采過(guò)程中，應(yīng)遵循公平、公正的原則，對(duì)待所有供應(yīng)商，不得偏袒任何一方。3.公開(kāi)透明原則：采購(gòu)信息應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地公開(kāi)，確保采購(gòu)過(guò)程透明，接受公司內(nèi)部和外部的監(jiān)督。4.效益原則：在保證采購(gòu)質(zhì)量的前提下，應(yīng)充分考慮采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效益。二、組織與職責(zé)（一）集采工作領(lǐng)導(dǎo)小組1.組成：由公司高層管理人員組成，包括總經(jīng)理、副總經(jīng)理等。2.職責(zé)：審批集采工作的重大決策和重要制度。協(xié)調(diào)解決集采工作中的重大問(wèn)題。對(duì)集采工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。（二）集采工作執(zhí)行部門(mén)1.組成：根據(jù)公司實(shí)際情況，設(shè)立專(zhuān)門(mén)的集采工作執(zhí)行部門(mén)，如采購(gòu)部等。2.職責(zé)：負(fù)責(zé)集采項(xiàng)目的具體實(shí)施，包括采購(gòu)計(jì)劃制定、供應(yīng)商選擇、采購(gòu)合同簽訂、采購(gòu)執(zhí)行等。建立和維護(hù)供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和管理。收集、整理和分析采購(gòu)信息，為采購(gòu)決策提供支持。配合公司內(nèi)部審計(jì)和外部監(jiān)督檢查，提供相關(guān)資料和解釋。（三）其他相關(guān)部門(mén)1.組成：包括需求部門(mén)、質(zhì)量部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等。2.職責(zé)：需求部門(mén)：提出采購(gòu)需求，參與采購(gòu)計(jì)劃制定和供應(yīng)商選擇，協(xié)助采購(gòu)執(zhí)行部門(mén)進(jìn)行驗(yàn)收等工作。質(zhì)量部門(mén)：負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)物資和服務(wù)的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)和監(jiān)督，確保符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求。財(cái)務(wù)部門(mén)：負(fù)責(zé)采購(gòu)資金的預(yù)算、支付和核算等工作，對(duì)采購(gòu)成本進(jìn)行控制和分析。三、采購(gòu)計(jì)劃管理（一）需求預(yù)測(cè)1.需求部門(mén)應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)需求進(jìn)行預(yù)測(cè)，結(jié)合公司業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃、市場(chǎng)變化等因素，提出合理的采購(gòu)需求。2.需求預(yù)測(cè)應(yīng)采用科學(xué)的方法，如歷史數(shù)據(jù)分析、市場(chǎng)調(diào)研、專(zhuān)家咨詢(xún)等，確保預(yù)測(cè)結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。（二）采購(gòu)計(jì)劃制定1.集采工作執(zhí)行部門(mén)根據(jù)需求預(yù)測(cè)結(jié)果，結(jié)合庫(kù)存情況，制定年度、季度和月度采購(gòu)計(jì)劃。2.采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)項(xiàng)目、采購(gòu)數(shù)量、采購(gòu)時(shí)間、采購(gòu)預(yù)算等內(nèi)容，并報(bào)相關(guān)部門(mén)審核。3.采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)具有一定的彈性，根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行適時(shí)調(diào)整。（三）采購(gòu)計(jì)劃審批1.采購(gòu)計(jì)劃經(jīng)需求部門(mén)、質(zhì)量部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)審核后，報(bào)集采工作領(lǐng)導(dǎo)小組審批。2.集采工作領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)根據(jù)公司戰(zhàn)略目標(biāo)、資金狀況等因素，對(duì)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行綜合評(píng)估，做出審批決定。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商準(zhǔn)入1.集采工作執(zhí)行部門(mén)應(yīng)建立供應(yīng)商準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)，明確供應(yīng)商的資質(zhì)要求、業(yè)績(jī)要求、信譽(yù)要求等。2.供應(yīng)商準(zhǔn)入應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的審核，包括對(duì)供應(yīng)商的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證等資質(zhì)文件的審核，以及對(duì)供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制能力、售后服務(wù)能力等方面的實(shí)地考察。3.經(jīng)審核合格的供應(yīng)商，應(yīng)納入公司供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)，并簽訂供應(yīng)商合作協(xié)議。（二）供應(yīng)商評(píng)估1.集采工作執(zhí)行部門(mén)應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面。2.供應(yīng)商評(píng)估應(yīng)采用定量和定性相結(jié)合的方法，如建立供應(yīng)商評(píng)估指標(biāo)體系，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)分。3.根據(jù)供應(yīng)商評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類(lèi)管理，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予優(yōu)先合作機(jī)會(huì)；對(duì)于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，及時(shí)進(jìn)行整改或淘汰。（三）供應(yīng)商激勵(lì)與約束1.公司應(yīng)建立供應(yīng)商激勵(lì)機(jī)制，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)，如增加采購(gòu)份額、給予價(jià)格優(yōu)惠等。2.同時(shí)，應(yīng)建立供應(yīng)商約束機(jī)制，對(duì)違反合作協(xié)議的供應(yīng)商，采取相應(yīng)的處罰措施，如扣除保證金、暫停合作等。五、采購(gòu)流程控制（一）采購(gòu)申請(qǐng)1.需求部門(mén)根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，填寫(xiě)采購(gòu)申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)項(xiàng)目、采購(gòu)數(shù)量、采購(gòu)預(yù)算、技術(shù)要求等內(nèi)容。2.采購(gòu)申請(qǐng)表經(jīng)需求部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給集采工作執(zhí)行部門(mén)。（二）采購(gòu)審批1.集采工作執(zhí)行部門(mén)收到采購(gòu)申請(qǐng)表后，對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行初步審核，審核內(nèi)容包括采購(gòu)申請(qǐng)的合理性、合規(guī)性等。2.經(jīng)初步審核合格的采購(gòu)申請(qǐng)，報(bào)相關(guān)部門(mén)審批，審批流程按照公司內(nèi)部授權(quán)制度執(zhí)行。3.采購(gòu)申請(qǐng)經(jīng)審批通過(guò)后，集采工作執(zhí)行部門(mén)方可組織實(shí)施采購(gòu)活動(dòng)。（三）采購(gòu)實(shí)施1.集采工作執(zhí)行部門(mén)根據(jù)采購(gòu)審批結(jié)果，選擇合適的采購(gòu)方式，如公開(kāi)招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、單一來(lái)源采購(gòu)等。2.采購(gòu)實(shí)施過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格按照選定的采購(gòu)方式進(jìn)行操作，確保采購(gòu)過(guò)程的公平、公正和透明。3.采購(gòu)人員應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行充分溝通，明確采購(gòu)要求和交貨期等條款，并簽訂采購(gòu)合同。（四）采購(gòu)驗(yàn)收1.采購(gòu)物資和服務(wù)到貨后，需求部門(mén)應(yīng)及時(shí)組織質(zhì)量部門(mén)等相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、型號(hào)等是否符合采購(gòu)合同要求。3.驗(yàn)收合格后，需求部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，并簽字確認(rèn)。驗(yàn)收不合格的，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，如要求供應(yīng)商補(bǔ)貨、換貨或退貨等。（五）采購(gòu)付款1.財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)合同和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，審核采購(gòu)付款申請(qǐng)。2.審核通過(guò)后，按照公司資金支付流程進(jìn)行付款操作。3.采購(gòu)付款應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定執(zhí)行，確保資金支付的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。六、風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.集采工作執(zhí)行部門(mén)應(yīng)定期對(duì)集采工作中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別，包括市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)等。2.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別應(yīng)采用多種方法，如問(wèn)卷調(diào)查、案例分析、專(zhuān)家咨詢(xún)等，確保風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別的全面性和準(zhǔn)確性。（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估1.對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，分析風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。2.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估可采用定性和定量相結(jié)合的方法，如建立風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估矩陣，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)分。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)1.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，如風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避、風(fēng)險(xiǎn)降低、風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移、風(fēng)險(xiǎn)接受等。2.對(duì)于重大風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)制定專(zhuān)項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)方案，并報(bào)集采工作領(lǐng)導(dǎo)小組審批。七、信息管理（一）采購(gòu)信息收集1.集采工作執(zhí)行部門(mén)應(yīng)建立采購(gòu)信息收集渠道，及時(shí)收集市場(chǎng)信息、供應(yīng)商信息、采購(gòu)項(xiàng)目信息等。2.采購(gòu)信息收集應(yīng)做到全面、準(zhǔn)確、及時(shí)，為采購(gòu)決策提供有力支持。（二）采購(gòu)信息分析1.對(duì)收集到的采購(gòu)信息進(jìn)行分析，提取有價(jià)值的信息，如市場(chǎng)價(jià)格走勢(shì)、供應(yīng)商動(dòng)態(tài)等。2.采購(gòu)信息分析應(yīng)采用科學(xué)的方法，如數(shù)據(jù)分析、趨勢(shì)分析等，為采購(gòu)決策提供參考依據(jù)。（三）采購(gòu)信息共享1.建立采購(gòu)信息共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)信息在公司內(nèi)部各部門(mén)之間的共享。2.采購(gòu)信息共享平臺(tái)應(yīng)確保信息的安全和保密，防止信息泄露。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)集采工作進(jìn)行審計(jì)，檢查采購(gòu)流程的執(zhí)行情況、內(nèi)部控制制度的有效性等。2.內(nèi)部審計(jì)應(yīng)采用抽樣審計(jì)、專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)等方法，確保審計(jì)工作的全面性和準(zhǔn)確性。（二）外部監(jiān)督1.接受政府相關(guān)部門(mén)、行業(yè)協(xié)會(huì)等外部機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查，積極配合外部監(jiān)督工作。2.對(duì)于外部監(jiān)督檢查提出的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)整改，并將整改情況報(bào)告給相關(guān)部門(mén)。（三）自我監(jiān)督1.集采工作執(zhí)行部門(mén)應(yīng)建立自我監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)采購(gòu)工作進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。2