PAGE規(guī)范公章使用制度一、總則（一）目的為加強公司公章的管理，規(guī)范公章的使用流程，確保公章使用的合法性、嚴肅性和安全性，維護公司的合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構、子公司。公司所有部門和員工在使用公章時均須遵守本制度。（三）定義本制度所稱公章，是指公司正式對外使用的具有法律效力的印章，包括公司公章、合同專用章、財務專用章、法定代表人章等。二、公章的刻制、啟用與廢止（一）公章的刻制1.公司公章的刻制由行政部門統(tǒng)一負責，根據(jù)公司相關規(guī)定和實際需要提出申請，經(jīng)公司法定代表人批準后，到公安機關指定的刻章單位刻制。2.刻制公章時，必須嚴格按照國家有關規(guī)定和公安機關的要求，提供準確的印章樣式、規(guī)格、材質(zhì)等信息。3.新刻制的公章在正式啟用前，必須進行留樣備案，留樣印章應妥善保管，以備查驗。（二）公章的啟用1.新刻制的公章經(jīng)公司法定代表人批準后，由行政部門負責啟用。啟用時，行政部門應填寫《公章啟用登記表》，詳細記錄公章啟用的時間、名稱、編號、啟用范圍等信息。2.《公章啟用登記表》應一式兩份，一份由行政部門留存，一份交使用部門存檔。使用部門應按照登記表上的啟用范圍使用公章，不得擅自擴大使用范圍。（三）公章的廢止1.因公司名稱變更、機構調(diào)整、印章?lián)p壞等原因需要廢止公章時，由行政部門提出申請，經(jīng)公司法定代表人批準后，到公安機關辦理公章廢止手續(xù)。2.廢止的公章應及時交回行政部門統(tǒng)一保管，行政部門應在《公章廢止登記表》上詳細記錄公章廢止的時間、名稱、編號等信息，并將登記表存檔。3.嚴禁任何部門和個人私自銷毀廢止的公章。三、公章的保管（一）保管原則1.公章的保管應遵循“專人負責、安全保密”的原則，確保公章的安全存放和使用。2.公司公章應由行政部門指定專人負責保管，合同專用章應由合同管理部門指定專人負責保管，財務專用章應由財務部門指定專人負責保管，法定代表人章應由法定代表人或其授權的專人負責保管。（二）保管要求1.公章保管人員應具備良好的職業(yè)道德和責任心，嚴格遵守公司的保密制度，不得擅自將公章轉借他人或帶出辦公區(qū)域。2.公章應存放在安全可靠的保險柜或?qū)ｉT的印章保管箱內(nèi)，并設置必要的防盜、防火、防潮等設施。3.公章保管人員應定期對公章進行檢查和維護，確保公章的清晰、完整和有效。如發(fā)現(xiàn)公章有損壞、變形、模糊等情況，應及時報告行政部門，并按照規(guī)定進行更換或修復。（三）保管人員的職責1.負責公章的日常保管工作，確保公章的安全存放和使用。2.嚴格按照本制度規(guī)定的使用流程和審批權限，審核用章申請，并在《公章使用登記表》上進行登記。3.對不符合用章規(guī)定的申請，有權拒絕用章，并及時向相關領導報告。4.在用章過程中，應全程監(jiān)督用章情況，確保用章內(nèi)容與申請內(nèi)容一致，用章完畢后，應及時收回公章，并妥善保管。5.定期對公章的使用情況進行統(tǒng)計和分析，發(fā)現(xiàn)問題及時向行政部門報告，并提出改進建議。四、公章的使用（一）使用范圍1.公司公章的使用范圍包括但不限于：對外簽訂合同、協(xié)議、文件、信函等；辦理公司營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構代碼證等相關證照的年檢、變更、注銷等手續(xù)；開具公司介紹信、證明信等；其他需要使用公司公章的事項。2.合同專用章的使用范圍僅限于對外簽訂合同、協(xié)議等經(jīng)濟類文件。3.財務專用章的使用范圍僅限于辦理公司財務收支、結算、稅務申報等相關財務業(yè)務。4.法定代表人章的使用范圍僅限于代表公司法定代表人行使職權，如簽署重要文件、合同等。（二）使用流程1.用章申請各部門和員工因工作需要使用公章時，應填寫《公章使用申請表》，詳細說明用章事由、用章內(nèi)容、用章范圍、用章時間等信息，并經(jīng)部門負責人審核簽字。涉及公司重大事項或重要文件的用章申請，還須經(jīng)公司分管領導或法定代表人批準。2.審核批準公章保管人員收到用章申請后，應按照本制度規(guī)定的審批權限進行審核。審核內(nèi)容包括用章申請的真實性、合法性、完整性等。對于符合用章規(guī)定的申請，公章保管人員應在《公章使用申請表》上簽字確認，并報相關領導批準。對于不符合用章規(guī)定的申請，公章保管人員應拒絕用章，并向申請人說明理由。3.用章登記經(jīng)批準的用章申請，公章保管人員應在《公章使用登記表》上進行詳細登記，登記內(nèi)容包括用章日期、用章部門、用章事由、用章內(nèi)容、用章范圍、用章數(shù)量、批準人等信息?！豆率褂玫怯洷怼窇皇絻煞荩环萦晒卤９苋藛T留存，一份交使用部門存檔。使用部門應按照登記表上的登記內(nèi)容使用公章，不得擅自更改。4.用章操作公章保管人員在用章時，應嚴格按照用章申請的內(nèi)容進行操作，確保用章內(nèi)容與申請內(nèi)容一致。用章過程中，應全程監(jiān)督用章情況，并在用章完畢后，及時收回公章。用章時，應使用紅色印泥，確保印章清晰、完整、端正。嚴禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋公章。5.用章備案用章完畢后，公章保管人員應將用章文件的復印件或掃描件留存?zhèn)浒?，并將《公章使用登記表》定期交行政部門匯總存檔。行政部門應定期對公章的使用情況進行統(tǒng)計和分析，發(fā)現(xiàn)問題及時向公司領導報告，并提出改進建議。（三）特殊情況的用章處理1.緊急情況下的用章如遇緊急情況需要使用公章，但無法按照正常流程進行申請和審批時，用章部門應及時向公司分管領導或法定代表人報告，并說明緊急情況的原因和用章的必要性。公司分管領導或法定代表人在了解情況后，可根據(jù)實際情況進行口頭授權或書面授權，允許用章部門先行使用公章，但事后必須及時補辦相關審批手續(xù)。2.異地用章因工作需要在異地使用公章時，用章部門應提前與行政部門溝通協(xié)調(diào)，并按照行政部門的要求辦理相關手續(xù)。異地用章時，原則上應由行政部門或公司指定的專人攜帶公章前往，并按照本制度規(guī)定的使用流程進行操作。如因特殊情況無法派人攜帶公章前往，可采用郵寄、快遞等方式將公章送達用章地點，但必須確保公章的安全和使用的合法性。3.電子公章的使用隨著信息技術的發(fā)展，公司逐步推行電子公章的使用。電子公章的使用應遵循國家有關法律法規(guī)和公司的相關規(guī)定，確保電子公章的安全性、可靠性和有效性。電子公章的申請、審批、使用、備案等流程應與實體公章的使用流程一致，但在具體操作上應按照電子公章系統(tǒng)的要求進行。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司行政部門負責對公章的使用情況進行日常監(jiān)督和檢查，定期對《公章使用登記表》進行核對和統(tǒng)計，發(fā)現(xiàn)問題及時進行處理。2.公司審計部門負責對公章的使用情況進行定期審計，重點檢查公章的使用是否符合本制度規(guī)定的審批權限和使用流程，是否存在違規(guī)用章的情況。3.各部門負責人應加強對本部門員工使用公章情況的監(jiān)督和管理，發(fā)現(xiàn)問題及時向行政部門報告。（二）外部監(jiān)督1.公司應積極配合公安機關、工商行政管理部門等相關部門的監(jiān)督檢查，如實提供公章的使用情況和相關資料。2.對于因公章使用不當給公司造成損失或不良影響的，公司將依法追究相關責任人的責任，并積極采取措施挽回損失和消除影響。六、責任追究（一）違規(guī)行為的界定1.未經(jīng)批準擅自使用公章的；2.超越審批權限使用公章的；3.在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋公章的；4.擅自將公章轉借他人或帶出辦公區(qū)域的；5.用章內(nèi)容與申請內(nèi)容不一致的；6.其他違反本制度規(guī)定使用公章的行為。（二）責任追究措施1.對于違規(guī)使用公章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相關責任人批評教育、警告、罰款、降職、撤職等處分。2.因違規(guī)使用公章給公司造成經(jīng)濟損失