PAGE公司打印機(jī)規(guī)范制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司打印機(jī)的使用，提高打印機(jī)的使用效率，確保打印工作的順利進(jìn)行，同時節(jié)約資源、保護(hù)環(huán)境，保障公司信息安全。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有部門及員工使用的打印機(jī)設(shè)備。3.基本原則高效使用原則：鼓勵員工合理安排打印任務(wù)，提高打印機(jī)的使用效率，減少等待時間和資源浪費(fèi)。安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司保密規(guī)定，防止打印過程中涉及的公司機(jī)密信息泄露。節(jié)能環(huán)保原則：倡導(dǎo)員工雙面打印、按需打印，降低紙張和油墨消耗，減少能源浪費(fèi)。二、打印機(jī)管理職責(zé)1.行政部門職責(zé)負(fù)責(zé)公司打印機(jī)設(shè)備的選型、采購、安裝、調(diào)試及日常維護(hù)管理。制定打印機(jī)設(shè)備的配置標(biāo)準(zhǔn)和更新計劃，確保設(shè)備滿足公司業(yè)務(wù)需求。定期檢查打印機(jī)設(shè)備的運(yùn)行狀況，及時安排維修和保養(yǎng)工作，保障設(shè)備正常運(yùn)行。負(fù)責(zé)打印機(jī)耗材（紙張、墨盒、硒鼓等）的采購、庫存管理和發(fā)放工作。監(jiān)督和檢查各部門打印機(jī)的使用情況，對違反本制度的行為進(jìn)行糾正和處理。2.使用部門職責(zé)負(fù)責(zé)本部門打印機(jī)的日常使用管理，指定專人負(fù)責(zé)打印機(jī)的操作和維護(hù)。組織本部門員工學(xué)習(xí)和遵守打印機(jī)使用規(guī)范，提高員工的節(jié)約意識和安全意識。配合行政部門做好打印機(jī)設(shè)備的定期檢查和維修工作，及時反饋設(shè)備故障和使用問題。監(jiān)督本部門員工的打印行為，對不合理的打印需求進(jìn)行審核和控制。3.員工職責(zé)嚴(yán)格遵守本制度及打印機(jī)操作規(guī)程，正確使用打印機(jī)設(shè)備。愛護(hù)打印機(jī)設(shè)備，不得隨意拆卸、損壞或私自改裝打印機(jī)。節(jié)約使用打印紙張和耗材，提倡雙面打印、按需打印，減少不必要的打印浪費(fèi)。妥善保管個人打印文件，防止丟失或泄露公司機(jī)密信息。發(fā)現(xiàn)打印機(jī)設(shè)備故障或異常情況時，及時向本部門負(fù)責(zé)人或行政部門報告。三、打印機(jī)使用規(guī)范1.打印申請與審批員工因工作需要打印文件，應(yīng)先填寫《打印申請表》，注明打印文件的名稱、內(nèi)容、份數(shù)、用途等信息。部門負(fù)責(zé)人對打印申請進(jìn)行審核，對于不必要的打印需求應(yīng)予以拒絕，并說明理由。涉及公司機(jī)密文件的打印申請，需按照公司保密規(guī)定進(jìn)行審批，經(jīng)授權(quán)人員批準(zhǔn)后方可打印。2.打印操作流程開啟打印機(jī)電源，等待打印機(jī)自檢完成，確保打印機(jī)處于正常工作狀態(tài)。連接電腦與打印機(jī)，通過相應(yīng)的打印驅(qū)動程序進(jìn)行打印機(jī)設(shè)置，如紙張大小、打印質(zhì)量、打印方向等。打開需要打印的文件，選擇“打印”選項(xiàng)，在打印設(shè)置對話框中確認(rèn)打印份數(shù)、打印范圍等參數(shù)，無誤后點(diǎn)擊“確定”按鈕開始打印。打印過程中，請勿隨意中斷打印任務(wù)或關(guān)閉打印機(jī)電源，以免造成打印錯誤或設(shè)備損壞。打印完成后，及時取走打印文件，并整理好打印機(jī)周圍的紙張和雜物。3.雙面打印鼓勵員工優(yōu)先采用雙面打印方式，以節(jié)約紙張資源。在打印設(shè)置中選擇“雙面打印”選項(xiàng)，根據(jù)打印機(jī)型號和紙張類型進(jìn)行相應(yīng)的設(shè)置。對于無法自動雙面打印的打印機(jī)，可先打印奇數(shù)頁，然后將紙張翻面重新放入打印機(jī)，再打印偶數(shù)頁。4.彩色打印嚴(yán)格控制彩色打印的使用，僅在確實(shí)需要彩色效果的情況下進(jìn)行彩色打印。彩色打印申請需額外注明原因，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)。彩色打印文件應(yīng)妥善保管，避免因顏色褪色或損壞影響文件的可讀性。5.打印機(jī)共享如需共享打印機(jī)，應(yīng)確保共享設(shè)置正確，其他用戶能夠正常訪問和使用共享打印機(jī)。共享打印機(jī)的用戶應(yīng)遵守本制度及打印機(jī)操作規(guī)程，不得擅自更改共享設(shè)置或損壞打印機(jī)設(shè)備。各部門之間如需共享打印機(jī)資源，應(yīng)提前與行政部門溝通協(xié)調(diào)，經(jīng)同意后方可進(jìn)行共享操作。四、打印機(jī)維護(hù)與保養(yǎng)1.日常維護(hù)打印機(jī)使用人員應(yīng)保持打印機(jī)清潔，定期清理打印機(jī)外部灰塵和雜物，避免灰塵進(jìn)入打印機(jī)內(nèi)部影響設(shè)備性能。每天工作結(jié)束后，關(guān)閉打印機(jī)電源，拔掉電源線，防止打印機(jī)長時間通電造成設(shè)備老化和能源浪費(fèi)。定期檢查打印機(jī)的紙張輸送通道，清除紙屑和卡紙等異物，確保紙張能夠順暢輸送。注意觀察打印機(jī)的墨盒、硒鼓等耗材的使用情況，當(dāng)耗材接近使用壽命時，及時通知行政部門進(jìn)行更換。2.定期保養(yǎng)行政部門應(yīng)制定打印機(jī)定期保養(yǎng)計劃，每季度對打印機(jī)進(jìn)行一次全面保養(yǎng)。定期保養(yǎng)內(nèi)容包括清潔打印機(jī)內(nèi)部部件、檢查打印頭、校準(zhǔn)打印機(jī)等，確保打印機(jī)的各項(xiàng)性能指標(biāo)處于最佳狀態(tài)。打印機(jī)的定期保養(yǎng)工作應(yīng)由專業(yè)維修人員進(jìn)行，維修人員應(yīng)做好保養(yǎng)記錄，包括保養(yǎng)時間、保養(yǎng)內(nèi)容、更換的零部件等信息。3.故障維修打印機(jī)出現(xiàn)故障時，使用人員應(yīng)及時停止打印操作，并向本部門負(fù)責(zé)人或行政部門報告。行政部門接到故障報告后，應(yīng)及時安排維修人員進(jìn)行檢修，確定故障原因并采取相應(yīng)的維修措施。在維修打印機(jī)時，維修人員應(yīng)做好維修記錄，記錄故障現(xiàn)象、故障原因、維修過程及更換的零部件等信息。對于因人為原因造成的打印機(jī)故障，維修費(fèi)用由責(zé)任人承擔(dān)；對于正常損耗或質(zhì)量問題導(dǎo)致的故障，維修費(fèi)用由公司承擔(dān)。五、打印機(jī)耗材管理1.耗材采購行政部門應(yīng)根據(jù)打印機(jī)的使用情況和耗材庫存，定期采購打印機(jī)耗材（紙張、墨盒、硒鼓等）。采購耗材時，應(yīng)選擇質(zhì)量可靠、價格合理的供應(yīng)商，確保耗材的性能和質(zhì)量符合打印機(jī)的要求。建立耗材采購臺賬，記錄耗材的采購日期、供應(yīng)商名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格等信息，便于查詢和管理。2.耗材庫存管理設(shè)立專門的耗材倉庫，對打印機(jī)耗材進(jìn)行分類存放，確保耗材的存放環(huán)境干燥、通風(fēng)，避免受潮、變質(zhì)。建立耗材庫存管理制度，定期盤點(diǎn)耗材庫存，核對庫存數(shù)量與臺賬記錄是否一致，做到賬實(shí)相符。對于庫存積壓的耗材，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理，如調(diào)整采購計劃、與供應(yīng)商協(xié)商退貨等，避免造成資源浪費(fèi)。3.耗材發(fā)放各部門根據(jù)工作需要，填寫《耗材領(lǐng)用申請表》，注明領(lǐng)用耗材的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，到行政部門領(lǐng)取耗材。行政部門按照申請表的內(nèi)容發(fā)放耗材，并做好發(fā)放記錄，記錄領(lǐng)用部門、領(lǐng)用日期、領(lǐng)用人員、耗材名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等信息。對于貴重耗材（如墨盒、硒鼓等），應(yīng)實(shí)行限量領(lǐng)用制度，嚴(yán)格控制領(lǐng)用數(shù)量，避免浪費(fèi)。六、信息安全管理1.數(shù)據(jù)保密員工在打印涉及公司機(jī)密信息的文件時，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密規(guī)定，確保信息不被泄露。禁止在未經(jīng)授權(quán)的情況下打印公司機(jī)密文件，如需打印，應(yīng)按照公司保密流程進(jìn)行審批。打印完成后，及時將機(jī)密文件妥善保管，不得隨意丟棄或在非保密環(huán)境下存放。2.防止信息泄露不得在打印機(jī)上打印涉及個人隱私或敏感信息的文件，避免因打印機(jī)故障或其他原因?qū)е滦畔⑿孤?。定期清理打印機(jī)緩存和臨時文件，防止殘留信息被他人獲取。對于廢棄的打印文件，應(yīng)按照公司文件銷毀規(guī)定進(jìn)行處理，確保文件信息徹底銷毀。七、違規(guī)處理1.違規(guī)行為界定未經(jīng)批準(zhǔn)擅自使用打印機(jī)設(shè)備。違反打印機(jī)使用規(guī)范，如隨意更改打印設(shè)置、損壞打印機(jī)設(shè)備等。浪費(fèi)打印紙張和耗材，如過度打印、不必要的彩色打印等。泄露公司機(jī)密信息，通過打印文件造成信息安全事故。拒絕配合打印機(jī)管理工作，如不遵守維修安排、不提供相關(guān)信息等。2.違規(guī)處理措施對于首次違規(guī)行為，給予口頭警告，并責(zé)令其立即改正。對于多次違規(guī)或情節(jié)嚴(yán)重的行為，將視情節(jié)輕重給予書面警告、罰款、通報批評等處理措施。因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的