PAGE鄉(xiāng)鎮(zhèn)文件規(guī)范制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)文件管理，確保文件的制定、流轉(zhuǎn)、存檔等工作規(guī)范有序，提高工作效率，保證政令暢通，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本鄉(xiāng)鎮(zhèn)實(shí)際情況，特制定本文件規(guī)范制度。（二）適用范圍本制度適用于本鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門(mén)、各行政村（社區(qū)）在工作中形成的各類(lèi)文件，包括但不限于政策性文件、工作部署文件、請(qǐng)示報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等。（三）基本原則1.合法性原則：文件內(nèi)容必須符合國(guó)家法律法規(guī)及上級(jí)政策要求，不得與之相抵觸。2.準(zhǔn)確性原則：文件表述應(yīng)準(zhǔn)確清晰，避免歧義，數(shù)據(jù)、事實(shí)等應(yīng)真實(shí)可靠。3.規(guī)范性原則：文件格式、排版、編號(hào)等應(yīng)遵循統(tǒng)一規(guī)范，確保文件的嚴(yán)肅性和一致性。4.時(shí)效性原則：文件應(yīng)及時(shí)制定、傳達(dá)和執(zhí)行，避免拖延導(dǎo)致工作延誤。二、文件的制定（一）起草1.明確職責(zé)：文件起草由相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)，涉及多個(gè)部門(mén)的文件，由牽頭部門(mén)組織協(xié)調(diào)起草工作。2.深入調(diào)研：起草前應(yīng)進(jìn)行充分的調(diào)查研究，廣泛收集相關(guān)資料，了解實(shí)際情況，確保文件內(nèi)容具有針對(duì)性和可操作性。3.內(nèi)容要求：文件應(yīng)主題明確、結(jié)構(gòu)合理、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)。開(kāi)頭應(yīng)簡(jiǎn)要說(shuō)明制定目的和依據(jù)，主體部分詳細(xì)闡述主要內(nèi)容和要求，結(jié)尾應(yīng)明確執(zhí)行要求和生效日期等。（二）審核1.初審：起草部門(mén)完成初稿后，應(yīng)進(jìn)行內(nèi)部初審，重點(diǎn)審核文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性、規(guī)范性、可行性等，確保初稿質(zhì)量。2.會(huì)簽：涉及其他部門(mén)職責(zé)的文件，應(yīng)送相關(guān)部門(mén)會(huì)簽。會(huì)簽部門(mén)應(yīng)認(rèn)真審查文件內(nèi)容，提出修改意見(jiàn)和建議，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。3.核稿：辦公室對(duì)文件進(jìn)行核稿，主要審核文件格式、文字表述、政策依據(jù)等是否符合要求，對(duì)審核中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)與起草部門(mén)溝通修改。4.簽發(fā)：文件經(jīng)審核無(wú)誤后，按規(guī)定程序進(jìn)行簽發(fā)。一般性文件由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；重要文件由鄉(xiāng)鎮(zhèn)主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。三、文件的格式與編號(hào)（一）格式1.頁(yè)面設(shè)置：文件一般采用A4紙打印，頁(yè)邊距上、下、左、右均為2.5厘米。2.字體字號(hào)：標(biāo)題一般用二號(hào)宋體加粗，正文用三號(hào)仿宋體，一級(jí)標(biāo)題用三號(hào)黑體，二級(jí)標(biāo)題用三號(hào)楷體加粗，三級(jí)標(biāo)題用三號(hào)仿宋體加粗。3.排版要求：段落間距為固定值28磅，首行縮進(jìn)2個(gè)字符。（二）編號(hào)1.文號(hào)編制：文件文號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、序號(hào)組成。如“[鄉(xiāng)鎮(zhèn)名稱(chēng)]發(fā)〔20XX〕XX號(hào)”。2.編號(hào)規(guī)則：文號(hào)應(yīng)按照年度、類(lèi)別依次編排，不得重復(fù)。每年年初重新編排文號(hào)順序。四、文件的印發(fā)（一）印發(fā)流程1.登記：辦公室對(duì)簽發(fā)后的文件進(jìn)行登記，記錄文件名稱(chēng)、文號(hào)、印發(fā)時(shí)間、印發(fā)范圍等信息。2.排版印刷：根據(jù)文件格式要求進(jìn)行排版印刷，確保文件清晰、整潔。3.蓋章裝訂：文件印刷完成后，加蓋鄉(xiāng)鎮(zhèn)公章，并進(jìn)行裝訂。裝訂應(yīng)牢固整齊，不掉頁(yè)、不缺頁(yè)。4.分發(fā)：辦公室按照印發(fā)范圍將文件分發(fā)給相關(guān)部門(mén)和人員，并做好分發(fā)記錄。（二）印發(fā)范圍文件印發(fā)范圍應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容和工作需要確定，嚴(yán)格控制印發(fā)數(shù)量，避免不必要的浪費(fèi)。五、文件的傳閱與辦理（一）傳閱1.傳閱范圍：根據(jù)文件內(nèi)容確定傳閱范圍，確保相關(guān)人員及時(shí)了解文件精神。2.傳閱方式：一般采用紙質(zhì)傳閱或電子傳閱相結(jié)合的方式。紙質(zhì)傳閱時(shí)，應(yīng)使用專(zhuān)門(mén)的文件傳閱夾，由辦公室負(fù)責(zé)傳遞；電子傳閱時(shí)應(yīng)通過(guò)安全的辦公系統(tǒng)進(jìn)行，并設(shè)置閱讀權(quán)限。3.傳閱記錄：辦公室應(yīng)做好文件傳閱記錄，記錄傳閱時(shí)間、傳閱人員、意見(jiàn)反饋等信息，確保文件傳閱過(guò)程可追溯。（二）辦理1.明確責(zé)任：文件傳閱后，相關(guān)部門(mén)和人員應(yīng)按照文件要求及時(shí)辦理，并明確辦理責(zé)任人。2.辦理期限：一般文件應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)辦理完畢，緊急文件應(yīng)特事特辦，限時(shí)辦結(jié)。3.反饋與歸檔：辦理完畢后，承辦部門(mén)應(yīng)及時(shí)將辦理結(jié)果反饋給辦公室，并將相關(guān)材料整理歸檔。六、文件的存檔與保管（一）存檔1.分類(lèi)歸檔：文件辦理完畢后，辦公室應(yīng)按照文件類(lèi)別、年度等進(jìn)行分類(lèi)歸檔，確保文件存放有序。2.歸檔內(nèi)容：歸檔文件應(yīng)包括文件原件、相關(guān)附件、辦理過(guò)程中的簽批意見(jiàn)、反饋材料等。3.電子存檔：同時(shí)建立電子檔案，對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行掃描備份，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。（二）保管1.保管場(chǎng)所：設(shè)立專(zhuān)門(mén)的文件檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火防潮防蟲(chóng)設(shè)施等。2.保管期限：根據(jù)文件性質(zhì)和重要程度確定保管期限，一般分為永久、長(zhǎng)期和短期。重要政策性文件、歷史資料等應(yīng)永久保存；一般性工作文件可根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限。3.檔案查閱：嚴(yán)格檔案查閱制度，查閱檔案應(yīng)填寫(xiě)查閱登記表，經(jīng)批準(zhǔn)后方可查閱。查閱過(guò)程中不得擅自涂改、抽取、銷(xiāo)毀檔案材料。七、文件的保密與銷(xiāo)毀（一）保密1.保密制度：嚴(yán)格執(zhí)行文件保密制度，明確文件密級(jí)，對(duì)涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密等重要文件采取相應(yīng)的保密措施。2.保密教育：加強(qiáng)對(duì)文件管理人員和相關(guān)工作人員的保密教育，提高保密意識(shí)，防止文件泄密。3.保密措施：文件存儲(chǔ)應(yīng)設(shè)置密碼、權(quán)限等，限制無(wú)關(guān)人員訪(fǎng)問(wèn)。在文件傳遞過(guò)程中，應(yīng)采取加密傳輸?shù)确绞酱_保安全。（二）銷(xiāo)毀1.銷(xiāo)毀范圍：對(duì)已到保管期限、失去保存價(jià)值的文件，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.銷(xiāo)毀程序：由辦公室提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，填寫(xiě)文件銷(xiāo)毀清單，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，