PAGE單據(jù)填寫(xiě)規(guī)范制度一、總則1.目的為了加強(qiáng)公司單據(jù)管理，規(guī)范單據(jù)填寫(xiě)行為，確保公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)記錄的準(zhǔn)確性、完整性和規(guī)范性，維護(hù)公司財(cái)務(wù)信息安全，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及單據(jù)填寫(xiě)的部門(mén)和人員，包括但不限于采購(gòu)部門(mén)、銷(xiāo)售部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、行政部門(mén)等在辦理各類(lèi)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、行政事務(wù)過(guò)程中所使用的各種單據(jù)。3.基本原則合法性原則：?jiǎn)螕?jù)填寫(xiě)必須符合國(guó)家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，確保公司業(yè)務(wù)活動(dòng)在合法合規(guī)的軌道上運(yùn)行。準(zhǔn)確性原則：所填信息應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確地反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)或行政事務(wù)的實(shí)際情況，不得虛假、誤導(dǎo)或遺漏重要信息。完整性原則：?jiǎn)螕?jù)的各項(xiàng)內(nèi)容應(yīng)填寫(xiě)齊全，不得有空缺或遺漏，以保證單據(jù)作為業(yè)務(wù)憑證的有效性和可追溯性。規(guī)范性原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的格式、字體、填寫(xiě)順序等進(jìn)行填寫(xiě)，保持單據(jù)的整齊、清晰和統(tǒng)一，便于審核、存檔和查詢。二、單據(jù)種類(lèi)及填寫(xiě)要求（一）采購(gòu)單據(jù)1.采購(gòu)訂單訂單編號(hào)：由系統(tǒng)自動(dòng)生成，具有唯一性，用于標(biāo)識(shí)每一筆采購(gòu)訂單，便于跟蹤和查詢。供應(yīng)商信息：準(zhǔn)確填寫(xiě)供應(yīng)商全稱(chēng)、聯(lián)系人姓名、聯(lián)系電話、傳真號(hào)碼、電子郵箱、地址等詳細(xì)信息，確保與供應(yīng)商溝通順暢及后續(xù)業(yè)務(wù)往來(lái)的準(zhǔn)確性。采購(gòu)商品或服務(wù)描述：詳細(xì)描述所采購(gòu)商品的名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、金額、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等內(nèi)容。對(duì)于復(fù)雜的商品或服務(wù)，可附加詳細(xì)的技術(shù)規(guī)格文件或服務(wù)條款說(shuō)明。交貨條款：明確交貨方式（如送貨上門(mén)、自提等）、運(yùn)輸方式（如公路運(yùn)輸、鐵路運(yùn)輸、航空運(yùn)輸?shù)龋┘斑\(yùn)輸費(fèi)用承擔(dān)方等信息。付款條款：注明付款方式（如銀行轉(zhuǎn)賬、支票、匯票等）、付款期限（如貨到驗(yàn)收合格后[X]天內(nèi)付款）等內(nèi)容，確保雙方在付款環(huán)節(jié)的權(quán)益和義務(wù)清晰明確。審批簽字：采購(gòu)訂單需經(jīng)采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)等按照公司審批流程依次簽字審批，以確保采購(gòu)行為的合理性和合規(guī)性。2.采購(gòu)發(fā)票發(fā)票號(hào)碼：填寫(xiě)由稅務(wù)機(jī)關(guān)統(tǒng)一印制的發(fā)票號(hào)碼，確保發(fā)票的真實(shí)性和唯一性。開(kāi)票日期：準(zhǔn)確記錄發(fā)票開(kāi)具的具體日期，與實(shí)際業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)間相符。供應(yīng)商名稱(chēng)：必須與采購(gòu)訂單中的供應(yīng)商全稱(chēng)一致，不得簡(jiǎn)寫(xiě)或使用簡(jiǎn)稱(chēng)。商品或服務(wù)名稱(chēng)及規(guī)格型號(hào)：應(yīng)與采購(gòu)訂單及實(shí)際交易內(nèi)容一致，詳細(xì)列出所購(gòu)商品或服務(wù)的具體名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)，不得模糊或籠統(tǒng)填寫(xiě)。數(shù)量、單價(jià)、金額：填寫(xiě)的數(shù)量、單價(jià)和金額必須與采購(gòu)訂單及實(shí)際交易金額相符，大小寫(xiě)金額應(yīng)一致，不得涂改。金額欄應(yīng)分別注明不含稅金額、稅額和含稅金額。發(fā)票專(zhuān)用章：發(fā)票必須加蓋供應(yīng)商的發(fā)票專(zhuān)用章，印章應(yīng)清晰、完整，不得加蓋其他印章或無(wú)章。備注欄：根據(jù)業(yè)務(wù)需要填寫(xiě)相關(guān)備注信息，如合同編號(hào)、訂單編號(hào)、運(yùn)輸單號(hào)等，以便于核對(duì)和查詢。（二）銷(xiāo)售單據(jù)1.銷(xiāo)售訂單訂單編號(hào)：同采購(gòu)訂單編號(hào)規(guī)則，由系統(tǒng)自動(dòng)生成，具有唯一性，用于標(biāo)識(shí)每一筆銷(xiāo)售訂單。客戶信息：填寫(xiě)客戶全稱(chēng)、聯(lián)系人姓名、聯(lián)系電話、傳真號(hào)碼、電子郵箱、地址等詳細(xì)信息，確保與客戶溝通順暢及后續(xù)業(yè)務(wù)往來(lái)的準(zhǔn)確性。銷(xiāo)售商品或服務(wù)描述：詳細(xì)描述所銷(xiāo)售商品的名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、金額、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等內(nèi)容。對(duì)于復(fù)雜的商品或服務(wù)，可附加詳細(xì)的技術(shù)規(guī)格文件或服務(wù)條款說(shuō)明。交貨條款：明確交貨方式（如送貨上門(mén)、自提等）、運(yùn)輸方式（如公路運(yùn)輸、鐵路運(yùn)輸、航空運(yùn)輸?shù)龋┘斑\(yùn)輸費(fèi)用承擔(dān)方等信息。付款條款：注明付款方式（如銀行轉(zhuǎn)賬、支票、匯票等）、付款期限（如貨到驗(yàn)收合格后[X]天內(nèi)付款）等內(nèi)容，確保雙方在付款環(huán)節(jié)的權(quán)益和義務(wù)清晰明確。審批簽字：銷(xiāo)售訂單需經(jīng)銷(xiāo)售部門(mén)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)等按照公司審批流程依次簽字審批，以確保銷(xiāo)售行為的合理性和合規(guī)性。2.銷(xiāo)售發(fā)票發(fā)票號(hào)碼：填寫(xiě)由稅務(wù)機(jī)關(guān)統(tǒng)一印制的發(fā)票號(hào)碼，確保發(fā)票的真實(shí)性和唯一性。開(kāi)票日期：準(zhǔn)確記錄發(fā)票開(kāi)具的具體日期，與實(shí)際業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)間相符。客戶名稱(chēng)：必須與銷(xiāo)售訂單中的客戶全稱(chēng)一致，不得簡(jiǎn)寫(xiě)或使用簡(jiǎn)稱(chēng)。商品或服務(wù)名稱(chēng)及規(guī)格型號(hào)：應(yīng)與銷(xiāo)售訂單及實(shí)際交易內(nèi)容一致，詳細(xì)列出所售商品或服務(wù)的具體名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)，不得模糊或籠統(tǒng)填寫(xiě)。數(shù)量、單價(jià)、金額：填寫(xiě)的數(shù)量、單價(jià)和金額必須與銷(xiāo)售訂單及實(shí)際交易金額相符，大小寫(xiě)金額應(yīng)一致，不得涂改。金額欄應(yīng)分別注明不含稅金額、稅額和含稅金額。發(fā)票專(zhuān)用章：發(fā)票必須加蓋公司的發(fā)票專(zhuān)用章，印章應(yīng)清晰、完整，不得加蓋其他印章或無(wú)章。備注欄：根據(jù)業(yè)務(wù)需要填寫(xiě)相關(guān)備注信息，如合同編號(hào)、訂單編號(hào)、運(yùn)輸單號(hào)等，以便于核對(duì)和查詢。（三）費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單據(jù)1.費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單報(bào)銷(xiāo)日期：填寫(xiě)實(shí)際報(bào)銷(xiāo)的日期，精確到年、月、日。報(bào)銷(xiāo)人姓名：填寫(xiě)報(bào)銷(xiāo)費(fèi)用的員工姓名，確保與公司員工信息一致。部門(mén)：注明報(bào)銷(xiāo)人所在的部門(mén)名稱(chēng)。費(fèi)用明細(xì)：詳細(xì)列出各項(xiàng)費(fèi)用的名稱(chēng)、金額、發(fā)生日期、事由等信息。對(duì)于同一類(lèi)費(fèi)用，可按費(fèi)用項(xiàng)目進(jìn)行分類(lèi)匯總填寫(xiě)，并注明費(fèi)用所屬期間。附件張數(shù)：填寫(xiě)所附報(bào)銷(xiāo)憑證（如發(fā)票、收據(jù)、合同等）的張數(shù)，確保附件齊全，便于審核。報(bào)銷(xiāo)金額：填寫(xiě)本次報(bào)銷(xiāo)的總金額，大小寫(xiě)金額應(yīng)一致。審批簽字：費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單需經(jīng)報(bào)銷(xiāo)人所在部門(mén)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門(mén)審核人員、分管領(lǐng)導(dǎo)等按照公司審批流程依次簽字審批。部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)核實(shí)費(fèi)用的真實(shí)性和合理性，財(cái)務(wù)部門(mén)審核人員負(fù)責(zé)審核費(fèi)用是否符合報(bào)銷(xiāo)規(guī)定及發(fā)票等憑證的合法性、完整性，分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司財(cái)務(wù)政策和實(shí)際情況進(jìn)行最終審批。2.差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)單出差日期：填寫(xiě)出差的起止日期，精確到年、月、日。出差人姓名：填寫(xiě)出差員工姓名，確保與公司員工信息一致。部門(mén)：注明出差人所在的部門(mén)名稱(chēng)。出差事由：詳細(xì)說(shuō)明出差的目的和任務(wù)。交通費(fèi)用：分別列出乘坐飛機(jī)、火車(chē)、汽車(chē)、輪船等交通工具的費(fèi)用明細(xì)，包括票價(jià)、手續(xù)費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)等，并注明出發(fā)地、目的地、出發(fā)時(shí)間、到達(dá)時(shí)間等信息。住宿費(fèi)用：填寫(xiě)住宿酒店名稱(chēng)、住宿日期、每晚住宿費(fèi)金額等信息，并附上酒店開(kāi)具的發(fā)票。餐飲補(bǔ)貼：按照公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)填寫(xiě)出差期間的餐飲補(bǔ)貼金額。其他費(fèi)用：如市內(nèi)交通費(fèi)、通訊費(fèi)等，分別列出費(fèi)用明細(xì)及金額。附件張數(shù)：填寫(xiě)所附報(bào)銷(xiāo)憑證（如發(fā)票、車(chē)票、住宿發(fā)票等）的張數(shù)，確保附件齊全，便于審核。報(bào)銷(xiāo)金額：填寫(xiě)本次差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)的總金額，大小寫(xiě)金額應(yīng)一致。審批簽字：同費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單審批流程，需經(jīng)出差人所在部門(mén)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門(mén)審核人員、分管領(lǐng)導(dǎo)等依次簽字審批。（四）借款單據(jù)1.借款單借款日期：填寫(xiě)實(shí)際借款的日期，精確到年、月、日。借款人姓名：填寫(xiě)借款員工姓名，確保與公司員工信息一致。部門(mén)：注明借款人所在的部門(mén)名稱(chēng)。借款事由：詳細(xì)說(shuō)明借款的用途和目的，如業(yè)務(wù)拓展、項(xiàng)目采購(gòu)等。借款金額：填寫(xiě)本次借款的具體金額，大小寫(xiě)金額應(yīng)一致。還款計(jì)劃：明確借款的還款方式（如一次性還款、分期還款等）及還款日期，確保借款能夠按時(shí)收回。審批簽字：借款單需經(jīng)借款人所在部門(mén)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)等按照公司審批流程依次簽字審批。部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)審核借款事由的合理性，財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)評(píng)估借款風(fēng)險(xiǎn)及資金安排，分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司資金狀況和業(yè)務(wù)需求進(jìn)行最終審批。（五）收款單據(jù)1.收款收據(jù)收據(jù)編號(hào)：由公司財(cái)務(wù)部門(mén)統(tǒng)一編號(hào)，具有唯一性，用于標(biāo)識(shí)每一張收款收據(jù)。收款日期：填寫(xiě)實(shí)際收到款項(xiàng)的日期，精確到年、月、日。交款單位（人）：填寫(xiě)付款方的全稱(chēng)或姓名，確保信息準(zhǔn)確無(wú)誤。收款事由：簡(jiǎn)要說(shuō)明收款的原因，如銷(xiāo)售貨款、租金收入、借款還款etc.金額：填寫(xiě)本次收到的款項(xiàng)金額，大小寫(xiě)金額應(yīng)一致。收款方式：注明收款方式，如現(xiàn)金、銀行轉(zhuǎn)賬、支票等，并填寫(xiě)相應(yīng)的收款賬號(hào)或支票號(hào)碼等信息。收款人簽字：由負(fù)責(zé)收款的人員簽字確認(rèn)收款事實(shí)。財(cái)務(wù)專(zhuān)用章：收款收據(jù)必須加蓋公司財(cái)務(wù)專(zhuān)用章，印章應(yīng)清晰、完整，不得加蓋其他印章或無(wú)章。三、單據(jù)填寫(xiě)流程1.業(yè)務(wù)發(fā)起各部門(mén)在開(kāi)展經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)或行政事務(wù)時(shí)，根據(jù)實(shí)際情況填寫(xiě)相應(yīng)的單據(jù)。業(yè)務(wù)人員應(yīng)確保所填信息真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，并按照公司規(guī)定的格式和要求進(jìn)行填寫(xiě)。2.部門(mén)初審單據(jù)填寫(xiě)完成后，首先提交至本部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審。部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真審核單據(jù)內(nèi)容，核實(shí)業(yè)務(wù)的真實(shí)性、合理性以及填寫(xiě)的規(guī)范性，對(duì)不符合要求的單據(jù)應(yīng)及時(shí)退回業(yè)務(wù)人員進(jìn)行修改。3.相關(guān)部門(mén)會(huì)審（如有需要）對(duì)于涉及多個(gè)部門(mén)的業(yè)務(wù)單據(jù)，如采購(gòu)訂單涉及采購(gòu)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等，銷(xiāo)售訂單涉及銷(xiāo)售部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等，需組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行會(huì)審。各部門(mén)應(yīng)從自身職責(zé)角度出發(fā)，對(duì)單據(jù)內(nèi)容進(jìn)行審核，提出意見(jiàn)和建議，確保單據(jù)符合各部門(mén)的工作要求和公司整體利益。4.財(cái)務(wù)審核經(jīng)部門(mén)初審或相關(guān)部門(mén)會(huì)審?fù)ㄟ^(guò)后的單據(jù)，提交至財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行審核。財(cái)務(wù)部門(mén)審核人員應(yīng)重點(diǎn)審核單據(jù)的合法性、合規(guī)性、準(zhǔn)確性以及與財(cái)務(wù)制度的相符性，包括發(fā)票的真實(shí)性、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)的合理性、資金收付的準(zhǔn)確性等。對(duì)于不符合財(cái)務(wù)規(guī)定的單據(jù)，財(cái)務(wù)部門(mén)有權(quán)拒絕受理，并要求相關(guān)部門(mén)或人員進(jìn)行整改后重新提交。5.領(lǐng)導(dǎo)審批財(cái)務(wù)審核通過(guò)后的單據(jù)，按照公司審批權(quán)限提交至分管領(lǐng)導(dǎo)或其他授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行最終審批。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)公司的戰(zhàn)略規(guī)劃、財(cái)務(wù)政策、業(yè)務(wù)情況等綜合因素，對(duì)單據(jù)進(jìn)行審批決策。審批通過(guò)后的單據(jù)方可進(jìn)入后續(xù)的執(zhí)行環(huán)節(jié)。6.單據(jù)執(zhí)行與存檔經(jīng)審批通過(guò)的單據(jù)，由相關(guān)業(yè)務(wù)人員按照規(guī)定的流程進(jìn)行執(zhí)行，如采購(gòu)訂單的下達(dá)、銷(xiāo)售發(fā)票的開(kāi)具、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)的支付等。同時(shí)，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，對(duì)已執(zhí)行完畢的單據(jù)進(jìn)行分類(lèi)整理、編號(hào)存檔，以便于日后查詢、審計(jì)和追溯。四、單據(jù)填寫(xiě)錯(cuò)誤處理1.發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤及時(shí)更正在單據(jù)填寫(xiě)過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)填寫(xiě)錯(cuò)誤，應(yīng)立即停止填寫(xiě)，并在錯(cuò)誤處劃一條紅線表示注銷(xiāo)，但原有字跡仍可辨認(rèn)，然后在其上方或旁邊填寫(xiě)正確的內(nèi)容，并由更正人在更正處加蓋個(gè)人印章或簽字確認(rèn)。2.已提交單據(jù)錯(cuò)誤處理對(duì)于已提交至部門(mén)初審環(huán)節(jié)的單據(jù)，如果發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)向部門(mén)負(fù)責(zé)人說(shuō)明情況，并取回單據(jù)進(jìn)行更正。更正后重新提交部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。對(duì)于已通過(guò)部門(mén)初審，但在財(cái)務(wù)審核或領(lǐng)導(dǎo)審批環(huán)節(jié)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤的單據(jù)，業(yè)務(wù)人員應(yīng)根據(jù)審核意見(jiàn)或?qū)徟庖?jiàn)進(jìn)行修改，并按照規(guī)定的流程重新提交審核和審批。對(duì)于已執(zhí)行完畢且已存檔的單據(jù)，如果發(fā)現(xiàn)填寫(xiě)錯(cuò)誤，應(yīng)在原單據(jù)上進(jìn)行更正，并注明更正原因、更正日期以及更正人等信息。同時(shí)，應(yīng)將更正后的單據(jù)復(fù)印件與原存檔單據(jù)一并保存，確保檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性。五、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)各部門(mén)的單據(jù)填寫(xiě)情況進(jìn)行審計(jì)檢查，重點(diǎn)檢查單據(jù)填寫(xiě)的規(guī)范性、準(zhǔn)確性、完整性以及審批流程的執(zhí)行情況。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.財(cái)務(wù)部門(mén)日常監(jiān)督財(cái)務(wù)部門(mén)在日常工作中負(fù)責(zé)對(duì)各類(lèi)單據(jù)進(jìn)行審核，對(duì)發(fā)現(xiàn)的不符合填寫(xiě)規(guī)范或財(cái)務(wù)制度的單據(jù)及時(shí)進(jìn)行糾正，并向相關(guān)部門(mén)反饋。同時(shí)，定期對(duì)單據(jù)填寫(xiě)情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，總結(jié)存在的問(wèn)題，提出改進(jìn)建議，以提高公司單據(jù)管理水平。3.定期培訓(xùn)與考核公