PAGE辦公室白板制度規(guī)范一、總則（一）目的為了規(guī)范辦公室白板的使用，提高工作效率，確保信息的準確傳遞和有效溝通，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有辦公室白板的使用管理。（三）基本原則1.高效利用原則：充分發(fā)揮白板在工作交流、信息共享等方面的作用，提高工作效率。2.規(guī)范使用原則：明確使用流程和要求，確保白板使用的規(guī)范性和一致性。3.安全環(huán)保原則：在使用白板過程中，注意安全，避免損壞，并倡導環(huán)保理念。二、白板的配備與管理（一）配備標準1.根據辦公室的實際需求和工作性質，合理配備白板的數量和規(guī)格。一般來說，較大的會議室應配備尺寸不小于[具體尺寸]的白板，普通辦公室可配備尺寸適中的白板。2.白板應具備良好的書寫性能，表面平整、光滑，易于擦拭和書寫。（二）安裝與維護1.白板應安裝在光線充足、便于觀看和書寫的位置，高度應適中，以方便不同身高的人員使用。2.定期對白板進行檢查和維護，如發(fā)現表面有污漬、劃痕等情況，應及時清理和修復。對于損壞嚴重無法修復的白板，應及時更換。3.配備必要的書寫工具，如白板筆、板擦等，并確保其隨時處于可用狀態(tài)。書寫工具應定期更換，以保證書寫效果。（三）標識管理1.在白板顯著位置標注“辦公室白板”字樣，以便員工明確其用途。2.對于不同類型的白板使用區(qū)域，如會議室白板、部門辦公室白板等，可以設置相應的標識牌，便于區(qū)分和管理。三、使用規(guī)范（一）使用人員1.公司全體員工均可使用辦公室白板，但應遵守本制度規(guī)范。2.使用人員應愛護白板及相關設備，不得隨意損壞或拆卸。（二）使用內容1.白板主要用于工作相關信息的記錄、展示、討論等，如會議紀要、工作計劃、項目進度、業(yè)務數據等。2.禁止在白板上書寫與工作無關的內容，如個人隱私信息、低俗、違法違規(guī)等內容。（三）使用流程1.使用前檢查白板表面是否清潔，如有污漬，應先用板擦清理干凈。準備好所需的書寫工具，如白板筆等。2.使用過程中書寫內容應清晰、工整、有條理，便于他人觀看和理解。重要信息可使用不同顏色的筆進行標注，以突出重點。如需繪制圖表、圖形等，應盡量規(guī)范、準確，確保表達的信息準確無誤。在使用過程中，如發(fā)現書寫工具出現故障或白板表面出現問題，應及時更換工具或通知相關人員進行處理。3.使用后使用完畢后，應及時清理白板上的內容，保持白板表面清潔。清理時，應使用板擦輕輕擦拭，避免用力過大損壞白板表面。將書寫工具放回指定位置，妥善保管。（四）特殊情況處理1.如果白板出現故障無法正常使用，使用人員應及時向行政部門報告，行政部門應安排專業(yè)人員進行維修。在維修期間，如需使用白板進行工作，可臨時借用其他可用的白板或采用其他替代方式進行信息展示和溝通。2.對于重要會議或緊急工作需要使用白板時，如發(fā)現白板及相關設備存在問題，應優(yōu)先采取臨時解決措施，確保工作不受影響。同時，在會議或工作結束后，及時安排維修和檢查，避免問題再次出現。四、信息管理（一）信息發(fā)布1.員工如需在白板上發(fā)布工作相關信息，應確保信息真實、準確、合法，并符合公司的相關規(guī)定和要求。2.發(fā)布信息前，應進行必要的審核，重要信息需經相關領導或部門負責人批準后發(fā)布。審核內容包括信息的準確性、完整性、合規(guī)性等。3.信息發(fā)布應注明發(fā)布時間、發(fā)布人等相關信息，以便于追溯和查詢。（二）信息更新與清理1.定期對白板上的信息進行更新，確保信息的時效性。對于已完成的工作、過期的信息等，應及時清理，保持白板內容簡潔明了。2.當工作進展發(fā)生變化或有新的信息需要補充時，發(fā)布人應及時對白板上的相關內容進行修改和完善，確保信息的準確性和一致性。3.在清理信息時，應注意保存重要的歷史信息，以便于后續(xù)查閱和參考。對于需要長期保存的信息，可以采用拍照、復印等方式進行備份。（三）信息安全1.涉及公司機密信息、商業(yè)秘密等敏感信息的內容，應嚴格按照公司的保密制度進行管理，在白板上展示時應采取必要的保密措施，如遮蓋、加密等，防止信息泄露。2.使用人員應妥善保管自己在白板上記錄和展示的信息，不得隨意傳播或泄露給無關人員。如發(fā)現信息安全問題，應及時報告公司相關部門，并采取相應的措施進行處理。五、培訓與監(jiān)督（一）培訓1.行政部門應定期組織關于辦公室白板使用規(guī)范的培訓，提高員工的使用技能和意識。培訓內容包括白板的基本操作、書寫規(guī)范、信息管理等方面。2.對于新入職員工或首次使用白板的員工，應在入職培訓或工作安排時進行專門的白板使用培訓，確保其熟悉使用流程和要求。3.在培訓過程中，應鼓勵員工積極參與互動，提出問題和建議，以便進一步完善培訓內容和方式。（二）監(jiān)督1.行政部門負責對辦公室白板的使用情況進行日常監(jiān)督檢查，確保員工遵守本制度規(guī)范。監(jiān)督檢查內容包括白板的使用是否規(guī)范、信息是否及時更新清理、設備是否正常維護等方面。2.各部門負責人應督促本部門員工正確使用白板，并對本部門的白板使用情況進行定期檢查。如發(fā)現問題，應及時糾正并向行政部門反饋。3.對于違反本制度規(guī)范的行為，行政部門應及時進行制止和糾正，并根據情節(jié)輕重給予相應的處理。處理方式包括口頭警告、書面警告、罰款等。對于造成嚴重后果的行為，將按照公司相關規(guī)定進行嚴肅處理。六、附則（一）解釋權