2026年機(jī)器人集成公司辦公軟件使用規(guī)范制度第一章總則第一條制定目的為規(guī)范公司辦公軟件的使用行為，保障辦公系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行，保護(hù)公司數(shù)據(jù)安全與商業(yè)機(jī)密，提高辦公效率，明確員工使用辦公軟件的權(quán)利與義務(wù)，結(jié)合公司機(jī)器人集成業(yè)務(wù)辦公場景實(shí)際，特制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司本部及各業(yè)務(wù)板塊全體員工，涵蓋公司統(tǒng)一部署的各類辦公軟件，包括但不限于辦公自動化（OA）系統(tǒng)、文檔處理軟件、即時(shí)通訊軟件、郵件系統(tǒng)、項(xiàng)目管理軟件、云存儲軟件等。員工在公司辦公設(shè)備（電腦、平板、手機(jī)等）上使用辦公軟件的所有行為均需遵守本制度規(guī)定。第三條基本原則1.合規(guī)使用原則：辦公軟件使用需遵守國家網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)保護(hù)相關(guān)法律法規(guī)，以及公司信息安全管理制度，嚴(yán)禁利用辦公軟件從事違法違規(guī)、損害公司利益的行為。2.安全保密原則：嚴(yán)格遵守公司保密規(guī)定，通過辦公軟件傳輸、存儲的公司數(shù)據(jù)、商業(yè)信息需做好保密措施，防止信息泄露、篡改、丟失。3.高效辦公原則：辦公軟件僅用于公司日常辦公、業(yè)務(wù)開展相關(guān)工作，合理利用軟件功能提升工作效率，避免無關(guān)操作占用系統(tǒng)資源。4.統(tǒng)一管理原則：公司行政部門聯(lián)合信息技術(shù)部門對辦公軟件進(jìn)行統(tǒng)一部署、升級、維護(hù)，員工不得私自安裝、卸載、篡改辦公軟件及相關(guān)配置。第二章辦公軟件配置與權(quán)限管理第四條軟件配置管理1.公司信息技術(shù)部門根據(jù)辦公需求統(tǒng)一選型、采購、部署辦公軟件，確保軟件版本合規(guī)、功能適配，優(yōu)先選用具備數(shù)據(jù)安全保障能力的正版軟件。2.員工入職時(shí)，信息技術(shù)部門為其配置所需辦公軟件及對應(yīng)賬號，明確軟件使用范圍；員工離職時(shí)，信息技術(shù)部門及時(shí)收回賬號權(quán)限，注銷相關(guān)登錄信息，確保賬號安全。3.辦公軟件的升級、補(bǔ)丁安裝由信息技術(shù)部門統(tǒng)一安排，員工不得私自下載非官方補(bǔ)丁、升級包，不得修改軟件系統(tǒng)配置，確需調(diào)整的需向信息技術(shù)部門提交申請，經(jīng)審批后由專業(yè)人員操作。第五條權(quán)限分配原則1.辦公軟件權(quán)限分配遵循“最小必要”原則，根據(jù)員工崗位職責(zé)、工作需求分配對應(yīng)權(quán)限，嚴(yán)禁超范圍分配權(quán)限，禁止員工借用、冒用他人賬號獲取額外權(quán)限。2.管理員權(quán)限僅限信息技術(shù)部門指定人員持有，用于軟件日常維護(hù)、權(quán)限調(diào)整，管理員需做好操作記錄，定期核查權(quán)限分配情況，發(fā)現(xiàn)異常權(quán)限及時(shí)清理。3.員工因崗位調(diào)整需要變更權(quán)限的，需由所在部門提交《辦公軟件權(quán)限調(diào)整申請單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、信息技術(shù)部門審核后，由管理員完成權(quán)限調(diào)整，并留存調(diào)整記錄。第三章各類辦公軟件使用規(guī)范第六條辦公自動化（OA）系統(tǒng)使用規(guī)范1.員工需每日登錄OA系統(tǒng)，及時(shí)處理待辦事項(xiàng)（審批流程、通知公告、工作任務(wù)等），待辦事項(xiàng)處理時(shí)限不得超過系統(tǒng)提示的截止時(shí)間，特殊情況無法及時(shí)處理的，需向相關(guān)負(fù)責(zé)人說明情況。2.通過OA系統(tǒng)提交審批、上報(bào)數(shù)據(jù)時(shí)，需確保信息真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，嚴(yán)禁提交虛假信息、重復(fù)提報(bào)，審批流程提交后需跟蹤進(jìn)度，及時(shí)補(bǔ)充所需材料。3.嚴(yán)禁利用OA系統(tǒng)發(fā)布與工作無關(guān)的信息，不得惡意刷屏、發(fā)送騷擾信息，不得篡改系統(tǒng)數(shù)據(jù)、偽造審批記錄，OA系統(tǒng)中的操作記錄將作為工作追溯的依據(jù)。第七條文檔處理與云存儲軟件使用規(guī)范1.使用文檔處理軟件制作、編輯公司文件時(shí)，需遵循公司統(tǒng)一的文檔格式規(guī)范，文件命名清晰（包含業(yè)務(wù)類型、日期、版本等關(guān)鍵信息），便于檢索和管理。2.云存儲軟件僅用于存儲公司辦公相關(guān)文檔，存儲前需對文檔進(jìn)行分類，涉密文檔需設(shè)置訪問密碼、限制分享范圍，嚴(yán)禁將公司涉密文檔存儲至非公司指定的第三方云存儲平臺。3.定期備份重要文檔，避免因軟件故障、設(shè)備損壞導(dǎo)致文檔丟失；共享文檔需明確共享對象和權(quán)限，共享完成后及時(shí)收回不必要的共享權(quán)限，防止文檔被不當(dāng)修改、傳播。第八條即時(shí)通訊與郵件系統(tǒng)使用規(guī)范1.公司統(tǒng)一配置的即時(shí)通訊軟件僅用于工作溝通，需保持在線狀態(tài)（工作時(shí)間內(nèi)），及時(shí)回復(fù)工作相關(guān)消息，不得發(fā)布低俗、辱罵、造謠等不當(dāng)信息，不得傳播與工作無關(guān)的鏈接、圖片、視頻。2.郵件系統(tǒng)使用需規(guī)范郵件格式，主題清晰明確，正文內(nèi)容簡潔明了，附件命名規(guī)范；發(fā)送外部郵件時(shí)，需核對收件人信息，嚴(yán)禁錯(cuò)發(fā)、漏發(fā)，涉密信息需通過加密方式發(fā)送。3.定期清理郵件，及時(shí)刪除垃圾郵件、無效郵件，重要工作郵件需留存?zhèn)浞?；?yán)禁使用公司郵件系統(tǒng)發(fā)送私人郵件、垃圾郵件，不得利用郵件系統(tǒng)傳播病毒、木馬等惡意程序。第九條項(xiàng)目管理軟件使用規(guī)范1.項(xiàng)目相關(guān)人員需及時(shí)更新項(xiàng)目管理軟件中的任務(wù)進(jìn)度、資源分配、問題反饋等信息，確保項(xiàng)目數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)、準(zhǔn)確，便于團(tuán)隊(duì)協(xié)作和管理層監(jiān)控項(xiàng)目進(jìn)展。2.不得擅自修改項(xiàng)目基線數(shù)據(jù)、任務(wù)節(jié)點(diǎn)，確需調(diào)整的需提交變更申請，經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審批后更新；項(xiàng)目文檔、成果文件需及時(shí)上傳至軟件指定目錄，做好版本管理。第四章數(shù)據(jù)安全與保密要求第十條賬號安全管理1.員工需妥善保管辦公軟件賬號密碼，密碼設(shè)置需符合復(fù)雜度要求（包含字母、數(shù)字、特殊符號），定期更換密碼（至少每90天一次），嚴(yán)禁將賬號密碼告知他人、轉(zhuǎn)借他人使用。2.辦公設(shè)備離開使用場景（如下班、外出）時(shí)，需及時(shí)鎖定屏幕、退出辦公軟件賬號；使用公共網(wǎng)絡(luò)、非公司設(shè)備登錄辦公軟件的，需開啟安全驗(yàn)證，使用完畢后立即退出賬號，清除登錄痕跡。3.發(fā)現(xiàn)賬號異常登錄、密碼泄露時(shí)，需立即修改密碼，并向信息技術(shù)部門報(bào)告，信息技術(shù)部門及時(shí)排查安全風(fēng)險(xiǎn)，采取防護(hù)措施。第十一條數(shù)據(jù)傳輸與存儲保密1.傳輸公司涉密信息（如項(xiàng)目方案、客戶資料、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等）時(shí)，需使用公司加密通道，嚴(yán)禁通過非加密的即時(shí)通訊、郵件、云存儲傳輸涉密信息。2.不得將公司涉密數(shù)據(jù)、文檔通過辦公軟件傳輸至私人設(shè)備、外部郵箱、第三方平臺，不得擅自將辦公軟件中的公司數(shù)據(jù)導(dǎo)出、拷貝給外部人員。3.辦公軟件中的過期、無用數(shù)據(jù)需按公司數(shù)據(jù)管理規(guī)定清理，清理前需確認(rèn)數(shù)據(jù)無留存價(jià)值，涉密數(shù)據(jù)清理需執(zhí)行不可逆刪除操作，防止數(shù)據(jù)恢復(fù)。第五章違規(guī)行為與責(zé)任追究第十二條禁止性行為1.嚴(yán)禁利用辦公軟件訪問非法網(wǎng)站、下載惡意程序、傳播病毒，嚴(yán)禁挖礦、掛機(jī)等占用公司網(wǎng)絡(luò)和設(shè)備資源的行為；嚴(yán)禁利用辦公軟件從事商業(yè)兼職、對外泄露公司商業(yè)機(jī)密。2.嚴(yán)禁私自卸載公司統(tǒng)一部署的辦公軟件，安裝盜版軟件、非辦公類無關(guān)軟件；嚴(yán)禁篡改辦公軟件日志、刪除操作記錄，規(guī)避公司監(jiān)管。3.嚴(yán)禁通過辦公軟件發(fā)布、傳播違反國家法律法規(guī)、公司規(guī)章制度的信息，嚴(yán)禁騷擾、詆毀同事，散布不實(shí)言論影響公司正常辦公秩序。第十三條責(zé)任追究1.員工違反本制度規(guī)定，情節(jié)較輕的，給予口頭警告、通報(bào)批評，責(zé)令限期整改；情節(jié)較重的，扣除績效考核分?jǐn)?shù)、取消評優(yōu)資格；造成公司系統(tǒng)故障、數(shù)據(jù)泄露的，承擔(dān)相應(yīng)賠償責(zé)任。2.管理員未按規(guī)定分配權(quán)限、維護(hù)軟件，導(dǎo)致安全漏洞、權(quán)限濫用的，追究管理員及信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)人責(zé)任；因員工違規(guī)使用辦公軟件引發(fā)法律糾紛、損害公司聲譽(yù)的，除追究責(zé)任外，依法移交相關(guān)部門處理。3.鼓勵(lì)員工監(jiān)督辦公軟件違規(guī)使用行為，對舉報(bào)屬實(shí)的，給予適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)；對包庇、縱容違規(guī)行為的，與違規(guī)人員承擔(dān)同等責(zé)任。第六章附則第十四條制度培訓(xùn)公司信息技術(shù)部門聯(lián)合行政部門每年組織辦公軟件使用規(guī)范專項(xiàng)培訓(xùn)，新入職員工需完成崗前培訓(xùn)并考核合格后，方可使用公司辦公軟件；培訓(xùn)內(nèi)容包括軟件操作規(guī)范、數(shù)據(jù)安全、保密要求等。第